ATU deixou de utilizar dinheiro vivo e poupou mais de €2 milhões em reembolsos de IVA

A ATU é a principal cadeia profissional de lojas e oficinas de venda a retalho de automóveis da Alemanha. Fundada em 1985, tem atualmente mais de 10.000 colaboradores e opera cerca de 550 sucursais na Alemanha e na Áustria, com vendas médias anuais de 1.3 mil milhões de euros.

Tivemos a oportunidade de falar com Sebastian Jarankowski, CFO da ATU, e com Mathias Goetz, Senior Project Manager, para saber porque é que a ATU escolheu a Payhawk para a ajudar a deter os seus desafios financeiros complicados e criar uma viagem mais suave rumo ao futuro.

A vida antes da Payhawk

"A transformação digital é um desafio importante para nós. Há alguns anos, costumávamos transportar as nossas faturas em papel através da Alemanha com dois dos nossos camiões," explicou Jarankowski. "Um grande problema era lidar com as chamadas compras externas, especialmente com mais de 500 sucursais e sistemas de caixa individuais no local. Quando comprávamos peças a outras empresas do setor, os gerentes das nossas sucursais iam sempre buscar dinheiro vivo, o que gerava uma enorme quantidade de papelada. Com a Payhawk, temos uma solução que nos permite simplificar os processos e poupar nos custos gerais."

Uma solução flexível e transparente

"Procurámos intensivamente uma solução que nos oferecesse a flexibilidade de, simultaneamente, ter um cartão e manter totais transparência e controlo," disse Jarankowski.

"O nosso principal desafio é reduzir as despesas em numerário. Não temos qualquer outro método de pagamento disponível, mas precisamos dessa flexibilidade nas filiais individuais. Ao mesmo tempo, temos de controlar os orçamentos e permitir um certo nível de liquidez. Na Payhawk encontrámos uma solução que resolve todos estes problemas para a nossa empresa."

Com os cartões empresariais Visa e o software de gestão de despesas da Payhawk, a ATU não precisa de se preocupar com gastos excessivos nos cartões (ou esperar até ao final do mês para ver o que foi gasto). Os cartões Payhawk têm controlos incorporados que são definidos pelo departamento financeiro em colaboração com os responsáveis pelo orçamento e refletidos na aplicação dos utilizadores do cartão. Inclui limites de cartão individuais ou ao nível da empresa, pedidos de fundos e fluxos de aprovação em várias etapas, congelamentos, bloqueios e eliminações de cartões, regras de fornecedores, localização e tipo de despesa, limites de transação, limites diários, limites de levantamento em ATM e muito mais.

As reconciliações de recibos equivalem a grandes reembolsos de IVA

"As reconciliações manuais de recibos eram um grande fardo antes da Payhawk," disse Goetz. A equipa da ATU tinha de reunir os recibos em papel, reconciliá-los manualmente e perder inúmeras horas à procura dos documentos em falta. Agora, graças à gestão de despesas da Payhawk, a reconciliação de pagamentos é muito fácil. Os utilizadores de cartões empresariais só têm de efetuam pagamentos através do seu cartão Payhawk, tirar uma fotografia do recibo, adicioná-lo à aplicação, selecionar a categoria correta (codificação) e já está.

"Já não temos de andar atrás dos recibos. Desde que começámos a utilizar a Payhawk, os gestores têm apenas de tirar uma fotografia do recibo - digitalizando-o, assim - e introduzi-lo no sistema financeiro automatizado. No primeiro ano, esta mudança permitiu que a ATU recuperasse 2 milhões de euros da administração fiscal que, de outra forma, se teriam perdido."

As despesas também aparecem instantaneamente para a equipa financeira, para que esta tenha uma visão do que está a ser gasto em tempo real e possa fazer orçamentos, previsões e tomar decisões ao minuto com as informações certas na ponta dos dedos.

Adoção de produto facilitada

"A ATU gere uma cadeia de lojas de venda a retalho e oficinas de automóveis e os gestores das nossas sucursais não são necessariamente as pessoas mais familiarizadas com as ferramentas financeiras. Inicialmente estávamos preocupados com a forma como os nossos colegas iriam lidar com os novos meios de pagamento digitais, o carregamento de recibos e o portal. Perguntámo-nos se a adoção do produto implicaria muita formação e materiais didáticos," disse-nos Jarankowski. "No entanto, quando recolhemos os cartões no final da primeira fase de testes, recebemos o melhor feedback de sempre: 'Porque é que nos estão a tirar os cartões? Não os queremos devolver!'"

Com a Payhawk, as empresas podem gerir orçamentos, controlos de cartões, emissão de cartões e muito mais de forma integrada, o que significa que as grandes empresas podem poupar tempo e recursos vitais.

"A Payhawk é a solução que procurávamos. Estamos a reduzir as despesas em numerário para zero e a criar um ambiente de trabalho altamente flexível, seguro e transparente. Agora podemos escalar rapidamente os nossos processos de despesas entre centenas de gestores de sucursais."

Graças à Payhawk, a ATU conseguiu reduzir a utilização de dinheiro vivo, obter total transparência nas despesas da empresa e poupar milhões através de recibos corretamente codificados para o reembolso do IVA. Pronto para assumir o controlo das despesas na sua empresa? Agende uma demo connosco hoje mesmo.