¡Te damos la bienvenida a Payhawk!
¡Nos hace mucha ilusión tenerte a bordo y esperamos hacerte la vida más fácil con nuestra plataforma!
El equipo de éxito del cliente de Payhawk está a tu disposición para guiarte a lo largo de todo el proceso; además, puedes contactar con ellos a través del chat en directo de lunes a viernes, de 08:00 a 18:00 CET, para recibir asistencia proactiva.
Si necesitas consultar algunas de las preguntas más frecuentes, busca en los recursos del Centro de ayuda de Payhawk.
Público
Esta guía está dirigida a los empleados de empresas con sede en el Reino Unido y en el EEE que cuenten con permisos de Administrador de Payhawk y sean responsables de la gestión integral de la cuenta de Payhawk de su empresa. Esto incluye supervisar todos los gastos de la empresa, vincular y emitir tarjetas corporativas, establecer políticas de gasto y controles de tarjetas, definir flujos de aprobación, tramitar el pago de facturas y los reembolsos, y crear equipos con presupuestos compartidos.
Resumen
Esta guía de inicio rápido te guiará a través de los pasos básicos para utilizar el sistema como Administrador de Payhawk y te ayudará a ponerte en marcha con el portal web y la aplicación móvil de Payhawk:
¡Empecemos con tu experiencia en Payhawk!
Paso 1: regístrate en Payhawk y activa tu cuenta
Para poder seguir los pasos de esta guía, primero debes:
Registrarte en Payhawk mediante una invitación por correo electrónico o a través de Active Directory.
Para más información, consulta los artículos sobre cómo configurar los ajustes de tu perfil personal de Payhawk.
Paso 2: añade fondos en tu cuenta de Payhawk
Ingresar dinero en Payhawk es tan fácil como hacer una transferencia bancaria. Para recargar fondos en tu cuenta de Payhawk desde cuentas bancarias vinculadas en el Reino Unido y el EEE:
Ve a Fondos. Haz clic en la moneda que desees utilizar en tus cuentas de crédito o débito.
Haz clic en el botón + Añadir fondos para ver una lista de tus cuentas vinculadas.
Haz clic en la cuenta vinculada que prefieras para establecerla como fuente de financiación con la que recargar los fondos necesarios e indica el importe. Haz clic en Añadir fondos.
Una vez que hayas autorizado el pago, el ingreso aparecerá como pendiente en la cuenta correspondiente. Cuando se haya contabilizado el ingreso, aparecerá en el campo Historial de ingresos de la cuenta.
También puedes ingresar dinero en tu cuenta de Payhawk mediante una transferencia bancaria. Para obtener más información, consulta el artículo sobre divisas y sistemas de pago para recargar cuentas vinculadas y las transferencias bancarias.
Además, con Payhawk no es necesario que inicies sesión en la plataforma todos los días solo para comprobar el saldo de la empresa. Establece un umbral y, cuando el saldo sea inferior a esta cantidad, Payhawk se lo notificará automáticamente por correo electrónico a los administradores de Payhawk de tu empresa.
Paso 3: invita a los empleados y crea tus equipos
Para que los empleados puedan empezar a utilizar Payhawk, primero debes invitarlos al sistema. A continuación, podrás crear tus equipos. Los equipos en Payhawk no tienen por qué corresponderse necesariamente con la estructura jerárquica de tu empresa. También se pueden crear en función de otros criterios, como proyectos específicos o las funciones en las que trabajan los empleados.
Perfiles y permisos de Payhawk
A cada empleado que invites a Payhawk debes asignarle un perfil. Puedes utilizar cualquiera de los perfiles predefinidos de Payhawk o crear un perfil personalizado. Además, sobre cada perfil, puedes asignar la extensión de perfil de Responsable de equipo o Asistente ejecutivo si es necesario.
Los administradores de Payhawk pueden asignar el perfil de Representante autorizado a los miembros del equipo que necesiten gestionar la documentación de cumplimiento normativo, como subir documentos corporativos y de identidad, acceder a los formularios de KYC y recibir notificaciones de KYC, sin concederles acceso completo de administrador.
Los perfiles fundamentales de Payhawk son Administrador de Payhawk, Contable de Payhawk y Empleado de Payhawk. Los demás perfiles predefinidos, como: Administrador de TI, Especialista sénior de cuentas por pagar, Representante autorizado y Auditor, se basan en los permisos del perfil de Administrador de Payhawk.
Invita a los empleados a Payhawk
Para invitar a empleados a Payhawk y asignarles los perfiles necesarios:
Ve a la pestaña Empleados > Empleados. Haz clic en + Añadir nuevo.
Para enviar una invitación por correo electrónico a los empleados, introduce un correo electrónico, selecciona el perfil y haz clic en Invitar. A continuación, el empleado recibirá un correo electrónico con un enlace de registro.
Para enviar una invitación por SMS a los empleados, introduce un correo electrónico y activa el botón Invitar con SMS. Rellena el nombre del empleado y su número de móvil, selecciona el perfil y haz clic en Invitar. A continuación, el empleado recibirá un SMS con un enlace de registro.
Los miembros del equipo que invites recibirán correos electrónicos. Al hacer clic en el botón Empezar a usar Payhawk, accederán a la pantalla para crear su cuenta de Payhawk.
Una vez que los empleados invitados se registren en Payhawk, el estado de su invitación pendiente cambiará y el empleado pasará a la pestaña Empleados > Activos.
Después de invitar a tus empleados, puedes crear y gestionar tus equipos y empleados, por ejemplo, crear, editar y eliminar equipos, modificar los datos de reembolso a empleados o editar sus correos electrónicos.
Además, Payhawk también admite integraciones con múltiples sistemas de información de recursos humanos (HRIS). Esto significa que puedes importar automáticamente a los empleados y sus datos desde las plataformas compatibles.
Paso 4: emite tarjetas para tus empleados
Ahora que ya has ingresado fondos en tu cuenta, puedes empezar a emitir tarjetas físicas o virtuales para tus empleados.
Las tarjetas virtuales de Payhawk están pensadas para pagar por Internet. No obstante, también se pueden añadir a un monedero digital y utilizarse para pagar en terminales de punto de venta (TPV).
Las tarjetas físicas de Payhawk (de plástico y metálicas Prémium) están pensadas para pagar tanto por Internet como en puntos de venta, por ejemplo, para compras en tiendas relacionadas con la empresa o para viajes por todo el mundo.
Límites independientes y políticas de tarjetas de gasto
También puedes emitir tarjetas individuales para los empleados o crear tarjetas de equipo (presupuestos compartidos). En Payhawk, puedes establecer un límite independiente para una tarjeta individual o de equipo, o definir políticas de gastos y asignarlas a las tarjetas.
Los límites independientes son límites mensuales individuales para tarjetas corporativas personales o de equipo. Las tarjetas con límites independientes son adecuadas para pagos recurrentes que son fáciles de calcular y no requieren aprobaciones complejas.
Los límites basados en las políticas de gastos de la empresa son adecuados para agrupar a los titulares de tarjetas en diferentes categorías en función de su comportamiento de gasto. Por ejemplo, se puede definir una política de gestión de alto nivel que contemple un límite de gasto elevado.
Emitir tarjetas de plástico y metálicas Prémium
Las tarjetas físicas se entregan en menos de 5 días laborables desde su emisión. Cada tarjeta, ya sea de plástico o metálica Prémium, está asociada a un empleado concreto y cada titular debe activar su tarjeta física desde la aplicación móvil de Payhawk:
Ve a Panel de control > Tarjetas > Tarjetas. Haz clic en el botón + Nuevo .
En el cuadro de diálogo que se abre, selecciona la opción Física (para una tarjeta de plástico) o Metálica (para una tarjeta metálica Prémium) y elige al empleado al que se le ha asignado la tarjeta corporativa.
En la sección Límites, elige entre un límite mensual independiente o un límite mensual basado en una política de gastos de la empresa ya existente.
En el caso de las tarjetas con límites independientes, selecciona la moneda y el límite mensual recurrente. En el caso de las tarjetas sujetas a políticas de gastos de la empresa ya existentes, selecciona la moneda y la política a la que vas a asignar la tarjeta.
Elige la dirección de envío de la tarjeta. El botón de selección que indica la dirección de tu empresa está activado por defecto. Si quieres que la tarjeta se envíe a otra dirección, desactiva el botón y rellena los datos postales necesarios.
Haz clic en Emitir tarjeta para confirmar tu elección.
Emitir tarjetas virtuales
Las tarjetas virtuales se activan automáticamente y tu equipo puede empezar a utilizarlas nada más emitirlas:
Ve a Tarjetas > Tarjetas. Haz clic en + Nueva.
En el cuadro de diálogo que se abre, selecciona la opción Virtual y elige al empleado al que se le ha asignado la tarjeta corporativa.
En la sección Límites, elige entre un límite mensual independiente o un límite mensual basado en una política de gastos de la empresa ya existente.
En el caso de las tarjetas con límites independientes, selecciona la moneda y el límite mensual recurrente. En el caso de las tarjetas sujetas a políticas de gastos de la empresa ya existentes, selecciona la moneda y la política a la que vas a asignar la tarjeta.
Haz clic en Emitir tarjeta para confirmar tu elección.
Paso 5: define las categorías de gastos y los campos personalizados
Las categorías de gasto de Payhawk y los campos de gastos personalizados en conjunto, son herramientas muy potentes, ya que permiten un control financiero más rápido y sencillo.
Categorías de gastos de Payhawk
Las categorías de gastos son nombres fáciles de entender y usar que se asignan a los gastos que los empleados pueden presentar desde la aplicación móvil o el portal web. Los empleados pueden ver y seleccionar rápidamente la categoría adecuada para cada gasto.
Cada categoría está vinculada a un código de cuenta opcional de tu plan de cuentas u otros sistemas de registro. Ten en cuenta que los códigos de cuenta solo serán visibles en tu informe mensual.
Para crear una categoría de gastos:
Ve a Configuración > Biblioteca de campos.
Haz clic en Categoría y, a continuación, en el botón + Añadir categoría.
Introduce el nombre de la nueva categoría, el código de cuenta y el tipo de IVA predeterminado, si lo hay. Haz clic en Guardar.
Campos de gastos personalizados de Payhawk
Además de la categoría de gasto, Payhawk te permite incluir más detalles en cada gasto de la empresa, como el centro de coste, el ID del proyecto y muchos más.
Para crear un campo de gasto personalizado en Payhawk:
Ve a Configuración > Biblioteca de campos.
Haz clic en el botón + Nuevo para añadir el nuevo campo personalizado.
En el cuadro de diálogo Añadir campo, introduce los datos necesarios: el nombre del campo, los perfiles, si el campo de gasto personalizado se mostrará en categorías de gasto concretas, si será obligatorio para el envío y si será obligatorio para la revisión.
Haz clic en Añadir.
Paso 6: configura los flujos de aprobación
Es posible que diferentes departamentos, importes y tipos de gasto o de solicitud requieran aprobadores distintos antes de que una factura o un pago se finalicen. Payhawk te permite crear flujos de aprobación personalizados que se adapten a la estructura de tu empresa.
Condiciones, aprobadores y flujos de aprobación personalizados
Puedes definir flujos de aprobación para solicitudes de tarjeta y transacciones con tarjeta, reembolsos (incluidos dietas y kilometraje), facturas, solicitudes, órdenes de compra y otros tipos de gastos y solicitudes.
Los pasos de aprobación se pueden asignar a perfiles predeterminados (por ejemplo, al contable o al administrador de Payhawk), perfiles personalizados, o a empleados concretos. También puedes incluir a responsables de equipo, responsables de categorías o responsables de campos personalizados para gestionar las aprobaciones en función de los equipos, las categorías de gasto o los valores que definas.
Los flujos de aprobación en Payhawk son muy flexibles. Puedes establecer condiciones, como umbrales de importe, y diseñar pasos de aprobación secuenciales o paralelos para que se ajusten a las políticas y procesos de gasto de tu empresa.
Definir flujos de aprobación para facturas
Para este ejemplo, supongamos que aún no has definido ningún flujo de aprobación para facturas (transferencias bancarias salientes) y que quieres crear una aprobación para transferencias bancarias sin órdenes de compra:
En el portal web de Payhawk, ve a la pestaña Configuración > Flujos de aprobación > Tipos de gasto.
En el campo Factura, haz clic en Editar flujo de aprobación.
Haz clic en Enviar y selecciona la opción Enviar en para permitir que los empleados presenten gastos que se pagarán mediante transferencias bancarias.
Haz clic en Guardar cambios.
Para el paso de aprobación del tipo de gasto de factura, sigue la opción SIN OC y haz clic en + Añadir paso de aprobación. Elige añadir tu aprobación personalizada o utiliza la plantilla predeterminada sugerida. Para este ejemplo, haz clic en + Personalizar.
La opción Plantilla muestra cualquier perfil personalizado definido previamente para tu empresa, por ejemplo, responsable de equipo, para que no tengas que seleccionarlo manualmente de la lista desplegable de aprobadores disponibles.
En el cuadro de diálogo que se abre, asigna un nombre al paso haciendo clic en el icono del lápiz (editar). Rellena el contenido y pulsa el botón ✔.
En el menú desplegable de aprobadores disponibles, selecciona el perfil Responsable de equipo. A continuación, define la condición deseada haciendo clic en + Añadir condición, por ejemplo, Importe.
Para especificar el importe para el que se requerirá la aprobación, define el límite de la cantidad en el menú desplegable, por ejemplo, menor o igual a (<=). En la siguiente línea, establece el importe, por ejemplo, 200.
Haz clic en Guardar.
Para definir aprobaciones de un solo paso, de varios pasos secuenciales o no secuenciales, sigue las directrices y aplica los mismos pasos descritos anteriormente.
Para establecer los permisos de revisión de gastos, haz clic en el paso Revisar. En el menú desplegable Revisar, selecciona el empleado o perfil específico que podrá revisar las facturas en tu empresa, por ejemplo, cualquier contable de Payhawk. Haz clic en Guardar.
Para establecer los permisos para confirmar los detalles de los gastos, haz clic en el paso Confirmar detalles. En el menú desplegable Confirmar detalles, selecciona el empleado o el perfil específico que podrá confirmar los detalles del gasto y los métodos de ejecución de pagos en tu empresa, por ejemplo, cualquier contable de Payhawk. Haz clic en Guardar.
Para establecer los permisos para autorizar pagos, haz clic en el paso Autorizar. En el menú desplegable Autorizar, selecciona el empleado o perfil específico que podrá autorizar (pagar) facturas para pagos inmediatos o programados sin órdenes de compra vinculadas, por ejemplo, cualquier administrador de Payhawk. Haz clic en Guardar.
Para más información, consulta cómo definir flujos de aprobación para solicitudes y órdenes de compra y solicitudes de tarjeta. Una vez que hayas definido tus flujos de aprobación, tus empleados podrán enviar solicitudes de gasto, solicitudes de tarjeta y otras solicitudes, mientras que los aprobadores de tu empresa podrán aprobarlas o rechazarlas.
Paso 7: sincroniza tu cuenta de Payhawk con tu ERP
Payhawk admite la integración en tiempo real con sistemas ERP, como DATEV (DUO), Exact Online, Sage Intacct, MS Business Central, Oracle NetSuite, Xero, y muchos más. Gracias a la integración, los datos contables maestros y personalizados, específicos del sistema ERP, se comparten automáticamente entre Payhawk y el software de contabilidad. Para obtener más información sobre qué datos de gastos y pagos se envían y reciben a diario, consulta los artículos sobre datos compartidos correspondientes a la integración que necesites; por ejemplo, datos compartidos entre Payhawk y DATEV (DUO), Exact Online, MS Business Central, Sage Intacct, Oracle NetSuite, Xero, y muchos más.
Además de las integraciones con sistemas ERP, Payhawk también admite conexiones con sistemas de gestión de viajes como Perk (anteriormente TravelPerk) y Egencia, lo que permite una gestión fluida de los viajes de negocios.
Paso 8: cierra el mes y archiva tus gastos
Con Payhawk, puedes cerrar y archivar periodos concretos, una función especialmente importante para las empresas con sede en España y Alemania: la función de archivo de gastos cumple con la normativa fiscal española, así como con la directiva GoBD, y te permite llevar una contabilidad sin papel. También puedes archivar dos o más meses.
Al cerrar y archivar el mes, ten en cuenta los siguientes detalles:
Puedes cerrar y archivar todos los gastos de un mes determinado, pero no puedes archivar un gasto individual.
Una vez cerrado y archivado un periodo, puedes acceder a cada gasto archivado, consultarlo y exportarlo, pero no puedes modificarlo ni eliminarlo.
Solo se puede cerrar un periodo contable si se han revisado todos los gastos correspondientes a dicho periodo.
Payhawk archiva todos los gastos indicando la fecha del periodo de servicio correspondiente al periodo seleccionado.
Para cerrar un mes concreto y archivar tus gastos de ese mes:
Ve a Archivo.
Pasa el cursor por encima del mes que quieras cerrar y, cuando aparezca la casilla de selección, márcala. A continuación, marca la casilla de selección correspondiente a la opción de confirmación.
Haz clic en el botón Archivar 1 mes.
