¿Puedes deducir el IVA de una factura simplificada? [2023]

Requisitos para deducir el IVA de una factura recibida

Empezaremos por dejar claro cuáles son los requisitos que se deben cumplir, según la normativa vigente, para poder deducir las cuotas de IVA soportado:

• Ser empresario o profesional a efectos del IVA. Lógico, los particulares no se desgravan el IVA y solo les corresponde hacerlo a quienes son empresarios o profesionales según la ley.
• Realizar operaciones que dan derecho a la deducción. Es necesario que la actividad económica que se lleve a cabo esté sujeta al impuesto. No se podrán deducir el IVA aquellas actividades exentas o no sujetas, como por ejemplo actividades sanitarias.
• Las cuotas soportadas deben referirse a bienes o servicios que se afecten a la actividad empresarial o profesional. Es decir, deben ser necesarios para la obtención de ingresos.
• Estar en posesión de la factura o del documento justificativo, que deberá cumplir con los requisitos reglamentariamente establecidos y estar contabilizada en el Libro registro de facturas recibidas.
• Una vez cumplido lo anterior, ejercer el derecho a la deducción en la declaración-liquidación correspondiente, siempre que no supere el plazo de los cuatro años siguientes al momento del devengo de las cuotas de IVA.

Todos estos aspectos citados son indispensables, pero la parte a nos interesa es la que habla de la posesión de la factura y de la necesidad de que esta cumpla los requisitos de forma establecidos, que se refieren a las menciones obligatorias y son las siguientes:

1. Número y, en su caso, serie.
2. Fecha de expedición de la factura y fecha de la operación si es distinta.
3. Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, NIF o CIF y domicilio del obligado a expedir factura.
4. Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, NIF o CIF y domicilio del destinatario de la factura.
5. Descripción de las operaciones, debiendo figurar todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto y su importe, incluyendo el precio unitario de los bienes o servicios así como cualquier descuento o rebaja aplicado..
6. El tipo o tipos impositivos aplicados a las operaciones.
7. La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.
8. Si se produce alguna de las siguientes circunstancias, mención a la misma: operación exenta, facturación por destinatario, inversión del sujeto pasivo, Régimen especial de Agencias de viajes o Régimen especial de bienes usados.

En este ejemplo de factura simplificada podrás apreciar la diferencia en lo referente a las menciones.

¿Se puede deducir el IVA de una factura simplificada?

Teniendo todo lo anterior en cuenta, nos encontramos con que estos requisitos formales para poder deducirnos el IVA no se cumplen en el caso de la factura simplificada ya que, como norma general, la emisión de ésta no obliga a consignar los datos de identificación del destinatario de la factura y tampoco a reflejar por separado el importe de la cuota de IVA repercutida. (Sobre este tema hablamos con detalle en el artículo factura simplificada: contenido).

Siendo esto así, la respuesta a la pregunta que nos planteamos es clara: NO es posible deducir el IVA de una factura simplificada, por no cumplir esta los requisitos formales que exige la ley.

En qué caso sí se podría deducir el IVA

Ante esta situación, y con objeto de revertir el perjuicio que ocasiona en el destinatario de la operación la imposibilidad de deducir la cuota de IVA soportada, la empresa deberá solicitar al emisor de la factura simplificada la inclusión de los siguientes elementos:

• Sus datos identificativos: nombre y apellidos o denominación social, NIF y domicilio.
• El importe de la cuota de IVA, que deberá figurar por separado por cada tipo aplicado.

Se trata de superar la diferencia entre factura ordinaria y simplificada porque el contenido de la primera es el que da derecho a deducción.

En resumen…

• La factura simplificada no da derecho a deducir el IVA que incluye.
• Para que la empresa o profesional que la recibe pueda practicar esa deducción es necesario que solicite la inclusión de las menciones que faltan para cumplir con los requisitos que, según la normativa, son obligatorios y que son sus datos identificativos completos y la cuota de IVA (o cuotas si se han aplicado varios tipos impositivos).

Se pierde mucho dinero en IVA que no se puede deducir por faltar los justificantes

Cuando son diferentes personas las encargadas de recopilar la documentación que se necesita en el departamento de contabilidad es muy habitual que terminen faltando justificantes, sobre todo cuando se trata de trabajadores que hacen frente a gastos de la empresa y luego deben reportarlos. Esto se traduce en gastos que no se pueden desgravar y en IVA soportado que no se puede deducir, es decir, dinero que la empresa pierde.

Sin embargo, Payhawk es la herramienta perfecta para evitar este tipo de situaciones por varios motivos pero, por no extendernos demasiado, aquí solo vamos a destacar dos:

• Por una parte, porque nuestra tecnología OCR permite capturar los datos del documento con una simple foto, de forma que en varios segundos ya tendrás la factura dentro de tu sistema y partir de ahí la podrás gestionar con un par de clics (por ejemplo: ordenar su pago, enviarla al programa contable, incluirla en informes, etc.).

No será necesario guardar el documento físico ni hacerlo llegar después a la empresa porque el archivo digital que se crea tiene los mismos efectos legales que la factura en papel.

• Por otra parte, al poder entregar a los trabajadores tarjetas con las que pagar los gastos de la empresa, las salidas de fondos se conciliarán automáticamente con los importes de los gastos a los que corresponda, con lo que el responsable dispondrá de toda la información financiera a tiempo real y se podrá detectar rápidamente cualquier desviación o falta de justificación.

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