Съвети за финансови директори: Как да приключим годината и да планираме бюджет за следващата

Въведение: няколко думи от нашия финансов директор

С наближаването на края на календарната година искаме да ви помогнем тя да приключи възможно най-ефективно за вас, да избегнете всякакви изненади в последния момент и да използвате данните, с които разполагате, за да се подготвите за една силна предстояща година. Разговаряхме с няколко главни финансови директори в различни индустрии и поискахме да споделят своите най-важни съвети за приключване на годината с по-малко стрес и повече прозрачност.

В първа глава ще намерите обобщение на техните отговори относно приключването на счетоводните сметки, бюджетите и избраните от тях софтуерни инструменти. Втора глава съдържа бърз списък за проверка, който да използвате, когато започнете процеса по приключване на финансовия месец, тримесечие или година. В трета глава можете да разгледате най-честите грешки, които финансовите екипи допускат, когато става въпрос за финансови отчети и данъци. А в четвърта глава ще откриете най-добрите ни съвети за бюджетиране за следващата година.

Дигитална трансформация: втората вълна

Повечето големи компании вече са прекарали години, през които са се възползвали от дигиталната трансформация – не само за спазване на правителствени и европейски наредби и инициативи, но също така и за подобряване на начина, по който бизнесът им работи по отношение на множество функции.

Приключването на финансовата година в компанията ви вероятно вече е предимно автоматизиран и дигитален процес. Управлението на фирмените разходи с корпоративни кредитни и/или дебитни карти без съмнение ще премахне необходимостта от пари в брой, както и сложните процеси по възстановяване на средства. Но преминаването към безкасово плащане, към безхартиен и дигитален процес е само началото.

Компаниите трябва да се подготвят да се включат във втората вълна на дигитална трансформация и да бъдат готови да въведат инструменти, решения и начини на работа, които ще им помогнат да работят по по-обединен начин, направляван от данни.

Вземете например люксембургската авиокомпания Luxair. В миналото те управлявали разходите по децентрализиран начин, което означава, че месецът и краят на годината не протичали толкова ефективно, колкото е било необходимо, и им липсвал контрол върху разходите.

„Доброто управление ни води до това да имаме проследими разходи във всеки бизнес. Payhawk ни помага да контролираме разходите си и да имаме отчетност на всяка стъпка“, обяснява Жил Фейт, главен изпълнителен директор на Luxair.

Цялостната картина на разходите е критична. В съвременните корпорации се разчита на данни, за да бъдат взети стратегически решения относно прогнозиране, планиране на бюджети и управление на паричния поток. И не можете да направите това с неточни или закъснели приключвания на месеца и в края на годината.

Цялостно решение за управление на разходите - включително корпоративни кредитни карти, функции за контрол на управление на разходите, плащания по фактури, автоматизирано улавяне на данни и автоматизирано проследяване на разходни документи и функции за контрол на ниво група от дружества - ще ви помогне да приключите годината си като професионалист. Но това не е единственият наличен инструмент – прочетете пълния отчет, за да видите точно какво още трябва да направите.

Глава 1. Съвети за приключване на финансовата година

Приключването на финансовата година не е проект за сам човек, така че се уверете, че екипът ви и по-широките бизнес дейности са организирани с процеси и инструменти, които да помогнат на тях и на вас. Тези инструменти в идеалния случай трябва да включват решение за управление на разходите (включващо карти, автоматично въвеждане на данни от касови бележки и фактури, автоматизирано преследване на разписки и софтуер за управление на служебните разходи) и счетоводен или ERP софтуер.

В един идеален свят ще сте приключвали месеците през изминалата година безпроблемно, благодарение на което приключването на годината ще ви се стори като просто да поставите отметка някъде. Но в случаите, в които не е толкова лесно, не забравяйте, че информацията, от която се нуждаете, за да приключите финансовите си отчети, идва от различни източници, така че информирайте членовете на екипа си за графика за приключване навреме с конкретни крайни срокове. Или още по-добре, оставете вашия софтуер за управление на разходите да свърши трудната работа, когато става въпрос за търсене на касови бележки и извършване на автоматизирано въвеждане на данни.

След като започват да използват Payhawk за своите услуги за управление на разходите, поведенчески анализи и консултантски услуги, Essentia Analytics вече приключват месеца само за пет дни (в сравнение със средно десет, които са били необходими преди).

Винаги е трудно да се осигурят достатъчно часове, които са необходими, за да приключите месеца и годината, особено когато наближават празниците. Повечето финансови екипи вече знаят, че ще има няколко дни, в които са просто затрупани от работа, но се опитайте да бъдете гъвкави и да изградите график и функции, които улесняват този процес.

Зададохме въпроси на петима главни финансови директори от Обединеното кралство и ЕС във връзка с тази глава. Ето обобщение на техните съвети за приключване на финансовата година.

Събиране на финансова информация
Попитахме петима финансови директори: Как събирате цялата необходима финансова информация?

• Събираме цялата необходима информация от счетоводния софтуер Microsoft Business Central, който използваме
• Събираме информация от нашите месечни приключвания през цялата година. През 2022 г. започнахме да извършваме счетоводството на място в компанията, оттогава използваме и NetSuite
• Използваме одитни доказателства от трети страни и документираме преценки (обикновено се правят по имейл), напомняния в Excel, процеси в края на месеца и запазваме копия на фактури
• Имаме срещи с отговорните за бюджета лица, за да разгледаме всички разходи, които са засегнали печалбите и разходите. Освен това се уверяваме, че всички служители са изпратили своите разходи
• Работим с бизнес партньори (управленски счетоводители), за да сме сигурни, че събирането на информация е систематизирано. Ключовата финансова информация идва от CRM, софтуера за управление на проекти, правни и договорни бази данни и системи за обществени поръчки

С Payhawk можете да забравите за това постоянно да изисквате от служителите си фактури, за да приключвате всеки месец, тримесечие или година. Всеки път, когато екипът ви използва карта Payhawk или плаща с лични средства, те просто правят снимка на касовата бележка или фактурата със своя смартфон, добавят я към мобилното приложение и OCR технологията на Payhawk извлича всички нужни данни. И готово.

Какво можем да кажем по отношение на цялата финансова информация, която събирате? Payhawk автоматично прехвърля всички ваши счетоводни данни към ERP системата, като прави разлика между фактура и касова бележка и разпознаване на плащане, за да подпомогне счетоводството в съответствие с концепцията за текущо начисляване.

Освен това, ако се нуждаете от подкрепа за пълна имплементация на Payhawk с ERP системата ви, ние можем да ви свържем с експертни партньори за професионални услуги чрез нашата Партньорска програма.

Процес
Попитахме петима финансови директори: Колко различно е вашето приключване в края на годината от процеса на месечно/тримесечно приключване? И важно ли е за предприятието ви бързото приключване на годината?

• Няма голяма разлика между месечното и годишното приключване. Опитваме се да правим това бързо, за да вземаме решения за инвестиции и възможности за финансиране
• Разполагаме с подобен процес ежемесечно и годишно. За нас е важно да приключваме бързо, тъй като трябва да докладваме данните на холдинга на компанията и обикновено това трябва да се случи в най-кратки срокове
• Приключването в края на годината може да бъде малко по-стресиращо от месечното
• Месечните и годишните приключвания не трябва да са толкова различни, но трябва да се уверите, че всичко е точно и че всички файлове са налични, за да протече одитът по-гладко
• Като регистрирана компания, една от причините приключването да е толкова трудно е поради пазарните отчети. В САЩ трябва да докладваме на тримесечна база. И в повечето от другите ни организации докладваме на всеки шест месеца. Трябва да одитираме нашите пазарни отчети с трета страна, което означава, че има много заинтересовани страни в процеса, а това наистина прави приключването трудно

Асоциацията на дипломираните сертифицирани счетоводители (ACCA) споменава, че Съветът по международни счетоводни стандарти (IASB) е преразгледал Рамката за финансово отчитане през 2018 г. Рамката „определя качествените характеристики на полезна финансова информация. Четирите подобряващи качествени характеристики са навременност, разбираемост, възможност за проверка и сравнимост.“ Навременността и бързото докладване са от решаващо значение тук, за да могат всички събрани данни да бъдат целенасочени и приложими.

Данъци
Попитахме петима финансови директори: Как гарантирате точността на годишните си данъчни декларации? Използвате ли някакъв софтуер за помощ?

• Цялата ни информация се регистрира в нашата ERP система, тъй като правим месечни данъчни декларации
• Нашата счетоводна фирма обработва всички наши данъци, като отговаря за данъчните декларации и ние напълно вярваме, че са точни. Ние само им изпращаме информацията месец по месец
• Без инструменти. Просто експортираме приходите и разходите и ги предаваме на данъчния консултант
• Различни хора водят ежедневното счетоводство и прегледа на декларацията по ДДС, така че проверката минава през няколко човека. Относно инструментите, не намерих такъв, затова използвам Excel
• Ние разполагаме със собствени вътрешни счетоводители, които се грижат за ДДС като част от по-широкия финансов екип
• След като нараснахме до над 2000 души, открихме, че е малко по-трудно да се справим с външни счетоводители и създадохме вътрешна функция за корпоративен данък и ДДС

Действителни разходи и бюджет
Попитахме петима финансови директори: Какви действия предприемате в случай на значителни пропуски/преизпълнение? Използвате ли някакъв софтуер за наблюдение на действителното спрямо бюджета изпълнение?

• Точността на бюджета е от съществено значение за нас. Но определено е нещо, което можем да подобрим
• Често работим с прогнози и ги коригираме редовно, ако имаме нужда от повече средства, или се отклоняваме от друга бюджетна позиция. Инструменти –
  само Excel
• Точността е много важна. Правим бюджетния план, след което виждаме действителните разходи от счетоводната система и след това го експортираме в нашия инструмент за сравнение Adaptive Planning
• Бюджетният процес е от съществено значение за всеки ръководител на отдел, така че това им помага много. Финансовият екип трябва да се съсредоточи върху разполагането с бюджет и действителни данни на една и съща счетоводна база, така че да е лесен за анализ
• Точността на бюджета е от решаващо значение за осигуряване на цели за печалба, които зависят от точните продажби, марж и прогнозиране на разходите. Повторното прогнозиране трябва да се извършва на всяко тримесечие

Payhawk позволява да проследявате разходите на компанията си в реално време, така че можете да видите кой какво харчи и за какво по всяко време. Тази прозрачност означава, че клиентите могат да разберат кои лостове да използват, за да контролират разходите и да актуализират бюджетите, без да чакат до края на месеца.

Планиране
Попитахме петима финансови директори: Как се подготвяте за предстоящата финансова година (откъде научавате за ново данъчно законодателство/промени? Кога подготвяте бюджета за следващата година и т.н.)?

• В момента счетоводна фирма ни подкрепя с тази задача, но скоро ще извършваме това вътрешно, след като разполагаме с наша ERP система
• Данъчното законодателство обикновено се поддържа външно. Ако разширявате дейността си в нови територии, вече трябва да сте в контакт със специализиран данъчен съветник. Въпреки това PwC и KPMG предоставят данъчни справки, които могат да бъдат много полезни за нови юрисдикции
• Бюджетът обикновено се изготвя до октомври, след което се модифицира, след като годината приключи
• Нашата вътрешна счетоводна функция се грижи за процеса на планиране с помощта на PBCS чрез NetSuite
• Разполагаме с вътрешна счетоводна функция, която управлява процеса, а ние използваме Excel и прехвърляме данните

Топ 8 съвета за приключване на месеца

1. Започнете подготовката от рано, така че да можете да разрешите всички несъответствия
2. Автоматизирайте месечното си приключване, за да елиминирате възможно най-много ръчна работа
3. Бъдете организирани през годината и се уверете, че вашите плащания и получавания по фактури са изчистени
4. Междуфирмено съгласуване: Използвайте кодове по подразбиране за фактури в управлението на доставчика на ERP, за да разграничите междуфирмените от регулярните доставчици, които улесняват анулирането при консолидация
5. Уверете се, че вашият междуфирмен процес на презареждане преминава през специфични кодове
6. Използвайте персонализирани полета/сегменти за идентифициране на транзакции за допълнителни корекции, напр. предплащания, начисления, проформа фактури, чужд ДДС и др.
7. Изпълнявайте същата процедура всеки месец. Имайте ясен календар и списък със задачи и определяйте отговорници. Включете контролни срещи в процеса в края на месеца, за да разберете дали могат да възникнат грешки и как да ги коригирате
8. Разполагайте с добри процеси и процедури през цялата година

Глава 2. Списък със задачи за приключване на годината

Преди да започнете

• Подгответе екипа
• Очертайте своя график за приключване
• Разпределете задачите между членовете на екипа
• Бъдете гъвкави
• Прегледайте миналогодишните одити

Приключване на финансовата година

1. Пълно счетоводство и данъчни декларации

• Прегледайте сметките за активи
• Закриване на сметки за вземания и плащания
• Равнете всички банкови сметки (кредитни карти, заеми и разплащателни сметки)
• Определете печалбата и загубата
• Актуализирайте баланса
• Актуализирайте данните за заплатите
• Направете инвентаризация, ако имате физически запаси
• Отделете време да разгледате попълнените сметки и данъчни декларации, преди счетоводителят ви да ги подаде

2. Прегледайте ефективността

• Прегледайте всичките си месечни абонаменти
• Прегледайте броя на банковите сметки
• Прегледайте счетоводните си процеси и направете списък на проблемните точки
• Прегледайте всички ръчни стъпки
• Прегледайте структурата на компанията в случай на растеж

3. Планирайте новата година (вижте глава 4)

• Създайте бюджет за новата финансова година
• Прегледайте новогодишния бизнес план
• Прегледайте новогодишния маркетингов план за следващата година
• Архивирайте данните

Глава 3. Бюджетно планиране, основано на данни

Планирането на бюджета не е точна наука. Може да бъде особено трудно да се прогнозира и планира в бурни времена, когато сме изправени пред толкова много неизвестни. Наличието на пълна прозрачност на разходите играе огромна роля за предоставянето на резултатите и заключенията, от които се нуждаете, за да направите планирането.

Ето няколко начина за проактивно използване на информацията за разходите, за да планирате предстоящия си бюджет

Работете в обратен ред

Решете целите си за следващата година и работете в обратен ред, за да създадете реалистичен бюджет за това как ще ги постигнете.

Да кажем, например, че искате да увеличите генерирането на потенциални клиенти за вашата компания, като посетите ключови събития. Естествено, първо ще разгледате тези, в които сте участвали през изминалата година, за да прецените къде сте получили най-добра възвръщаемост на инвестициите, така че можете да присъствате отново или да опитате нещо друго.

Трябва да използвате данните за разходите си, за да ви помогне да направите горното и да избягвате стила на бюджетиране „ако не използваш нещо, ще го загубиш“. Вашите финансово планиране и анализ (FP&A) трябва да ви помогнат да видите областите, които стимулират стойността и се нуждаят от повече инвестиции, вместо да насърчавате отделите на вашата компания да отхвърлят бюджета си, само за да сте сигурни, че няма да бъде орязан още в планирането.

Как изглежда на практика доброто планиране на бюджета на отдела?

• Финансовият екип трябва да работи с отделите по следното:
• Да направи прогноза за броя на служителите (на заплата)
• Да потвърди техните софтуерни изисквания и разходи
• Да им помогне да прогнозират други области на разходите, като системните такива
• Да включи ключовите им инициативи
• Да позволи на висшето ръководство да оспори горното
• Уверете се, че финансовите бизнес партньори в екипа ви могат да помогнат при съставянето на бюджета (включително предоставяне на информация за разходите, прозрачност на разходите и т.н.)

С Payhawk оценката на разходите за проект или екип е лесна. Когато картодържателите плащат с фирмена карта и качват разписките си, те също трябва да изберат подходяща категория разходи от падащ списък. Вашият финансов екип проактивно е настроил персонализирани категории разходи с информация от ръководителите на екипи и/или C-suite, за да гарантира, че всички разходи са правилно присвоени на подходящ проект или дейност. С това разходите до момента могат да бъдат сравнени с бюджетите на проекти или отдели почти в реално време. А подобреното навременно отчитане на тези данни означава, че вашата фирма може да взема по-добри и по-успешни решения.

Идентифицирайте рисковете и спестявайте

Трябва да имате пълен поглед върху текущите и разходите в хронология, за да намерите възможности за спестяване. С платформа за управление на разходите като Payhawk разполагате с фирмени кредитни и дебитни карти, функции за контрол на управление на разходите, лимити на разходите и процеси на одобрение, автоматизирано въвеждане на данни, счетоводни интеграции и други, всичко на едно място, което ви дава цялостен и свързан поглед върху нещата.

С пълен преглед на разходите можете да видите къде отива по-голямата част от бюджета ви, кои области представляват потенциални рискове и къде трябва да дръпнете лостовете, за да контролирате и оптимизирате бюджета си. Payhawk включва стандартна функция за управление на абонамента в рамките на платформата, подчертавайки повтарящи се плащания и маркирайки потенциални неизползвани пакети и дубликати.

Payhawk помага за гъвкавостта на вашия бизнес с възможност за контрол на паричните потоци и чрез корпоративни кредитни карти.

Опитайте нулево бюджетиране

Идеята зад това е проста – елиминиране на предположенията. Не плащайте за абонамент или дейност, просто защото сте го правили преди това. Направете реален анализ в целия бизнес, за да докажете дали трябва да инвестирате в нещо или не.

Нулевото бюджетиране става все по-популярно, тъй като настоящият икономически климат може значително да повлияе на вземането на решения и за всеки минал бюджет „необходимото“ трябва да се разглежда под днешната призма.

Разберете пазарните предизвикателства

Да сте наясно и проактивни по отношение настоящите икономически и политически предизвикателства, засягащи вашия бизнес и по-широкия световен пазар, е едно, но какво ще кажете за нюансите на всеки пазар, където работите, продавате или произвеждате?

Бъдете възможно най-подготвени за предстоящите турбулентни времена на вашите пазари. Опитайте се да вградите гъвкавост в бюджета си, за да можете да преценявате и актуализирате в движение, без да сте изцяло заключени във всяко решение (особено ако е от скъпите).

С Payhawk можете да контролирате всяко от вашите дружества от едно централно място, да се възползвате от ниски валутни курсове и да се възползвате от корпоративни карти Visa, приемани по целия свят. Така че, каквито и да са пазарните предизвикателства, можете да дадете възможност на вашите екипи на място да харчат според нуждите си, за да постигнат бизнес целите, като същевременно запазвате управлението и контрола. Можете също да поддържате прозрачност в реално време, за да сте сигурни, че изразходваното е ефективно и разумно.

Увеличете ефективността: получете правилно интелигентно управление на разходите

Без съмнение, някакъв елемент от дигиталната трансформация ви е превела през всеки месец тази година и ви е помогнал да го завършите с известна прозрачност на разходите и попълване на липсите.

Какво е следващото ниво? Платформа за управление на разходите, която обединява множество възможности на едно място.

С Payhawk ще получите корпоративни кредитни и дебитни карти, софтуер за управление на разходите, подобрени процеси за плащания по фактури, контрол на бюджета, прозрачност на разходите и групово управление на карти и потребители - и всичко това на едно място. Спестете време на финансовия отдел, приключете месеца и годината по-бързо и инвестирайте това време обратно в ценна работа за стимулиране на бизнеса.

Любопитни ли сте да научите как Payhawk може да помогне и на вашия бизнес? Свържете се с нас за среща още днес.