Seamos una pequeña empresa o una gran corporación, estamos obligados a conservar todas las facturas, recibos y justificantes de nuestra actividad comercial. Pero ¿es obligatorio guardarlos en papel? La normativa española nos permite archivar los documentos legalmente exigibles en formato electrónico siempre que cumplamos con los criterios que aquí apuntamos.
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Por razones contables y fiscales, tanto las pequeñas y medianas empresas, como las grandes corporaciones y los propios profesionales debemos conservar todas las facturas, recibos y demás justificantes que se generen de nuestra actividad comercial. ¿Pero es obligatorio conservarlos en papel? Si digitalizamos toda la documentación, ¿podríamos deshacernos de las facturas y recibos en papel de la empresa?
En principio, no es necesario conservar todos los documentos estrictamente en formato físico. La Ley General Tributaria sí establece la obligación de conservar todos los justificantes relacionados con nuestras obligaciones fiscales. Es decir, debemos guardar todo lo que hemos contemplado en la contabilidad de la empresa, así como en las declaraciones de impuestos.
Así, debemos guardar las facturas, justificantes de pagos, cobros y documentos emitidos a terceros, al igual que toda la documentación recibida al efectuar cualquier gasto, inversión o compra. No obstante, no es necesario su conservación o entrega en papel.
De hecho, el Real Decreto 1619/2012 establece que “esta obligación podrá cumplirse mediante la utilización de medios electrónicos”, siempre que no se comprometa la autenticidad, el origen, la integridad y la legibilidad de las facturas, y se asegure que la Administración puede acceder a ellas sin demora.
En este sentido, sí podemos conservar nuestra documentación fiscal y contable de manera electrónica. Tal y como lo indica la Orden EHA/962/2007: “Los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización certificada de las facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos que conserven en papel que tengan el carácter de originales”. Pero este procedimiento sólo es admisible siempre que se pueda garantizar que la copia digital sea exacta -fiel e íntegra- a la original.
Para ello es imprescindible digitalizar los documentos legalmente exigibles utilizando un **software certificado por la Agencia Tributaria, como es el caso de Payhawk. **Asimismo, es importante que las imágenes obtenidas estén organizadas en una base de datos documental, que permita buscar cada documento digitalizado por cualquiera de “todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registros incluidos en los artículos 62 y siguientes del Real Decreto 1624/1992”.
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Como hemos visto, no existe ninguna obligación de archivar en papel las facturas emitidas o recibidas electrónicamente, sea vía EDI o correo electrónico. Tampoco es necesario conservar en físico las facturas que hayamos enviado en papel. Como las emitimos desde nuestro sistema de facturación, en caso de que un inspector lo requiera, sólo hará falta generarlas de nuevo, garantizando que sean idénticas a las originales.
En el caso de la documentación recibida, podemos deshacernos de las facturas en papel siempre que cumplamos con los siguientes requisitos:
Ahora bien, ¿por cuánto tiempo tenemos que conservar estas facturas? Como esta documentación tiene no sólo una utilidad fiscal, los plazos exigidos varían.
En términos fiscales, es necesario conservar las facturas y documentación relacionada hasta cuatro años desde que se presenta la declaración de impuestos. Esto siempre tomando en cuenta que la declaración que se presentó en un determinado año se corresponde con el ejercicio anterior.
En términos mercantiles, el Código de Comercio establece que todo empresario está obligado a conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio durante seis años. Esto a partir del último asiento realizado en los libros.
En términos penales, como las facturas pueden servir como elemento de prueba en un eventual juicio por delito fiscal, es recomendable conservar las facturas durante 10 años. Aunque el delito fiscal prescribe a los cinco, en su versión agravada, el período se amplía a 10 años.
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