¿Qué pasos dar en el proceso de creación de presupuestos para que el 2023 sea más rentable?
Hacer un balance del año identificando los principales problemas o áreas de mejora
El año está a punto de terminar. ¡Lo has conseguido! Ahora es el momento de hacer balance de los últimos meses y ver qué ha funcionado y qué no. El pasado es un gran maestro, así que echa un vistazo a los resultados financieros del año pasado para identificar tendencias y patrones. Analiza por qué las cosas han cambiado para bien o para mal. ¿Qué puedes hacer de forma diferente en el proceso de creación de presupuestos para mejorar los resultados financieros de la empresa?
- Revisa los planes estratégicos. Asegúrate de que la empresa cuenta con las estrategias adecuadas para el negocio. Ten en cuenta cualquier cambio en las condiciones o tendencias del mercado en los últimos 12 meses.
- Revisa el proceso de creación de presupuestos. ¿Se han podido establecer presupuestos que se ajusten a los planes estratégicos? ¿Siguen siendo relevantes? ¿Es necesario ajustarlos? ¿Cómo pueden mejorarse?
- Revisa los objetivos de cumplimiento de normativas. Por ejemplo, ¿cuáles serán los objetivos de cumplimiento para los próximos 12 meses? ¿Hay algún cambio normativo que pueda afectar a la empresa?
Mejora la calidad de los informes financieros
En las últimas décadas se han producido varios escándalos corporativos de gran repercusión en el mundo empresarial, algunos de los cuales quizá recuerdes por noticias recientes. En general, muchos directores financieros se ven presionados para mejorar los controles internos y proporcionar datos más precisos y transparentes a los inversores. Una medida importante es mejorar la calidad de los informes financieros. A fin de cuentas, no se trata solo de hacerlo bien, sino también de tener las pruebas de que se ha hecho bien.
Una forma práctica de demostrarlo es aumentar la transparencia en torno a las métricas clave del negocio. Hay que asegurarse de que los indicadores de rendimiento se comunican claramente a todos los departamentos y equipos, para que todos entiendan cómo contribuyen al logro de los objetivos generales de la empresa. Esto también será crucial a la hora de preparar el presupuesto para el próximo año. Compartiendo las metas, los empleados de todos los niveles de la empresa entenderán qué significará el éxito, y no solo los altos ejecutivos.
Céntrate en la productividad agilizando y automatizando los procesos contables y financieros
Una de las preocupaciones más acuciantes de los directores financieros en lo que respecta al proceso de creación de presupuestos es cómo aumentar la eficiencia y ganar productividad, sobre todo en las áreas en las que se llevan a cabo tareas manuales. Los directores financieros reconocen que la automatización les ayuda a ahorrar dinero y a incrementar la agilidad de la organización, lo que puede conducir a una mayor rentabilidad en el futuro. Elegir una solución de gestión de gastos adecuada, como Payhawk, permite integrarse perfectamente con otras aplicaciones vitales (como NetSuite, QuickBooks, etc.). Además, ayuda a aumentar la eficiencia y a obtener una mejor gobernanza financiera.
Reduce las tareas manuales invirtiendo en un software de automatización que simplifique la gestión financiera. Una solución integral de gestión de gastos combinada e integrada con un sistema ERP, con capacidades de business intelligence, permite obtener insights e información clave en tiempo real sobre las operaciones de la empresa. Esto facilita una mejor comprensión de los indicadores clave de rendimiento (KPI) de la empresa, como el flujo de caja y la rentabilidad.
Además, cuando se trata de agilizar los procesos contables, el software adecuado puede ayudar a automatizar tareas manuales, como la visibilidad y la gestión de las suscripciones, los reembolsos de gastos y las aprobaciones de fondos, para que el equipo financiero pueda centrarse en iniciativas más estratégicas como el incremento de ingresos o el ahorro de costes. Un sistema de software inteligente garantiza que los informes financieros no tengan errores, lo que también puede generar ahorros de tiempo y dinero a largo plazo.
Controla la cantidad que se asigna a cada categoría del presupuesto empresarial
Para muchas empresas la creación de presupuestos puede ser más un arte que una ciencia. Hay tantas partes y variables en juego que es difícil determinar exactamente cuánto dinero se gastará en cada departamento o categoría. Esto hace que sea difícil planificar con precisión y garantizar que la empresa siga funcionando con la máxima eficiencia y rentabilidad.
Una forma de facilitar el proceso de creación de presupuestos es utilizar un software para automatizar los procesos contables y financieros, como la herramienta inteligente de gestión de gastos de Payhawk. Nuestro software permite crear fácilmente presupuestos empresariales para diferentes departamentos o categorías dentro de la empresa, incluyendo los datos contables de recibos y facturas.
También proporcionamos tarjetas de débito y crédito de Visa, tanto para empleados, como para departamentos o equipos de la empresa. Estas tarjetas permiten hacer un seguimiento y control de los gastos de los empleados, al tiempo que se les proporciona un instrumento de pago que les da acceso a los fondos empresariales cuando lo necesitan.
Planificación estratégica y previsión
Aunque estamos en una posición mucho mejor que durante la gran recesión de 2008, las incertidumbres económicas persisten. Entre tantas discusiones acerca de una inminente recesión, no hay garantías de que todo vaya a salir bien. La función del líder financiero exige pensar a lo grande, pero también ser lo suficientemente ágil para seguir el ritmo de las cambiantes condiciones del mercado. Por ello, también hay que tener en cuenta cualquier otro riesgo potencial, desde riesgos operativos, hasta el aumento de la competencia. Esto para asegurarse de que se tiene suficiente dinero en reserva en caso de cualquier contratiempo.
También es fácil caer en la trampa de centrarse en mejorar los márgenes, en lugar de aumentar los ingresos. Aunque aumentar las ventas es importante, también lo es mantener los niveles de rentabilidad, manteniendo los costes bajos y controlando los gastos mediante una planificación estratégica automatizada.
Implementa el presupuesto de base cero
La creación de presupuestos de base cero o zero-based budgeting es un método de contabilidad que obliga a los directivos a justificar cada gasto. Les obliga a tomar decisiones basadas en lo que necesitan, no en lo que quieren. Con un presupuesto de base cero se tiene más control sobre el gasto del dinero, lo que conducirá a un mejor uso de los fondos y a operaciones más eficientes en general.
El presupuesto de base cero estipula que cada gasto sea justificado antes de que comience cada año fiscal. La mayoría de las empresas ya utilizan este proceso presupuestario con fines de planificación. Hay otras que incluso exigen a los directivos que reasignen una determinada cantidad de su presupuesto cada trimestre o año, si el gasto no se ajusta a los objetivos presupuestarios actuales. Esto es útil para proporcionar un medio objetivo de evaluación de los presupuestos de gastos, basándose en el rendimiento real, no en proyecciones o estimaciones históricas.
Conclusiones para la efectiva creación de presupuestos empresariales
La elaboración de presupuestos puede ser muy útil y gratificante cuando se hace correctamente. La creación de un presupuesto empresarial anual es uno de los pasos más importantes en la planificación del éxito de una empresa. Como parte de este proceso resulta vital observar las tendencias de los años anteriores, para poder establecer objetivos realistas para el año siguiente.
Payhawk proporciona una mayor visibilidad de las operaciones de la empresa. Con el acceso a los datos en tiempo real al alcance de la mano, el equipo financiero puede hacer un seguimiento de los costes variables y de todos los gastos de la empresa en el momento en que se producen, sin tener que rebuscar entre montones de registros en papel o introducir manualmente la información en hojas de cálculo. Así, se pueden identificar las tendencias en el rendimiento de las ventas por región o categoría de producto, para poder tomar decisiones informadas sobre las futuras oportunidades de crecimiento para el nuevo año.
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