Charlas CFO: Categorías de gastos, ¿Qué son y para qué sirven?

Para lograr sus objetivos, toda empresa debe incurrir en una diversidad de gastos e inversiones. Comprar suministros de oficina, pagar el alquiler de un local, contratar anuncios… todo negocio necesita cubrir diferentes gastos fijos y variables para operar, generar ventas y lograr beneficios. Establecer unas categorías de gastos adaptadas a nuestro sector y empresa resulta clave para una gestión financiera eficaz. Te contamos porqué.

En general, definir unas categorías de gastos se trata simplemente de agrupar organizadamente los tipos gastos de nuestra empresa, con el fin de crear presupuestos más reales y poder presentar correctamente tanto informes, como declaraciones de impuestos. Una buena categorización nos permitirá llevar los libros contables de forma clara y precisa, facilitando la planificación y la gestión.

¿Por qué es importante definir categorías de gastos para mi negocio?

Clasificar todos los gastos operativos de nuestra empresa, según unas categorías definidas, nos permite, en primer lugar, tener una contabilidad más clara y rigurosa para fines fiscales. También nos facilita obtener una panorámica global de los costes de nuestro negocio, ayudando a la previsión y la optimización, entre otros beneficios:

Conocimiento del negocio

Definiendo y aplicando transversalmente las categorías de gastos en la administración de nuestra empresa, podemos obtener información estratégica para ahorrar costes y mejorar el rendimiento.

El primer paso es analizar exhaustivamente nuestro negocio con el fin de identificar cuáles son los mototes clave. A partir de ahí es que podremos establecer las categorías de gastos que mejor nos encajen, y estructurar así nuestra planificación e informes relacionados.

Para ello, debemos unificar las categorías de gasto en el software de contabilidad y en todas las herramientas de gestión de gastos, previsión y presupuesto. Para realizar un seguimiento correcto, los reportes de gasto real y planificado deben ser coherentes y consistentes. De lo contrario estaremos comparando peras con manzanas y necesitaremos muchas horas de recálculos y ajustes manuales.

Benchmarking de competidores e industria

Adaptar las categorías de gasto ya establecidas para nuestro sector también puede ayudarnos a evaluar nuestra situación, mediante análisis comparativos con respecto a los competidores y la industria en general. En ese sentido, nos permite valorar si estamos invirtiendo más o menos en las áreas clave e identificar y priorizar brechas de rendimiento.

Relaciones con inversores

Uno de los indicadores clave para evaluar el estado de salud de una empresa es la calidad de sus datos. Los inversores adoran las empresas bien organizadas y administradas. Una buena categorización de gastos fijos y gastos variables nos permite tener mayor visibilidad para planificar, monitorizar y ajustar nuestras previsiones, según datos reales. Los inversores notan y valoran tales precisiones.

Optimización del flujo de efectivo

Al categorizar los gastos de tu negocio, podemos identificar áreas donde se pueden realizar ajustes para mejorar el flujo de efectivo. Al comprender en qué aspectos inviertes más y dónde puedes reducir costes de manera efectiva, logras una gestión más eficiente de los recursos financieros.

Mejora en la toma de decisiones

La categorización precisa de los gastos proporciona datos detallados que respaldan la toma de decisiones informadas. Al tener una comprensión clara de cómo se distribuyen los recursos financieros en diferentes áreas de la empresa, los líderes empresariales pueden adoptar medidas estratégicas con mayor confianza y precisión.

Cumplimiento regulatorio

Contar con categorías de gastos bien definidas facilita el cumplimiento de las regulaciones fiscales y financieras. Esto nos ayuda a evitar errores al presentar informes y nos asegura que estamos en conformidad con las normativas, evitando sanciones y problemas legales que podrían surgir por una mala gestión contable.

Identificación de oportunidades de crecimiento

La segmentación de gastos permite identificar áreas donde invertir más para impulsar el crecimiento empresarial. Al comprender dónde se puede asignar capital para obtener mayores rendimientos, se pueden desarrollar estrategias de crecimiento más efectivas y enfocadas.

Eficiencia en la auditoría y revisión financiera

Cuando las categorías de gastos están claramente definidas, los procesos de auditoría y revisión financiera se vuelven más eficientes. La documentación y el rastreo de gastos se simplifican, lo que nos facilita la identificación de discrepancias o problemas financieros potenciales.

¿Qué categorías de gastos puedo aplicar a mi negocio?

Las categorías de gastos son simples clasificaciones para compilar los gastos operativos de una misma naturaleza o con características similares. Los departamentos administrativos suelen definir su lista de categorías según el tipo de negocio y sector.

En línea con esta idea, Jaime López, CFO de HEURA Foods, destaca de Payhawk “la agilidad de la gestión, ya que cada uno puede subir tickets desde la aplicación sin tener la tarjeta de Payhawk, o ir visualizando y controlando el gasto”. En ese contexto, contar con una solución capaz de categorizar los gastos del negocio de manera eficaz y automáticamente es determinante.

Aunque varían entre industrias, existen algunas categorías más o menos genéricas, como “Viajes” o “Marketing”, aplicables a gran diversidad de empresas, independientemente de la industria.

En Payhawk manejamos las siguientes categorías de gastos:

• Ventas

En esta categoría entran todos los costes asociados con el servicio de atención al cliente y la plataforma de suscripción. Los “Costes de emisión de tarjetas” y los “Costes de infraestructura y hosting” son solo algunas de las subcategorías de este grupo.

• Marketing

En esta categoría hacemos seguimiento de todos los gastos de marketing, tanto online como offline, eventos y relaciones públicas. El objetivo es tener una panorámica completa de los costes de adquisición de clientes en los diferentes canales.

• Infraestructura y servicios

Esta categoría cubre todos los gastos relacionados con el alquiler, los servicios básicos de agua, luz, etc., consumibles de oficina y todos los demás gastos administrativos.

• IT

Aquí agrupamos todas las suscripciones y licencias de software por departamento, así como los costes de infraestructura tecnológica interna y gastos de hosting de nuestras plataformas digitales.

• Viajes y representación

En este grupo hacemos seguimiento separadamente de los gastos relacionados con viajes -alojamiento, transporte y manutención diaria- y los gastos de representación.

• Servicios

Esta categoría de gastos incluye todos los costes de la contratación de servicios de terceros, como asesoramiento legal, contabilidad, recursos humanos, traducciones, etc.

• Finanzas

Aquí se incluyen las comisiones bancarias, comisiones de tarjetas de débito o crédito, comisiones comerciales, costes de seguros y otros gastos del departamento de finanzas.

• Otros

En general se intenta evitar esta categoría. No obstante, se contempla para agrupar toda esa serie de gastos que no pueden clasificarse en ninguna otra.

Cómo categorizar los gastos de empresa paso a paso con un software

Como hemos venido comentando a lo largo del artículo, utilizar una solución como Payhawk ayudará enormemente a categorizar los gastos de empresa. Sea cual sea el negocio y el sector, contribuirá a establecer ese orden tan necesario. Ahora bien, ¿cómo llevarlo a cabo? Aplicando un paso a paso como el que detallamos a continuación:

• Paso 1: Identificar las categorías relevantes. Hay que revisar los gastos actuales, analizar la estructura de tu negocio y considerar cada tipo de categoría.
• Paso 2: Configurar el software. Con Payhawk se puede manejar la creación de categorías y subcategorías de gastos.
• Paso 3: Configurar las categorías de gastos. Desde el panel de control podemos buscar la sección dedicada a la gestión de categorías o cuentas y agregar nuevas categorías y subcategorías. Es recomendable asignar nombres claros y descriptivos a cada categoría para facilitar la identificación y seguimiento.
• Paso 4: Asignar gastos a las categorías. Llega el momento de ingresar los gastos registrados en el software y asignar cada transacción a la categoría o subcategoría correspondiente.
• Paso 5: Capacitar al equipo. Es clave capacitar al equipo en el uso del software y en cómo clasificar los gastos.
• Paso 6: Monitorizar y analizar. Los informes generados por el software para monitorear y analizar los gastos nos permiten observar cómo se distribuyen e identificar áreas de mejora o posibles ajustes presupuestarios.
• Paso 7: Revisar y ajustar. También es aconsejable hacer revisiones periódicas de la configuración para confirmar que los gastos se están asignando correctamente a las categorías.

Siguiendo estos pasos, podremos implementar una categorización efectiva de gastos empresariales en Payhawk, lo que nos permitirá tener un mejor control y comprensión de las finanzas y la contabilidad del negocio.

Finalmente, las categorías de gastos son un elemento crítico en la planificación financiera. Una clasificación definida en función de las necesidades y los principales motores de nuestro negocio nos permitirá analizar mejor nuestro desempeño y planificar más eficazmente el futuro.