Factura simplificada: ejemplos que te servirán de guía

¿Cómo se hace una factura simplificada?

Para cumplir los requisitos de las facturas simplificadas se deben hacer incluyendo en el documento:

• Los datos de la empresa que la emite: NIF y nombre y apellidos o razón social.
• Los datos de la operación: descripción de los bienes o servicios entregados y contraprestación total.
• Los propios del documento en sí: número y, en su caso, serie, fecha de emisión y fecha de la operación si es diferente.
• El tipo de IVA aplicado (la expresión “IVA incluido” es opcional).
• Si es rectificativa se mencionará la referencia de la factura rectificada. También se expresará si concurren circunstancias especiales como, por ejemplo, operación exenta, inversión del sujeto pasivo, régimen de caja, etc.

Al no ser requisito obligatorio que contenga los datos correspondientes al cliente ni el desglose de los distintos importes, la factura simplificada (o ticket) está especialmente pensada para permitir que los trámites relativos a documentar las operaciones de ventas sean más sencillos y, por tanto, mucho más ágiles.
Precisamente por eso se utilizan cuando el importe no es elevado o en sectores en los que la dinámica propia del negocio haría muy complicado solicitar y cumplimentar más datos.

Modelo factura simplificada

A continuación tienes un modelo de factura simplificada básico, es decir, que contiene solo y exclusivamente las menciones obligatorias según la ley.

Te puede servir como plantilla para hacer las que necesites, solo tendrías que completar los datos que aparecen con puntos:

Ejemplos de factura simplificada

Hemos preparado varios ejemplos de casos que fácilmente se pueden dar en el día a día de una empresa. Aquí los tienes:

Ejemplo de factura simplificada de venta de bienes o prestación de servicios

Siempre que no se supere el importe máximo de la factura simplificada (400 euros IVA incluido en general y 3.000 para determinadas actividades), y no se refiera a los casos que están expresamente excluidos por la normativa, cualquier venta de bienes o prestación de servicios se puede reflejar en este tipo de documentos.

La factura simplificada emitida por una tienda de ropa, por ejemplo, podría ser el siguiente:

Ejemplo de factura simplificada con diferentes tipos de IVA

Cuando la operación está gravada con diferentes tipos de IVA, en la factura simplificada debe constar por separado la base imponible a la que se aplica cada tipo de gravamen (lo explicamos en nuestro artículo sobre contenido de la factura simplificada

La normativa exige que figuren los diferentes tipos aplicados y la base imponible que corresponde a cada uno pero no es necesario que aparezca el importe del IVA, por eso en el ejemplo que te proponemos lo hacemos así.

Ejemplo de factura simplificada rectificativa

Cuanto se rectifica una factura anterior es obligatorio que aparezca la referencia a la que se modifica, como puedes ver en el siguiente ejemplo:

Ejemplos de facturas simplificadas en la vida diaria

Suele pasar que al pensar en una factura se nos viene a la mente un folio con membrete, con un montón de datos y con un diseño trabajado. Pero no siempre es así. De hecho, en la vida cotidiana nos manejamos con facturas simplificadas que están muy lejos de ese formato.

Y es que debes tener presente que una factura simplificada es lo mismo que un ticket, así que las recibimos a diario cuando vamos a la tienda de la esquina, por ejemplo, o a la gasolinera o al cine.

Es la fórmula intermedia que nuestro ordenamiento jurídico ha considerado idónea para que las empresas cumplan con su deber de facturación pero de una manera que permita el funcionamiento del negocio con fluidez.

Imagínate, por ejemplo, que en el supermercado tuvieran que solicitar los datos fiscales a cada cliente e introducirlos en el sistema allí mismo en la caja registradora. Sería inviable… Por eso, las máquinas registradoras o los terminales de venta están preparados para que los tickets que emiten contengan los datos que exige la normativa para su validez.

No cabe duda de la utilidad de los ejemplos de facturas simplificadas que te mostramos en este artículo, pero no queríamos ponerle fin sin llamar tu atención sobre el hecho de que también son válidos otros formatos siempre que incluyan las menciones obligatorias.

¿Se puede ahorrar tiempo en la gestión de las facturas?

Todo lo relativo a las facturas genera una importante cantidad de trabajo en cualquier empresa, porque al ser el documento propio y característico de los negocios muchos de los procesos del departamento de finanzas giran en torno a él.

En este sentido, la pregunta es: ¿se puede ahorrar tiempo en la gestión de las facturas?

La respuesta es: sí, sí que se puede ahorrar tiempo en todo lo relativo a las facturas con la utilización de Payhawk.

Y es que Payhawk es un completo software de gestión de gastos con el que podrás:

• Extraer los datos de la factura en un segundo y, a partir de ahí, enviarla al sistema contable o ERP, categorizarla, hacer el pago, archivarla de forma digital… Con ello evitas el movimiento físico del documento, la comisión de posibles errores y la necesidad de un espacio físico para mantenerlo guardado y en orden.
• Acceder al panel de control que se mantiene continuamente actualizado y donde podrás ver toda la información financiera que necesites como, por ejemplo, lo que hay pendiente de pago, los próximos vencimientos, los desvíos presupuestarios, los distintos informes que utilices, etc. Esto posibilita el tomar decisiones de forma mucho más rápida y eficiente.
• Entregar tarjetas VISA a tu personal, tanto físicas como virtuales, y establecer límites de pago de cualquier tipo, flujos de aprobación o predeterminar presupuestos. Ellos hacen una foto al documento y se inicia todo el proceso ¿Te imaginas no tener que estar pidiendo justificantes continuamente?

Todo esto y mucho más solo con un par de clics, así que tú mejor que nadie sabes la cantidad de tiempo que liberarás al automatizar los procedimientos de gasto.

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