Cómo la automatización financiera puede impulsar el crecimiento de tu empresa

Si tu empresa todavía sigue trabajando con sistemas financieros tradicionales, seguramente estará teniendo dificultades para operar eficientemente y desarrollar el negocio en todo su potencial. El uso de métodos y sistemas anticuados carga a los equipos financieros de pesadas tareas manuales, que toman mucho tiempo y les impiden participar en la estrategia y añadir valor al negocio. Además, los procesos obsoletos no permiten obtener información precisa y actualizada del estado financiero de la empresa, para una mejor toma de decisiones.

Cómo la automatización financiera ayuda al crecimiento

Según un reciente informe de Harvard Business Review Analytic Services, en colaboración con Payhawk, el 38 % de los directivos de empresas afirmó que habían automatizado unas pocas o ninguna de las tareas financieras. Esto significa que casi dos terceras partes de los encuestados disponían de al menos cierto nivel de automatización financiera. No obstante, una buena parte de las empresas sigue haciéndolo todo de manera manual.

Continuar realizando las tareas manualmente es impedir que tu función financiera sea más activa estratégicamente. Por ello, si actualmente estás utilizando sistemas antiguos que no se comunican entre sí, si el equipo sigue introduciendo manualmente los datos y toda la administración está basada en el papel, será necesario actualizar los procesos y tu software de gestión de gastos para poder crecer.

Ciertamente, cambiar de software puede ser caro y sonar aterrador. ¿Por qué cambiar algo que se está haciendo desde hace tiempo y funciona? Pero esa es la pregunta: ¿funciona de verdad? ¿O se está teniendo que improvisar sobre la marcha y dedicar más personal a solucionar los problemas que van surgiendo?

¿Cómo puedes mejorar estos procesos anticuados, si así funciona tu organización?

La respuesta está en la automatización financiera. Automatizar es la clave para tener procesos financieros óptimos y eficaces, que permitan realizar previsiones más precisas, faciliten la planificación de recursos y, sobre todo, dejen tiempo libre para que los equipos financieros puedan concentrarse en lo importante. ¿Qué es lo más importante? Que la función financiera pueda aportar a la estrategia de negocio, compartiendo, por ejemplo, información valiosa sobre las operaciones y hacer previsiones para tomar mejores decisiones.

Desafía las viejas formas de trabajar con la automatización

Si estás gestionando las finanzas de la manera tradicional, puede resultar difícil imaginar un futuro distinto. Pero si existe fricción entre los equipos financieros y no financieros, si nunca hay tiempo para analizar y agregar valor estratégico, porque se está capturado corrigiendo problemas contables, incluso antes del cierre de fin de mes… Entonces estará claro que ha llegado la hora de un cambio. ¿Cómo tu empresa puede hacer este cambio?

La automatización ayuda a aligerar la carga, como muestra el reporte de Harvard Business Review Analytics Services y Payhawk. Así, los departamentos financieros con un nivel superior de automatización son más propensos a cumplir un rol estratégico. De hecho, el 74 % de los consultados en equipos altamente automatizados se considera más proclive a colaborar e involucrarse en el desarrollo de la estrategia empresarial (frente a solo el 49% en los equipos que dependen de procesos manuales).

Está claro que la automatización libera el potencial estratégico que los departamentos financieros pueden ofrecer a la organización. Al eliminar las tareas manuales que consumen gran cantidad de tiempo, se libera a los equipos para que se dediquen a predecir, presupuestar y asignar recursos con precisión.

Las expectativas son altas para tu equipo financiero

Eliminar las tareas repetitivas significa liberar tiempo para que tus equipos financieros puedan desarrollar estrategias e impulsar el crecimiento del negocio como nunca antes habían podido.

Las empresas consideran que sus equipos financieros podrían tener un rol más protagónico. Aunque la mayoría (76 %) está de acuerdo con que los departamentos financieros desempeñan un papel esencial apoyando los objetivos de negocio de la organización, el 64 % siente que podrían hacer más.

Las expectativas crecen, pero la capacidad del equipo financiero de satisfacer las expectativas y cumplir tales objetivos no crece con la misma rapidez.

Se trata de un círculo vicioso. Para que los equipos financieros puedan seguir apoyando e impulsando los objetivos de negocio, deben analizar los datos financieros en profundidad, para entonces hacer las recomendaciones adecuadas. Sin embargo, para comenzar a hacer esto, necesitan contar con las herramientas y el soporte tecnológico que les facilite las tareas y haga posible su misión (incluyendo la automatización y las integraciones).

No es justo ni viable exigir al equipo que asuma todas estas tareas y aporte valor estratégico, sin antes darle acceso a las herramientas adecuadas para el trabajo.

Seis problemas que la automatización financiera puede solucionar

Actualizar los procesos financieros obsoletos es algo imprescindible para las empresas. El 67 % de los encuestados afirmó que su departamento financiero debía esforzarse más por mejorar sus procesos, ya anticuados. Introducir la automatización en la ecuación mejorará estos procesos obsoletos y ayudará a reforzar la colaboración entre departamentos, además de mejorar la visibilidad en toda la empresa.

A continuación comentamos solo algunas de las maneras en las que la automatización financiera puede ayudar a actualizar y mejorar el departamento financiero de tu empresa.

Elimina las tareas manuales que consumen mucho tiempo

En el informe de Harvard Business Review Analytic Services y Payhawk, el 67 % de los líderes empresariales consultados afirmó que sus equipos financieros tienden a pasar la mayor parte de su tiempo buscando recibos y gestionando gastos. Cuando existen tecnologías para automatizar estas tareas, la recopilación de recibos debería quedar en el pasado.

Si este sigue siendo el caso de tu empresa, es necesario replantearse estas anticuadas formas de trabajar, porque perseguir recibos y gastos no resulta eficiente ni ayuda a la empresa a crecer. Es necesario sustituir lo obsoleto y dar paso a los nuevos métodos y herramientas que permitirán aprovechar todo el potencial de la empresa, ganando productividad y rentabilidad.

Piensa en todo el resto de tareas que requieren mucho trabajo manual y que pueden automatizarse: conciliación, contabilidad, gestión de facturas, flujos de aprobación de gastos. Todas estas tareas pueden automatizarse con sistemas como Payhawk, liberando el valioso tiempo del equipo financiero.

Crea una cultura de transparencia financiera

El objetivo es optimizar y hacer lo más eficaz posible todo lo relacionado con tu función financiera para liberar tiempo. Eliminar los antiguos reembolsos te pueden ayudar a lograrlo.

Librarte de los reembolsos implica crear al instante una cultura de transparencia y certidumbre en torno a tus finanzas. Los reembolsos son difíciles de gestionar, especialmente si tienes varias sucursales u oficinas. Intentar mantener el control sobre quién está gastando y cuánto puede convertirse rápidamente en una pesadilla devoradora de tiempo.

Con Payhawk podrás despedirte para siempre del dinero en efectivo y equipar a cada empleado con su propia tarjeta corporativa VISA comercial, con límites de uso que podrás supervisar. Además, las tarjetas de empresa Payhawk están integradas a una app móvil con la que los empleados sólo tienen que hacer una foto de sus recibos y listo, los gastos se sincronizarán de manera automática con tu sistema ERP.

Integrar tu sistema ERP con Payhawk te permitirá tener todos los datos relevantes perfectamente sincronizados. Se acabaron los gastos no cotejados, las fricciones entre el equipo financiero y el resto de la organización y los problemas de contabilidad que ralentizan el cierre de fin de mes. En vez de ello, obtendrás una mayor transparencia en la información financiera durante todo el mes y tu sistema ERP siempre estará actualizado.

Los errores humanos ocurren. Los ojos pueden pasar por alto información, los empleados a veces pierden los recibos o no los comparten con los departamentos financieros. Como resultado se obtienen informes imprecisos que pueden generar problemas con las autoridades fiscales y las auditorías. Automatizando estas tareas, puedes evitar todos estos inconvenientes.

Accede rápidamente a los datos financieros importantes

Con sistemas que sincronizan los datos y eliminan el riesgo de errores humanos, la automatización financiera proporciona a toda la organización información clave en tiempo real, algo imprescindible para tomar decisiones informadas.

Sin un software de gestión de gastos que se integre perfectamente con tu sistema ERP, no podrás obtener datos en tiempo real. Por eso, si estás trabajando con sistemas anticuados sin un flujo libre de datos financieros al alcance de tus dedos, no tendrás una visibilidad completa de los gastos de tu empresa.

Toda empresa necesita claridad para crecer, especialmente sobre su estado financiero. Los accionistas y toda la organización necesitan ver el progreso de la empresa en todos los aspectos. Tener la capacidad de crear al instante proyecciones financieras precisas y entender los gastos de tu empresa te sitúa en una mejor posición para emprender un rápido crecimiento del negocio.

Proporciona autonomía de gasto a tus empleados

Según el reporte de Harvard Business Review Analytics Services sólo el 11 % de los empleados del equipo financiero se sienten “muy” satisfechos con los sistemas de gastos de su organización. Al implementar una solución integral de gestión de gastos, tu empresa podrá centrarse en el desarrollo del negocio y crecer, reduciendo el tiempo que los equipos financieros dedican a procesos y tareas manuales, mientras cubren las necesidades de los equipos no financieros.

Emite tarjetas para cada empleado y establece límites de gasto mensual para implementar una cultura de responsabilidad que, al mismo tiempo, dé mayor autonomía a los equipos sobre los gastos mensuales de la empresa. Puedes pre-autorizar los gastos, establecer presupuestos y límites para empoderar a tus empleados y facilitar la toma de decisiones dentro de sus propios departamentos.

Optimiza el gasto empresarial con una autorización rápida

Cuando se está operando una empresa y se busca crecer, no todo se reduce al recorte de gastos. De hecho, no se trata de recortar los gastos, sino de evaluar en qué se está gastando el dinero y determinar si aporta valor al negocio y hasta qué punto ayuda a alcanzar los objetivos planteados.

Así que, en vez de simplemente poner freno a los gastos, es preferible cambiar optimizar el proceso de autorización. Si tienes empleados y jefes de equipo esperando autorizaciones de gastos de múltiples responsables se están creando ciertas ineficiencias que puedes solucionar. El tiempo ahorrado optimizando estos procesos, podrá dedicarse al crecimiento de la empresa mediante gastos que añadan valor. En suma, centrarse en los aspectos importantes que favorecen el negocio y el crecimiento de la empresa implica eliminar estos procesos obsoletos de autorización.

Con la web y la app de Payhawk se pueden aprobar los gastos sobre la marcha, sin tener que retrasar el cumplimiento de las tareas que requieren gastar, por culpa de un complicado proceso de aprobación. El proceso es muy directo y sencillo, incluso si la política de gastos de la organización establece una cadena de aprobación multinivel. Simplemente agregas a tantos responsables de aprobación como se requiera, y cuando uno dé su autorización, se notificará al próximo responsable.

En Payhawk puedes crear flujos de aprobación personalizados que se adapten a la estructura específica de tu organización. Esto implica que podrás optimizar la gestión de gastos de la empresa, mientras impulsas una cultura de transparencia, gobernanza y control de costes. No hace falta enviar correos de seguimiento del proceso, porque todos pueden ver el progreso en el panel de control, así que todos tienen visibilidad.

Payhawk ayuda a tu equipo financiero a aportar más valor

Tu equipo financiero está lleno de individuos competentes y altamente cualificados, con un conjunto de habilidades del que se obtendrá más provecho si se aplica a tareas con más valor. Esto es posible si los liberas de algunos de los procesos manuales que realizan actualmente.

Está claro que a los directivos y empleados de la empresa les interesa que el equipo financiero utilice este conjunto de habilidades para guiar el negocio en una dirección estratégica, mediante la planificación y la previsión presupuestaria.

Pero para que Finanzas pueda hacer su trabajo correctamente, necesita el soporte tecnológico adecuado. Esto significa contar con un software de gestión de gastos que se integre perfectamente con el sistema ERP, permitiendo la automatización y eliminación de las tareas manuales menores que obstaculizan este progreso. Eso es exactamente lo que Payhawk puede ofrecer.

Para operar con eficiencia e impulsar el crecimiento de la empresa, es necesario optimizar procesos y activar una función financiera que aporte a la estrategia. Te ayudamos a lograrlo.

Programa una demo y comprueba cómo Payhawk te puede ayudar a automatizar y optimizar los procesos financieros de tu empresa.