10 puntos a saber sobre la factura electrónica en España

La factura electrónica en España ya no solo es una ventaja competitiva, si no que es también una necesidad. Así lo establece la conocida Ley Crea y Crece. Con el objetivo de ayudarte a entender esta normativa, en Payhawk aprovechamos este artículo para desgranar los 10 aspectos más importantes sobre la factura electrónica, así como su impacto tanto para las grandes empresas como para las pymes, tan relevantes en el tejido empresarial español.

1. La obligatoriedad de la factura electrónica en España

Como sabrás, la Ley Crea y Crece, aprobada en España en 2022, obliga a emitir facturas electrónicas para todas las transacciones comerciales. El objetivo es modernizar y agilizar procesos administrativos, así como reducir el uso del papel y fomentar la digitalización de las operaciones empresariales.

Sin embargo, aunque la normativa se aprobó hace dos años, aún no está plenamente implantada en todo el tejido empresarial. De hecho, actualmente solo están cumpliendo la obligatoriedad de la facturación electrónica en España:

• La Administración Pública.
• Las empresas o autónomos que tienen operaciones comerciales con el sector público.
• Empresas que facturan más de 8 millones de euros.
• Compañías concretas que tienen alguna normativa específica por su sector o industria.

Aún así, más pronto que tarde, todo negocio tendrá que incorporarla. De hecho, según las últimas novedades, se espera que en 2025 toda empresa y trabajador por cuenta ajena cumpla con la obligación de facturar electrónicamente, pero aún está pendiente la aprobación del desarrollo reglamentario de la ley en el que se establezca.

La misión de Payhawk es anticiparse a las necesidades de los equipos financieros para que sean capaces de sacar su máximo potencial en un mercado cambiante. Así lo demuestran las nuevas funcionalidades que lanzamos al mercado cada trimestre. Si tu empresa busca un software de gestión de gastos capaz de extraer los datos de forma automatizada y procesar tus facturas prácticamente sin intervención manual, Payhawk te interesa.

2. El ámbito de aplicación de la facturación electrónica

Legalmente, la ley de facturación electrónica está en vigor desde 2022 para toda empresa y profesional que opera en territorio español, aunque aún no se haya implementado en su totalidad. Así que, tanto las domiciliadas en España como las que realicen transacciones comerciales con entidades españolas están sujetas a esta regulación.

A su vez, el ámbito de aplicación abarca todo tipo de actividades comerciales, incluidas las transacciones entre empresas (B2B), las operaciones comerciales entre empresas y la Administración Pública (B2G) y las transacciones comerciales entre empresas y consumidores (B2C).

3. El formato de estas facturas digitales

En cuanto a cómo deben ser las facturas electrónicas, la normativa dibuja un marco regulatorio. Según la ley, debes emitir tus facturas en un formato estructurado que cumpla con los estándares de la Agencia Tributaria. Este puede ser UBL, Facturae o algún similar que se base en lenguaje XML.

El objetivo de establecer este formato único es garantizar la interoperabilidad entre los diferentes sistemas que usan las empresas. Por ende, con él se facilita el procesamiento automatizado de las facturas.

En este punto hay que hacer una matización: los formatos comunes en los que se envían facturas por medios digitales actualmente no son formatos electrónicos válidos. Es decir, PDF, PNG, JPEG 2000, Acrobat 5 o TIFF no son correctos para las facturas electrónicas, por mucho que se puedan enviar por vía telemática. Y es que estas facturas ahora se deberán transmitir también entre sistemas y con su formato específico en XML.

En este sentido, no solo se define el formato electrónico específico sino también los elementos que debe contener cualquier factura: NIF del emisor y del receptor, fecha, descripción de los bienes o servicios e importe total, entre otros. Por eso, es clave que tu sistema de facturación sea compatible con los estándares de la AEAT.

4. La firma electrónica para validarlas

Para garantizar la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas, es requisito indispensable que éstas incluyan una firma electrónica avanzada o un certificado electrónico reconocido. Se trata de un mecanismo de seguridad que permite verificar la identidad del emisor y asegurar que el contenido no ha sido alterado.

También, la firma o el certificado electrónico deben cumplir con los requisitos técnicos y jurídicos exigidos, ya que es la única vía para que la factura sea legalmente válida y tenga plena validez fiscal. Algo que es responsabilidad de las propias empresas.

5. Conservación de estas facturas electrónicas

La normativa fija unos requisitos para la conservación de los documentos. El motivo de ello es la necesidad de que se haga un almacenamiento seguro y accesible de la información que contienen durante un período de tiempo. Así se garantiza su integridad, disponibilidad y validez legal.

Es decir, que toda empresa y autónomo está obligado a conservar las facturas electrónicas emitidas y recibidas, así como cualquier otro documento relacionado con ellas. Este período de conservación varía según la operación y la normativa aplicable en cada caso. Por ejemplo, para cuestiones fiscales puede ser de 4 años, mientras que para cuestiones penales se exige un almacenamiento de 5 años y para lo mercantil de 6.

6. Generación, transmisión y recepción

La transmisión de las facturas electrónicas en España se debe realizar a través de medios electrónicos seguros que garanticen su recepción por parte del destinatario. O sea, con plataformas o sistemas que cumplan con los estándares de seguridad y protección de datos marcados por la legislación vigente.

Es esencial que protejas la confidencialidad e integridad de tus facturas electrónicas durante su transmisión. Así que los protocolos de cifrado y autenticación son vitales. Y, además, también debes verificar que los destinatarios las reciben correctamente. De esa forma te aseguras de que la transmisión se ha hecho sin fallos. A partir de ahí, tu sistema se debería de ocupar de todo lo demás.

7. Registro de las facturas electrónicas

En línea con esa protección de la información, las empresas en España están obligadas a llevar un registro de facturación en formato electrónico que incluya todas las facturas emitidas y recibidas. Este registro debe estar actualizado y disponible para su consulta por parte de la Agencia Tributaria en caso de requerimiento.

Al mismo tiempo, el registro te permite llevar un control detallado de todas tus operaciones. Así que debe contener información completa y precisa sobre cada factura, incluyendo el número de factura, la fecha de emisión, el importe total y los datos del emisor y del receptor. Por todo ello, es muy útil implementar un sistema de gestión documental que facilite la creación y el mantenimiento continuo de ese registro.

8. El proceso de verificación

Por su parte, la Agencia Tributaria tiene la posibilidad de acceder a las facturas electrónicas emitidas por la empresa y comprobar los extremos que considere, si bien es cierto que la finalidad es con efectos estadísticos y no de inspección.

Por eso, es importante que mantengas un registro completo y actualizado de todas tus facturas electrónicas emitidas y recibidas, así como de cualquier otra documentación relacionada con tus transacciones comerciales. Además,asegúrate de que las emitidas cumplen con todos los requisitos legales y técnicos para evitar sanciones.

9. Penalizaciones por incumplimiento de la ley de facturación

El incumplimiento de las normas de la facturación electrónica en España conlleva una serie de penalizaciones. Sanciones que varían en función del tipo de infracción y de su gravedad. Generalmente, se trata de penalizaciones como:

• Multas económicas: te pueden sancionar con multas económicas proporcionales al importe de la transacción afectada o a criterio de la autoridad fiscal que corresponda.
• Suspensión de actividades: en casos graves de incumplimiento reiterado o intencionado, te pueden imponer, incluso, la suspensión temporal de tus actividades comerciales.
• Pérdida de beneficios fiscales: también puedes perder el derecho a disfrutar de ciertos beneficios fiscales o deducciones tributarias.

Por todo ello, es muy importante que cumplas rigurosamente con las obligaciones que marca la normativa sobre facturación electrónica. Todo sea por evitar sanciones económicas y otras consecuencias legales adversas.

10. La factura electrónica para luchar contra el fraude fiscal

El último aspecto que mencionamos en relación a la factura electrónica en España es la Ley Antifraude, la cual refuerza las medidas de control y supervisión para prevenir el fraude fiscal. Esta legislación fija diversas disposiciones destinadas a combatir prácticas fraudulentas y evasión fiscal.

Entre esas disposiciones, por ejemplo, se encuentra la obligación de utilizar un software de facturación homologado y que cumpla con los requisitos técnicos y legales de la Agencia Tributaria. Este software garantiza la integridad y validez de las facturas, facilitando así el control y la supervisión por parte de las autoridades.

En otras palabras, la Ley Antifraude refuerza el marco legal y las medidas de control para prevenir el fraude fiscal en el ámbito de la facturación electrónica. ¿Su objetivo? Promover la transparencia y la legalidad en cualquier operación comercial.

¿Cómo afecta la facturación electrónica a PYMES y grandes empresas?

Como entenderás ahora, la implementación de la facturación electrónica en España impacta en todo el tejido empresarial. No importa si eres una pequeña o mediana empresa (o autónomo), como el 98% de las compañías en este país, o si eres una gran compañía. Todas están y estarán obligadas a facturar electrónicamente.

Ahora bien, la situación de cada negocio es distinta por su volumen de ingresos, tecnología que utiliza, recursos de los que dispone, número de trabajadores… Por lo tanto, aquí se plantea una gran pregunta para muchos empresarios y directores financieros: ¿cómo afecta realmente a cada tipo de empresa esta nueva facturación?

PYMES y autónomos

Por un lado, las pequeñas y medianas empresas, así como los autónomos, pueden tener que enfrentarse a grandes cambios y retos. Principalmente, en los siguientes aspectos:

• Adaptación tecnológica. Las PYMES se enfrentan a desafíos adicionales al tener que invertir en tecnología para cumplir con los requisitos de facturación electrónica. El problema es que esto puede representar un coste inicial significativo que podría ser un obstáculo.
• Simplicidad administrativa. Aunque la transición a la facturación electrónica puede implicar una curva de aprendizaje, tras implementarla simplifica la gestión administrativa. Y es que está demostrado que se reduce el papeleo y se automatizan procesos repetitivos y arduos.
• Competitividad. La adopción de la facturación electrónica mejora la competitividad de las PYMES. Principalmente, porque les facilita llevar a cabo operaciones comerciales con grandes empresas que les exigirán desde el primer momento este método de facturación.
• Asesoramiento profesional. Es probable que las PYMES necesiten asesoramiento profesional adicional para asegurarse de cumplir adecuadamente con la normativa y evitar sanciones por incumplimiento.

Grandes empresas

Por otro lado, las grandes empresas, a pesar de que quizás estén ya más adaptadas a procesos automáticos de facturación, también han experimentado y experimentarán cambios. Sobre todo, notarán este impacto en lo siguiente:

• Procesos internos. Muchas grandes compañías pueden tener ya establecidos sus sistemas para la gestión de facturas desde el 2022. Por lo tanto, su transición consistirá más bien en revisar y actualizar sus procesos internos para garantizar la conformidad con la normativa.
• Integración de sistemas. Al contar con varios sistemas independientes, es posible que necesiten integraciones de programas de facturación electrónica con otros ya existentes. Por ejemplo, integrar un software de gestión financiera con un ERP (Enterprise Resource Planning), lo cual requerirá recursos adicionales.
• Economías de escala. Aunque la implementación inicial puede ser costosa, a largo plazo, las grandes empresas se beneficiarán de economías de escala al procesar grandes volúmenes de facturas de manera eficiente y automatizada.
• Auditoría y cumplimiento. Las grandes empresas suelen estar sujetas a una mayor vigilancia y auditoría por parte de la Agencia Tributaria. Así que aprovechar la obligatoriedad de la facturación electrónica para cumplir a rajatabla los requisitos de facturación electrónica es una ayuda de cara a evitar sanciones y multas.

En este contexto, tanto las PYMES como las grandes empresas deben asegurarse de utilizar sistemas de facturación electrónica homologados que generen archivos en formatos electrónicos estructurados compatibles con la normativa vigente.

En Payhawk estamos comprometidos a ayudarte en la transición hacia la facturación electrónica en España. Por eso ya estamos adaptando nuestro software y sus funcionalidades para cumplir con todos los requisitos legales. Y con ese fin nos dejamos asesorar por un especialista en facturación electrónica altamente reconocido a nivel nacional, el cuál está auditando la plataforma en ese sentido. Habla con un experto de Payhawk y él te mostrará lo que nuestra herramienta puede hacer por tu empresa.