Welkom bij Payhawk!
Goed je hier te zien. We hopen dat je veel profijt zult hebben van ons platform!
Het Payhawk Customer Success Team staat klaar om je door het hele proces te begeleiden. Ze zijn ook elke maandag tot en met vrijdag van 8:00 uur tot 18:00 uur (Nederlandse tijd) via de chat beschikbaar voor als je live ondersteuning nodig hebt.
Als je de antwoorden op de meest voorkomende vragen wilt doornemen, doorzoek dan de bronnen in ons Helpcentrum.
Doelgroep
Deze handleiding is bedoeld voor in de VS gevestigde medewerkers met Payhawk Accountant-rechten die bedrijfskosten beheren en monitoren op Payhawk. Je vindt hierin uitleg uit hoe je Payhawk gebruikt om onkosten, betalingen en terugbetalingen te beoordelen en bij te houden, leveranciers te beheren, inkooporders en bestedingsbeleid te volgen en onkostengegevens te exporteren en te bewerken, alles voor een nauwkeurige financiële rapportage.
Samenvatting
Deze snelle start begeleidt je door de basisstappen voor het gebruik van het systeem als Payhawk Accountant en zal je helpen om je het Payhawk-webportaal en de Payhawk-app eigen te maken.
Meld je aan bij Payhawk en activeer je persoonlijke Payhawk-account
Leveranciersgegevens aanmaken en bewerken, en leveranciers exporteren
Aan de slag met Payhawk!
Stap 1 - Je aanmelden bij Payhawk en je Payhawk-account activeren
Om de stappen in deze handleiding te kunnen volgen, moet je eerst:
Registreer je bij Payhawk via de uitnodiging die je via e-mail hebt ontvangen of via Active Directory.
Meer informatie vind je in de artikelen over het configureren van de instellingen van je persoonlijke Payhawk-profiel.
Stap 2 - De onkosten binnen je bedrijf beheren
Je kunt al je bedrijfskosten snel in Payhawk beheren, monitoren en betalen vanuit de app Onkosten. Log in op je account op het Payhawk-webportaal en ga naar dashboard > onkosten.
Onkosten en typen onkosten
Payhawk ondersteunt onkosten gemaakt met of via een kaart, factuur, terugbetaling, dagvergoeding, kilometervergoeding en contante betalingen. Meer informatie vind je in de artikelen over Onkosten voor Payhawk Accountants en Geautoriseerde en verrekende kaartbetalingen.
Het beheren van onkosten binnen je bedrijf kan de volgende acties omvatten:
Gefilterde weergaven opslaan en beheren
Als je vaak zoekt naar en filtert op een bepaald type onkosten - zoals categorie, medewerker of totaalbedrag - kun je tijd besparen door die gefilterde weergave op te slaan.
Filter de gewenste onkosten op zelfgekozen criteria.
Geef je weergave een herkenbare naam.
Beheer je opgeslagen gefilterde weergaven door op de huidige weergave te klikken en vervolgens de optie weergaven beheren te selecteren.
Er verschijnt een venster met een overzicht van alle gefilterde weergaven die je hebt opgeslagen. Werk de gewenste weergaven bij of verwijder ze en sla daarna je wijzigingen op.
Voor meer informatie:
Stap 3 - Kaartlimieten en onkostenbeleid monitoren
In Payhawk kunnen afzonderlijke limieten, bestedingsbeleid en teamkaarten van toepassing zijn op bedrijfskaarten. Hoewel je als Payhawk Accountant geen bestedingsbeleid kunt opstellen, geen individuele zakelijke kaarten kunt uitgeven en geen teamkaarten kunt maken, kun je deze kaarten, evenals de kaarten die worden beïnvloed door gedeelde budgetten of bestedingsbeleid, wel bijhouden.
Afzonderlijke limieten
In Payhawk is een afzonderlijke limiet een maandelijks terugkerende limiet die voor een bedrijfskaart is gedefinieerd.
Uitgavenbeleid
Uitgavenbeleid van je bedrijf omvat vooraf ingestelde limieten en andere instellingen voor kaarthouders van wie de kaarten onder dat uitgavenbeleid vallen. Payhawk Beheerders kunnen meerdere kaarten beheren dankzij een bedrijfsbeleid, waarmee zij eenvoudig limieten en kaartinstellingen kunnen configureren voor directieleden, managers en medewerkers. Uitgavenbeleid biedt ook opties voor het definiëren van kaartbeheer op groepsniveau. Denk aan terugkerende limieten, geldopnames en een goedkeuringsketen voor aanvragen, en voor het beheren van meerdere kaarten tegelijk, zonder dat individueel kaartbeheer nodig is.
Teamkaarten
Teamkaarten zijn gedeelde budgetten die van toepassing zijn op de kaarten van twee of meer kaarthouders binnen een bedrijf.
Stap 4 - Leveranciers aanmaken, bewerken en exporteren
Met Payhawk kun je de leveranciersgegevens invoeren, opslaan en koppelen aan onkosten die aan een specifieke leverancier verschuldigd zijn.
Overzicht van de oplossing voor leveranciersbeheer van Payhawk
Waarschuwings- en foutmeldingen voor het beheer van leveranciers
Leveranciers aanmaken
Je kunt op verschillende manieren een nieuwe leverancier aanmaken. Voor deze handleiding maken we een leverancier aan vanuit de app Leveranciers:
Ga in het Payhawk-webportaal naar leveranciers.
Klik op de knop + Nieuw.
Vul de beschikbare gegevens in en klik op opslaan. Nu wordt je leverancier vermeld op het tabblad leveranciers > actief.
Voor meer informatie:
Leveranciers archiveren
Als er een verkeerde leverancier aan de lijst met actieve leveranciers is toegevoegd, een bestaande leverancier verouderd is, of de leveranciersgegevens onjuist zijn en je ze liever archiveert in plaats van dat je ze verwijdert, kun je het bedrijf verplaatsen naar het tabblad leveranciers > gearchiveerd.
Ga naar het tabblad leveranciers > actief en selecteer de gewenste leverancier door erop te klikken.
Klik op het menu (de drie stippen) en selecteer de optie archiveren. De leverancier komt nu op het tabblad gearchiveerd te staan.
Leveranciers handmatig importeren
Je kunt je bestaande leveranciers handmatig importeren via het Excel-sjabloon. Ook kun je je bestaande database met leveranciers uit Payhawk exporteren.
Je kunt leveranciers niet handmatig importeren als je een actieve ERP-integratie met Payhawk hebt.
Ga naar leveranciers en open het menu (de drie stippen).
Selecteer de optie leveranciers importeren en klik op het sjabloonbestand om het lokaal te downloaden.
Vul de benodigde gegevens voor het importeren van de leverancier in het bestand in en ga terug naar Payhawk om het bestand met je leveranciersgegevens te uploaden. Klik op doorgaan.
Op het volgende scherm zie je een samenvatting van de geüploade gegevens. Bevestig de import in het systeem en klik op importeren.
Voor meer informatie:
Stap 5 - Bankbetalingen inplannen
Medewerkers met de rechten om de details van onkosten binnen een bedrijf te bevestigen, kunnen in Payhawk betalingen van facturen inplannen, zodat die worden uitgevoerd op de vervaldatum, op een specifieke datum of onmiddellijk na autorisatie. Het inplannen van betalingen kan afzonderlijk voor elk onkosten-item afzonderlijk of voor meerdere onkosten-items tegelijk worden gedaan, waardoor uitgaande betalingen flexibel kunnen worden beheerd op basis van de cashflow van het bedrijf en de bepalingen van het autorisatiebeleid.
Zo plan je een eenmalige betaling van een rekening in:
Ga naar het tabblad onkosten > gegevens bevestigen en selecteer het gewenste onkosten-item.
Selecteer in het uitklapmenu betaalmethode Payhawk de betaaloptie:
Nu betalen om de rekening direct na autorisatie te laten betalen door de verantwoordelijke medewerkers binnen je bedrijf.
Vervaldatum om de rekening op de vervaldatum van de onkosten te betalen, zoals vastgesteld door Payhawk-OCR. Let op: een vervaldatum mag alleen in de toekomst vallen.
Specifieke datum om de rekening te laten betalen op een datum die je in de agenda selecteert.
Als de gegevens van het onkosten-item kloppen, klik je op gegevens bevestigen. Het onkosten-item gaat nu naar betalen > autoriseren. Daar kunnen degenen die hiertoe gemachtigd zijn binnen je bedrijf, de betaling verwerken of hem opnieuw inplannen.
Voor meer informatie:
Stap 6 - Onkosten on demand exporteren en e-mailexports inplannen
Als Payhawk Accountant kun je gegevens exporteren voor boekhoudkundige doeleinden. Met de functie export op aanvraag van Payhawk kun je precies de gegevens ophalen die je nodig hebt, deze naar wens gebruiken en zit je altijd bovenop je boekhouding.
Voor het rapporteren van onkostengegevens, ondersteunt Payhawk standaard de volgende bestandsformaten:
Excel
CSV met en zonder documentafbeeldingen
Volledig rekeningoverzicht in PDF
CAMT.053
De onkostendeclaraties on demand in Excel- en csv-indeling bevatten de volgende gegevens:
Jaarrekening
Betalingen
Onbetaaldekosten
Externe betalingen
Stortingen
Boekhoudgegevens exporteren naar Excel
Het exporteren van boekhoudgegevens uit Payhawk is eenvoudig en gebruiksvriendelijk. Houd er rekening mee dat alle rapporten op aanvraag direct in de browser worden gedownload en dat je bij het downloaden van het bestand ook een e-mail ontvangt met een downloadlink. Deze is om veiligheidsredenen slechts 12 uur geldig.
Ga in het Payhawk-webportaal naar exporteren en klik op de knop exporteren. Hierdoor verschijnt het dialoogvenster export op aanvraag.
Selecteer in het uitklapmenu periode een vooraf gedefinieerde periodeof ga voor de optie zelfgekozen periode om een specifiek datumbereik op te geven.
Selecteer het formaat waarin je je onkostenrapport wilt genereren, bijvoorbeeld Excel. Hierdoor wordt de knop Exporteren actief en worden de onkosten-items weergegeven die in het Excel-rapport worden opgenomen.
Klik op de knop [number] onkosten-items exporteren om het rapport op je computer te downloaden.
E-mailrapporten inplannen
Je kunt je onkostenrapporten inplannen in de bestandsformaten CSV, Excel en CAMT.053 en aangeven hoe vaak jij of je team ze per e-mail wilt of willen ontvangen.
Ga in het Payhawk-webportaal naar exports.
Klik op geplande export toevoegen.
Geef aan welk teamlid het ingeplande rapport ontvangt en kies het de bestandsindeling en de frequentie.
Klik op export plannen om je keuze te bevestigen.
Voor meer informatie: