Cómo actualizar tus operaciones financieras

En octubre, hablamos con Robbie Hadfield, gerente financiero de Dendra Systems, para nuestro podcast, The Untold Stories of Change. Analizamos cómo está cambiando el rol de los directores financieros, desde la automatización de la gestión de gastos, hasta el desarrollo de relaciones. También conversamos sobre algunos de los desafíos a los que nos enfrentamos al implementar nuevos sistemas y cómo superarlos.

“Todo termina en Finanzas”, explicó Hadfield. “No importa si proviene de Marketing u Operaciones, eventualmente cada transacción llega al equipo de Finanzas”. Esto significa que la gestión financiera implica mucho más que simplemente hacer cálculos. Hadfield es gerente de Finanzas en Dendra Systems, una compañía que restaura ecosistemas ambientales mediante la implementación de software avanzados.

Con tus años de experiencia, ¿cómo ves el papel de los equipos financieros dentro de las organizaciones? ¿Cuál es la clave para manejar operaciones de alto riesgo?

“Para empezar, hay más en finanzas que números”.

Existe una idea errónea bastante común sobre los departamentos financieros. Se supone que en Finanzas trabajas únicamente con números, excluyéndote de trabajar con otras personas. Pero Hadfield enfatiza que se trata más de las relaciones que construyes y, más aún, de cómo logras que la gente esté de tu lado, para juntos lograr los cambios necesarios y progresar.

“Tiene cierto arte conseguir la aceptación inicial. Se necesita cierta personalidad para funcionar de forma colaborativa”, explicó Hadfield.

Esencialmente, tener habilidades de comunicación y hacer un esfuerzo por cultivar relaciones y mantener una gran cantidad de contactos es invaluable en el área. Obtener el apoyo de la gente es tan fundamental como desafiante. Muchos empleados tienden a aferrarse a los sistemas establecidos, aunque no funcionen bien. Por lo tanto, convencer a las personas de que se necesita un cambio sigue siendo la clave en muchos de los casos.

Además, es importante que los equipos financieros y stakeholders dediquen tiempo a comunicar y promover los beneficios de los nuevos sistemas, así como de responder al feedback del equipo, en lugar de imponer procesos sin la adecuada consulta.

Cómo la automatización está cambiando las finanzas

“En Finanzas la automatización lo es todo”, dijo Hadfield, destacando por qué tiene sentido aplicar tecnología a los procesos financieros. A su juicio, los negocios emergentes, las pymes y startups deben reducir la plantilla e implementar sistemas automatizados para poder experimentar un crecimiento constante. Los sistemas inteligentes son simplemente más rápidos y económicos, facilitando el desarrollo continuo de la empresa. El uso de Payhawk, por ejemplo, elimina gran parte de la gestión de gastos tradicional, agiliza los pagos con tarjeta de empresa y optimiza la administración en general. Además, con un  reembolso del 3% en todos los pagos con tarjeta, el servicio prácticamente se amortiza solo.

Una vez implementado el software financiero indicado, el proceso de contratación también cambia. Las empresas buscan profesionales que se mantengan al día respecto al uso y aprovechamiento de los sistemas integrados, en lugar de personas que puedan mantener los procesos internos manualmente.

En resumen, apuntalar el área financiera de una empresa es fácil si se cuenta con las herramientas adecuadas. En ese sentido, resulta fundamental  elegir la solución SaaS que mejor se adecue a las necesidades y a la cultura única de tu empresa. “Los mejores sistemas son los que son flexibles y, en consecuencia, fáciles de usar, pero que al mismo tiempo son bastante estrictos en términos de control”, destacó Hadfield.

La evolución del CFO

La automatización también está redefiniendo el rol de todo el equipo financiero. En el pasado, los CFO se destacaban por rellenar los libros financieros y prestar mucha atención a los números. Ahora esta posición está más orientada al mercado.

En las empresas emergentes y pymes, los CFO actúan como líderes estratégicos, garantizando la integración de los sistemas y los procesos organizacionales. Sus fortalezas provienen a menudo de haber desarrollado un fuerte pensamiento analítico y contar con una comprensión exhaustiva del procesamiento de los datos. De allí que las habilidades de los CFO ayuden a impulsar cambios significativos en la empresa, a través de la transformación digital.

“Siempre hay tensiones naturales entre las finanzas y otras áreas del negocio”, señaló Hadfield. A veces puede generarse una brecha entre los directores financieros y el resto del equipo. A menudo los responsables de finanzas se ven como un obstáculo, debido a algunos de los sistemas que garantizan el control interno. Es vital observar cómo los empleados de una empresa manejan los gastos para comprender completamente la cultura de una empresa en particular, comentó Hadfield.

Consideraciones clave al integrar un software financiero

Al establecer una estrategia de mejora y optimización, cada empresa debe analizar cómo funcionarán las soluciones propuestas para su caso en particular.

“Apliquemos esto al caso Payhawk para ser más específicos: lo primero que hay que considerar es cómo tu equipo financiero escalará la solución”, destacó Hadfield. Independientemente de cuál sea el servicio de software, siempre hay puntos débiles al implementar un nuevo sistema, ya sea para el equipo de finanzas o para la empresa en general. Siempre es un desafío identificar los problemas potenciales, pero es fundamental establecer las expectativas correctas para cada sistema.

“Las preguntas que hicimos sobre Payhawk fueron: ¿cómo la suscripción al servicio mejorará nuestros equipos operativos? ¿Cómo Payhawk mejorará nuestras operaciones diarias?”. Para Hadfield la característica más importante de Payhawk es la capacidad de emitir múltiples tarjetas de empresa a la vez. Otro aspecto que les aporta valor es la funcionalidad de tarjetas de equipo, ya que elimina la presión sobre ciertos individuos a la hora de realizar los pagos. Tener varios empleados vinculados al mismo presupuesto se traduce en una buena planificación y gestión, algo fundamental a la hora de hacer crecer una empresa.

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