Gestión de gastos en la nueva normalidad

La crisis sanitaria por el Covid19 también ha dado un vuelco a nuestra forma de trabajar y hacer negocios. Tomará tiempo para que los clásicos viajes de empresa, paralizados durante el confinamiento, recuperen su ritmo.

Desde hace meses las empresas (casi) no han tenido que gestionar notas de gastos de viaje. Sin embargo, han debido afrontar otra serie de costes para mantener la producción, garantizando la seguridad del trabajador y cumpliendo con las medidas de prevención dictadas por las autoridades sanitarias.

El teletrabajo, el uso masivo de videoconferencias y canales digitales han probado ser opciones viables, tanto para el uso interno, como en la relación con proveedores, partners y clientes. Consecuentemente, todas estas nuevas dinámicas han alterado la distribución del gasto y la forma de gestionarlo.

Pasada la pandemia, se espera que gran parte de los  cambios en los esquemas de trabajo y relaciones laborales, producto del *teleworking *y la digitalización, perduren en la llamada nueva normalidad.  La gestión de los gastos empresariales también deberá ajustarse a esta realidad, para mantener bajo control los costes y evitar el caos.

¿Cómo han cambiado los gastos empresariales?

Debido a la restricciones para salvaguardar la salud pública, más de  tres millones de españoles trabajaron desde sus casas durante los meses de confinamiento. A causa de ello, se calcula que los  gastos relacionados con el teletrabajo se multiplicaron por diez.

Mientras que las notas de gastos de viajes prácticamente desaparecieron, los costes vinculados con equipos informáticos, material de oficina, telefonía móvil, conexión a internet y licencias de software se dispararon, hasta superar el 40% del total de los gastos empresariales. Los pagos en formación también se vieron incrementados, especialmente ante la necesidad de capacitación para el uso de herramientas digitales.

Por cuestiones prácticas, el teletrabajo difícilmente podría convertirse en el modelo preponderante. Según la OIT, sólo el 27% de los trabajadores en los países de altos ingresos podrían trabajar de manera remota. No obstante, vista su efectividad y beneficios, muchas empresas ya están flexibilizando sus dinámicas laborales. Esto no sólo para apelar al teletrabajo ante una segunda ola de contagios, sino para incorporarlo de manera regular, al menos algunas jornadas a la semana.

Ante esto, en España se acaba de aprobar una nueva Ley de Teletrabajo. Entre otras directrices, establece que la empresa deberá facilitar al empleado todas las herramientas, medios y recursos necesarios para el cumplimiento de sus labores de manera remota.

Esto significa no sólo que las compañías deberán hacerse cargo de los gastos derivados del teletrabajo debido a la pandemia. Implica también que deberán incorporar en la administración y gestión de gastos todos los costes relacionados con esta modalidad, de implementarse de manera regular.

Gestión de gastos ágil y segura para la nueva normalidad

La virtualización de las relaciones laborales y el auge del teletrabajo durante la pandemia han provocado cambios organizacionales que se prevé perdurarán una vez superada la crisis. Los equipos de trabajo distribuido serán cada vez más comunes. Y los proyectos podrán ejecutarse con trabajadores colaborando, no sólo desde diferentes oficinas, sino también desde sus respectivas casas.

En ese sentido, si la pandemia cambió las categorías y la distribución de los gastos empresariales, la nueva normalidad requerirá una forma de gestión más ágil y adaptable según los requerimientos y circunstancias de cada momento, proyecto y equipo de trabajo.

Dar soporte a los equipos distribuidos requerirá, por un lado, contar con algún instrumento de pago que permita garantizar todos los recursos materiales que necesiten los empleados, estén donde estén. Pero, por otro, exigirá una planificación más ágil y un seguimiento centralizado de los gastos, para un eficiente control.

Es aquí donde los software de gestión y las plataformas como la ofrecida por Payhawk cobran mayor importancia. La gestión de notas de gastos y el procesamiento manual de informes siempre ha sido una tarea compleja, cara y estresante. Pero con el teletrabajo y los equipos distribuidos de la nueva normalidad puede convertirse en un verdadero caos.

La plataforma de Payhawk nos da la posibilidad de dotar a los empleados, con un simple clic, de una tarjeta corporativa física o virtual, para que puedan hacer frente a sus gastos profesionales, con independencia y seguridad. Al mismo tiempo, nos permite establecer unos límites, así como unas reglas y políticas de gasto personalizadas y vinculadas a cada tarjeta. De esta manera, podemos mantener bajo control el gasto de la empresa, garantizando que cada pago cumpla con los criterios establecidos.

Además, la solución de Payhawk nos facilita  acabar con los laboriosos informes de gastos. Los empleados ya no tienen que acumular recibos, ni el equipo administrativo, perder tiempo procesándolos. Al momento del pago, cada trabajador puede fotografiar con su móvil el recibo, y la aplicación extraerá los datos relevantes para la conciliación en tiempo real.

Si bien hoy muchos eventos y ferias comerciales se han virtualizado, reduciendo ostensiblemente los viajes de negocios, una vez superada la pandemia, se espera que poco a poco vayan reactivándose. Con Payhawk será posible gestionar no sólo esos viajes, sino cada uno de los pagos que tenga que realizar la empresa, con total visibilidad del gasto, al tiempo que se simplifican y automatizan las validaciones y conciliaciones.