Welkom bij Payhawk!
Goed je hier te zien. We hopen dat je veel profijt zult hebben van ons platform!
Het Payhawk Customer Success Team staat klaar om je door het hele proces te begeleiden. Ze zijn ook elke maandag tot en met vrijdag van 8:00 uur tot 18:00 uur (Nederlandse tijd) via de chat beschikbaar voor als je live ondersteuning nodig hebt.
Als je de antwoorden op de meest voorkomende vragen wilt doornemen, doorzoek dan de bronnen in ons Helpcentrum.
Doelgroep
Deze handleiding is bedoeld voor medewerkers van bedrijven in het VK en de EER die de rechten van Payhawk Beheerder hebben en verantwoordelijk zijn voor het volledige beheer van de Payhawk‑account van hun bedrijf. Dit omvat het toezicht op alle bedrijfsuitgaven, het koppelen en uitgeven van bedrijfskaarten, het instellen van bestedingsbeleid en kaartlimieten, het definiëren van workflows, het verwerken van factuurbetalingen en terugbetalingen, en het aanmaken van teams met gedeelde budgetten.
Samenvatting
Deze snelle start begeleidt je door de basisstappen voor het gebruik van het systeem als Payhawk Beheerder en zal je helpen om je het Payhawk-webportaal en de Payhawk-app eigen te maken.
Aan de slag met Payhawk!
Stap 1 - Je aanmelden bij Payhawk en je Payhawk-account activeren
Voordat je de stappen in deze handleiding kunt gaan volgen, moet je het volgende doen:
Registreer je bij Payhawk via de uitnodiging die je via e-mail hebt ontvangen of via Active Directory.
Meer informatie vind je in de artikelen over het configureren van de instellingen van je persoonlijke Payhawk-profiel.
Stap 2 - Geld storten op je Payhawk-account
Geld storten op Payhawk is net zo eenvoudig als het uitvoeren van een bankoverschrijving. Zo vul je het saldo van je Payhawk-account aan vanaf een gekoppelde bankrekening in het Verenigd Koninkrijk en de EER:
Ga naar Geld. Klik op de gewenste valuta in je krediet- of betaalrekening.
Klik op de knop + Geld storten om een lijst met je gekoppelde accounts te bekijken.
Klik op het gewenste gekoppelde account om het in te stellen als betaalbron voor het aanvullen van het benodigde saldo en geef het bedrag op. Klik op Saldo aanvullen.
Zodra je de betaling hebt goedgekeurd, wordt de storting onder je betreffende account weergegeven als 'in behandeling'. Zodra de storting is verwerkt, wordt deze weergegeven in het veld Stortingsgeschiedenis van het account.
Je kunt ook geld op je Payhawk-account storten via een bankoverschrijving. Zie voor meer informatie het artikel over Ondersteunde valuta's en betalingsregelingen voor het aanvullen van gekoppelde rekeningen en bankoverschrijvingen.
Bovendien hoef je bij Payhawk niet elke dag in te loggen om het saldo van je bedrijf in de gaten te houden. Stel een drempelwaarde in en zodra je saldo onder dit bedrag daalt, stelt Payhawk de Payhawk Beheerders binnen je bedrijf hier automatisch via e-mail van op de hoogte.
Stap 3 - Teamleden uitnodigen en je teams samenstellen
Medewerkers kunnen pas aan de slag met Payhawk als ze zijn uitgenodigd voor het systeem. Als dat is gebeurd, kun je je teams gaan samenstellen. Teams in Payhawk hoeven niet per se overeen te komen met de hiërarchische structuur in je bedrijf. Ze kunnen ook worden aangemaakt op basis van andere criteria, zoals specifieke projecten of functies waaraan medewerkers werken.
Payhawk-rollen en -rechten
Elke medewerker die je uitnodigt voor Payhawk moet een rol toegewezen gekregen hebben. Je kunt een van de ingebouwde Payhawk-rollen gebruiken of je eigen aangepaste rol maken. Daarnaast kun je boven op elke rol, indien nodig, de roluitbreiding Teammanager of Executive Assistant toewijzen.
Payhawk Beheerders kunnen de rol Geautoriseerde vertegenwoordiger toewijzen aan teamleden die zich moeten bezighouden met nalevingsdocumentatie, zoals het uploaden van bedrijfs- en identiteitsdocumenten, het raadplegen van KYC-formulieren en het ontvangen van KYC-meldingen, zonder hen volledige beheerdersrechten te verlenen.
De fundamentele Payhawk-rollen zijn Payhawk Beheerder, Payhawk Accountant en Payhawk Medewerker. De andere ingebouwde rollen van de IT-beheerder, Senior AP Clerk, Authorized Representative en Auditor zijn gebaseerd op de machtigingen van de rol van Payhawk Beheerder.
Medewerkers uitnodigen voor Payhawk
Zo nodig je medewerkers uit voor Payhawk en wijs je ze de benodigde rollen toe:
Ga naar het tabblad Medewerkers > Medewerkers. Klik op + Nieuwe toevoegen.
Om een e-mailuitnodiging naar een medewerker te sturen, voer je een e-mailadres in, selecteer je de rol en klik je op uitnodigen. De medewerker ontvangt vervolgens een e-mail met een registratielink.
Om een sms-uitnodiging naar een medewerker te sturen, voer je een e-mailadres in en activeer je de schakelaar uitnodigen via sms. Vul de naam en het mobiele nummer van de medewerker in, selecteer de rol en klik op uitnodigen. De medewerker ontvangt dan een sms met een registratielink.
De teamleden die je uitnodigt, ontvangen een e-mail. Wanneer zij op de knop aan de slag met Payhawk klikken, worden ze naar het scherm geleid om hun Payhawk-account aan te maken.
Zodra de uitgenodigde medewerkers zich registreren bij Payhawk, verandert hun status van openstaande uitnodiging en worden ze verplaatst naar het tabblad medewerkers > actief.
Nadat je je medewerkers hebt uitgenodigd, kun je je teams gaan samenstellen en je medewerkers gaan beheren. Je kunt bijvoorbeeld teams aanmaken, bewerken en verwijderen, de details voor terugbetaling aan medewerkers wijzigen, of e-mailadressen van medewerkers bewerken.
Daarnaast kan Payhawk met meerdere HR-informatiesystemen (HRIS) worden geïntegreerd. Dit betekent dat je automatisch medewerkers en hun gegevens kunt importeren vanuit andere ondersteunde platforms.
Stap 4 - Kaarten uitgeven voor je medewerkers
Nu je geld op je rekening hebt gestort, kun je fysieke of virtuele kaarten gaan uitgeven voor je medewerkers.
De virtuele kaarten van Payhawk zijn bedoeld voor online betalingen. Ze kunnen echter ook aan een digitale portemonnee worden toegevoegd en worden gebruikt voor betalingen op kassasystemen.
De fysieke kaarten van Payhawk (van plastic of hoogwaardig metaal) zijn bedoeld voor het verrichten van zowel online- of fysieke betalingen, bijvoorbeeld voor zakelijke aankopen in winkels of voor reizen naar en in het buitenland.
Afzonderlijke limieten en beleidsregels voor betaalkaarten
Je kunt ook individuele kaarten voor medewerkers uitgeven of teamkaarten (gedeelde budgetten) aanmaken. In Payhawk kun je een afzonderlijke limiet instellen voor een individuele of teamkaart, of uitgavenregels vaststellen en deze aan kaarten toewijzen.
Afzonderlijke limieten zijn individuele maandelijkse limieten voor bedrijfskaarten voor individuen of teams. Kaarten met afzonderlijke limieten zijn geschikt voor terugkerende betalingen die gemakkelijk te plannen zijn en waarvoor geen ingewikkelde goedkeuringen nodig zijn.
Met limieten op basis van het uitgavenbeleid kun je kaarthouders op basis van hun bestedingsgedrag in verschillende categorieën indelen. Je kunt bijvoorbeeld een beleidsregel op hoog niveau vaststellen met een hoge bestedingslimiet.
Plastic en hoogwaardige metalen kaarten uitgeven
Fysieke kaarten worden binnen minder dan 5 werkdagen na uitgifte geleverd. Elke plastic of hoogwaardige metalen kaart is gekoppeld aan individuele medewerkers en elke kaarthouder moet zijn of haar fysieke kaart koppelen via de Payhawk-app:
Ga naar Dashboard > Kaarten > Kaarten. Klik op de knop + Nieuw.
Selecteer in het venster dat verschijnt de optie Fysiek (voor een plastic kaart) of Metaal (voor een hoogwaardige metalen kaart) en geef aan aan welke medewerker je de bedrijfskaart wilt toewijzen.
Onder Limieten, kies je tussen een afzonderlijke maandlimiet of een maandlimiet op basis van een bestaand uitgavenbeleid.
Voor kaarten met een afzonderlijke limiet kies je de valuta en de maandimiet. Voor kaarten die onder bestaande uitgavenbeleidsregels van het bedrijf vallen, kies je de valuta en het beleid waaraan je de kaart wilt toewijzen.
Geef aan op welk adres de kaart moet worden afgeleverd. De schakelaar voor je bedrijfsadres staat standaard ingeschakeld. Als je de kaart op een ander adres wilt ontvangen, schakel deze dan uit en vul de vereiste adresgegevens in.
Klik op Kaart uitgeven om je keuze te bevestigen.
Virtuele kaarten uitgeven
Virtuele kaarten worden automatisch geactiveerd en je team kan ze direct gebruiken nadat je ze hebt uitgegeven:
Ga naar Kaarten > Kaarten. Klik op + Nieuw.
Selecteer in het venster dat verschijnt de optie Virtueel en geef aan aan welke medewerker je de bedrijfskaart wilt toewijzen.
Onder Limieten, kies je tussen een afzonderlijke maandlimiet of een maandlimiet op basis van een bestaand uitgavenbeleid.
Voor kaarten met een afzonderlijke limiet kies je de valuta en de maandimiet. Voor kaarten die onder bestaande uitgavenbeleidsregels van het bedrijf vallen, kies je de valuta en het beleid waaraan je de kaart wilt toewijzen.
Klik op Kaart uitgeven om je keuze te bevestigen.
Stap 5 - Uitgavencategorieën en aangepaste velden opstellen
De uitgavencategorieën in Payhawk en de velden voor aangepaste uitgaven zijn samen heel handig, want je kunt er snel en eenvoudig grip op je financiën mee houden.
Uitgavencategorieën in Payhawk
Uitgavencategorieën zijn gebruiksvriendelijke benamingen die worden toegekend aan uitgaven die medewerkers via de mobiele app of het webportaal kunnen indienen. Medewerkers kunnen de juiste categorie voor een uitgave bekijken en snel selecteren.
Elke categorie is gekoppeld aan een rekeningcode uit je rekeningstelsel of een andere administratiesysteem. Let op: de rekeningcodes zijn alleen zichtbaar in je maandrapport.
Zo maak je een uitgavencategorie aan:
Ga naar Instellingen > Veldbibliotheek .
Klik op Categorie en vervolgens op de knop + Categorie toevoegen.
Voer de naam van de nieuwe categorie, de rekeningcode en het standaard btw-tarief (indien van toepassing) in. Klik op Opslaan.
Velden voor aangepaste uitgaven van Payhawk
Naast de uitgavencategorie kun je met Payhawk bij elke zakelijke uitgave meer details toevoegen, zoals onder andere kostenplaats en project-ID.
Zo maak je zelf een veld voor uitgaven aan in Payhawk:
Go naar Instellingen > Veldbibliotheek.
Klik op de knop + Nieuw om het nieuwe veld voor uitgaven toe te voegen.
Voer in het dialoogvenster Veld toevoegen de vereiste gegevens in: de naam van het veld, de rollen, of het veld voor bepaalde uitgavencategorieën wordt weergegeven, of het aangepaste uitgavenveld verplicht is bij het indienen en of het aangepaste uitgavenveld verplicht is bij de controle.
Klik op Toevoegen.
Stap 6 - Goedkeuringsworkflows instellen
Voor verschillende afdelingen, bedragen, typen onkosten en soorten aanvragen kunnen afzonderlijke goedkeurders nodig zijn voordat een factuur of betaling wordt afgerond. Met Payhawk kun je aangepaste goedkeuringsworkflows maken die aansluiten bij de structuur van je bedrijf.
Voorwaarden, goedkeurders en aangepaste workflows
Je kunt workflows definiëren voor kaartaanvragen en kaarttransacties, terugbetalingen (inclusief dagvergoedingen en kilometervergoedingen), rekeningen, aanvragen, inkooporders en andere soorten onkosten en aanvragen.
Goedkeuringsstappen kunnen worden toegewezen aan standaardrollen (zoals Payhawk Accountant of Beheerder), aangepaste rollen, of aan specifieke medewerkers. Je kunt ook Teammanagers, verantwoordelijken voor een specifieke categorie of beheerders van aangepaste velden toevoegen om goedkeuringen af te handelen op basis van teams, onkostencategorieën of waarden die je zelf definieert.
Je kunt de workflows in Payhawk gemakkelijk zelf aanpassen. Je kunt voorwaarden instellen, zoals drempelwaarden voor bedrag, en sequentiële of parallelle goedkeuringsstappen ontwerpen die aansluiten bij het beleid en de uitgavenprocessen van je bedrijf.
Workflows voor facturen opstellen
Laten we voor dit voorbeeld aannemen dat je nog geen workflows hebt opgesteld voor rekeningen (uitgaande bankoverschrijvingen) en dat je een goedkeuringsstap wilt toevoegen voor de bankoverschrijvingen zonder inkooporder:
Ga in Payhawk naar het tabblad Instellingen > Workflows > Uitgavetypen.
Klik in het veld Rekening op Workflow bewerken.
Klik op Indienen en selecteer de optie Indienen aan om medewerkers toe te staan uitgaven in te dienen die via een bankoverschrijving worden betaald.
Klik op Wijzigingen opslaan.
Voor de goedkeuringsstap van het onkostentype Rekening volg je de optie NO PO en klik je op + Goedkeuringsstap toevoegen. Kies ervoor om je eigen aangepaste goedkeuring toe te voegen of gebruik de suggestie van het standaardsjabloon. Klik in dit voorbeeld op + Aangepast.
In de optie sjabloon zie je eerder gedefinieerde functies voor je bedrijf, bijvoorbeeld Teammanager, zodat je deze niet handmatig hoeft te selecteren uit de lijst van goedkeurders.
In het dialoogvenster dat je nu ziet, geef je de stap een naam door op het potloodpictogram (bewerken) te klikken. Vul naam in en klik op ✔ .
Selecteer uit de lijst met beschikbare goedkeurders de functie Teammanager. Definieer vervolgens de gewenste voorwaarde door te klikken op + Voorwaarde toevoegen - bijvoorbeeld Bedrag.
Om het bedrag waarvoor goedkeuring nodig is in te stellen, kies je de limiet in het uitklapmenu, bijvoorbeeld minder dan of gelijk aan (<=). Op de volgende regel stel je het bedrag in, bijvoorbeeld 200.
Klik op Opslaan.
Om enkelvoudige stap, sequentiële meerdere stappen, of niet-sequentiële goedkeuringen te definiëren, volg je de richtlijnen en pas je dezelfde stappen toe als hierboven.
Om de rechten voor het bekijken van onkosten in te stellen, klik je op de stap controleren. Selecteer onder controleren de specifieke medewerker of functie die factuurbetalingen van je bedrijf mag bekijken, bijvoorbeeld een Payhawk Accountant. Klik op opslaan.
Om de rechten voor het bevestigen van onkosten in te stellen, klik je op de stap details bevestigen. Selecteer onder details bevestigen de specifieke medewerker of functie die factuurbetalingen van je bedrijf mag bevestigen en de methode die hiervoor binnen je bedrijf gebruikt wordt, bijvoorbeeld een Payhawk Accountant. Klik op opslaan.
Om de rechten voor het autoriseren van betalingen in te stellen, klik je op de stap autoriseren. Selecteer in het uitklapmenu autoriseren de specifieke medewerker of functie die bankoverschrijvingen voor betalingen die niet gekoppelde zijn aan een inkooporder en die direct of op een later moment moeten worden gedaan, mag autoriseren, bijvoorbeeld een Payhawk Beheerder. Klik op opslaan.
Voor meer informatie, zie hoe je workflows definieert voor aanvragen en inkooporders en kaartaanvragen. Nadat je je workflows hebt gedefinieerd, kunnen je medewerkers declaraties, kaartaanvragen en andere aanvragen indienen, terwijl de goedkeurders in je bedrijf deze kunnen goedkeuren of afwijzen.
Stap 7 - Je Payhawk-account synchroniseren met je ERP
Payhawk ondersteunt realtime integratie met ERP-systemen, zoals DATEV (DUO), Exact Online, Sage Intacct, MS Business Central, Oracle NetSuite, Xero, en meer. Dankzij de integratie worden de hoofd- en aangepaste boekhoudgegevens, die specifiek zijn voor het ERP-systeem, automatisch uitgewisseld tussen Payhawk en de boekhoudsoftware. Voor meer informatie over welke onkosten- en betalingsgegevens dagelijks worden verzonden en opgehaald, raadpleeg je de artikelen over gedeelde gegevens voor de integratie die je nodig hebt – bijvoorbeeld shared data between Payhawk and DATEV (DUO), Exact Online, MS Business Central, Sage Intacct, Oracle NetSuite, Xero, en meer.
Naast integraties met ERP-systemen ondersteunt Payhawk ook koppelingen met reisbeheersystemen zoals Perk (voorheen TravelPerk) en Egencia, waarmee het beheer van zakenreizen een fluitje van een cent is.
Stap 8 - De maand sluiten en uitgaven archiveren
Met Payhawk kun je specifieke perioden sluiten en archiveren. Dit is vooral voor bedrijven in Spanje en Duitsland een belangrijke functie. De archiveringsfunctie voor uitgaven voldoet aan zowel de Spaanse belastingwetgeving als de GoBD-richtlijn en stelt je in staat om papierloos te boekhouden. Je kunt ook twee of meer maanden tegelijk archiveren.
Houd bij het afsluiten en archiveren van de maand rekening met de volgende bijzonderheden:
Je kunt alle uitgaven voor een bepaalde maand afsluiten en archiveren, maar je kunt geen afzonderlijke uitgaven archiveren.
Nadat je een periode hebt gesloten en gearchiveerd, kun je elke gearchiveerde uitgave openen, bekijken en exportere. Je kunt gearchiveerde uitgaven niet wijzigen of verwijderen.
Je kunt een boekhoudperiode pas sluiten als alle uitgaven voor die periode zijn gecontroleerd.
Payhawk archiveert alle uitgaven met een datum van de dienstperiode voor de geselecteerde periode.
Zo sluit je één maand en archiveer je uitgaven voor een bepaalde maand:
Ga naar Archiveren.
Beweeg de muisaanwijzer over de maand die je wilt sluiten en vink het selectievakje aan zodra dit verschijnt. Vink vervolgens het selectievakje voor de bevestigingsoptie aan.
Klik op de knop 1 maand archiveren.
