Hey Car

Com a Payhawk, dissemos adeus ao acompanhamento manual das despesas

Fundada em 2017, a HeyCar é uma plataforma online para a compra e venda de automóveis em segunda mão. Claudia Llambrich fala-nos da experiência da empresa com a Payhawk.

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Barcelona
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Automóvel
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39
Começou com a Payhawk
Setembro 2021
Funcionalidades que adoram
  • Reconciliação automática
  • Fluxos de aprovação personalizados
  • Controlo e visibilidade em tempo real
  • Integrações com outras ferramentas


A HeyCar é uma plataforma onde os comerciantes publicam o seu stock de veículos em segunda mão, usados e com 0 km. Qualquer particular pode comprar um automóvel com garantia na plataforma, recebê-lo em menos de 10 dias, fazer um test drive durante duas semanas e, se não ficar convencido, devolvê-lo sem qualquer compromisso.

A empresa está presente na Alemanha, no Reino Unido, em Espanha, em França e nos Países Baixos. O seu objetivo é revolucionar a forma como as pessoas compram e apreciam os automóveis. Todos os veículos têm de cumprir os seguintes requisitos: ter menos de 8 anos de idade, ter uma quilometragem inferior a 150.000 km e passar por um rigoroso controlo de qualidade.

Tivemos a oportunidade de falar com Claudia Llambrich, Accountant e Controller da HeyCar. Embora a empresa ajude os concessionários a digitalizar-se, a própria Claudia viveu em primeira mão a digitalização e a automatização do seu departamento financeiro.


A vida antes da Payhawk

"Antes de começarmos a trabalhar com a Payhawk, o processo era manual e consistia em anotar todas as despesas dos colaboradores num ficheiro Excel e anexar faturas e recibos a esse mesmo ficheiro. Para uma empresa digital (um portal web), o processo era muito tradicional," contou Claudia.

Disse-nos também que as pessoas que mais viajavam eram o CEO, o CFO e a equipa de vendas. De facto, tinham o seu próprio cartão para despesas de negócios e depois registavam as despesas num ficheiro Excel, e tudo era gerido pelo departamento financeiro.

Os restantes colaboradores tratavam eles próprios das despesas, ou seja, adiantavam o dinheiro e a empresa reembolsava-os logo que possível. Seguiam o mesmo modus operandi de anexar os recibos e as faturas às folhas de cálculo e depois, no final do mês, tudo era enviado para a administração.

Antes de a HeyCar implementar a Payhawk, não tinha utilizado qualquer outro software de gestão de despesas, tudo era mais rudimentar e menos digitalizado.

Até que, a dada altura, decidiram automatizar e digitalizar os processos para se adaptarem à situação atual. Foi nessa altura que decidiram experimentar a Payhawk.


Porque é que a HeyCar implementou a Payhawk?

"Estávamos sempre à procura de formas de digitalizar e automatizar bem os processos,"* afirma Claudia Llambrich. Uma vez que Iñigo Aguirre, Diretor Comercial da Payhawk em Espanha, conhecia parte da equipa da HeyCar, a conversa começou por aí.

A primeira coisa que fizeram foi abrir a conta e depois registar os colaboradores e os cartões. Cada colaborador tem o seu próprio utilizador para aceder à plataforma; no entanto, existem diferentes níveis de permissões, acessos e configurações. Claudia conta-nos que o tempo necessário para começar a utilizar uma ferramenta tão completa foi surpreendentemente reduzido.

"A equipa da Payhawk está continuamente a melhorar as funcionalidades da sua ferramenta e está aberta a ouvir alterações e melhorias," comentou Claudia, explicando-nos que, quando tiveram uma necessidade específica, a Payhawk procurou uma forma de a resolver e implementar, algo que foi muito apreciado na empresa. "Por detrás de um dos melhores softwares de gestão de despesas, há também uma grande equipa de pessoas, e isso vale ainda mais."

"O que eu gosto na Payhawk é o facto de podermos configurar a ferramenta a nosso gosto e ter todas as informações acessíveis e organizadas. Os dados são recolhidos e categorizados instantaneamente; já não é necessário adicioná-los um a um Excel, basta revê-los e validá-los. Quando chega a altura do fecho do mês, só temos que descarregar o relatório, exportá-lo para Excel e enviá-lo à administração," explica Claudia Llambrich.


Os cartões e a aplicação são fundamentais para a HeyCar

"Ter a possibilidade de criar um cartão, congelá-lo e cancelá-lo num curto espaço de tempo é algo gratificante, especialmente porque se pode criá-lo sem ter de recorrer à banca tradicional, que demora pelo menos 15 dias na emissão. Com a Payhawk, emitir cartões demora muito pouco tempo, e se for um cartão virtual é tudo instantâneo, em segundos."

Por exemplo, na HeyCar a equipa de vendas é a que mais viaja. Agora, cada membro da equipa tem um cartão com um limite associado a uma política de despesas que foi definida. Quando há uma integração, é imediatamente criado um cartão e o colaborador recebe-o em casa ao fim de 3 dias, para o caso de ter de viajar em algum momento.

"Os nossos colaboradores acharam a aplicação Payhawk fácil de utilizar. Os tutoriais que lhes demos e que a Payhawk forneceu foram muito úteis. Algumas pessoas ainda têm dificuldade na ativação do cartão através de uma aplicação, uma vez que estão habituadas a fazê-lo no multibanco," afirma Claudia.

Quando questionada sobre se têm tido problemas em fornecer cartões aos colaboradores, Claudia Llambrich responde: "Temos tido muita sorte, porque não tem havido utilização indevida dos cartões. A empresa estabeleceu limites de utilização associados à nossa política de despesas, pelo que o risco é praticamente inexistente. Se alguém quiser aumentar o seu orçamento, tem de passar pelos fluxos de aprovação que são validados pelas pessoas responsáveis, que são os chefes de departamento. Se um cartão se perder, temos a possibilidade de o cancelar rapidamente, o que é muito apreciado, especialmente para que não seja utilizado indevidamente ou caia nas mãos erradas. No departamento financeiro estamos muito tranquilos em relação à utilização dos fundos da empresa desde que implementámos a Payhawk."


Controlo e visibilidade sobre todas as despesas

"Desde que começámos a utilizar a Payhawk, ganhámos controlo, rastreabilidade e visibilidade: agora sabemos o que está a ser gasto em geral, quanto está a ser gasto em cada departamento, que pessoa fez a despesa, em que projeto, qual é o orçamento de viagens, quais são os pagamentos recorrentes ou as subscrições comerciais. Temos todas as despesas sob controlo," continua Claudia. "No que toca à recolha de dados, esta é muito visual e intuitiva. Basta verificar se estão bem categorizados, o que nos permite ganhar tempo, nomeadamente no final do mês, para não termos surpresas desagradáveis."


Payhawk e Travelperk, a dupla perfeita

A HeyCar integrou a TravelPerk com a Payhawk - e desde o início que a integração manual estava fora de questão, pois queriam minimizar o risco na gestão operacional.

"O facto de cada colaborador ser responsável pela sua própria viagem, de haver alguém que aprova o pedido de acordo com as políticas de despesas estabelecidas e, se sair da política, de cada gestor de departamento verificar a aprovação, é muito útil a nível financeiro. No passado, os colaboradores planeavam e organizavam as suas viagens e passavam-nos as despesas depois de as fazerem; agora só precisam que as faturas sejam validadas e partilhadas através da aplicação. Assim, a integração da Payhawk com a TravelPerk ajuda-nos a digitalizar verdadeiramente os processos," confirma Claudia. "Para além disso, a TravelPerk reúne todas as despesas de viagem numa única fatura."


Capacitação dos colaboradores e serviço ao cliente imbatível

Agora, graças à Payhawk, todos os colaboradores ou departamentos da HeyCar podem gerir as suas próprias despesas e importar faturas e recibos, tudo numa única plataforma e em tempo real. Este processo facilita a disponibilidade imediata da informação sobre as despesas quotidianas da empresa.

Para uma empresa como a HeyCar, que é uma startup que vive num ritmo acelerado, contar com um software tudo-em-um como a Payhawk, que lhes permite ter controlo de despesas, relatórios em tempo real e cartões de limite personalizáveis, é algo muito valorizado.

Procura visibilidade total das despesas da sua empresa e da gestão dos cartões, reduzindo simultaneamente o tempo de gestão necessário? Se quiser saber como o podemos ajudar, agende uma demo connosco e explicamos-lhe tudo.



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