GoBD-konform durch den Beleg-Dschungel

Wir kennen ihn alle, den Beleg-Dschungel, die Unsicherheit, was man wie wo aufheben muss und natürlich den Verlust von Papierdokumenten im ganzen Dickicht. Lange hat es gedauert, bis es auch in diesem Bereich eine digitale Reform gab. Nun ist sie mit der Neuordnung der GoBD doch tatsächlich einen Schritt näher gekommen. Aber welche Auswirkungen hat diese Digitalisierung der Bürokratie für die Buchhaltung in Ihrem Unternehmen?

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by Jessi May Thomson

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Mit der Neufassung der GoBD vom 28. November 2019 wird ein weiterer Schritt Richtung digitalen Zeitalter eingeschlagen. Der bürokratische Aufwand kann in Ihrem Unternehmen erheblich gemindert werden und schenkt somit wertvolle Zeit. Sie wollen wissen wie? Wir haben Ihnen hier die wichtigsten Punkte der GoBD Neuordnung zusammengefasst. Fangen wir bei der Definition an. 

 

Was sind die GoBD?

Unsere schöne deutsche Sprache ist bekannt für ihre ellenlangen Wörter oder Bezeichnungen und die Abkürzungen dafür. So verhält es sich auch mit dem Kürzel GoBD. Als kleine Gedankenstütze hier, wofür es steht:

 

Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

 

Die GoBD wurden erstmals am 14.11.2014 durch ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums veröffentlicht. Dabei handelt es sich um eine Erklärung des Finanzministeriums, wie die formalen Anforderungen zur elektronischen Aufzeichnung und Archivierung von steuerrechtlich relevanten Daten auszusehen haben. Wie der Name schon verrät handelt es sich hier um Grundsätze, also eine Art Hilfestellung, zur elektronischen Buchführung und keinem festen Gesetz. Die GoBD gelten für alle deutschen Unternehmen. 

 

Die Erstellung der GoBD reflektiert den wachsenden digitalen Wandel und ist eine Reaktion auf mehrere Probleme, die durch die neue Technik auftreten. Ein Punkt ist die korrekte Aufzeichnung. Belege, Rechnung und Kontoauszüge kommen immer häufiger schon elektronisch, oder sie werden für die Buchhaltung eingescannt. Auch das physische Buch der Finanzabteilung gehört immer mehr einen anderen Zeit an. Die meisten Firmen wickeln ihre Buchhaltung schon seit Jahrzehnten mit Hilfe von EDV-Systemen ab. Am 28.11.2019 wurden die GoBD aktualisiert und sind seit 01.01.2020 in Kraft ist. Die Grundsätze sind jetzt auch auf die eingesetzten EDV-Systeme ausgeweitet und beinhalten nicht nur die ordnungsgemäße Führung von Büchern und Geschäftsvorfällen. Sprich, jedes verwendete System muss ebenfalls vorschriftsgemäß sein.

 

Wie gerade erwähnt, beziehen sich die GoBD neben der Führung und den Geschäftsvorfällen auch auf Prozesse, Systeme, Datensicherheit, das interne Kontrollsystem und die Verfahrensdokumentation. Die Mindestanforderung für Ihr Unternehmen ist dabei der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit und die Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und der fortlaufenden Aufzeichnung. In unserem Webinar erklärt Ihnen Thomas, unser Country Manager für Deutschland, die einzelnen Feinheiten. 

 

Was bedeutet die Neufassung für Sie und Ihr Unternehmen?

Mit der Neuordnung werden wir nun auch in der Buchhaltung dem digitalen Wandel immer gerechter. Die Anpassungen ermöglichen eine papierlose und leichtere Abwicklung. Das können wir nur gutheißen. Im folgenden möchten wir Ihnen die relevantesten Punkte für Ihr Unternehmen vorstellen.

 

Erweiterung der Datenverarbeitungs- und Ablagesysteme auf Cloud Services:

Zusätzlich zu der eigenen Hard- und Software können Sie nun auch auf Cloud-Services zugreifen um Ihre Buchhaltung zu verwalten. Wie die anderen Systeme müssen auch die Cloud Services Dokumente und Daten erfassen, erzeugen, speichern und übermitteln können. 

 

Ausdehnung der Papierbelegsicherung mittels „bildlicher Erfassung“:

Der wichtigste Punkt hier ist, dass ab sofort bewusst eine bildliche Erfassung eines Papierbelegs erfragt und vor allem akzeptiert wird. In anderen Worten, jeder Beleg in Papierform sollte umgehend digitalisiert und archiviert werden. Zusätzlich sollte eine eindeutige Zuordnung von Beleg, digitaler Kopie und Transaktion bestehen. 

 

Erlaubnis der fotografischen Belegerfassung u. a. via Smartphone:

Neben Scanns und Fotografien mit einer Kamera ist jetzt auch explizit das Verwenden eines Smartphones erlaubt. Das erleichtert den Buchhaltungsprozess natürlich nochmal immens, da heutzutage fast jeder mit einem Smartphone ausgestattet ist. Wichtig ist hier: Die Originaldatei muss immer komplett mit dem Foto übereinstimmen. Also achten Sie darauf, den ganzen Papierbeleg vollständig einzufangen. Außerdem gilt dieselbe Aufbewahrungspflicht sowohl für den digitalen Klon, als auch für  den ursprünglichen Beleg. Eine Zusatzinformation: Wenn Ihr Unternehmen eine OCR-Software benutzt, um automatisch aus Buchungsbelegen und Zahlungsdokumenten Informationen zu ermitteln und zu speichern, müssen Sie intern nochmal sicherstellen, dass die automatisch erfassten Informationen tatsächlich auch mit dem Original in Papierform übereinstimmen.

 

Bildliche Erfassung von Papierdokumenten im Ausland z. B. bei Dienstreisen erlaubt, sofern Verfahrensdokumentation vorhanden:

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen eine genaue Verfahrensdokumentation für Spesenabrechnungen aus dem Ausland verfassen , können Ihre Mitarbeiter problemlos alle Papierbelege Ihrer Geschäftsreise digital erfassen und der Buchhaltungssoftware zuspielen. Am besten erstellen Sie ein Dokument in dem explizit steht, wer erfassen darf und zu welchem Zeitpunkt Spesen erfasst werden dürfen und wie die Qualität von Lesbarkeit und Vollständigkeit gesichert werden kann.

 

Voraussetzung für die Vernichtung von bildlich erfassten Papierdokumenten:

Dies ist eine der neusten und spannendsten Änderungen. Sobald ein Papierdokument bildlich erfasst, archiviert und gesichert wurde, kann ein Unternehmen das originale Papierdokument theoretisch vernichten. Wieso nur theoretisch? Das Finanzministerium differenziert: Sofern das Papierdokument nicht steuerlich relevante Vorschriften beinhaltet und im Original aufbewahrt werden muss, kann es weg. Sprich, für Ihr Unternehmen muss vorher festgelegt werden, welche Dokumente steuerlich relevant sind und welche nicht.

 

Sie sehen, wir nähern uns langsam aber sicher einer digitalen Verwaltungswelt auch im Geschäftsalltag. Die Neuordnung der GoBD vom November 2019 hat tatsächlich viele Verbesserung mit sich gebracht. Wenn Sie noch tiefer in das Thema einsteigen möchten, können Sie das wie erwähnt in  unserem Webinar. Dort erfahren Sie außerdem die Vorteile von Payhawk im Rahmen der Neuordnung. 

 

Und hier können Sie die komplette Neufassung lesen, wenn Sie möchten.

 

Written by Jessi May Thomson

Juni 17, 2020

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