Las tarjetas virtuales y los pagos B2B

En los últimos años las tarjetas virtuales han evolucionado radicalmente y su uso se ha extendido a todos los sectores. Bien sean tarjetas de crédito, de débito o prepagadas, las tarjetas virtuales ya no son sólo una alternativa de pago segura para las compras por Internet. Son también un instrumento financiero clave para las transacciones entre empresas (B2B, por sus siglas en inglés).

De hecho, un  reporte de Accenture proyecta que para el 2021 se convertirán en el segmento más grande del mercado de tarjetas comerciales en Estados Unidos. Y en otro estudio reciente de Mastercard, los ejecutivos de finanzas destacan que las tarjetas virtuales son hoy uno de los métodos más rentables, fáciles y seguros para procesar pagos electrónicos. De allí que más del 30% de los encuestados espera que el uso de cheques se vea reducido, mientras que el pago con tarjetas virtuales crecerá hasta un 37%.

Integradas a las soluciones globales desarrolladas por los neobancos y entidades de fintech, las tarjetas virtuales se han posicionado como uno de los instrumentos financieros más convenientes, prácticos y flexibles para las operaciones business to business, por varias razones.

En primer lugar, las tarjetas virtuales corporativas permiten ofrecer a los trabajadores un  mecanismo de pago práctico y seguro. De forma autónoma, pero controlada, con ellas pueden hacer frente tanto a sus gastos profesionales, como a los pagos de un determinado proyecto o departamento, así como contratar servicios y sufragar gastos de oficina.

Pero existen muchas otras ventajas. En el ámbito B2B, las tarjetas virtuales también reducen los costes de gestión, mejoran controles internos, minimizan errores humanos y facilitan la conciliación de cuentas, ayudando a optimizar toda la gestión financiera. Veamos en detalle porqué.

Tarjetas virtuales: ¿Qué beneficios presentan para la gestión de pagos?

En la actualidad, cada vez más compañías están recurriendo a las tarjetas virtuales para que sus trabajadores puedan realizar compras, sin necesidad de abrir una cuenta corporativa con varios titulares o solicitar la emisión de varias tarjetas físicas.

Los gerentes han comprobado que las tarjetas virtuales conforman una solución versátil y segura para optimizar los trámites financieros B2B, al contar con beneficios como:

Gestión sin papeleos, ni traslados

La gestión de las tarjetas virtuales para empresas es totalmente en línea. Las entidades de fintech cuentan con plataformas web y aplicaciones móviles que facilitan la solicitud, emisión y gestión integral de todas las tarjetas virtuales que se requieran. Así, no hacen falta engorrosos procesos administrativos, ni papeleos o traslados.

Autonomía para el empleado

El equipo financiero ya no necesita invertir tiempo en pagar los gastos profesionales de cada empleado o gestionar reembolsos.  Con las tarjetas virtuales, la empresa puede empoderar a sus trabajadores con un instrumento de pago práctico y seguro, mientras optimiza la gestión contable.

Con una tarjeta virtual corporativa, cada trabajador puede encargarse de sus gastos de representación, con tanta autonomía como control. Una aplicación móvil le permite capturar y enviar automáticamente los recibos correspondientes. Y cada transacción se corresponde con su gasto de forma automática y en tiempo real.

Practicidad y control

Las plataformas para la gestión de las tarjetas virtuales están diseñadas para optimizar el control de los gastos realizados por el personal.  Rápidas de configurar y fáciles de usar, permiten emitir un número ilimitado de tarjetas virtuales, con reglas de gasto integradas y presupuestos individualizados. Todo ello según las necesidades de la empresa, el departamento y el perfil del empleado.

Con un clic, pueden transferirse fondos a las tarjetas virtuales de forma instantánea, según las políticas de gasto y el sistema de solicitud definido. En caso de requerirse, cada tarjeta se puede cancelar o bloquear instantáneamente sin necesidad de cerrar la cuenta, ni afectar al resto de los instrumentos de pago.

Seguridad garantizada

Tal y como explicamos en  este artículo, la tarjeta virtual corporativa es uno de los instrumentos de pago más seguro en la actualidad.

Al no tener un soporte físico en plástico, las tarjetas virtuales no pueden sustraerse ni rastrearse hasta la cuenta de empresa. Y en caso de detectarse una actividad inusual, pueden cancelarse o bloquearse con un solo clic. Al tratarse de productos financieros de fondos limitados, presentan menor riesgo de fraude e imposibilitan el cobro de cargos no solicitados.

Las tarjetas virtuales de uso recurrente, como la  Visa Comercial ofrecida por Payhawk, permiten realizar un seguimiento en tiempo real de todos los pagos en curso. De esta manera la empresa siempre sabe quién realizó el gasto, cuándo y dónde, para mayor seguridad.

Límites de gasto y validaciones ad hoc

A través de las plataformas digitales de gestión, las empresas pueden configurar de forma sencilla, rápida y personalizada cada una de las tarjetas virtuales que desee. Así, es posible establecer fechas de caducidad, presupuestos y límites de gasto mensual individualizados, según la responsabilidad o los requerimientos para cada empleado.

La solución de Payhawk facilita asignar presupuestos mensuales recurrentes o emitir tarjetas a pedido, que funcionan con solicitud y aprobación de fondos a través de una aplicación móvil. Todo pago que supere los límites fijados requerirá una validación extra.

Conciliación automatizada

Con las tarjetas virtuales ya no hace falta invertir horas y recursos rastreando, organizando y conciliando facturas. Los recibos perdidos o ilegibles son cosa del pasado. Gracias a la plataforma de gestión online, integrada al sistema contable de la empresa, la información de cada transacción se corresponde con su gasto automáticamente y en tiempo real.

Así, cada pago puede rastrearse, monitorearse e, incluso, predecirse. Sin mayores esfuerzos, el equipo contable obtiene una panorámica global y detallada de la información de la empresa. De esta manera, los gerentes de finanzas puedan concentrarse en analizar tendencias y patrones de gastos, mejorando la previsibilidad.