Wat is nieuw bij Payhawk?

Je kunt nu eenvoudig waarden voor vrije tekstvelden selecteren direct vanuit documenten met behulp van onze OCR (optische tekenherkenning) technologie. Deze kleine maar impactvolle verbetering geldt ook voor het Opmerking-veld.

Belangrijk: Houd er rekening mee dat de gegevensextractie niet leert van deze invoer, dus dezelfde waarde zal niet automatisch worden voorgesteld bij de volgende factuur.

We introduceren een nieuwe optie waarmee je veldsuggesties voor het leveranciersveld in medewerkersuitgaven kunt uitschakelen. Dit is vooral handig als je ervoor kiest om geen leveranciers toe te voegen voor dit soort uitgaven, vooral bij integratie met ERP-systemen die gebruikmaken van onkostendeclaraties.

Belangrijk: Veldsuggesties voor leveranciers blijven actief voor bankoverboekingen, aangezien de leverancier in die gevallen een verplicht veld is.

Zorg ervoor dat je goedkeuringsprocessen naadloos blijven verlopen met Workflow Fallbacks, zelfs wanneer specifieke rollen in een workflow niet beschikbaar zijn.

Hoe helpt deze functie jou?

Workflow Fallbacks grijpen automatisch in wanneer een vereiste rol – zoals een Team Manager – niet beschikbaar is, zodat vertragingen bij uitgavegoedkeuringen worden voorkomen.

Fallbacks aanpassen en bekijken

Je kunt het gedrag van de fallbacks aanpassen aan de behoeften van je bedrijf:

1. Ga naar Instellingen > Workflows > Geavanceerd.
2. Klik op Fallbacks bewerken.
3. Kies je gewenste fallback-acties.
4. Klik op Wijzigingen opslaan.

Je kunt de huidige Workflow Fallbacks bekijken in de bewerkingsmodus van elke workflow-stap.

Je kunt nu specifieke velden of de bijlage van een document verplicht maken voor het indienen van een inkoop order aanvraag. Je kunt inkooporders ook sneller vinden met een hoop nieuwe filters, zoals document-, inkooporderstatus, bedrag, notitie en boekhoudvelden zoals categorie of een aangepast veld.

Je kunt nu documenten en afbeeldingen naar je klembord kopiëren en deze rechtstreeks op het Payhawk-platform plakken. Zo bespaar je nog meer tijd bij het indienen van je bonnen en facturen.

Teammanagers kunnen nu inkooporders van hun medewerkers bekijken en bewerken, die de status open of in behandeling hebben.

Automatiseer het afsluiten van inkooporders wanneer een gekoppelde factuur wordt betaald of beoordeeld.

Je kunt nu percentageafwijkingen definiëren voor het matchen van inkooporders. Een discrepantie van het gedefinieerde percentage zou een extra goedkeuringsworkflow activeren.

Je kunt TravelPerk nu met al je entiteiten tegelijk verbinden door de integratie in te schakelen via de MEM-dashboardinstellingen (multi-entity management). Met deze nieuwe integratie kunnen we je TravelPerk-facturen importeren, ongeacht of je met een Payhawk-kaart betaalt of via een maandelijkse bankoverschrijving. Payhawk importeert de factuur, koppelt deze aan de bijbehorende betalingen en automatiseert de afstemming van je bedrijfsreisuitgaven.

De nieuwe Accounting Template Builder vind je onder het nieuwe tabblad "Exporteren" bij Instellingen. Hiermee kun je elke accounting export template aanpassen aan je behoeften. Je kunt kolommen herschikken, bepalen welke gegevens je in elke kolom wilt opnemen, voorwaardelijke regels voor automatisering opstellen en nog veel meer. Met de builder kun je bestaande sjablonen aanpassen, zoals die voor Sage of Exact Globe, evenals de standaardexport van Payhawk (Excel en CSV).