Como os e-mails de aprovação de despesas automatizados aceleram o processo de gestão de despesas

Como os emails de aprovação de despesas melhoram o processo de gestão de despesas

Imagine o seguinte: tem toneladas de tarefas a fazer para fechar o mês e já está atrasado. Um dos seus maiores desafios? Informações de despesas incorretas ou em falta, porque os seus colegas que não trabalham no departamento financeiro submeteram uma despesa e esta foi rejeitada por falta de detalhes. Isto significa que agora, para além de tudo o resto, tem de os perseguir para obter os relatórios de despesas que eles pensam já ter preenchido. Não é um bom começo para o fecho do mês.

Se, tal como no cenário acima, não utilizar lembretes automáticos de aprovação de despesas, vai criar atrasos desnecessários no que diz respeito à aprovação ou rejeição de despesas. Estes atrasos significam que os colaboradores não obtêm rapidamente as aprovações das suas despesas e, em conjunto, criam um ‘congestionamento’ operacional.

À medida que a sua organização for crescendo, as coisas só se tornam mais complicadas. O número de colaboradores que tem de ‘perseguir’ aumenta, e as necessidades da empresa tornam-se mais complexas.

É aqui que entra a nova funcionalidade de "e-mails de aprovação de despesas" da Payhawk. Compreendemos que uma resposta rápida às despesas devolvidas é importante para as empresas, pelo que estabelecemos como objetivo principal criar uma solução que tornasse este processo mais rápido e eficaz. O resultado?

Esta nova capacidade reduz em 70% o tempo que os colaboradores gastam a voltar a submeter despesas previamente devolvidas.

Melhorar o controlo das despesas dos colaboradores

Se acha que acompanhar o progresso do processo das aprovações de despesas é um desafio, não é o único. A falta de visibilidade é um problema que muitos dos nossos clientes enfrentam, e não há lugar para uma visibilidade “nublada” quando se trata da gestão de despesas empresariais.

A falta de visibilidade sobre as despesas da empresa gera incerteza em todo o negócio. Por exemplo, qual é o fluxo de caixa e a margem de manobra de que ainda dispõe? Será que está mesmo a ganhar mais do que está a gastar? Não há mesmo lugar para a falta de visibilidade quando se trata de gestão de despesas empresariais.

Tudo isto, acrescido de atrasos no processo de aprovação das despesas, significa que não pode controlar com exatidão as despesas pendentes e que o reembolso das despesas dos colaboradores se torna complicado devido a atrasos na nova submissão das aprovações das despesas. Isto significa que todo o processo de controlo de despesas se torna longo, moroso e aborrecido para todos os envolvidos. Até agora… tudo mal.

A história é diferente (e muito melhor) com os nossos e-mails de aprovação de despesas. Os colaboradores são notificados em tempo real quando as despesas são rejeitadas, estão incompletas ou ficaram por submeter. Por outro lado, tanto os seus admins do sistema da Payhawk como os seus colaboradores são automaticamente notificados quando surge um destes problemas.

Estes e-mails de pedidos de reembolso de despesas dão aos seus aprovadores visibilidade total sobre todo o processo de despesas, para que possam detetar rapidamente onde há dificuldades. Os colaboradores são notificados quando há um problema, para que possam resolvê-lo o mais rapidamente possível, em vez de serem bombardeados com pedidos no final do mês.

Como escrever um email de aprovação de despesas eficaz

Está preocupado com ter de criar imensos emails de aprovação e rejeição de despesas? Não é preciso – já os criámos por si. Tudo o que tem de fazer é selecionar as partes que pretende utilizar, para que os emails sejam totalmente personalizados para a sua empresa. Eis um breve resumo do que normalmente contêm e porquê.

Normalmente, os emails vão sempre ter os seguintes quatro elementos:

• Assunto
• Os detalhes da despesa
• Uma explicação dos próximos passos
• Um ‘call to action’ claro.

Cada um destes elementos desempenha um papel no processo de notificações personalizadas, desde um primeiro momento de chamar a atenção dos colaboradores e comunicar claramente o motivo do email, até à indicação pormenorizada da ação que devem tomar.

1. Um assunto claro e conciso

A linha de assunto deve comunicar claramente a finalidade do email, para garantir que não se perde ou é eliminado acidentalmente. Dados da Zippia sugerem que a personalização da linha de assunto pode aumentar as taxas de abertura de email até 50%. É por isso que utilizamos o nome do colaborador e o motivo da mensagem diretamente na linha de assunto.

Exemplo: "Paulo, a sua despesa foi rejeitada". Uma linha de assunto direta como esta, com um toque de personalização, pode incentivar o destinatário a abrir o email e a agir rapidamente, resolvendo assim quaisquer atrasos na aprovação das despesas.

2. Todas as informações necessárias sobre a despesa

Utilizamos texto a negrito para realçar os pontos mais importantes do email. Certificamo-nos de que destacamos a secção em que o colaborador tem de agir rapidamente para voltar a apresentar uma despesa.

Vamos diretos ao assunto e explicamos porque é que está a receber o e-mail. Pode ser que tenha colocado a despesa na categoria incorreta, ou que não se enquadre nas políticas de despesas definidas pela empresa – seja qual for o motivo, informamo-los rapidamente.

3. Próximos passos claros

O email explica claramente por que razão a despesa foi rejeitada, ou seja, se se trata de uma categorização incorreta, se viola a política de despesas ou se faltam informações. A mensagem é clara e simples, para que os colaboradores saibam o que têm de fazer e porquê.

4. Um ‘call to action’ curto e simples

Embora tenhamos explicado os passos seguintes no corpo do e-mail, também tornamos o passo seguinte óbvio ao incluir um botão de ‘call to action’ com as palavras da ação a concluir. Por exemplo, "voltar a submeter a despesa" ou "submeter a despesa agora".

Estes emails são criados para ajudar a orientar o colaborador relativamente ao problema e ao que deve fazer para o corrigir, tudo sem interferência humana. Podem ser enviados automaticamente sempre que uma ação é desencadeada – por exemplo, se o aprovador recusar a despesa.

A introdução da automação torna o processo de aprovação de despesas mais eficiente, deixando de ser necessário perseguir manualmente os colaboradores para apresentarem as despesas e melhorando a visibilidade para os seus aprovadores e equipa financeira.

As cinco novas notificações por email da Payhawk ajudam a simplificar os seus reembolsos de despesas, reduzindo em 70% o tempo que os colaboradores levam para reenviar despesas rejeitadas.

Cinco modelos eficazes de emails de aprovação de despesas

Simplifique os seus fluxos de trabalho de aprovação de despesas e processe os reembolsos atempadamente com cinco dos nossos modelos de e-mail. Ao utilizar (e personalizar) estes modelos prontos, reduz a necessidade de acompanhar as aprovações de despesas e aumenta o controlo e a visibilidade das despesas.

Crie emails claros e concisos com os nossos modelos e ajude a reduzir em 70% o tempo que os colaboradores levam para voltarem a apresentar despesas devolvidas.

Eis apenas cinco exemplos dos muitos casos de uso que pode resolver com os emails automáticos da Payhawk.

Exemplo 1: Lembretes de submissão de despesas

Notifique os colaboradores e lembre-os de submeterem as suas despesas para aprovação com um email de "despesas em espera" que lhes é automaticamente enviado uma vez por semana.

Estas notificações atuam como lembretes gentis, mas necessários, impulsionando os colaboradores a agir rapidamente.

Exemplo 2: Email de rejeição de despesas submetidas

Se uma despesa submetida não se enquadrar na sua política de despesas, necessita de uma forma eficiente de a rejeitar, explicando simultaneamente o motivo da rejeição, para que possa ajudar o colaborador a compreender como efetuar despesas corretamente no futuro.

Se as despesas não se enquadrarem nas suas políticas de despesas, pode sempre enviar um link que encaminhe para a consulta destas, para que saibam como apresentar as despesas e classificá-las corretamente no futuro.

O seus emails de notificação de rejeição de despesas submetidas podem ser enviados em tempo real.

Exemplo 3: Email de despesas devolvidas

Há muitas razões pelas quais as despesas submetidas devem ser devolvidas ao colaborador para que volte a submetê-las. As razões podem incluir:

• Informação do fornecedor incorreta
• Despesas em categorias incorretas
• Campos em falta.

Assim que chegar um pedido de aprovação de uma despesa que não cumpre os seus critérios, o email é enviado instantaneamente, em tempo real. Normalmente, as despesas são devolvidas quando o aprovador pretende saber mais sobre elas. Por exemplo, se quiser ver que subscrição um colaborador adquiriu no seu departamento e como a vai utilizar.

Exemplo 4: Resumo semanal das "despesas em espera"

Automatizar as notificações de e-mail não serve apenas para simplificar o processo de aprovação de despesas para os colaboradores; também pode beneficiar os aprovadores.

Os responsáveis pelas aprovações não só conseguem automatizar todo o processo de procura de recibos, como também podem configurar emails semanais para analisar as estatísticas e insistir com os colaboradores ocupados. Isto ajuda-os a ganhar visibilidade sobre todos os pedidos de relatórios de despesas e a acompanhar tudo num único local.

Pode definir que estes emails de resumo cheguem semanalmente à caixa de entrada dos aprovadores.

Exemplo 5: Reembolso de despesas de viagem e outras faturas pendentes

Na Payhawk, temos uma integração direta com a TravelPerk, o que significa que pode usufruir de uma organização completa das viagens de negócios e de visibilidade em tempo real sobre as despesas de viagens de negócios em toda a sua organização.

Pode acompanhar facilmente as despesas de viagens de negócios e criar emails de pedido de reembolso de viagens para recolher todas as informações necessárias sobre estes custos, para um reembolso mais rápido e fácil das despesas de viagem.

Automatizar os fluxos de trabalho de aprovação de despesas com a Payhawk

Está ocupado, o que significa que a automação pode tornar-se a sua melhor amiga. Agora, pode automatizar a recolha de dados de despesas, a procura de recibos e as notificações sobre despesas rejeitadas para que sejam submetidas novamente.

Enquanto responsável financeiro, sabe que, por vezes, os colaboradores classificam as despesas de forma incorreta ou perdem informações importantes. A diferença é que agora já não tem de se envolver em cadeias de emails manuais para a frente e para trás a perseguir informações.

Ao automatizar os seus fluxos de trabalho de aprovação de despesas com a Payhawk, pode:

• Desfrutar de comunicação em tempo real: As notificações em tempo real sobre despesas devolvidas ou rejeitadas significam que os colaboradores são sempre informados do estado das suas submissões. As notificações permitem-lhes tomar ações imediatas e reduzir os atrasos na aprovação de despesas.
• Poupar tempo aos colaboradores com as nossas notificações por e-mail: Quando os colaboradores gastam dinheiro, querem apenas digitalizar o recibo numa aplicação móvel, carregá-lo, conseguir aprovação e receber o reembolso. As notificações de e-mail da Payhawk aceleram este processo, reduzindo em 70% o tempo que os colaboradores demoram a voltar a submeter despesas.
• Relembrar as equipas das despesas pendentes: Os nossos lembretes semanais para os colaboradores em relação às despesas de negócios que ainda estão pendentes levam a que estes não se esqueçam de submeter as suas despesas, promovendo também reembolsos atempados.
• Conseguir uma melhor visão geral administrativa: Melhorar a visibilidade é fundamental para que os administradores recebam, todas as segundas-feiras, uma visão geral abrangente dos colaboradores com despesas pendentes, simplificando o acompanhamento e melhorando a visibilidade sobre estas.

Quer ter o poder da automatização nos seus processos de despesas? Marque uma demonstração com um dos nossos especialistas, partilhe os desafios específicos da sua empresa e veja as nossas notificações por e-mail em ação. Agende uma demonstração hoje mesmo.