Willkommen bei Payhawk!
Wir freuen uns riesig, Sie an Bord zu haben, und hoffen, Ihnen mit unserer Plattform den Alltag zu erleichtern!
Das Payhawk Customer Success Team begleitet Sie kompetent durch den gesamten Prozess und steht Ihnen jederzeit unterstützend zur Seite. Darüber hinaus ist das Team montags bis freitags von 08:00 bis 18:00 Uhr MEZ über den Live-Chat für eine schnelle und proaktive Unterstützung erreichbar.
Falls Sie einige der am häufigsten gestellten Fragen nachlesen möchten, durchsuchen Sie bitte die Ressourcen im Payhawk Help Center.
Zielgruppe
Dieser Leitfaden richtet sich an Mitarbeitende von Unternehmen mit Sitz im Vereinigten Königreich und im EWR, die über Payhawk-Administratorrechte verfügen und für die vollständige Verwaltung des Payhawk-Kontos ihres Unternehmens verantwortlich sind. Dazu gehören die Überwachung aller Unternehmensausgaben, die Verknüpfung und Ausgabe von Firmenkarten, die Festlegung von Ausgaberichtlinien und Kartenkontrollen, die Definition von Arbeitsabläufen, die Abwicklung von Rechnungszahlungen und Kostenerstattungen sowie die Einrichtung von Teams mit gemeinsamen Budgets.
Zusammenfassung
Diese Kurzanleitung führt Sie durch die grundlegenden Schritte zur Nutzung des Systems als Payhawk Administrator und hilft Ihnen dabei, das Payhawk-Webportal und die mobile App in Betrieb zu nehmen:
Schritt 1 – Registrieren Sie sich bei Payhawk und aktivieren Sie Ihr Konto
Schritt 3 – Laden Sie Mitarbeitende ein und richten Sie Ihre Teams ein
Schritt 5 – Definieren Sie Ausgabenkategorien und benutzerdefinierte Felder
Schritt 7 – Synchronisieren Sie Ihr Payhawk-Konto mit Ihrem ERP-System
Schritt 8 – Schließen Sie den Monat ab und archivieren Sie Ihre Ausgaben
Starten Sie jetzt mit Ihrer Payhawk-Erfahrung!
Schritt 1 – Registrieren Sie sich bei Payhawk und aktivieren Sie Ihr Konto
Um die Schritte in diesem Leitfaden befolgen zu können, müssen Sie zunächst:
Weitere Informationen finden Sie in den Artikeln zum Thema Konfiguration Ihrer persönlichen Payhawk-Profileinstellungen.
Schritt 2 – Laden Sie Guthaben auf Ihr Payhawk-Konto
Das Aufladen Ihres Payhawk-Kontos ist so einfach wie eine Banküberweisung. So laden Sie Guthaben auf Ihr Payhawk-Konto von verknüpften Bankkonten in Großbritannien und im EWR auf:
Gehen Sie zu Guthaben. Klicken Sie in Ihren Kredit- oder Debitkonten auf die gewünschte Währung.
Klicken Sie auf die Schaltfläche + Guthaben hinzufügen, um eine Liste Ihrer verknüpften Konten anzuzeigen.
Klicken Sie auf das gewünschte Konto, um es als Einzahlungsquelle für die Aufladung des erforderlichen Guthabens festzulegen, und geben Sie den Betrag an. Klicken Sie auf Guthaben hinzufügen.
Sobald Sie die Zahlung autorisiert haben, wird die Einzahlung unter Ihrem entsprechenden Konto als „ausstehend“ angezeigt. Sobald die Einzahlung verbucht wurde, wird sie im Feld Einzahlungsverlauf des Kontos angezeigt.
Alternativ können Sie Geld per Banküberweisung auf Ihr Payhawk-Konto einzahlen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel über Einzahlungswährungen und Zahlungsmethoden für verknüpfte Konten sowie Banküberweisungen.
Darüber hinaus müssen Sie sich bei Payhawk nicht jeden Tag bei der Anwendung anmelden, um lediglich den Kontostand Ihres Unternehmens im Blick zu behalten. Legen Sie einen Schwellenwert fest. Sobald Ihr Kontostand unter diesen Betrag fällt, benachrichtigt Payhawk die Payhawk Administratoren in Ihrem Unternehmen automatisch per E-Mail.
Schritt 3 – Laden Sie Mitarbeitende ein und richten Sie Ihre Teams ein
Damit Ihre Mitarbeitenden Payhawk nutzen können, müssen Sie sie zunächst in das System einladen. Anschließend können Sie Ihre Teams zusammenstellen. Teams in Payhawk müssen nicht unbedingt der hierarchischen Struktur Ihres Unternehmens entsprechen. Sie können auch anhand anderer Kriterien gebildet werden, beispielsweise anhand bestimmter Projekte oder Aufgabenbereiche, an denen die Mitarbeitenden arbeiten.
Payhawk-Rollen und -Berechtigungen
Jedem Mitarbeitenden, den Sie zu Payhawk einladen, muss eine Rolle zugewiesen werden. Sie können entweder eine der in Payhawk integrierten Rollen verwenden oder eine eigene benutzerdefinierte Rolle erstellen. Darüber hinaus können Sie jeder Rolle bei Bedarf die Rollenerweiterung „Teammanager“ oder „Assistent der Geschäftsführung“ zuweisen.
PayhawkAdministratoren können Teammitgliedern, die sich um Compliance-Unterlagen kümmern müssen (z. B. das Hochladen von Unternehmens- und Identitätsdokumenten, den Zugriff auf KYC-Formulare und den Empfang von KYC-Benachrichtigungen), die Rolle „Bevollmächtigter Vertreter“ zuweisen, ohne ihnen den vollen Administratorzugriff zu gewähren.
Die grundlegenden Payhawk-Rollen sind „Payhawk Administrator“, „Payhawk Buchhalter“ und „Payhawk Angestellter“. Die weiteren integrierten Rollen „IT-Administrator“, „Senior AP Clerk“, „Bevollmächtigter“ und „Auditor“ basieren auf den Berechtigungen der Rolle „Payhawk Administrator“.
Mitarbeitende zu Payhawk einladen
So laden Sie Mitarbeitende zu Payhawk ein und weisen ihnen die erforderlichen Rollen zu:
Wechseln Sie zur Registerkarte Mitarbeiter > Mitarbeiter. Klicken Sie auf + Neu hinzufügen.
Um eine E-Mail-Einladung an die Mitarbeitenden zu versenden, geben Sie eine E-Mail-Adresse ein, wählen Sie die Rolle aus und klicken Sie auf Einladen. Daraufhin erhält der Mitarbeitende eine E-Mail mit einem Registrierungslink.
Um eine SMS-Einladung an die Mitarbeitenden zu versenden, geben Sie eine E-Mail-Adresse ein und aktivieren Sie den Schalter Via SMS einladen. Geben Sie den Namen und die Handynummer des Mitarbeitenden ein, wählen Sie die Rolle aus und klicken Sie auf Einladen. Daraufhin erhält der Mitarbeitende eine SMS mit einem Registrierungslink.
Die von Ihnen eingeladenen Teammitglieder erhalten E-Mails. Wenn sie auf die Schaltfläche Payhawk nutzen klicken, gelangen sie zur Seite, auf der sie ihr Payhawk-Konto erstellen können.
Sobald sich die eingeladenen Mitarbeitenden bei Payhawk registriert haben, ändert sich der Status ihrer ausstehenden Einladung, und der Mitarbeitende wird unter der Registerkarte Mitarbeiter > Aktiv angezeigt.
Nachdem Sie Ihre Mitarbeitenden eingeladen haben, können Sie Ihre Teams und Mitarbeitenden zusammenstellen und verwalten, beispielsweise Teams erstellen, bearbeiten und löschen, die Angaben zur Kostenerstattung der Mitarbeitenden ändern oder die E-Mail-Adressen der Mitarbeitenden bearbeiten.
Darüber hinaus unterstützt Payhawk auch die Integration mit verschiedenen Personalinformationssystemen (HRIS). Das bedeutet, dass SieMitarbeitende und deren Daten automatisch von unterstützten Plattformen importieren können.
Schritt 4 – Stellen Sie Karten für Ihre Mitarbeitenden aus
Nachdem Sie nun Geld auf Ihr Konto eingezahlt haben, können Sie damit beginnen, physische oder virtuelle Karten für Ihre Mitarbeitenden auszustellen.
Die virtuellen Karten von Payhawk sind für Online-Zahlungen vorgesehen. Sie können jedoch auch zu einer digitalen Wallet hinzugefügt und für Zahlungen an POS-Terminals verwendet werden.
Physische Payhawk-Karten (Kunststoff- und Premium-Metallkarten) sind für Online- und POS-Zahlungen vorgesehen, beispielsweise für geschäftliche Einkäufe vor Ort oder auf Reisen weltweit.
Einzelne Limits und Richtlinien für Ausgabenkarten
Sie können außerdem einzelne Karten für Mitarbeitende ausstellen oder Teamkarten (gemeinsame Budgets) erstellen. In Payhawk können Sie für eine Einzel- oder Teamkarte ein individuelles Limit festlegen oder Ausgaberichtlinien definieren und diese den Karten zuweisen.
Einzelne Limits sind individuelle monatliche Limits für Unternehmenskarten, die entweder einer Einzelperson oder einem Team zugeordnet sind. Karten mit einzelnen Limits eignen sich für wiederkehrende Zahlungen, die leicht einzuschätzen sind und keine komplexen Genehmigungsverfahren erfordern.
Limits auf der Grundlage der Ausgabenrichtlinien des Unternehmens eignen sich dazu, Karteninhaber anhand ihres Ausgabeverhaltens in verschiedene Kategorien einzuteilen. So können Sie beispielsweise eine Richtlinie für die oberste Führungsebene festlegen, die ein hohes Ausgabenlimit vorsieht.
Ausstellung von Kunststoff- und hochwertigen Metallkarten
Die physischen Karten werden innerhalb von weniger als 5 Werktagen nach der Ausstellung zugestellt. Jede Kunststoff- oder Premium-Metallkarte ist einem einzelnen Mitarbeitenden zugeordnet, und jeder Karteninhaber muss seine physische Karte über die Payhawk-App aktivieren:
Gehen Sie zu Dashboard > Karten > Karten. Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neu .
Wählen Sie im sich öffnenden Dialogfeld die Option Physisch (für eine Plastikkarte) oder Metall (für eine Premium-Metallkarte) aus und wählen Sie den Mitarbeitenden aus, dem die Firmenkarte zugewiesen ist.
Wählen Sie unter Limits, zwischen einem eigenständigen monatlichen Limit und einem monatlichen Limit auf der Grundlage einer bestehenden Ausgabenrichtlinie des Unternehmens.
Bei Karten mit individuellen Limits wählen Sie bitte die Währung und das monatliche Limit aus. Bei Karten, die bestehenden Ausgabenrichtlinien des Unternehmens unterliegen, wählen Sie bitte die Währung und die Richtlinie aus, der Sie die Karte zuordnen möchten.
Wählen Sie die Lieferadresse für die Karte aus. Der Schalter für Ihre Firmenadresse ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie möchten, dass die Karte an eine andere Adresse geliefert wird, deaktivieren Sie den Schalter und geben Sie die erforderlichen Adressdaten ein.
Klicken Sie auf Karte ausstellen, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
Virtuelle Karten ausstellen
Virtuelle Karten werden automatisch aktiviert, und Ihr Team kann sie direkt nach der Ausstellung nutzen:
Gehen Sie zu Karten > Karten. Klicken Sie auf + Neu.
Wählen Sie im sich öffnenden Dialogfeld die Option Virtuell aus und wählen Sie den Mitarbeitenden aus, dem die Firmenkarte zugewiesen ist.
Wählen Sie unter Limits, zwischen einem eigenständigen monatlichen Limit und einem monatlichen Limit auf der Grundlage einer bestehenden Ausgabenrichtlinie des Unternehmens.
Bei Karten mit individuellen Limits wählen Sie bitte die Währung und das monatliche Limit aus. Bei Karten, die bestehenden Ausgabenrichtlinien des Unternehmens unterliegen, wählen Sie bitte die Währung und die Richtlinie aus, der Sie die Karte zuordnen möchten.
Klicken Sie auf Karte ausstellen, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
Schritt 5 – Definieren Sie Ausgabenkategorien und benutzerdefinierte Felder
Die Ausgabenkategorien von Payhawk sowie benutzerdefinierte Ausgabenfelder sind in Kombination äußerst leistungsstarke Werkzeuge, da sie eine schnellere und einfachere Finanzkontrolle ermöglichen.
Payhawk-Ausgabenkategorien
Ausgabenkategorien sind benutzerfreundliche Bezeichnungen für Ausgaben, die Mitarbeitende über die mobile App oder das Webportal einreichen können. Die Mitarbeitenden können die entsprechenden Kategorien einsehen und schnell die passende Kategorie für eine Ausgabe auswählen.
Jede Kategorie ist mit einem optionalen Kontocode aus Ihrem Kontenplan oder anderen Buchhaltungssystemen verknüpft. Bitte beachten Sie, dass die Kontocodes nur in Ihrem Monatsbericht angezeigt werden.
So legen Sie eine Ausgabenkategorie an:
Gehen Sie zu Einstellungen > Feldbibliothek.
Klicken Sie auf Kategorie und anschließend auf die Schaltfläche + Kategorie hinzufügen.
Geben Sie den Namen der neuen Kategorie, den Kontocode und gegebenenfalls den Standard-Mehrwertsteuersatz ein. Klicken Sie auf Speichern.
Benutzerdefinierte Ausgabenfelder in Payhawk
Neben der Ausgabenkategorie können Sie mit Payhawk zu jeder Unternehmensausgabe weitere Details hinzufügen, wie beispielsweise Kostenstelle, Projekt-ID und vieles mehr.
So erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Ausgabenfeld in Payhawk:
Gehen Sie zu Einstellungen > Feldbibliothek.
Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neu, um das neue benutzerdefinierte Feld hinzuzufügen.
Geben Sie im Dialogfeld Feld hinzufügen die erforderlichen Angaben ein: Feldname, Rollen, ob das benutzerdefinierte Ausgabensfeld für bestimmte Ausgabenkategorien angezeigt werden soll, ob das benutzerdefinierte Ausgabensfeld bei der Einreichung obligatorisch ist und ob das benutzerdefinierte Ausgabensfeld bei der Prüfung obligatorisch ist.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Schritt 6 – Richten Sie Ihre Genehmigungs-Workflows ein
Je nach Abteilung, Betrag, Ausgabenart und Anfrageart sind unter Umständen separate Genehmiger erforderlich, bevor eine Rechnung oder Zahlung abgeschlossen werden kann. Mit Payhawk können Sie benutzerdefinierte Genehmigungs-Workflows erstellen, die auf die Struktur Ihres Unternehmens zugeschnitten sind.
Bedingungen, Genehmiger und benutzerdefinierte Workflows
Sie können Workflows für Kartenanfragen und Kartentransaktionen, Erstattungen (einschließlich Tagespauschalen und Kilometergeld), Rechnungen, Anfragen, Bestellungen sowie weitere Ausgaben- und Anfragearten definieren.
Genehmigungsschritte können Standardrollen (wie z. B. „Payhawk Buchhalter“ oder „Payhawk Administrator“), benutzerdefinierte Rollen oder bestimmte Mitarbeitende. Sie können auch Teamleiter, Sachkontenmanager oder benutzerdefinierter Feldmanager hinzufügen, um Genehmigungen auf der Grundlage von Teams, Ausgabenkategorien oder von Ihnen festgelegten Werten abzuwickeln.
Die Workflows in Payhawk sind äußerst flexibel. Sie können Bedingungen wie Betragsgrenzen festlegen und aufeinanderfolgende oder parallele Genehmigungsschritte entwerfen, die den Richtlinien und Ausgabenprozessen Ihres Unternehmens entsprechen.
Workflows für Rechnungen definieren
Nehmen wir für dieses Beispiel einmal an, Sie hätten bislang noch keine Workflows für Rechnungen (ausgehende Banküberweisungen) definiert und möchten nun einen Genehmigungs-Workflow für Banküberweisungen ohne Bestellungen anlegen:
Wechseln Sie im Payhawk-Webportal zur Registerkarte Einstellungen > Workflows > Ausgabenarten.
Klicken Sie im Feld Rechnung auf Workflow bearbeiten.
Klicken Sie auf Einreichen und wählen Sie die Option Einreichen per aus, damit Mitarbeitende Ausgaben einreichen können, die per Banküberweisung erstattet werden.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Für den Genehmigungsschritt der Rechnungsart „Ausgaben“ wählen Sie die Option KEINE POB und klicken Sie auf + Genehmigungsschritt hinzufügenB. Sie können entweder eine benutzerdefinierte Genehmigung hinzufügen oder die vorgeschlagene Standardvorlage verwenden. Klicken Sie in diesem Beispiel auf + Benutzerdefiniert.
Die Option Vorlage zeigt alle zuvor für Ihr Unternehmen definierten benutzerdefinierten Rollen an, beispielsweise „Teammanager“, sodass Sie diese nicht manuell aus der Dropdown-Liste der verfügbaren Genehmiger auswählen müssen.
Benennen Sie den Schritt im sich öffnenden Dialogfeld, indem Sie auf das Bleistift-Symbol (Bearbeiten) klicken. Geben Sie den Inhalt ein und klicken Sie auf die Schaltfläche ✔.
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste der verfügbaren Genehmiger die Rolle Teammanager aus. Legen Sie anschließend die gewünschte Bedingung fest, indem Sie auf + Bedingung hinzufügen klicken, zum Beispiel Betrag.
Um den Betrag festzulegen, ab dem eine Genehmigung erforderlich ist, legen Sie die Mengenbegrenzung über das Dropdown-Menü fest, beispielsweise „kleiner oder gleich“ (<=). Geben Sie in der nächsten Zeile den Betrag ein – beispielsweise 200.
Klicken Sie auf Speichern.
Um einstufige, mehrstufige sequenzielle oder nicht-sequenzielle Genehmigungsverfahren zu definieren, befolgen Sie bitte die Richtlinien und wenden Sie die gleichen Schritte wie oben beschrieben an.
Um die Berechtigungen für die Prüfung von Ausgaben festzulegen, klicken Sie auf den Schritt Prüfen. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Prüfen den jeweiligen Mitarbeitenden oder die Rolle aus, die in Ihrem Unternehmen zur Prüfung der Rechnungen berechtigt sein soll, beispielsweise alle Payhawk Buchhalter. Klicken Sie auf Speichern.
Um die Berechtigungen für die Bestätigung von Ausgabendetails festzulegen, klicken Sie auf den Schritt Details bestätigen. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Details bestätigen den jeweiligen Mitarbeitenden oder die Rolle aus, die in Ihrem Unternehmen berechtigt sein soll, die Ausgabendetails und die Zahlungsausführungsmethoden zu bestätigen, beispielsweise einen beliebigen Payhawk Buchhalter. Klicken Sie auf Speichern.
Um die Berechtigungen für die Autorisierung von Zahlungen festzulegen, klicken Sie auf den Schritt Autorisieren . Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Autorisieren den jeweiligen Mitarbeitenden oder die Rolle aus, der bzw. die Rechnungen für sofortige oder geplante Zahlungen autorisieren (begleichen) darf, sofern keine Bestellungen damit verknüpft sind, beispielsweise einen beliebigen Payhawk Administrator. Klicken Sie auf Speichern.
Weitere Informationen finden Sie unter So definieren Sie Workflows für Anfragen und Bestellungen sowie unter Kartenanfragen. Nachdem Sie Ihre Workflows definiert haben, können Ihre Mitarbeitenden Ausgabenanfragen einreichen, Kartenanfragen sowie andere Anfragen einreichen, während die Genehmigenden in Ihrem Unternehmen diese genehmigen oder ablehnen können.
Schritt 7 – Synchronisieren Sie Ihr Payhawk-Konto mit Ihrem ERP-System
Payhawk unterstützt die Live-Integration mit ERP-Systemen wie DATEV (DUO), Exact Online, Sage Intacct, MS Business Central, Oracle NetSuite, Xero sowie weitere. Basierend auf der Integration werden die für das ERP-System spezifischen Stamm- und benutzerdefinierten Buchhaltungsdaten automatisch zwischen Payhawk und der Buchhaltungssoftware ausgetauscht. Weitere Informationen dazu, welche Ausgaben- und Zahlungsdaten täglich übertragen werden, finden Sie in den Artikeln zu den gemeinsam genutzten Daten für die von Ihnen benötigte Integration – zum Beispiel gemeinsam genutzte Daten zwischen Payhawk und DATEV (DUO), Exact Online, MS Business Central, Sage Intacct, Oracle NetSuite, Xero und weitere.
Neben der Anbindung an ERP-Systeme unterstützt Payhawk auch die Anbindung an Reisemanagementsysteme wie Perk (TravelPerk) und Egencia, was ein nahtloses Geschäftsreisemanagement ermöglicht.
Schritt 8 – Schließen Sie den Monat ab und archivieren Sie Ihre Ausgaben
Mit Payhawk können Sie bestimmte Zeiträume abschließen und archivieren, was insbesondere für Unternehmen mit Sitz in Spanien und Deutschland von großer Bedeutung ist. Die Funktion zur Archivierung von Ausgaben entspricht den spanischen Steuervorschriften sowie der GoBD-Richtlinie und ermöglicht Ihnen eine papierlose Buchführung. Sie können auch zwei oder mehr Monate archivieren.
Beachten Sie beim Monatsabschluss und bei der Archivierung folgende Besonderheiten:
Sie können alle Ausgaben eines bestimmten Monats abschließen und archivieren, aber Sie können keine einzelne Ausgabe archivieren.
Nachdem Sie einen Zeitraum abgeschlossen und archiviert haben, können Sie auf jede archivierte Ausgabe zugreifen, diese einsehen und exportieren. Sie können archivierte Ausgaben jedoch weder ändern noch löschen.
Sie können eine Buchungsperiode erst abschließen, wenn alle Ausgaben für diese Periode geprüft wurden.
Payhawk archiviert alle Ausgaben mit einem Leistungszeitraumdatum für den ausgewählten Zeitraum.
So schließen Sie einen einzelnen Monat ab und archivieren Ihre Ausgaben für einen bestimmten Monat:
Gehen Sie zum Archiv.
Bewegen Sie den Mauszeiger über den Monat, den Sie abschließen möchten, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen, sobald es erscheint. Aktivieren Sie anschließend das Kontrollkästchen für die Bestätigungsoption.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Archiv 1 Monat.
