Cartes d'entreprise : 6 conseils pour une meilleure gestion des dépenses

En plus de nombreux autres problèmes liés aux remboursements manuels, il y a un certain manque de contrôle de la part de l'équipe financière sur ce qui est exactement dépensé et où. En outre, les rapports concernant les dépenses que les employés doivent soumettre arrivent souvent en retard et sont inexacts.

La situation n'est guère meilleure du côté des employés, qui se plaignent souvent des retards des remboursements et de la lourdeur et de la complexité des processus à suivre.

Il est étonnamment simple d'améliorer la gestion des dépenses pour l'équipe financière et pour tous les autres membres de l'entreprise. La solution se présente sous la forme de cartes d'entreprise, qui permettent à chacun de faire son travail plus efficacement.

Les cartes d'entreprise (de débit ou de crédit) sont des cartes de paiement émises par une entreprise pour ses employés. Elles peuvent être utilisées pour régler des dépenses professionnelles telles que les frais kilométriques, l'hébergement ou encore les dîners, mais aussi pour les opérations commerciales quotidiennes telles que les abonnements ou autres paiements en ligne en dehors de la facturation.

Les employés peuvent ainsi effectuer des achats au nom de l'entreprise sans utiliser leur carte personnelle pour régler.

Des cartes d'entreprise nouvelle génération

En utilisant les cartes d'entreprise (de débit et/ou de crédit) avec un logiciel de gestion tout-en-un, vous repensez toute votre façon de gérer vos dépenses et accélérez votre transformation digitale.
Voici comment reprendre le contrôle de ses dépenses avec Payhawk.

1. Assurez-vous que tous vos salariés disposent d'une carte d'entreprise

La plupart des entreprises ne donnent des cartes qu'à un nombre très limité de collaborateurs, laissant toutes les autres utiliser leur propre argent. Ou pire encore, les données des cartes d’entreprise sont partagées de manière non sécurisée.

Pour contrôler les dépenses de l'entreprise, vous devez vous assurer que tous ceux qui ont besoin de dépenser possèdent une carte d'entreprise. De cette façon, vous pouvez passer d'une attitude réactive (payer les dépenses après coup) à une attitude proactive, en établissant des budgets à l'avance.

Avec Payhawk, offrir des cartes de débit ou de crédit à vos employés est instantané, car vous pouvez obtenir des cartes virtuelles qui sont créées instantanément, ainsi que des cartes physiques traditionnelles.

2. Adoptez une philosophie différente au sujet des cartes d’entreprise

La création de cartes de débit et de crédit pour des équipes ou des fonctions spécifiques peut apporter d'énormes gains en matière de comptabilité et de gestion. De cette manière, vous pouvez par exemple limiter les dépenses liées à votre publicité en ligne ou contrôler vos abonnements à l'aide d'une carte spécialement conçue à cet effet. Payhawk vous permet de personnaliser tous vos paramètres, pour respecter au mieux votre politique de dépenses.

3. Fixez des limites claires pour chaque carte

Imaginons qu'un employé utilise la carte d'entreprise du directeur financier pour gérer des campagnes publicitaires en ligne. Une erreur dans la configuration de la campagne peut conduire l'employé à dépenser plus de budget que prévu.

Ce problème peut être évité en émettant des cartes avec des contrôles de limites spécifiques à chaque employé. Dans l'exemple ci-dessus, le budget de la campagne aurait été protégé.

Les limites peuvent également aider vos employés à se sentir maîtres de la situation, grâce à des directives claires sur le montant qu'ils peuvent dépenser. Mais également sur les types de paiements acceptés ainsi que les retraits d’argent liquide.

4. Centralisez tous les workflows d'approbation

Les équipes financières doivent faire tout le travail de documentation et de comptabilité de tous les centres de coûts de l'entreprise et ont parfois affaire à des employés ayant de faibles capacités d'organisation.

Une méthode simple mais efficace consiste à gérer toutes les demandes de budget, y compris les imprévus, sur la même plateforme afin de pouvoir demander toutes les informations nécessaires à l'approbation. En utilisant Payhawk, non seulement vous obtiendrez cela, mais avec les intégrations avec les systèmes ERP et comptables tels qu'Oracle NetSuite, c'est un jeu d'enfant.

5. Évitez les retard en optimisant vos processus

Avec les méthodes traditionnelles de gestion des dépenses, beaucoup de temps est perdu en administration et en retards dus à des approbations tardives.

Avec Payhawk, les employés accèdent aux fonds instantanément et peuvent facilement demander des fonds supplémentaires, ce qui donne aux équipes financières plus de visibilité.

6. Protégez le compte bancaire de l'entreprise

Alors que les cartes de crédit professionnelles traditionnelles sont liées aux comptes de l'entreprise, avec Payhawk, vous disposez de votre propre portefeuille, ce qui réduit le risque d'exposer le compte bancaire de l’entreprise.

Comme nous l'avons vu, il y a beaucoup de choses que vous pouvez réaliser avec une solution de gestion des dépenses tout-en-un, réunissant les cartes d'entreprise nouvelle génération et la gestion des notes de frais sur une même plateforme.

Si vous souhaitez moderniser vos processus financiers et satisfaire vos employés, programmez une démo avec nous dès aujourd'hui.