La tarjeta corporativa digital como herramienta estratégica de pago para la empresa

Qué es una tarjeta corporativa digital

En el entorno online en el que nos movemos, las tarjetas corporativas digitales representan una evolución en la forma en que las empresas gestionan sus finanzas. Son instrumentos financieros especialmente diseñados para facilitar y centralizar el control de los gastos de cualquier negocio. Al igual que las tradicionales, estas versiones digitales se emiten a nombre de la empresa y no están vinculadas a las cuentas personales de los empleados.

En cuanto a su uso, se asemeja al de una tarjeta de crédito o débito convencional, pero sin necesitar un soporte físico que deslice o contacte (o se aproxime, ahora que existe el contactless) con un TPV también físico. Es decir, permiten a los empleados realizar pagos relacionados a las actividades de la compañía, pero sin el material plástico y plenamente a distancia.

Por ejemplo, estas tarjetas digitales corporativas se utilizan en compras o adquisiciones de todo tipo o en desplazamientos por negocio. De esta forma, se asignan virtualmente los cargos directamente a la cuenta corporativa que corresponda.

La clave radica en la naturaleza digital de estas tarjetas corporativas, ya que ayudan al equipo o responsable contable a una gestión ágil y transparente de los gastos empresariales.

Para qué sirve

Como decíamos y como entenderás ahora, las tarjetas corporativas digitales ya se han asentado plenamente como una herramienta de trabajo más. Su utilidad es muy práctica en el día a día, ya que cumplen funciones que son clave para las empresas modernas en distintos aspectos:

• Gestión eficiente de gastos. Te facilitan llevar un control detallado de los gastos empresariales al centralizar y registrar todas las transacciones hechas por tus empleados.
• Optimización de procesos. Simplifican tus procedimientos contables al automatizar la conciliación de facturas y gastos y al eliminar los reembolsos manuales.
• Control y establecimiento de políticas. Te permiten fijar límites de gasto y políticas corporativas integradas, dándote un mayor control sobre cómo se utilizan los fondos.
• Acceso remoto y seguro. Al ser tarjetas corporativas virtuales, ofrecen la posibilidad de acceso remoto a través de plataformas seguras, lo que te facilita la supervisión y el control en tiempo real.

En resumen, se trata de herramientas muy versátiles que además de simplificar los pagos, te proporcionan un control exhaustivo y te ayudan a gestionar eficientemente los recursos financieros de tu negocio.

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Seguridad de este tipo de tarjetas

Algo que preocupa a quien desconoce el funcionamiento de las tarjetas corporativas digitales es la seguridad que ofrecen al usuario. En este sentido, las compañías que las desarrollan se esmeran especialmente en este aspecto. De hecho, es un pilar fundamental y están respaldadas por avanzadas medidas de protección, como por ejemplo:

• Tokenización. Los datos se convierten en "tokens" únicos, lo cual minimiza el riesgo de fraude al no compartir la información real durante las transacciones.
• Autenticación de dos factores. Incorporan sistemas de autenticación potentes que requieren múltiples niveles de verificación para autorizar las transacciones.
• Control de gastos y bloqueo remoto. Estableciendo límites y controles de gasto, en casos de emergencia o sospecha de fraude, puedes bloquearlas o desactivarlas de inmediato.
• Registro detallado de las transacciones. Proporcionan registros detallados de todas las transacciones, por lo que te facilitan identificar rápidamente cualquier actividad sospechosa.

Estas capas de seguridad garantizan que las tarjetas corporativas digitales aseguren la integridad de las transacciones y la protección de los fondos empresariales. Eso sí, para disponer de las medidas más fiables, también debes confiar en las mejores marcas de tarjetas digitalizadas.

Otras ventajas de las tarjetas corporativas virtuales frente a las de plástico

Al margen de la seguridad, las tarjetas digitalizadas corporativas ofrecen más beneficios en comparación con las convencionales. Desde nuestra experiencia, diríamos que presentan una serie de ventajas significativas como son, principalmente, las cinco que detallamos a continuación:

• Flexibilidad y agilidad. Al ser digitales, las puedes generar y asignar instantáneamente. Con lo cual, permiten una rápida implementación y se adaptan de forma ágil a las necesidades cambiantes de tu empresa.
• Mayor control y transparencia. Como hemos indicado en líneas superiores, te ofrecen un nivel superior de control sobre tus gastos empresariales, ya que proporcionan datos detallados en tiempo real de cada transacción.
• Reducción de costes y sostenibilidad. Eliminan gastos asociados a la emisión y envío de tarjetas físicas (comisiones, gastos del material, etcétera…), además de contribuir al medioambiente con la reducción del uso de plástico.
• Seguridad reforzada. Como comentábamos, su naturaleza digital ofrece una seguridad avanzada con funciones como la tokenización o la autenticación de múltiples factores, reduciendo el riesgo de fraude.
• Adaptabilidad a entornos virtuales. Son ideales para el entorno empresarial actual, donde los equipos pueden trabajar de forma remota y necesitan acceso inmediato a herramientas financieras.

En conjunto, estas ventajas posicionan a las tarjetas corporativas virtuales como una opción eficaz, segura y adaptable. Por lo tanto, valórala para la gestión financiera de tu negocio en esta era digital, sea cuál sea tu sector y tu compañía.

Tarjetas corporativas virtuales para empleados

Sin embargo, las ventajas de las tarjetas corporativas digitales no solo tienen un efecto positivo en tu empresa. También aportan beneficios más que atractivos para los empleados que las utilicen. Así que, al igual que hemos hecho en el apartado anterior, a continuación enumeramos las cinco principales ventajas que tienen estos instrumentos de cara a los trabajadores:

• Comodidad y facilidad de uso. Los empleados pueden acceder a sus tarjetas virtuales de manera instantánea a través de aplicaciones móviles o plataformas online, simplificando el proceso de pago.
• Control personalizado. Los ya citados límites de gasto individuales y las políticas específicas para cada empleado hacen que éstos se adapten a las necesidades y responsabilidades de su rol.
• Registro y categorización automática de gastos. Estas tarjetas de trabajo digitales facilitan el proceso de la documentación de gastos, ya que registran automáticamente los detalles de cada operación. O sea, que agilizan los procesos contables y de conciliación.
• Seguridad y protección. Las capas de seguridad integradas protegen tanto a la empresa como a los empleados. Por ende, ofrecen un entorno seguro para realizar transacciones.
• Facilidad en la gestión de los viajes corporativos. Al permitir transacciones internacionales y pagos online, son ideales para los trabajadores que necesitan gestionar ciertos gastos durante viajes de negocios o compras por internet.

Por todo ello, podemos decir que las tarjetas corporativas virtuales otorgan a los empleados una herramienta financiera flexible y segura que simplifica sus responsabilidades y, al mismo tiempo, contribuyen a la eficiencia operativa de la empresa.

Preguntas frecuentes

Aun así, dado que las tarjetas corporativas virtuales son un producto todavía relativamente nuevo, aún surgen varias cuestiones relativas a qué son y a su funcionamiento. Por eso, basándonos en las consultas que nos hacen muchos de nuestros usuarios y clientes, desde Payhawk queremos disipar esas dudas resolviendo las preguntas más frecuentes.

Las tarjetas corporativas digitales ¿son de crédito o de débito?

Las tarjetas corporativas digitales pueden ser tanto de crédito como de débito, dependiendo de la configuración que elija cada empresa. Estos instrumentos ofrecen la flexibilidad de funcionar con ambos tipos de transacciones, permitiendo a las compañías adaptarlas a sus necesidades financieras y políticas de gastos.

De esta forma, las tarjetas corporativas digitales pueden estar vinculadas a líneas de crédito o ser pre-financiadas, operando como tarjetas de débito. Esta versatilidad permite a las empresas establecer límites de gasto y políticas financieras que se alineen con sus estrategias de gestión de fondos.

¿Cómo se controla el gasto en las tarjetas virtuales para empleados?

El control del gasto en las tarjetas virtuales para empleados se logra mediante plataformas o apps donde las empresas fijan límites, políticas y categorías para cada tarjeta. Estos controles son en tiempo real, permitiendo a los administradores supervisar, ajustar límites, desactivar tarjetas o aprobar transacciones.

Además, se generan informes detallados de gastos y transacciones, simplificando la conciliación y seguimiento de fondos por empleado. Esta gestión precisa y ágil garantiza el cumplimiento de políticas financieras, fomentando una administración empresarial transparente y eficiente.

¿Qué tipos de gastos se pueden pagar con ellas?

Las tarjetas corporativas digitales permiten pagar una amplia gama de gastos empresariales. Esto incluye, por ejemplo:

• Compras de suministros de oficina
• Servicios profesionales
• Gastos de viajes como billetes de avión, hoteles y alquiler de vehículos
• Suscripciones digitales
• Publicidad online y pagos en plataformas de software, herramientas de marketing, y servicios de alojamiento web.

Estas tarjetas están diseñadas para cubrir necesidades comerciales de lo más diversas. Por eso, permiten a las empresas optimizar la gestión y control de una amplia variedad de gastos operativos.

Las tarjetas corporativas virtuales para empleados de Payhawk

Llegados a este punto, es el momento de citar algún buen ejemplo de tarjeta corporativa digital. Y en ese contexto, no se nos ocurre ninguna mejor que las que ofrecemos en Payhawk.

Nuestras tarjetas corporativas son una solución integral y eficiente para la gestión de tus gastos empresariales. Puedes comprobarlo tú mismo visitando nuestra página web y viendo las funcionalidades avanzadas que te ofrecemos. No obstante, te adelantamos que muchos de nuestros clientes destacan como características más interesantes la configuración instantánea, el control detallado de gastos, la posibilidad de fijar políticas personalizadas y la seguridad reforzada.

Precisamente en esa línea va el testimonio de Paul Schwarzenholz, Co-fundador de Zenloop y cliente:

“Las tarjetas de Payhawk ofrecen seguridad, asignación presupuestaria, responsabilidad y accesibilidad. Además, podemos ver cada transacción en tiempo real”, señala el directivo de esta plataforma de reseñas y comentarios online.

En definitiva, las tarjetas corporativas de Payhawk simplifican el manejo financiero de las empresas. Aparte, su cómoda integración con la plataforma te permite una conciliación automática de gastos y disponer de informes transparentes al instante, lo cual optimiza enormemente todos tus procesos contables. ¿Quieres descubrir cómo estas tarjetas transforman tu gestión financiera? Haz clic en programar demo y da un gran salto empresarial.