Desde hace ya muchos años se viene hablando de la transformación digital como un proceso clave para el crecimiento y sostenibilidad de cualquier empresa. La crisis provocada por el Covid-19 hizo aún más patentes los beneficios de la digitalización, al punto de que hoy ya no puede considerarse una opción.
En una sociedad cada vez más conectada, la transformación digital se plantea no sólo como la única manera de alcanzar y satisfacer a nuestros potenciales clientes. Es también vital para optimizar cada uno de los procesos operativos, mejorar nuestra eficiencia y ganar productividad.
La transformación digital incide, incluso, en el modelo de negocio. Al facilitar el análisis de datos, nos permite descubrir nuevas líneas comerciales, idear esquemas más competitivos y sostenibles, así como desarrollar nuevos productos y servicios. No obstante, ¿cómo podemos automatizar procesos si todavía estamos anclados en el papel? ¿Cómo aprovechamos las ventajas de la nube y la inteligencia de negocios si la mayoría de nuestra información se encuentra atrapada en carpetas y archivadores?
Si bien la transformación digital implica una evolución integral de la cultura organizacional, el primer desafío es bastante más básico: digitalizar los documentos y procesos que sostienen la operación. Así, la gestión documental es uno de sus pilares fundamentales al permitirnos, no sólo optimizar los procesos de oficina, sino sacar provecho de los datos.
El objetivo es generar unos flujos de trabajo simplificados y optimizados, que eliminen la entrada manual de datos y nos permitan obtener información más confiable y precisa para la toma de decisiones.
Beneficios de digitalizar tu oficina
Tengamos un pequeño negocio o formemos parte de una gran corporación, hoy resulta imprescindible digitalizar nuestros procesos comerciales si queremos seguir siendo competitivos. Puede que eliminar totalmente el papel no sea factible. Pero una reducción acotada ya puede generar importantes ahorros y una mayor eficiencia, entre otros beneficios:
Mayor productividad
Acumular y gestionar recibos, facturas y demás documentos implica una gran pérdida de tiempo y recursos. Digitalizar es el primer paso para la automatización. La introducción manual de datos es lenta, costosa y propensa a errores. Liberado de estas tareas, el equipo podrá dedicarse a labores más estratégicas, productivas y facturables.
Reducción de costes
Reducir los costes de la gestión y almacenamiento de documentos físicos es otra ventaja. La gestión sin papel libera un considerable espacio de almacenamiento que puede utilizarse para actividades más productivas. Mientras, se reducen los gastos en impresoras, fotocopiadoras, fax, tinta, papel, envíos, etc.
Mayor agilidad
La documentación en papel es vulnerable y fácil de perder. Además, hoy resulta vital poder acceder a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar. La digitalización brinda agilidad a los equipos, facilita la colaboración, posibilita el teletrabajo y optimiza tareas estratégicas.
Así, por ejemplo, al digitalizar procesos clave como la gestión de gastos, los empleados pueden realizar sus reportes de gastos de manera inmediata. Con aplicaciones como la de Payhawk, sólo tienen que fotografiar el recibo con su móvil, al momento del consumo. La conciliación se hará de manera automática y sin tener que almacenar o gestionar recibos.
Más seguridad y garantías
Escanear documentos y digitalizar nuestra información es la forma más eficaz de cumplir con las directivas europeas de privacidad y protección de datos (GDPR). No sólo es más fácil blindar cada documento, restringiendo su acceso a usuarios específicos. También es más sencillo y económico hacer copias de seguridad.
Los archivos electrónicos permiten múltiples respaldos -en unidades flash, la nube, discos externos. Además, para los datos financieros de vital importancia, los sistemas de contabilidad online -como la plataforma de gestión de Payhawk- suelen contar con protocolos de seguridad reforzados y realizar copias automáticas para mayor garantía.
Mejor gestión de la información
Con las herramientas adecuadas es posible almacenar y gestionar los datos de manera estructurada. El objetivo es que cada empleado pueda acceder a la información de forma óptima y expedita. Se facilitan así las búsquedas, el análisis de la información y la generación de conocimiento. Asimismo, se permite autorizar o restringir el acceso y se mejora su trazabilidad.
