Kan financiële automatisering helpen bij het opschalen van je bedrijf?

Als je momenteel vertrouwt op verouderde financiële systemen, zal je bedrijf om twee redenen moeite hebben om te groeien. Ten eerste zitten je financiële teams opgezadeld met onhandige, handmatige taken en kunnen ze zich niet concentreren op zaken die er toe doen, zoals strategische analyses, en ten tweede zorgen onnauwkeurige gegevens ervoor dat je geen financieel inzicht hebt.

Hoe financiële automatisering je bedrijf kan helpen opschalen

Volgens een recent rapport van de Harvard Business Review Analytic Services in samenwerking met Payhawk zegt 38% van de bedrijfsleiders dat 'slechts enkele tot geen eenvoudige financiële taak is geautomatiseerd'. Dit betekent dat bijna twee derde van de respondenten ten minste een bepaald niveau van financiële automatisering heeft. Maar het laat nog steeds zien dat er bedrijven zijn die alles handmatig doen.

Het vasthouden aan handmatige taken weerhoudt je financiële team ervan strategisch actiever te worden. Dus als je momenteel oudere systemen gebruikt die niet met elkaar communiceren, of je vertrouwt op handmatige gegevensinvoer en een papieren administratie, moet je overwegen je processen te moderniseren om te groeien.

We begrijpen het; het veranderen van software kan duur en ontmoedigend zijn. Waarom zou je iets veranderen wat je al zo lang gebruikt en wat prima werkt? Maar werkt het écht? Moet je niet steeds meer workarounds implementeren en meer personeel inzetten om de problemen op te lossen?

Hoe kan je deze verouderde processen verbeteren als dat in jouw organisatie het geval is?

Het antwoord ligt in financiële automatisering. Automatisering is de sleutel tot soepele en efficiënte financiële bedrijfsprocessen, waardoor financiële prognoses nauwkeurig zijn en de planning van resources eenvoudiger wordt, en waardoor financiële teams in wezen tijd vrijmaken om zich te kunnen richten op een strategische beleid om je bedrijf sneller te laten groeien, zoals het leveren van de informatie die specifieke teams nodig hebben om betere zakelijke beslissingen te kunnen nemen.

Daag oude gewoonten uit met automatisering

Als je je financiën beheert zoals je dat altijd hebt gedaan, kan het moeilijk zijn om een andere weg in te slaan. Maar als er wrijving is tussen de financiële en niet-financiële afdeling, je merkt dat je geen tijd hebt voor analyses en het creëren van toegevoegde waarde aan het einde van de maand, en je veel boekhoudkundige problemen moet corrigeren voordat je aan het einde van de maand begint - dan is het misschien tijd voor verandering. Maar hoe?

Automatisering helpt de last te verlichten, en dat blijkt uit de resultaten van het recente rapport. Wie eenvoudige financiële taken kan automatiseren, zegt veel vaker dat zijn financiële afdeling de afgelopen twee jaar steeds meer betrokken is geraakt bij de bedrijfsstrategie. Dit in vergelijking met teams die nog steeds grotendeels handmatig werken.

Het is duidelijk dat automatisering het strategische potentieel dat financiële teams een organisatie kunnen bieden, vrijmaakt. Het heeft de kracht om nauwkeurig te voorspellen, te budgetteren en middelen toe te wijzen omdat alle tijdrovende taken zijn verdwenen

De verwachtingen van het financiële team zijn zeer hoog

Door het verwijderen van repetitieve administratieve taken bespaar je je financiële teams tijd om strategieën uit te stippelen en bedrijfsgroei te stimuleren op een manier die ze nooit eerder hebben gekund.

Mensen vinden dat financiële teams meer zouden kunnen doen om groei te stimuleren. Hoewel de meerderheid (76%) vindt dat de financiële afdelingen een essentiële rol spelen bij het ondersteunen van de bedrijfsdoelstellingen van de organisatie, is 64% van mening dat ze meer zouden kunnen doen.

Maar omdat de eisen steeds hoger worden, groeit de capaciteit van het financiële team niet zo snel. Hierdoor ontstaat een grotere kloof die moet worden gedicht.

Er is sprake van een vicieuze cirkel. Als financiële teams de bedrijfsdoelstellingen verder willen ondersteunen en stimuleren, moeten ze financiële gegevens analyseren om de nodige aanbevelingen te kunnen doen. Maar om dit te kunnen doen, hebben ze ondersteuning nodig van technologie, waaronder automatisering en integraties, om het werk dat wordt verwacht mogelijk te maken.

Het is oneerlijk om van je team te verwachten dat ze meer doen dan ze kunnen, zonder ze eerst toegang te geven tot de juiste hulpmiddelen.

Zes problemen die financiële automatisering kan oplossen

Zoals we al zeiden, is het bijwerken van je verouderde financiële processen een must - 67% van de respondenten is van mening dat hun financiële afdeling meer moeite moet doen om de verouderde processen te verbeteren. En de invoering van automatisering in de mix zal deze verouderde processen verbeteren en helpen de samenwerking tussen afdelingen te versterken en de zichtbaarheid in het hele bedrijf te verbeteren - allemaal cruciale componenten voor snelle bedrijfsgroei.

Daarom bekijken we een paar manieren waarop financiële automatisering je kan helpen je financiële afdeling te verbeteren.

Vermijd handmatige taken

In een recent rapport van Harvard Business Review Analytic Services in samenwerking met Payhawk zei 67% van de bedrijfsleiders dat financiële afdelingen waarschijnlijk het grootste deel van hun tijd besteden aan het opsporen van bonnetjes en uitgaven. Maar als er technologie is om dergelijke taken te automatiseren, zou het nazoeken van bonnetjes tot het verleden moeten behoren.

Je zult deze oude manier van werken aan de kaak moeten stellen, want het najagen van bonnetjes en uitgaven zal je bedrijf niet helpen op te schalen. In plaats daarvan moet je het ouderwetse inruilen voor het progressieve om de mogelijkheid van bedrijfsgroei te ontsluiten.

Er zijn een tal van handmatige taken die ondertussen geautomatiseerd kunnen worden. Deze taken kosten de financiële afdeling nu nog onnodig veel tijd. Denk hierbij aan: boekhouding, facturen van leveranciers, OCR en goedkeuringsworkflows. Al deze taken kunnen worden geautomatiseerd met Payhawk.

Creëer een cultuur van financiële transparantie

Het doel is om alles wat te maken heeft met je financiële organisatie meer gestroomlijnd en efficiënter te maken om tijd vrij te maken, en het schrappen van onkostenvergoedingen kan je daarbij helpen.

Met het afschaffen van onkostenvergoedingen creëer je meteen een cultuur van transparantie en zekerheid over je financiën. Deze kosten zijn moeilijk te controleren, vooral als je meerdere vestigingen hebt. Proberen bij te houden wie wat heeft uitgegeven kan al snel een tijdrovende nachtmerrie worden.

Met Payhawk kun je voorgoed afscheid nemen van contant geld en elke werknemer uitrusten met een eigen zakelijke betaalkaart, met limieten die je kunt beheren en een digitaal systeem waarmee ze bonnetjes kunnen fotograferen en inscannen, waarbij hun uitgaven automatisch gesynchroniseerd worden met je ERP.

Door je ERP te integreren met Payhawk zie je hoe belangrijke gegevens perfect gesynchroniseerd worden. Geen afwijkende uitgaven meer, geen wrijving meer tussen de financiële afdeling en de rest van de organisatie, geen boekhoudkundige problemen meer die het einde van de maand in de weg staan. In plaats daarvan verbetert de transparantie van financiële informatie gedurende de maand en is je ERP altijd up-to-date.

Menselijke fouten komen voor, er ontbreekt informatie, medewerkers raken bonnetjes kwijt of delen ze niet met de financiële afdeling. Dit leidt tot onnauwkeurige financiële rapportage, wat problemen kan opleveren met belastingdiensten en accountants.

Krijg snel toegang tot belangrijke financiële gegevens

Met systemen die gegevens synchroniseren en menselijke fouten volledig elimineren, geeft financiële automatisering iedereen in de organisatie de real-time financiële informatie die nodig is om weloverwogen beslissingen te nemen.

Je kunt geen real-time gegevens bereiken zonder software voor uitgavenbeheer die perfect integreert met je gekozen ERP-systeem. Als je dus vertrouwt op bestaande systemen zonder vrij stromende financiële gegevens, kun je geen volledig inzicht krijgen in je bedrijfsuitgaven.

Je hebt duidelijkheid nodig wanneer je je bedrijf laat groeien, vooral rond je financiële situatie, en stakeholders willen net zo graag de vooruitgang zien als jij. Als je in staat bent om direct nauwkeurige financiële prognoses te maken en inzicht te krijgen in je bedrijfsuitgaven, ben je veel beter in staat om aan een snelle bedrijfsgroei te beginnen.

Geef werknemers meer vrijheid in hun uitgaven

Uit het rapport bleek dat slechts 11% van de medewerkers van niet-financiële teams "zeer" tevreden was met de uitgavenbeheer systemen van hun organisatie. Dus door je te richten op het implementeren van een softwareoplossing die financiële teams helpt tijdrovende taken en processen te verminderen en tegelijkertijd tegemoet te komen aan de behoeften van niet-financiële teams, kun je je veel sneller richten op bedrijfsgroei.

Stel maandelijkse limieten in en geef elke werknemer een betaalkaart om een bedrijfscultuur te creëren waarin iedereen zich verantwoordelijk voelt en meer autonomie heeft over de maandelijkse bedrijfsuitgaven. Keur uitgaven onder een bepaald bedrag vooraf goed om werknemers meer beslissingsbevoegdheid te geven binnen hun eigen afdeling.

Snelle goedkeuring van uitgaven zal het uitgavenproces vergemakkelijken

Wanneer je je bedrijf wilt uitbreiden, gaat het niet alleen om kostenbesparing. In feite gaat het helemaal niet om kostenbesparingen, maar om het evalueren van de zaken waaraan je geld uitgeeft en om uit te zoeken of die waarde toevoegen aan je bedrijf en je helpen je doelstellingen te bereiken.

Dus in plaats van de uitgaven stop te zetten, zal je de huidige werking van het goedkeuringsproces voor uitgaven anders moeten aanpakken. Als medewerkers en teamleiders moeten wachten op de goedkeuring van uitgaven door meerdere mensen in je organisatie, creëert dat inefficiënties die je kunt stroomlijnen. Deze tijdsbesparing kan worden besteed aan het stimuleren van groei. Door je te concentreren op de belangrijke aspecten die de groei van je bedrijf bevorderen, kun je afzien van deze langdurige goedkeuringsprocessen.

Met de Payhawk web- en mobiele app kunnen uitgaven onderweg worden goedgekeurd, zodat een ingewikkeld goedkeuringsproces de noodzakelijke uitgaven niet vertraagt. Zelfs als je beleid een goedkeuringsketen met meerdere niveaus kent, is het nog steeds een eenvoudig proces. Voeg zoveel goedkeurders toe als nodig is voor je beleid, en als iedereen zijn goedkeuringsrol vervult, wordt de volgende goedkeurder op de hoogte gebracht.

Binnen Payhawk kun je aangepaste goedkeuringsworkflows creëren die passen bij je specifieke organisatiestructuur, wat betekent dat het onkostenbeheer van bedrijven gestroomlijnd kan worden en tegelijkertijd de cultuur van goed beleid en kostenbeheersing ondersteunt. Er worden geen e-mails verstuurd die het proces achtervolgen - iedereen kan de voortgang bekijken in het dashboard, zodat niemand in het ongewisse wordt gelaten.

Uiteindelijk helpt Payhawk je financiële team om meer waarde toe te voegen

Je financiële team zit vol met hooggekwalificeerde en competente mensen, en hun vaardigheden kunnen beter worden ingezet voor taken van hogere waarde, in plaats van sommige van de handmatige processen die momenteel bestaan.

Het is duidelijk dat bedrijfsleiders en werknemers graag willen dat de financiële afdeling deze vaardigheden gebruikt om het bedrijf in een strategische richting te sturen met planning en budgetprognoses.

Maar om hun werk goed te kunnen doen, hebben ze ondersteuning nodig van de juiste technologie - en dat betekent een software voor onkostenbeheer die naadloos integreert in het ERP-systeem en automatisering mogelijk maakt, zodat er geen sprake meer is van ondergeschikte handmatige taken die deze vooruitgang tegenhouden. En dat is wat Payhawk jouw organisatie kan bieden.

Om te concurreren en op te schalen moet je je financiële functie aanpassen aan de moderne manier van werken, en wij kunnen je daarbij helpen.

Lees meer over hoe Payhawk je kan helpen je financiële processen te upgraden - plan een demo.