S'appuyer sur les anciens systèmes financiers ne vous aidera pas à faire évoluer votre entreprise. Améliorez plutôt vos processus et laissez vos équipes financières se concentrer sur la stratégie et la croissance.
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Si vous vous appuyez actuellement sur des systèmes financiers obsolètes, votre entreprise va avoir du mal à se développer pour deux raisons. D'une part, vos équipes financières sont accaparées par des tâches lourdes et manuelles et ne peuvent pas se concentrer sur les choses importantes, comme les solutions stratégiques et d'autre part, des données inexactes signifient que vous manquez de visibilité financière.
Selon un récent rapport réalisé par les Harvard Business Review en association avec Payhawk, 38 % des chefs d'entreprise déclarent que « seulement quelques tâches financières simples, voire aucune, ont été automatisées ». Cela signifie que près des deux tiers des répondants ont au moins un certain niveau d'automatisation des finances. Mais cela montre quand même qu'il existe des entreprises qui font tout manuellement.
S'accrocher à des tâches manuelles empêche votre fonction financière de devenir plus active sur le plan stratégique. Donc, si vous utilisez actuellement des systèmes hérités qui ne communiquent pas entre eux, ou si vous vous appuyez sur la saisie manuelle des données et l'administration sur papier, vous devez envisager de mettre à jour vos processus pour vous développer.
Nous comprenons que changer de logiciel de gestion peut être coûteux et décourageant. Pourquoi changer quelque chose que vous faites depuis si longtemps si cela fonctionne ? Le problème est de savoir si cela fonctionne vraiment. Êtes-vous obligé de mettre en place de plus en plus de solutions de contournement et d'augmenter vos effectifs pour résoudre ces problèmes ?
Comment améliorer ces processus dépassés ?
La réponse se trouve dans l'automatisation financière. L'automatisation est la clé de processus financiers d'entreprise fluides et efficaces, qui rendent les prévisions financières précises, la planification des ressources plus facile et libèrent essentiellement du temps pour que vos équipes financières se concentrent sur des stratégies de croissance votre entreprise plus rapidement, comme la fourniture des informations dont les équipes spécifiques ont besoin pour prendre de meilleures décisions d'affaires.
Si vous gérez toujours les finances de votre entreprise comme à vos débuts, il peut être difficile d'envisager une autre voie. Mais si, entre les différents services la communication et les processus ne sont pas fluide, notamment entre le département financier et les autres services, il peut s’agit de dysfonctionnements liés à vos méthodes de gestion des dépenses
L'automatisation permet d'alléger la charge et cela ressort clairement des résultats du récent rapport. Les entreprises capables d'automatiser des tâches financières simples sont beaucoup plus susceptibles de déclarer que leur département financier s'est de plus en plus impliqué dans la stratégie de l'entreprise au cours des deux dernières années. Et ce, en comparaison avec les équipes qui effectuent encore largement des tâches manuelles.
Il est clair que l'automatisation libère le potentiel stratégique que les équipes financières peuvent offrir à une organisation. Elle permet de prévoir, de budgétiser et d'allouer les ressources avec précision, car toutes les tâches manuelles qui demandaient beaucoup de temps ont disparu.
En supprimant les tâches administratives répétitives, vous libérez du temps pour que vos équipes financières puissent élaborer des stratégies et stimuler la croissance de l'entreprise comme elles ne l'ont jamais fait auparavant.
Beaucoup d’employés pensent que les équipes financières pourraient en faire plus pour aider à stimuler la croissance. Bien que la majorité des professionnels (76%) reconnaisse que les départements financiers jouent un rôle essentiel dans le soutien des objectifs de la stratégie de croissance de l'organisation.
Mais alors que les exigences augmentent, la capacité de votre équipe financière à les satisfaire ne croît pas aussi rapidement. Il en résulte un écart plus important que les services financiers doivent combler.
C'est un cercle vicieux. Pour que les équipes financières puissent soutenir et piloter davantage les objectifs de l'entreprise, elles doivent analyser les données financières afin de formuler les recommandations nécessaires. Mais pour commencer à le faire, elles ont besoin du soutien de la technologie, y compris de l'automatisation et d’intégrations, pour rendre possible le travail attendu.
Il est injuste d'attendre de votre équipe qu'elle se surpasse sans lui donner accès aux bons outils.
Comme nous l'avons déjà dit, il est indispensable de mettre à jour vos processus financiers obsolètes, 67 % des personnes interrogées dans le cadre du rapport estiment que leur département financier doit faire davantage d'efforts pour améliorer ces processus obsolètes. Et l'introduction de l'automatisation améliorera ces processus obsolètes et contribuera à renforcer la collaboration entre les départements et à améliorer la visibilité dans toute l'entreprise. Ce sont tous des éléments cruciaux pour une croissance rapide de l'entreprise.
Nous allons donc explorer quelques façons dont l'automatisation financière peut vous aider à réorganiser votre département financier pour le mieux.
Dans un récent rapport de Harvard Business Review en association avec Payhawk, 67 % des chefs d'entreprise ont déclaré que les services financiers sont susceptibles de passer la plupart de leur temps à rechercher des reçus et des dépenses. Mais lorsque la technologie permet d'automatiser ces tâches, la recherche de reçus devrait être de l'histoire ancienne.
Vous devez remettre en question ces anciennes méthodes de travail, car la chasse aux reçus et aux dépenses n'aidera pas la stratégie de croissance de votre entreprise. Au lieu de cela, vous devez troquer les systèmes archaïques contre des procédés plus progressifs pour débloquer la possibilité de croissance de votre entreprise.
Pensez à toutes les autres tâches manuelles que vous pouvez automatiser et qui font perdre du temps à votre équipe financière : comptabilité, factures des fournisseurs, OCR et flux d'approbation. Toutes ces tâches peuvent être automatisées avec Payhawk.
Le but du jeu est de rendre tout ce qui a trait à votre fonction financière plus efficace afin de libérer du temps, et la suppression des dépenses remboursables vous aidera à y parvenir.
En supprimant les dépenses remboursables, vous créez instantanément une culture de transparence concernant vos finances..
Avec Payhawk, vous pouvez dire adieu à l'argent liquide pour de bon et équiper chaque employé de sa propre carte d'entreprise, avec des limites que vous pouvez superviser et un système numérique leur permettant d'enregistrer les reçus, synchronisant automatiquement leurs dépenses dans votre ERP.
L'intégration de votre ERP à Payhawk vous permet d'observer la synchronisation parfaite des données importantes. Plus de dépenses non concordantes, plus de frictions entre le service financier et le reste de l'entreprise, plus de problèmes de comptabilité entravant la fin du mois. Au contraire, vous augmentez la transparence des informations financières tout au long du mois et votre ERP est toujours à jour.
De cette manière, l’erreur humaine est presque impossible, plus de pertes de reçus, plus d’erreurs d'inattention… Et surtout un département financier soulagé !
Grâce à des systèmes qui synchronisent les données et éliminent complètement l'erreur humaine, l'automatisation financière donne à tous les membres de l'entreprise les informations financières en temps réel nécessaires pour prendre des décisions éclairées.
Vous ne pouvez pas obtenir de données en temps réel sans un logiciel de gestion des dépenses qui s'intègre parfaitement au système ERP que vous avez choisi. Si vous vous appuyez sur des systèmes existants sans disposer de données financières fluides, vous ne pourrez pas obtenir une visibilité totale des dépenses de votre entreprise.
Vous avez besoin de clarté lorsque vous développez votre entreprise, en particulier en ce qui concerne votre situation financière et les parties prenantes voudront voir les progrès tout autant que vous. En étant capable de créer instantanément des projections financières précises et de comprendre les dépenses de votre entreprise, vous êtes dans une position beaucoup plus saine pour vous lancer dans une croissance rapide.
Le rapport a révélé que seulement 11 % des employés des équipes non financières étaient « très » satisfaits des systèmes de gestion des dépenses de leur organisation. Ainsi, en vous concentrant sur la mise en œuvre d'une solution logicielle qui aide les équipes financières à réduire les tâches et les processus chronophages tout en répondant aux besoins des équipes non financières, vous pourrez vous concentrer sur la croissance de l'entreprise beaucoup plus rapidement.
Fixez des limites mensuelles pour les cartes et remettez à chaque employé une carte d’entreprise afin d'orchestrer correctement les dépenses tout en leur donnant une autonomie accrue sur les frais mensuels de l'entreprise. Pré-approuvez les dépenses en dessous d'un certain seuil financier pour donner plus de pouvoir aux employés pour prendre des décisions au sein de leurs propres départements.
Lorsque vous cherchez à développer votre entreprise, il ne s'agit pas uniquement de réduire les coûts. En fait, il ne s'agit pas du tout de réduire les coûts, mais d'évaluer les dépenses que vous effectuez et de déterminer si elles apportent une valeur ajoutée à votre entreprise et vous aident à atteindre vos objectifs.
Ainsi, au lieu de mettre un terme aux dépenses, vous devez changer la façon dont l'ensemble du processus d'approbation des dépenses fonctionne actuellement pour vous. Si les employés et les managers attendent l'approbation des dépenses par plusieurs personnes de votre organisation, cela crée des inefficacités que vous pouvez vous permettre de simplifier. Ces gains de temps pourraient être consacrés à stimuler la croissance par des dépenses à valeur ajoutée. Se concentrer sur les aspects importants de la croissance de l'entreprise signifie se débarrasser de ces processus d'approbation interminables.
Avec l'application web et mobile Payhawk, les dépenses peuvent être approuvées à n’importe quel moment, ce qui signifie qu'un processus d'approbation complexe ne retarde pas les dépenses nécessaires. Même si votre politique définit une chaîne d'approbation à plusieurs niveaux, il s'agit toujours d'un processus simple. Ajoutez autant d'approbateurs que votre politique l'exige, et au fur et à mesure que chacun remplit son rôle d'approbation, l'approbateur suivant sera notifié.
Dans Payhawk, vous pouvez créer des flux d'approbation personnalisés pour répondre à votre structure organisationnelle spécifique. Aucun email n'est envoyé pour poursuivre le processus, tout le monde peut voir la progression dans le tableau de bord, de sorte que personne n'est laissé dans l'ignorance.
Votre équipe financière est composée de personnes hautement qualifiées et compétentes, et leurs compétences pourraient être mieux utilisées pour des tâches à plus forte valeur ajoutée, plutôt que pour certains des processus manuels actuels.
Il est clair que les chefs d'entreprise et les employés souhaitent que la finance utilise cet ensemble de compétences pour guider l'entreprise dans une direction stratégique avec la planification et les prévisions budgétaires.
Mais pour qu'ils puissent faire leur travail correctement, ils ont besoin du soutien de la bonne technologie et cela signifie un logiciel de gestion des dépenses qui s'intègre de manière transparente dans le système ERP et permet l'automatisation qui élimine les tâches manuelles subalternes qui freinent ce progrès. Et c'est ce que Payhawk peut offrir à votre organisation.
Pour être compétitif et passer à l'échelle, vous devez changer votre fonction financière pour refléter la façon moderne de travailler et nous pouvons vous aider à le faire.
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Que votre entreprise compte des dizaines, des centaines ou des milliers d’employés, en France ou à l’étranger, nous facilitons la gestion de vos dépenses en vous permettant de les contrôler à grande échelle à l’aide d’une solution unique. Programmez une démo dès aujourd’hui et adieu aux tâches financières fastidieuses grâce à notre logiciel de gestion tout-en-un!
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