Guide pour choisir une carte d'entreprise et un prestataire de service de gestion des dépenses

Gérer les paiements de l'entreprise, minimiser le besoin de remboursement des employés, faciliter les transactions par carte d'entreprise et trouver la meilleure façon de gérer les dépenses des employés peut faire gagner du temps à votre équipe financière et contribuer à fournir une visibilité essentielle sur les dépenses.

Ces raisons et bien d'autres encore, notamment l'augmentation de la satisfaction des employés et un meilleur contrôle des dépenses, expliquent pourquoi la gestion des dépenses devrait figurer à l'ordre du jour de chaque directeur ou responsable financier.

Cependant, il n'est pas toujours facile de trouver la bonne entreprise à qui confier la gestion des cartes d'entreprise et des dépenses. Et les enjeux sont élevés. Il est essentiel de choisir un prestataire disposant à la fois de la bonne technologie et d'un engagement en faveur de la réussite du client.

1. Appel d’offre

Pour chaque problème lié à la gestion des dépenses de votre entreprise, il existe plusieurs prestataires technologiques ayant une solution à vous proposer. Lorsque vous pensez à la gestion des dépenses et des cartes, vous avez peut-être une liste de fournisseurs assez large et vous vous sentez perdu.

Si le choix vous semble trop vaste, il est peut-être temps d'envisager de créer un appel d’offre.

Un appel d’offre est un document qui sollicite des informations auprès de prestaires dans le cadre d'une liste d'exigences. Les acheteurs, c'est-à-dire vous, peuvent utiliser cet appel d’offre pour demander aux prestataires toutes les informations dont vous avez besoin et de tomber sur des entreprises dont les services correspondent à votre demande.

2. Questions à inclure dans l’appel d’offre

La première étape consiste à dresser une liste de prestataires que vous souhaitez prendre en considération. Une fois que vous avez finalisé cette liste, vous pouvez trouver les coordonnées de l'équipe commerciale de chaque prestaire.

Mais avant d'entrer en contact, vous devez créer votre appel d'offres. Le meilleur type d'appel d'offre est un document simple comportant deux sections principales. 1) Quelques informations sur votre entreprise et 2) une liste de questions sur les capacités du prestataire.

Les questions ont pour but d'indiquer au prestataire ce qui est important pour vous et de lui demander d'expliquer comment son produit résout vos problèmes.

Vous trouverez ci-dessous une suggestion de questions qui se sont avérées importantes pour tous nos clients :

3. Quelle est la qualité de l'expérience utilisateur ?

Normalement, chaque prestataire est censé vous faire une démo et vous montrer le logiciel.

Lorsque l’on parle d’une application de gestion des dépenses et des cartes, l'expérience utilisateur est extrêmement importante.

L'équipe financière utilisera le logiciel tous les jours, il est donc important de se faire une idée de son degré d'automatisation et d'efficacité. L'équipe pourra-t-elle effectuer des tâches rapidement ? Va-t-elle gagner du temps ? Le logiciel facilite-t-il leur travail ?

Qu'en est-il de ceux qui ne font pas partie du département financier ?

Il est important de penser à toutes les personnes de l'organisation qui utiliseront le logiciel et de prendre en compte leurs besoins.

L'expérience utilisateur peut jouer un rôle énorme dans la manière dont les utilisateurs de l'entreprise s'engagent dans la technologie et le processus. Plus le logiciel est performant, plus les utilisateurs l'utiliseront. Et plus la conformité sera bonne.

Voyez comme il est facile de gérer les dépenses du point de vue d'un utilisateur de Payhawk.

4. Est-ce que le logiciel s’intègre à un ERP ?

Les dépenses de votre entreprise doivent être liées à votre système comptable.

Idéalement, chaque transaction provenant du paiement d'un employé peut être automatiquement poussée vers votre ERP sans travail manuel supplémentaire.

En fin de compte, le prestataire de gestion des dépenses que vous choisirez devra s'intégrer à l'ERP que vous avez choisi, c'est donc une question importante à garder en tête.

Jetez un oeil à nos intégrations avec les principaux ERP, logiciels de comptabilité et Excel.

5. L'équipe financière peut-elle gagner du temps sur les tâches routinières ?

Pour les organisations en pleine croissance, les petites tâches routinières peuvent très vite devenir monstrueuses.

Un système avancé de gestion des cartes d'entreprise facilitera l'émission de cartes, ce qui permettra à l'équipe financière de se concentrer sur les tâches les plus importantes.

Les cartes d'entreprise doivent être reliées à un logiciel de gestion des dépenses qui intègre des politiques de contrôle des dépenses. Votre entreprise doit être en mesure de mettre à jour la politique de dépense via des workflows afin de mettre à jour et de modifier les contrôles et de soutenir la conformité.

Enfin, assurez-vous de pouvoir disposer de la flexibilité nécessaire pour rembourser vos employés lorsqu'ils effectuent des dépenses en dehors de la plateforme de gestion des frais.

Payhawk remplit toutes ces conditions et bien plus encore. Réservez une démo pour échanger avec nous avant votre prochain appel d'offres.