Gestión de facturas electrónicas
En cuanto al proceso en sí, la gestión de facturas electrónicas abarca diferentes aspectos o momentos. En concreto, son tres que te detallamos a continuación: la emisión o envío, la recepción y el posterior tratamiento por parte de las autoridades fiscales.
Emisión
La emisión de facturas electrónicas implica la generación de documentos digitales que cumplan con los requisitos legales establecidos por las autoridades fiscales. Es decir, que al emitir tus facturas, debes incluir los siguientes datos:
- Identificación del emisor y del receptor, sea este persona física o jurídica.
- Descripción detallada de los bienes o servicios prestados.
- La fecha de la operación y la fecha y el método de pago pactado.
- El importe total de la operación con sus correspondientes impuestos y retenciones.
Además de utilizar medios electrónicos seguros para la emisión de estas facturas, también debes conservar copias de las mismas para su posterior referencia o por posibles auditorías. Por eso, un software que registre todas en un único espacio en la nube puede ser de lo más valioso y útil.
Recepción
La recepción de facturas electrónicas es la aceptación y el registro de los documentos digitales recibidos. Es importante que, como proveedor, cuentes con sistemas y procesos adecuados para la recepción y gestión de estas facturas. Así garantizas su integridad y autenticidad.
Por otra parte, como te indicábamos en el apartado de la emisión, las facturas recibidas tienen que cumplir con los requisitos legales y fiscales. Por eso, asegúrate de que son correctas antes de proceder a su tratamiento y almacenamiento.
Información a la AEAT
En cualquier operación siempre hay un tercer agente que interviene: la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria). Como autoridad fiscal, va a querer controlar cierta información relativa a las facturas electrónicas emitidas y recibidas por las empresas.
Para ello, debes ser capaz de proporcionar periódica y debidamente esta información en el formato requerido por la AEAT. Así podrás evitar sanciones y cumplir con tus obligaciones fiscales.
Programas para la gestión de la facturación electrónica
Dado que el entorno digital ofrece multitud de opciones, en la actualidad puedes llevar a cabo la gestión de tus facturas electrónicas con diferentes programas y plataformas.
Por un lado, puedes elegir una plataforma específica de la AEAT para la gestión de la facturación electrónica te permite emitir, recibir y almacenar facturas electrónicas según las normativas fiscales vigentes.
Por otro lado, si lo que buscas es una mayor flexibilidad y control sobre la facturación de la empresa, deberás optar por una solución de software como Payhawk. No sólo estarás al día de la legislación vigente y de la última tecnología para automatizar y agilizar procesos de gasto en la empresa, si no que además, podrás almacenar tickets y facturas en formato digital, para presentar ante cualquier requerimiento de la AEAT.
Requisitos que debe reunir el software
Eso sí, todo software debe cumplir con unos requisitos que garanticen su eficacia y cumplimiento normativo:
- Debe estar actualizado con las últimas regulaciones fiscales y normativas.
- Debe contar con medidas de seguridad robustas para proteger la integridad y confidencialidad de los datos de facturación.
- Debe ser compatible con los sistemas informáticos ya existentes y permitir la integración con otros programas o plataformas.
Y, aparte, si es intuitivo y fácil de usar, mejor. Así, facilita su adopción por parte de los usuarios y minimiza la necesidad de formación adicional. Algo que, como el resto de requisitos, está más que presente en la solución de Payhawk.
Puntos a tener en cuenta a la hora de elegir el programa adecuado
Ahora bien, al elegir tu programa para la gestión de facturas electrónicas, ten en cuenta varios puntos que encajen con tu negocio y con tu empresa:
- Si tiene funcionalidades como la capacidad de generar facturas electrónicas, gestionar el flujo de trabajo de facturación y generar informes fiscales.
- El coste, incluyendo posibles tarifas de licencia, mantenimiento y actualizaciones.
- Las opiniones de otros usuarios para hacerte una idea de su fiabilidad y rendimiento.
- Si ofrece un soporte técnico de calidad, así como si hay recursos de ayuda y documentación.
El software de gestión de facturas de Payhawk cubre todos estos aspectos y, además, va más allá apoyando la gestión global de los gastos empresariales desde un mismo lugar, incluidas tarjetas corporativas, gestión de compras, reembolsos, facturas, suscripciones y otras funciones para la conciliación bancaria.
Beneficios de implementar la facturación electrónica
A estas alturas ya hemos avanzado que la facturación electrónica aporta ventajas significativas: mayor eficiencia operativa, cumplimiento legal, reducción de costes… Pero para ser más concretos, a continuación te detallamos los principales beneficios:
- Minimiza los errores humanos asociados con la inserción de datos manual, lo que te garantiza la precisión en la emisión y recepción de facturas.
- Agiliza los procesos administrativos al eliminar la necesidad de imprimir, enviar y archivar facturas en papel. Por lo tanto, ahorras tiempo y recursos.
- Reduce, precisamente, los gastos asociados con la impresión, envío y almacenamiento de las facturas en papel.
- Facilita el seguimiento y la auditoría de las transacciones comerciales, ya que los documentos digitales son fácilmente rastreables y almacenables.
- Te ayuda a cumplir con las regulaciones fiscales y legales, evitando sanciones administrativas o, incluso, penales.
- Acelera el proceso de cobro al facilitar la emisión y entrega de facturas a los clientes. Algo, a su vez, que puede mejorar el flujo de caja de tu empresa.
Todos estos beneficios de la gestión de facturas electrónicas son tangibles y contribuyen tanto a la eficiencia y rentabilidad de tu negocio como a la sostenibilidad medioambiental.
Preguntas frecuentes
Conscientes de que la gestión de la facturación, electrónica o no, es un tema que genera dudas, a continuación respondemos a las preguntas frecuentes que surgen habitualmente.
¿Qué normativa regula esta materia?
En España, la emisión y recepción de facturas electrónicas está regulada por la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. A su vez, la facturación digital se recoge también dentro de la Ley Crea y Crece. Además, debes tener en cuenta las disposiciones de la Agencia Tributaria y las normativas específicas de tu comunidad autónoma.
¿Qué ocurre si se incumple la obligación de emitir facturas electrónicas?
El incumplimiento de la obligación de emitir facturas electrónicas puede acarrear sanciones económicas y consecuencias legales. Estas sanciones variarán según la gravedad del incumplimiento y la normativa vigente en cada momento, pero pueden ser tanto administrativas (multas económicas) como penales.
¿Es obligatorio utilizar un programa de facturación específico?
No es obligatorio utilizar un programa de facturación específico, pero sí es muy recomendable. Existen numerosos software diseñados para facilitar la gestión de facturación electrónica y asegurar el cumplimiento normativo.
¿Cómo se garantiza la autenticidad de la factura?
La autenticidad de la factura electrónica se garantiza mediante la firma electrónica avanzada o el sello electrónico, que certifican la autoría y la integridad del documento. Ambos mecanismos cumplen con los requisitos legales establecidos.
Payhawk: el gran aliado para tu empresa
Implementar una solución que permita gestionar de manera eficiente todos los gastos de la empresa es crucial para tu éxito empresarial. Y si trabajas ya con la facturación electrónica con más motivo aún, porque muchos de los procesos tendrán un nivel más alto de automatización.
En este sentido, una solución de gestión de gastos como Payhawk, te permite:
- Cumplir con las normativas fiscales y legales vigentes, sea cual sea tu región, país o sector.
- Automatizar los procesos administrativos, minimizando así los errores humanos y agilizando los tiempos de procesamiento.
- Acceder a soporte técnico especializado que resuelve cualquier duda o problema.
- Compatibilidad con otros sistemas informáticos, permitiendo una integración fluida y una gestión unificada en tu empresa.
De hecho, no solo lo decimos nosotros. Nuestros clientes lo confirman, como es el caso de Hey Car: Claudia Llambrich, controller de esta compañía dedicada a la compraventa de coches de segunda mano, señala que “gracias a Payhawk, cada empleado o departamento puede administrar sus propios gastos e importar facturas y recibos, todo en la misma plataforma y en tiempo real”.
Al elegir Payhawk como tu solución de gestión de gastos y facturas puedes estar seguro de que estás apostando por la eficiencia, la seguridad y el cumplimiento normativo. Con Payhawk los procesos se convierten en una tarea fácil y sin complicaciones, permitiéndote centrarte en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio. ¿No nos crees? Habla con un experto y compruébalo tú mismo.
