La gestión de facturas electrónicas: todo lo que debes saber

Qué son las facturas electrónicas y cómo funcionan

Como punto de partida, por definición, las facturas electrónicas son documentos digitales que reemplazan a las tradicionales facturas en papel. Así mismo, la gestión de facturas electrónicas se basa en un funcionamiento que consiste en transmitir los datos y la información en formato electrónico, lo que facilita su procesamiento y almacenamiento.

En la actualidad, este método moderno de facturación ha ganado popularidad. No obstante, lo ha hecho debido a varios motivos, aunque si tenemos que destacar alguno, diríamos su eficiencia y su carácter sostenible.

Para comprender mejor cómo funciona la gestión de facturas electrónicas y los aspectos legales que las respaldan, es crucial citar la Ley Crea y Crece sobre la Factura Electrónica, la cual te explicamos en este artículo de nuestro blog. Además, en él nos detenemos en la definición de lo que es la factura electrónica.

Aun así, desde aquí te avanzamos que esta norma no solo establece las pautas para la emisión y recepción de facturas electrónicas sino que también tiene como objetivo promover su adopción en el ámbito empresarial.

Tipos o formatos de facturas electrónicas

El mundo online y la velocidad a la que evoluciona hace que surjan constantemente alternativas y opciones en cualquier campo y en lo relativo a la gestión de la facturación electrónica también sucede.

Es por ello que existen diferentes formatos de documentos. Cada uno adaptado a las necesidades y requisitos de las empresas y las regulaciones gubernamentales que corresponda.

En ese sentido, algunos de los formatos de factura electrónica más comunes son:

• XML (Extensible Markup Language). Este formato estructurado permite la transferencia de datos de manera estandarizada, lo que facilita su procesamiento por sistemas informáticos. Es ampliamente utilizado en entornos empresariales y cumple con las normativas de facturación electrónica que hay en muchos países.
• PDF (Portable Document Format). Aunque el PDF es un formato de archivo ampliamente reconocido y utilizado, las facturas electrónicas en este formato suelen estar acompañadas de datos estructurados. De esta manera, permiten que esos datos sean interpretados por sistemas automatizados.
• EDI (Intercambio Electrónico de Datos). Este formato, que ha sido utilizado durante décadas en el intercambio de documentos comerciales, también se emplea para la emisión y la gestión de facturas electrónicas. Se caracteriza por su estructura estandarizada y su capacidad para integrarse con los sistemas de gestión empresarial.

Diferencia entre factura electrónica y digital

Pero en este punto, es importante que hagamos una parada para destacar la diferencia entre factura electrónica y factura digital. Aunque a menudo se utilizan indistintamente, no son lo mismo.

• Por un lado, la factura electrónica se refiere específicamente a una factura en formato digital que cumple con los estándares y requisitos legales para su validez fiscal: ha de garantizar la autenticidad de su origen y la integridad del contenido e incluir la firma electrónica avanzada.
• Por otro lado, la factura digital es simplemente una representación digital de una factura en papel, como puede ser un archivo PDF. Por ende, este tipo de documento puede ser simplemente una imagen escaneada de una factura en papel, sin datos estructurados que permitan su procesamiento automático en su software de facturación.

De cara a la gestión de las facturación electrónica, es fundamental que comprendas esta distinción, ya que te garantiza el cumplimiento normativo y la eficiencia.

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Obligatoriedad de la facturación electrónica

Más allá de las ventajas que tiene la gestión de las facturas electrónicas, también es un proceso con el que cualquier empresa debe cumplir por una cuestión legal. En España, como en la mayoría de la Unión Europea y muchos otros países, la emisión de facturas electrónicas es obligatoria y está sujeta a varias normativas.

En concreto, la conocida y ya citada Ley Crea y Crece es la que determina qué compañías están obligadas a emitir facturas electrónicas. Pero, aparte, en los últimos años han ido aprobándose varios decretos que acotan los plazos y los tipos de empresas que deben emitir sus facturas en formato electrónico.

Qué empresas tienen que emitirla

Actualmente, la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas en nuestro país varía según el tipo de empresa y su actividad económica. En general, están obligadas las empresas o negocios que llevan a cabo operaciones con la Administración Pública.

Esta medida fomenta la eficiencia en la gestión administrativa y reduce la burocracia de los procesos de facturación. Precisamente por eso, en los próximos años el resto de empresas (pymes y autónomos, básicamente) también estarán obligadas a emitir facturas electrónicas.

Desde cuándo es obligatoria la factura electrónica

Esta obligatoriedad de utilizar la factura electrónica en España se ha ido estableciendo gradualmente a lo largo de los años.

Las compañías que trabajan con la Administración Pública están obligadas a ello desde el 2017. Sin embargo, es algo que tendrá que hacer cualquier negocio en los próximos años. En concreto, tienen de plazo hasta el 1 de julio de 2025.

Esta exigencia demuestra el compromiso de las autoridades con una nueva era digital, en la que la sostenibilidad tiene un papel también fundamental. Además, la gestión de la facturación electrónica permite a los organismos llevar un mejor y mayor control de los aspectos fiscales de todo el tejido empresarial.

Gestión de facturas electrónicas

En cuanto al proceso en sí, la gestión de facturas electrónicas abarca diferentes aspectos o momentos. En concreto, son tres que te detallamos a continuación: la emisión o envío, la recepción y el posterior tratamiento por parte de las autoridades fiscales.

Emisión

La emisión de facturas electrónicas implica la generación de documentos digitales que cumplan con los requisitos legales establecidos por las autoridades fiscales. Es decir, que al emitir tus facturas, debes incluir los siguientes datos:

• Identificación del emisor y del receptor, sea este persona física o jurídica.
• Descripción detallada de los bienes o servicios prestados.
• La fecha de la operación y la fecha y el método de pago pactado.
• El importe total de la operación con sus correspondientes impuestos y retenciones.

Además de utilizar medios electrónicos seguros para la emisión de estas facturas, también debes conservar copias de las mismas para su posterior referencia o por posibles auditorías. Por eso, un software que registre todas en un único espacio en la nube puede ser de lo más valioso y útil.

Recepción

La recepción de facturas electrónicas es la aceptación y el registro de los documentos digitales recibidos. Es importante que, como proveedor, cuentes con sistemas y procesos adecuados para la recepción y gestión de estas facturas. Así garantizas su integridad y autenticidad.
Por otra parte, como te indicábamos en el apartado de la emisión, las facturas recibidas tienen que cumplir con los requisitos legales y fiscales. Por eso, asegúrate de que son correctas antes de proceder a su tratamiento y almacenamiento.

Información a la AEAT

En cualquier operación siempre hay un tercer agente que interviene: la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria). Como autoridad fiscal, va a querer controlar cierta información relativa a las facturas electrónicas emitidas y recibidas por las empresas.

El caso es que debes proporcionar periódica y debidamente esta información y lo debes hacer en el formato requerido por la AEAT. Eso siempre y cuando quieras evitar sanciones y cumplir con tus obligaciones fiscales.

Programas para la gestión de la facturación electrónica

Dado que el mundo online ofrece multitud de opciones, en la actualidad puedes llevar a cabo la gestión de tus facturas electrónicas con diferentes programas y plataformas. De hecho, puedes hacerlo tanto con los proporcionados AEAT como con otros software.

La plataforma específica de la AEAT para la gestión de la facturación electrónica te permite emitir, recibir y almacenar facturas electrónicas según las normativas fiscales vigentes.

Sin embargo, los programas de gestión empresarial como el de Payhawk te ofrecen funcionalidades adicionales y mayor flexibilidad. Es más, en nuestro caso, no necesitas conocer los pasos para facturar electrónicamente, ya que nuestra herramienta lo hace por ti. Basta con que conozcas su funcionamiento, lo cual te lo puede explicar cualquiera de nuestros expertos si haces clic en programar demo.

Requisitos que debe reunir el software

Eso sí, todo software debe cumplir con unos requisitos que garanticen su eficacia y cumplimiento normativo:

• Debe estar actualizado con las últimas regulaciones fiscales y normativas.
• Debe contar con medidas de seguridad robustas para proteger la integridad y confidencialidad de los datos de facturación.
• Debe ser compatible con los sistemas informáticos ya existentes y permitir la integración con otros programas o plataformas.

Y, aparte, si es intuitivo y fácil de usar, mejor. Así, facilita su adopción por parte de los usuarios y minimiza la necesidad de formación adicional. Algo que, como el resto de requisitos, está más que presente en la solución de Payhawk.

Puntos a tener en cuenta a la hora de elegir el programa adecuado

Ahora bien, al elegir tu programa para la gestión de facturas electrónicas, ten en cuenta varios puntos que encajen con tu negocio y con tu empresa:

• Si tiene funcionalidades como la capacidad de generar facturas electrónicas, gestionar el flujo de trabajo de facturación y generar informes fiscales.
• El coste, incluyendo posibles tarifas de licencia, mantenimiento y actualizaciones.
• Las opiniones de otros usuarios para hacerte una idea de su fiabilidad y rendimiento.
• Si ofrece un soporte técnico de calidad, así como si hay recursos de ayuda y documentación.

Beneficios de implementar la facturación electrónica

A estas alturas ya hemos avanzado que la facturación electrónica aporta ventajas significativas: mayor eficiencia operativa, cumplimiento legal, reducción de costes… Pero para ser más concretos, a continuación te detallamos los principales beneficios:

• Minimiza los errores humanos asociados con la inserción de datos manual, lo que te garantiza la precisión en la emisión y recepción de facturas.
• Agiliza los procesos administrativos al eliminar la necesidad de imprimir, enviar y archivar facturas en papel. Por lo tanto, ahorras tiempo y recursos.
• Reduce, precisamente, los gastos asociados con la impresión, envío y almacenamiento de las facturas en papel.
• Facilita el seguimiento y la auditoría de las transacciones comerciales, ya que los documentos digitales son fácilmente rastreables y almacenables.
• Te ayuda a cumplir con las regulaciones fiscales y legales, evitando sanciones administrativas o, incluso, penales.
• Acelera el proceso de cobro al facilitar la emisión y entrega de facturas a los clientes. Algo, a su vez, que puede mejorar el flujo de caja de tu empresa.

Todos estos beneficios de la gestión de facturas electrónicas son tangibles y contribuyen tanto a la eficiencia y rentabilidad de tu negocio como a la sostenibilidad medioambiental.

Preguntas frecuentes

Conscientes de que la gestión de la facturación, electrónica o no, es un tema que genera dudas, a continuación respondemos a las preguntas frecuentes que surgen habitualmente.

¿Qué normativa regula esta materia?

En España, la emisión y recepción de facturas electrónicas está regulada por la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. A su vez, la facturación digital se recoge también dentro de la Ley Crea y Crece. Y además, debes tener en cuenta las disposiciones de la Agencia Tributaria y las normativas específicas de tu comunidad autónoma.

¿Qué ocurre si se incumple la obligación de emitir facturas electrónicas?

El incumplimiento de la obligación de emitir facturas electrónicas puede acarrear sanciones económicas y consecuencias legales. Estas sanciones variarán según la gravedad del incumplimiento y la normativa vigente en cada momento, pero pueden ser tanto administrativas (multas económicas) como penales.

¿Es obligatorio utilizar un programa de facturación específico?

No es obligatorio utilizar un programa de facturación específico, pero sí es muy recomendable. Existen numerosos software diseñados para facilitar la gestión de facturación electrónica y asegurar el cumplimiento normativo.

¿Cómo se garantiza la autenticidad de la factura?

La autenticidad de la factura electrónica se garantiza mediante la firma electrónica avanzada o el sello electrónico, que certifican la autoría y la integridad del documento. Ambos mecanismos cumplen con los requisitos legales establecidos.

Payhawk: el gran aliado para tu empresa

Implementar una solución que permita gestionar de manera eficiente todos los gastos de la empresa es crucial para tu éxito empresarial. Y si trabajas ya con la facturación electrónica con más motivo aún, porque muchos de los procesos tendrán un nivel más alto de automatización.

En este sentido, Payhawk es un aliado valiosísimo porque te ofrecemos una plataforma integral que:

• Cumple con las normativas fiscales y legales vigentes, sea cual sea tu región, país o sector.
• Automatiza los procesos administrativos, minimizando así los errores humanos y agilizando los tiempos de procesamiento.
• Ofrece un soporte técnico especializado que resuelve cualquier duda o problema.
• Es compatible con otros sistemas informáticos, permitiendo una integración fluida y una gestión unificada en tu empresa.

De hecho, no solo lo decimos nosotros. Nuestros clientes lo confirman, como es el caso de Hey Car: Claudia Llambrich, controller de esta compañía dedicada a la compraventa de coches de segunda mano, señala que “gracias a Payhawk, cada empleado o departamento puede administrar sus propios gastos e importar facturas y recibos, todo en la misma plataforma y en tiempo real”.

Al elegir Payhawk como tu solución de gestión de gastos y facturas puedes estar seguro de que estás apostando por la eficiencia, la seguridad y el cumplimiento normativo. Con Payhawk los procesos se convierten en una tarea fácil y sin complicaciones, permitiéndote centrarte en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio. ¿No nos crees? Habla con un experto y compruébalo tú mismo.