Desarrollar un negocio y generar beneficios depende también de una gestión de gastos eficaz. Definir unas categorías de gastos adecuadas a nuestra empresa e industria permite analizar mejor el desempeño, facilita la supervisión y el control del presupuesto, mientras nos ayuda a planificar mejor el futuro.
Para lograr sus objetivos, toda empresa debe incurrir en una diversidad de gastos e inversiones. Comprar suministros de oficina, pagar el alquiler de un local, contratar anuncios… todo negocio necesita cubrir diferentes gastos fijos y variables para operar, generar ventas y lograr beneficios. Establecer unas categorías de gastos adaptadas a nuestro sector y empresa resulta clave para una gestión financiera eficaz. Te contamos porqué.
En general, definir unas categorías de gastos se trata simplemente de agrupar organizadamente los tipos gastos de nuestra empresa, con el fin de crear presupuestos más reales y poder presentar correctamente tanto informes, como declaraciones de impuestos. Una buena categorización nos permitirá llevar los libros contables de forma clara y precisa, facilitando la planificación y la gestión.
Clasificar todos los gastos operativos de nuestra empresa, según unas categorías definidas, nos permite, en primer lugar, tener una contabilidad más clara y rigurosa para fines fiscales. También nos facilita obtener una panorámica global de los costes de nuestro negocio, ayudando a la previsión y la optimización, entre otros beneficios:
Definiendo y aplicando transversalmente las categorías de gastos en la administración de nuestra empresa, podemos obtener información estratégica para ahorrar costes y mejorar el rendimiento.
El primer paso es analizar exhaustivamente nuestro negocio con el fin de identificar cuáles son los mototes clave. A partir de ahí es que podremos establecer las categorías de gastos que mejor nos encajen, y estructurar así nuestra planificación e informes relacionados.
Para ello, debemos unificar las categorías de gasto en el software de contabilidad y en todas las herramientas de gestión de gastos, previsión y presupuesto. Para realizar un seguimiento correcto, los reportes de gasto real y planificado deben ser coherentes y consistentes. De lo contrario estaremos comparando peras con manzanas y necesitaremos muchas horas de recálculos y ajustes manuales.
Adaptar las categorías de gasto ya establecidas para nuestro sector también puede ayudarnos a evaluar nuestra situación, mediante análisis comparativos con respecto a los competidores y la industria en general. En ese sentido, nos permite valorar si estamos invirtiendo más o menos en las áreas clave e identificar y priorizar brechas de rendimiento.
Uno de los indicadores clave para evaluar el estado de salud de una empresa es la calidad de sus datos. Los inversores adoran las empresas bien organizadas y administradas. Una buena categorización de gastos fijos y gastos variables nos permite tener mayor visibilidad para planificar, monitorizar y ajustar nuestras previsiones, según datos reales. Los inversores notan y valoran tales precisiones.
Las categorías de gastos son simples clasificaciones para compilar los gastos operativos de una misma naturaleza o con características similares. Los departamentos administrativos suelen definir su lista de categorías según el tipo de negocio y sector.
Aunque varían entre industrias, existen algunas categorías más o menos genéricas, como “Viajes” o “Marketing”, aplicables a gran diversidad de empresas, independientemente de la industria.
En Payhawk manejamos las siguientes categorías de gastos:
En esta categoría entran todos los costes asociados con el servicio de atención al cliente y la plataforma de suscripción. Los “Costes de emisión de tarjetas” y los “Costes de infraestructura y hosting” son solo algunas de las subcategorías de este grupo.
En esta categoría hacemos seguimiento de todos los gastos de marketing, tanto online como offline, eventos y relaciones públicas. El objetivo es tener una panorámica completa de los costes de adquisición de clientes en los diferentes canales.
Esta categoría cubre todos los gastos relacionados con el alquiler, los servicios básicos de agua, luz, etc., consumibles de oficina y todos los demás gastos administrativos.
Aquí agrupamos todas las suscripciones y licencias de software por departamento, así como los costes de infraestructura tecnológica interna y gastos de hosting de nuestras plataformas digitales.
En este grupo hacemos seguimiento separadamente de los gastos relacionados con viajes -alojamiento, transporte y manutención diaria- y los gastos de representación.
Esta categoría de gastos incluye todos los costes de la contratación de servicios de terceros, como asesoramiento legal, contabilidad, recursos humanos, traducciones, etc.
Aquí se incluyen las comisiones bancarias, comisiones de tarjetas de débito o crédito, comisiones comerciales, costes de seguros y otros gastos del departamento de finanzas.
En general se intenta evitar esta categoría. No obstante, se contempla para agrupar toda esa serie de gastos que no pueden clasificarse en ninguna otra.
Finalmente, las categorías de gastos son un elemento crítico en la planificación financiera. Una clasificación definida en función de las necesidades y los principales *motores *de nuestro negocio nos permitirá analizar mejor nuestro desempeño y planificar más eficazmente el futuro.
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