Synchronisation automatique des données

Gardez vos dépenses sous contrôle avec SAP Success Factors

L'intégration entre une solution RH à un logiciel de gestion des dépenses tel que Payhawk offre plusieurs avantages :

1. Onboarding et offboarding des employés : cette intégration permet une synchronisation transparente des données des employés entre le SIRH et le système de gestion des dépenses. Cela garantit que les nouveaux employés sont automatiquement intégrés avec les accès et autorisations nécessaires, tandis que les accès et cartes des employés qui quittent l'entreprise sont automatiquement désactivés. Cela réduit le travail administratif manuel et minimise le risque d'erreurs ou d'oublis.

2. Données précises sur les employés : grâce à la synchronisation des données RH avec le système de gestion des dépenses, les informations sur les employés telles que les noms, les fonctions, les services et les centres de coûts restent à jour sur toutes les plateformes. Cela facilite le suivi et le reporting des dépenses, ce qui permet un suivi financier plus précis et une meilleure conformité.

3. Remboursements des dépenses rationalisés : l'intégration permet de remplir automatiquement les informations sur les employés, telles que les noms, les fonctions et les services, dans le système de gestion des dépenses. Cela permet aux employés de gagner du temps en éliminant la saisie manuelle des données et réduit le risque d'erreurs. Cela améliore également la visibilité pour les responsables et les équipes financières, leur permettant de suivre facilement les dépenses par employé, service ou projet.

4. Conformité aux politiques : une telle intégration permet d'appliquer les politiques de dépenses et les règles de conformité établies dans le système de gestion des dépenses afin de les synchroniser automatiquement. Par exemple, le SIRH garantit que les dépenses respectent les directives de l'entreprise. Cela permet d'éviter les dépenses non autorisées et de réduire le besoin de processus manuels de vérification et d'approbation.

La connexion d'un SIRH à un logiciel de gestion des dépenses tel que Payhawk améliore l'efficacité opérationnelle, la précision des données, la conformité et la visibilité financière, ce qui se traduit en fin de compte par des économies de coûts et une amélioration des performances globales de l'entreprise.

L'intégration d'un SIRH à un logiciel de gestion des dépenses tel que Payhawk peut contribuer à prévenir la fraude de plusieurs manières :

1. Contrôle d'accès basé sur les rôles : l'intégration du SIRH garantit que la plateforme de gestion des dépenses reflète fidèlement les rôles, les autorisations et les droits d'accès des employés. En limitant l'accès aux fonctions financières sensibles en fonction des rôles des employés définis dans le système RH, les organisations peuvent empêcher des personnes non autorisées d'initier ou d'approuver des transactions frauduleuses.

2. Gestion automatisée des utilisateurs : l'intégration des systèmes RH et de gestion des dépenses permet d'automatiser les processus d'intégration et de départ. Lorsque des employés rejoignent ou quittent l'entreprise, leur accès à la plateforme de gestion des dépenses est automatiquement ajusté en fonction de leur statut dans le système RH. Cela réduit le risque que d'anciens employés conservent l'accès aux fonds de l'entreprise et contribue à prévenir d'éventuelles activités frauduleuses.

3. Application des politiques : l'intégration de la solution RH permet l'application des politiques de dépenses et des règles de conformité au sein de la plateforme de gestion des dépenses. Les entreprises peuvent s'assurer que les dépenses sont conformes aux réglementations et aux normes de l'entreprise en alignant les politiques de dépenses sur les directives RH. Des mécanismes automatisés d'application des politiques peuvent signaler ou bloquer les dépenses qui enfreignent les règles établies, contribuant ainsi à prévenir les transactions frauduleuses ou non conformes.

3. Pistes d'audit et rapports : les systèmes intégrés offrent des pistes d'audit et des capacités de reporting complètes, permettant aux entreprises de suivre chaque étape du processus de gestion des dépenses. Des journaux détaillés des activités des utilisateurs, des historiques des transactions et des workflows d'approbation permettent aux auditeurs de retracer l'origine des transactions et de détecter toute anomalie ou tout comportement suspect. Cette transparence dissuade les activités frauduleuses et fournit des preuves pour les enquêtes en cas de suspicion de fraude.

Dans l'ensemble, l'intégration d'un système RH à un logiciel de gestion des dépenses tel que Payhawk renforce le contrôle interne et améliore la transparence, de façon à prévenir et à détecter les activités frauduleuses au sein de l'organisation.

Nous intégrons 50+ solutions RH et la liste s'allonge chaque jour. En mars 2024, nous disposons d'intégrations avec les solutions suivantes :
7shifts, ADP Workforce Now, AlexisHR, AllianceHCM, Altera Payroll, BambooHR, Breathe, Ceridian Dayforce, Charlie, ChartHop, ClayHR, CyberArk, Deel, Employment Hero, Factorial, Freshteam, Google Workspace, Gusto, HiBob, HR Cloud, HR Partner, Humaans, Humi, Insperiry Premier, IntelliHR, IRIS Cascade, JumpCloud, Justworks, Kallidus, Keka, Kenjo, Lano, Lucca, Microsoft Entra ID, Namely, Nmbrs, Officient, Okta, OneLogin, OysterHR, PayCaptain, Paychex, Paycor, Payfit, Paylocity, PeopleHR, Personio, PingOne, Proliant, Sage HR, SAP Success Factors, Sesame, Square Payroll, TriNet, UKG Pro, UKG Pro Workforce Management, UKG Ready, Workday, Zenefits et Zoho people.

Si votre solution RH ne figure pas dans la liste de nos intégrations, ne vous inquiétez pas. Il vous suffit de nous contacter et de nous indiquer le logiciel RH que vous utilisez. Nous travaillerons ensemble pour trouver une solution adaptée à vos besoins. Pour ce faire, contactez-nous via ce formulaire.

L'intégration de Payhawk à votre SIRH est très simple. En quelques clics (et avec un accès administrateur à Payhawk et à votre plateforme RH), vous serez opérationnel en un rien de temps. Notre interface intuitive vous guidera tout au long du processus. Il vous suffit de sélectionner votre système RH dans notre liste de plateformes prises en charge, de saisir vos identifiants de connexion, et nous nous occupons du reste, y compris du mapping des données relatives à vos employés et à votre entreprise. Selon le système RH que vous intégrez, cela peut prendre de quelques minutes à quelques heures seulement.

L'intégration synchronise les données des employés, telles que les noms, adresses e-mail, numéros de téléphone et entité ou emplacement dans le cas d'entreprises multi-entités. Ces données sont automatiquement mises à jour dans Payhawk lorsque des modifications sont apportées dans SAP Success Factors, garantissant ainsi la cohérence et l'actualisation des informations sur les employés dans tous les systèmes. Le champ de données « Statut de l'employé » est partagé entre SAP Success Factors et Payhawk. Seuls les employés ayant le statut « Actif » seront importés et visibles dans Payhawk.

En automatisant l'onboarding des employés et la synchronisation des données, l'intégration réduit les erreurs manuelles et garantit que tous les employés disposent des autorisations appropriées pour le suivi des dépenses. Cette synchronisation transparente permet un rapprochement plus rapide des dépenses. Grâce à des workflows automatisés, les approbations des dépenses peuvent suivre des règles prédéfinies basées sur les rôles des employés ou les limites fixées dans Payhawk, ce qui améliore la conformité et réduit les délais de traitement. De plus, les données de dépenses en temps réel dans Payhawk facilitent le suivi des dépenses entre les équipes et les services, offrant ainsi une meilleure visibilité et un meilleur contrôle.

Oui, grâce à Payhawk, vous pouvez automatiser les workflows pour divers processus, tels que la soumission, l'approbation et le rapprochement des dépenses, réduisant ainsi le besoin de saisie manuelle. Ils permettent une approbation transparente des dépenses grâce à des règles prédéfinies, garantissent le respect des politiques en fixant des limites de dépenses et automatisent les flux de paiement. De plus, les workflows personnalisables de Payhawk s'adaptent aux structures organisationnelles, telles que les approbations à plusieurs niveaux ou les processus spécifiques à une équipe, offrant ainsi une grande flexibilité pour répondre aux différents besoins des entreprises.

La plateforme facilite également les remboursements automatiques aux employés en traitant les dépenses approuvées et en transférant les paiements directement sur leurs comptes bancaires, ce qui permet de gagner du temps et d'améliorer l'expérience utilisateur.

Payhawk garantit la sécurité du traitement des données en exigeant le consentement de l'utilisateur pour y accéder et en utilisant des connexions cryptées pour synchroniser les données. Si l'intégration est déconnectée, Payhawk ne conserve que les dernières données synchronisées, qui restent sécurisées au sein de la plateforme.

Oui, l'intégration est évolutive. À mesure que votre effectif augmente ou que de nouveaux départements sont ajoutés dans SAP Success Factors, la synchronisation des données garantit leur reflet automatique dans Payhawk, maintenant ainsi l'alignement entre les systèmes sans nécessiter de mises à jour manuelles.