Las tarjetas de empresa mejoran la gestión de gastos

Una adecuada gestión de gastos es crucial para el desarrollo de cualquier empresa. No sólo es útil para efectos fiscales, al permitirnos llevar una contabilidad clara y rigurosa. La administración y análisis de los todos los gastos y costes operativos también nos permite identificar patrones, detectar excesos u oportunidades de ahorro y realizar mejores previsiones.

En suma, una efectiva gestión de gastos nos ayuda a evaluar la salud financiera y el rendimiento real de nuestro negocio para poder optimizarlo. Y es precisamente por su importancia e impacto, que puede convertirse en una tarea ardua y compleja.

No obstante, actualmente existen diferentes medidas y recursos para  agilizar la gestión de gastos. Entre ellos, las tarjetas bancarias corporativas destacan como uno de los instrumentos más sencillos y efectivos a la hora de simplificar las tareas administrativas.

Las tarjetas comerciales, así como las tarjetas de crédito o débito de empresa, no sólo funcionan como un instrumento de pago práctico y seguro. También pueden ayudarnos a aligerar un paso central en la gestión de gastos: el seguimiento de recibos y la gestión de reembolsos.

A continuación, te comentamos cómo las tarjetas corporativas te ayudan a mejorar la eficiencia en la gestión de gastos.

Autonomía para el empleado, mejor control del gasto

El departamento administrativo ya no tiene que perder tiempo pagando gastos de representación, gestionando compras de oficina o tramitando reembolsos de compras hechas con tarjetas personales.

Con las tarjetas de empresa, los gerentes de finanzas pueden empoderar a sus empleados con un instrumento de pago, sin necesidad de abrir una cuenta con varios titulares. Incluso, si se apela a las  tarjetas virtuales, no será necesario ni siquiera emitir varias tarjetas físicas.

Con las tarjetas corporativas, físicas o virtuales, cada empleado puede cubrir de forma autónoma sus gastos de representación, contratar servicios y pagar gastos de oficina. Todo ello mientras el equipo financiero gana agilidad y control, gracias a los servicios asociados que ofrecen las nuevas empresas de fintech.

Las tarjetas de empresa ahora suelen estar soportadas por sistemas online, como la  plataforma de gestión de Payhawk, que permiten no sólo emitir tantas tarjetas como se requieran, sino también visualizar todos los gastos en tiempo real.

Asimismo, dan la posibilidad de definir el uso que debe darse a cada tarjeta, personalizando límites, condiciones y políticas de gasto, según el perfil y responsabilidad de cada titular y adecuándose a la política de gasto de cada empresa. De esta manera, las compras esenciales se financian con una forma de pago práctica, al mismo tiempo que se limita el riesgo de transacciones no autorizadas.

Separación de los gastos personales y comerciales

Con las tarjetas bancarias de empresa es muy fácil mantener separados lo que son los gastos personales de ejecutivos y trabajadores, de lo que son los gastos y costes operativos de la compañía. Las plataformas de gestión permiten aplicar límites y políticas de gastos específicas, indicando a los empleados qué tipo de pagos pueden ser cubiertos con las tarjetas business.

Si algún gasto personal se llegara a colar, los estados de cuenta detallados nos permitirán detectarlos y gestionarlos, para poder eliminarlos de las cuentas corporativas, tal y como recomendamos en este artículo.

Simplificación de reembolsos

Con las tarjetas de empresa los empleados ya no tienen que recurrir a sus tarjetas de crédito personales o a sus propios fondos para costear gastos profesionales. El equipo administrativo tampoco tiene que perder el tiempo rastreando, organizando y conciliando recibos, para luego gestionar individualmente los reembolso para cada empleado.

De hecho, los reportes de gastos y la gestión de reembolsos quedan prácticamente obsoletos, ya que todos los gastos de la empresa -o su gran mayoría- pueden centralizarse en una sola cuenta con tantas tarjetas corporativas como sean necesarias. Cada una podrá tener sus límites de gasto y condiciones específicas según lo requerido.

Gestión centralizada, conciliación automatizada

Tener una visión global de los costes operativos de nuestro negocio puede ser muy difícil cuando los gastos están dispersos en múltiples cuentas bancarias y tarjetas de crédito. Con las tarjetas corporativas podemos centralizar todos los pagos en una sola cuenta. De esta manera, el gerente financiero podrá estar al tanto, no sólo de cada pago o consumo en tiempo real, sino también de todos los gastos incurridos por la empresa.

La gestión se hace más fluida y eficiente, ya que los gastos de todos los empleados aparecen en un solo estado de cuenta mensual. Además, el seguimiento se simplifica al automatizar la conciliación. A través de aplicaciones móviles asociadas, los titulares de cada tarjeta tienen la posibilidad de fotografiar y enviar al momento el recibo de su consumo.

Sistemas como el de Payhawk extraen automáticamente con OCR todos los datos necesarios para la conciliación, transmitiéndolos directamente al sistema contable o ERP. Con todas estas facilidades, el equipo financiero puede dedicarse a un análisis más profundo de los gastos, para mejorar la estrategia financiera del negocio.