Si la transformación digital es hoy vital para el desarrollo de cualquier empresa, el primer paso es la digitalización de los documentos y tareas que sostienen la operación. La gestión documental será un pilar fundamental para optimizar procesos, cumplir normativas y convertir los datos en información estratégica, accesible y rastreable.
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Desde hace ya muchos años se viene hablando de la transformación digital como un proceso clave para el crecimiento y sostenibilidad de cualquier empresa. La crisis provocada por el Covid-19 hizo aún más patentes los beneficios de la digitalización, al punto de que hoy ya no puede considerarse una opción.
En una sociedad cada vez más conectada, la transformación digital se plantea no sólo como la única manera de alcanzar y satisfacer a nuestros potenciales clientes. Es también vital para optimizar cada uno de los procesos operativos, mejorar nuestra eficiencia y ganar productividad.
La transformación digital incide, incluso, en el modelo de negocio. Al facilitar el análisis de datos, nos permite descubrir nuevas líneas comerciales, idear esquemas más competitivos y sostenibles, así como desarrollar nuevos productos y servicios. No obstante, ¿cómo podemos automatizar procesos si todavía estamos anclados en el papel? ¿Cómo aprovechamos las ventajas de la nube y la inteligencia de negocios si la mayoría de nuestra información se encuentra atrapada en carpetas y archivadores?
Si bien la transformación digital implica una evolución integral de la cultura organizacional, el primer desafío es bastante más básico: digitalizar los documentos y procesos que sostienen la operación. Así, la gestión documental es uno de sus pilares fundamentales al permitirnos, no sólo optimizar los procesos de oficina, sino sacar provecho de los datos.
El objetivo es generar unos flujos de trabajo simplificados y optimizados, que eliminen la entrada manual de datos y nos permitan obtener información más confiable y precisa para la toma de decisiones.
Tengamos un pequeño negocio o formemos parte de una gran corporación, hoy resulta imprescindible digitalizar nuestros procesos comerciales si queremos seguir siendo competitivos. Puede que eliminar totalmente el papel no sea factible. Pero una reducción acotada ya puede generar importantes ahorros y una mayor eficiencia, entre otros beneficios:
Mayor productividad
Acumular y gestionar recibos, facturas y demás documentos implica una gran pérdida de tiempo y recursos. Digitalizar es el primer paso para la automatización. La introducción manual de datos es lenta, costosa y propensa a errores. Liberado de estas tareas, el equipo podrá dedicarse a labores más estratégicas, productivas y facturables.
Reducción de costes
Reducir los costes de la gestión y almacenamiento de documentos físicos es otra ventaja. La gestión sin papel libera un considerable espacio de almacenamiento que puede utilizarse para actividades más productivas. Mientras, se reducen los gastos en impresoras, fotocopiadoras, fax, tinta, papel, envíos, etc.
Mayor agilidad
La documentación en papel es vulnerable y fácil de perder. Además, hoy resulta vital poder acceder a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar. La digitalización brinda agilidad a los equipos, facilita la colaboración, posibilita el teletrabajo y optimiza tareas estratégicas.
Así, por ejemplo, al digitalizar procesos clave como la gestión de gastos, los empleados pueden realizar sus reportes de gastos de manera inmediata. Con aplicaciones como la de Payhawk, sólo tienen que fotografiar el recibo con su móvil, al momento del consumo. La conciliación se hará de manera automática y sin tener que almacenar o gestionar recibos.
Más seguridad y garantías
Escanear documentos y digitalizar nuestra información es la forma más eficaz de cumplir con las directivas europeas de privacidad y protección de datos (GDPR). No sólo es más fácil blindar cada documento, restringiendo su acceso a usuarios específicos. También es más sencillo y económico hacer copias de seguridad.
Los archivos electrónicos permiten múltiples respaldos -en unidades flash, la nube, discos externos. Además, para los datos financieros de vital importancia, los sistemas de contabilidad online -como la plataforma de gestión de Payhawk- suelen contar con protocolos de seguridad reforzados y realizar copias automáticas para mayor garantía.
Mejor gestión de la información
Con las herramientas adecuadas es posible almacenar y gestionar los datos de manera estructurada. El objetivo es que cada empleado pueda acceder a la información de forma óptima y expedita. Se facilitan así las búsquedas, el análisis de la información y la generación de conocimiento. Asimismo, se permite autorizar o restringir el acceso y se mejora su trazabilidad.
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Aun conociendo todos los beneficios, muchas empresas no se atreven a deslastrarse del papel. No obstante, cada vez hay menos trabas y mayores facilidades. De hecho, España fue uno de los primeros países de la Unión Europea en establecer un marco regulatorio que permite mantener todas las facturas y recibos en digital. Cada día disponemos de mejores tecnologías, no sólo para el almacenamiento de datos, sino también para digitalizar y automatizar los procesos clave del negocio. Entonces, ¿por dónde empezar?
Todo proceso de cambio requiere conocer primero en qué punto nos encontramos y qué debemos tomar en cuenta dadas las características de nuestro negocio. Conviene valorar qué áreas/tareas son más factibles de digitalizar y cuáles pudieran traer mayores beneficios, para darles prioridad en nuestra hoja de ruta.
Digitalizar un negocio va mucho más allá de la compra de un software o el almacenamiento en la nube. Es importante definir una estrategia, valorar qué se quiere digitalizar y cuáles son las expectativas a corto, mediano y largo plazo. Es necesario establecer unos objetivos específicos, medibles y realistas. Igualmente hará falta definir un presupuesto, analizando qué se necesita y cuánto se puede disponer.
Con una estrategia y un presupuesto definidos, ya podemos adquirir o contratar la tecnología y los equipos necesarios para la digitalización. Es importante tomar en cuenta que, además de escáneres o impresoras multifunción, requeriremos programas para el almacenamiento y la gestión de documentos digitales.
Para digitalizar tareas o áreas clave resulta muy útil valorar opciones online. Así, por ejemplo, para todas las tareas de contabilidad existen plataformas que permiten realizar la gestión de gastos de forma digital, sin papeleos y cumpliendo todos los requerimientos y regulaciones fiscales.
Fácilmente integrable a los software de contabilidad, la plataforma de Payhawk simplifica las tareas administrativas para dejar el papel. Permite la captura de recibos, transformando imágenes en archivos PDF estandarizados, para que puedan ser consultados hasta 10 años después. Asimismo, cada documento cuenta con fecha y otros elementos de trazabilidad incluidos como metadatos, que facilitan su verificación en caso de auditorías.
Para poder hacer uso y gestionar eficazmente los documentos digitalizados es importante contar con un software de gestión de documentos. Estas soluciones permiten almacenar todo nuestro contenido de forma estructurada y organizada. Así podremos buscar y consultar contratos, formularios, facturas y demás documentos en un instante. Sólo hará falta introducir determinada palabra o frase, la fecha de creación o el nombre del autor para ubicar y acceder al documento con un clic.
Es importante buscar bases de datos y sistemas de gestión documental que se integren con las principales aplicaciones de negocio del mercado (SAP, Salesforce, Microsoft, Oracle, etc.). También hay que cuidar que puedan configurarse según los requisitos de cada empresa.
Poco alcance tendrán muchos de nuestros documentos si no cuentan con una firma o rúbrica legalmente admisible. Al digitalizar también nuestras firmas y apelar a las facturas electrónicas minimizamos la necesidad de imprimir, firmar, enviar y escanear documentos.
El Equipo Editorial de Payhawk está formado por profesionales financieros experimentados especializados en la gestión de gastos, la transformación digital y las finanzas corporativas. Estamos aquí para ofrecer contenido informativo para mejorar tu viaje financiero.
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