Как и защо да интегрирате SAP S/4HANA с платформа за управление на разходи

SAP S/4HANA е една от най-мощните ERP платформи, с които финансовите екипи разполагат днес. Но за много организации качеството на данните, които постъпват в системата, не отговаря на този потенциал. Карти, фактури, възстановявания на разходи, разходи за обмяна на валута и банкови такси все още се придвижват между електронни таблици, одобрения по имейл, банкови портали и ръчни вписвания, преди някой да ги осчетоводи в счетоводната книга. Докато данните за разходите достигнат до SAP, те вече са на няколко часа, дни или седмици.

Проблемът не е самата SAP S/4HANA. Проблемът е разликата в мястото на осъществяване и мястото на записване на разхода. И това се влошава от факта, че знанията за начина на работа със SAP обикновено се държат от един-единствен екип – а понякога само от шепа хора. Тъй като системата е не само изключително мощна, но и сложна, този екип се превръща в ключова точка, от която зависи работата на цялата организация.

Когато платформата за управление на разходи се интегрира нативно със SAP S/4HANA, този пропуск се попълва. По-широката организация най-накрая може да обработи разходите по правилния начин – през интерфейс, който е достатъчно лесен, че да не са необходими експертни познания за SAP. Това означава, че финансовите екипи вече не са звеното, което забавя процесите и което всички чакат, за да продължат напред. Вместо това те получават видимост в реално време за одобрените разходи, по-ясно осчетоводяване и по-малко изненади при приключване на месеца. Вместо да търсят разписки и да коригират записи под напрежение, те имат възможността да работят със счетоводна книга, отразяваща какво действително се случва в бизнеса.

В тази статия се описва защо за SAP S/4HANA е необходима свързана платформа за управление на разходи, как изглежда добра интеграция със SAP S/4HANA и как Payhawk помага на финансовите екипи да преминат от наваксване с ръчен труд до непрекъснато, контролирано осчетоводяване.

Защо за SAP S/4HANA е необходима свързана платформа за управление на разходи

SAP S/4HANA е създадена за работа в голям мащаб. Тя дава на финансовите екипи структурата, контрола и дълбочината на отчитане, с които да управляват сложни операции в дружества, валути и бизнес звена. Тя също предлага значителна гъвкавост за това как компаниите определят и управляват финансовите си процеси – от счетоводните книги и разходните центрове до разходите на служителите и одобренията. Но като всяка ERP система, тя разчита на едно нещо, за да осигури стойност: точни, навременни данни.

Точно тук много финансови екипи се натъкват на трудности. SAP S/4HANA е система за запис на информация и в нея се записва само това, което се получи. Платформите за управление на разходи – инструментите, с които се снемат данни от картовите трансакции, фактурите, разходите и одобренията – се намират преди ERP системата. Без директна интеграция данните, които те съдържат, трябва да преминат през ръчни процеси, преди да достигнат до SAP. Някой трябва да ги експортира, изчисти, провери и осчетоводи.

За много финансови екипи по SAP това означава, че данните за разходите продължават да са разпилени по:

• електронни таблици и ръчни вписвания;
• одобрения по имейл и банкови портали;
• потоци от информация за картите и инструменти за фактуриране;
• CSV експортирания и базови приложения за разходи.

Резултатът е финансов екип, който постоянно наваксва. Забавена видимост. Ръчни импортирания. Корекции преди приключване. Счетоводна книга, която отразява миналата седмица, а не сегашния момент.

Това се променя с нативната интеграция със SAP S/4HANA. Одобрените разходи се въвеждат директно в ERP системата в момента на осъществяването им. Информацията в SAP започва да показва текущото състояние на това колко бизнесът е задлъжнял и заплатил, а не забавен архив, сглобен заради наближаващото месечното приключване. Финансовите екипи прекарват по-малко време в прехвърляне на данни и повече време в действия.

И отново проблемът рядко е самата SAP. Той е разликата в мястото на осъществяване и мястото на записване на разхода – и дали нещо попълва този пропуск в реално време.

Какво трябва да върши една добра интеграция със SAP S/4HANA

Не всички интеграции със SAP са еднакви. Даден инструмент може да претендира за съвместимост със SAP S/4HANA и все пак да разчита на CSV експортирания, междинен софтуер или ръчно повторно съпоставяне за прехвърляне на данни. За финансовите екипи, които оценяват платформа за управление на разходи, качеството на интеграцията е толкова важно, колкото самата интеграция.

Добрата интеграция със SAP S/4HANA трябва да работи в унисон с конфигурацията ви в SAP, а не да я заобикаля. На практика това означава:

• синхронизиране на основните данни от SAP – включващо дружества, категории, кодове в главната счетоводна книга, доставчици, служители, банкови сметки, разходни центрове, приходни центрове, елементи от съставната структура на работата (WBS) и вътрешни поръчки;
• запазване на структурата ви в SAP – включващо кодове на компанията, варианти на сметкопланове, основни данни за бизнес партньори и данъчни процедури;
• поддръжка на гъвкавост в осчетоводяването – включваща фактури от доставчици, записи в главната счетоводна книга, разплащания към доставчици и записи на разплащания;
• прехвърляне на прикачени файлове и документи в SAP за осигуряване на възможност за пълен одит на ниво трансакция;
• обработка на ДДС, такси за обмяна на валута, банкови такси, такива за POS терминал и равнителни ведомости като отделни документи в SAP;
• отбелязване на грешки при проверка преди приключване, така че грешките при осчетоводяване да не се проявят в най-неподходящия момент;
• предотвратяване на дублиращи се осчетоводявания в различни дружества и типове плащания;
• избягване на междинен софтуер, CSV експортирания и ръчно повторно съпоставяне във всеки етап от процеса.

Тук следва да направим разграничение между нативна и свързана интеграция. При нативната интеграция данните се съпоставят според това как действително е конфигурирана SAP. Свързаната интеграция просто прехвърля данни към нея, често без да запазва логиката, величините или структурата на документите, на които финансовият екип разчита. Когато се оценява платформа за управление на разходи за SAP S/4HANA, тази разлика определя дали интеграцията намалява ръчната работа или просто я измества другаде.

Ползите от интегрирането на SAP S/4HANA с платформа за управление на разходи

Свързването на платформа за управление на разходи със SAP S/4HANA не просто намалява ръчната работа. То променя какво виждат финансовите екипи, колко бързо могат да извършат приключването и колко уверено могат да работят в голям мащаб.

Създаване на един източник на достоверни данни

Когато данните за разходите автоматично се въвеждат в SAP S/4HANA, финансовите екипи избягват несъответствията, произтичащи от забавени или непълни ръчни записи. Разходите, фактурите, картовите плащания и данните за равняването влизат на едно и също място, като кодът им се определя последователно и се осчетоводяват навреме.

Единната основа от данни означава повече от спретнатост. Когато вземащите решения работят с непълни или стари данни, се образуват пропуски – в отчитането, прогнозирането и увереността зад финансовите решения. Когато разполагате с видимост върху разходите в реално време, SAP показва актуалната финансова картина на бизнеса – не информация отпреди седмица.

По-бързо месечно приключване

Ръчните потоци от данни създават спънки, които се натрупват с наближаването на периода за приключване. Осчетоводявания, които е трябвало да бъдат обработени дни по-рано, се извършват в последния момент и под напрежение, грешките излизат наяве твърде късно, а счетоводните записи се нуждаят от корекции точно когато това е най-неудобно.

С нативна интеграция със SAP S/4HANA одобреният разход се записва в момента на осъществяването му през месеца. Грешките могат да се отбележат по-рано, записите да се осчетоводят по-скоро, а счетоводната книга остава по-прилежна от първия до последния ден на периода. Целта е да се премине от бъркотия в края на месеца до непрекъснато приключване – когато тежката работа вече е свършена, преди да настъпи крайният срок.

Подобряване на готовността за одит

Нативната интеграция означава повече от прехвърляне на числа. С нея се прехвърля контекстът. С всяка трансакция се прехвърлят документи, разписки, прикачени файлове и изходни записи, така че финансовите екипи да могат да проследят разходите от SAP обратно до източника им, без да търсят файлове в отделни системи. Данните се придвижват директно между системите и няма ръчно CSV експортиране за подготовка, коригиране или качване, което намалява риска от човешки грешки.

Специално за SAP S/4HANA Payhawk синхронизира прикачените файлове директно в Generic Object Services на SAP. Това означава, че всяка трансакция в средата на SAP съдържа съпътстващата я документация, като така се намалява рискът от фрагментирани доказателства, липсващи записи или пропуски, които създават проблеми по време на одит.

Поддръжка на сложни изисквания към ERP системата

С разрастването на бизнеса се увеличава и сложността на финансовите му операции. Базовите експортирания и несвързаните инструменти не са създадени за работа при такава сложност – дори я увеличават.

Добра интеграция със SAP S/4HANA трябва да поддържа:

• управление на група от дружества с различни кодове на компанията и правни структури;
• хармонизация на процесите на ниво група за последователни процеси в голям мащаб;
• повече счетоводни величини, включително разходни центрове, приходни центрове и елементи от WBS;
• проследяване на проекти и счетоводство, свързано с инвентара;
• автоматизация на ДДС за различните юрисдикции и типове трансакции;
• персонализирани процеси, които отразяват как действително оперира всеки бизнес;
• по-висок обем от данни без компромиси с производителността или точността;
• по-подробни одобрения и функции за контрол на ниво трансакция.

Интеграцията на Payhawk със SAP S/4HANA е предвидена да поддържа тази сложност, без да създава друг слой ръчна работа. Интеграцията работи със съществуващата конфигурация в SAP, така че финансовите екипи да получат дълбочината, от която се нуждаят, без да пресъздават логиката другаде.

Осигуряване на актуална видимост на картовите трансакции за финансовия екип

Обикновените банкови карти карат финансовите екипи да чакат. Информационните потоци пристигат късно, извлеченията – в края на месеца, а равняването се превръща в дейност, ориентирана към миналото, вместо контрол в реално време.

С корпоративните карти на Payhawk картовите трансакции се въвеждат в SAP S/4HANA чрез директен поток от банкова информация в момента на осъществяването им. Финансовите екипи получават актуален изглед на разходите спрямо бюджета, работата по равняването намалява значително, а търсенето на импортиранията в края на месеца приключват.

Как Payhawk се интегрира със SAP S/4HANA

Интеграцията на Payhawk със SAP S/4HANA е предвидена да работи със съществуващата ви конфигурация в SAP, вместо да принуждава финансовите екипи да пресъздават логиката в отделен слой. Ето как работи това на практика.

Синхронизиране на основните данни. Информацията в Payhawk се съпоставя със съществуващите основни данни в SAP S/4HANA. Дружествата, категориите, кодовете в главната счетоводна книга, доставчиците, служителите и банковите сметки се синхронизират със съответните елементи в SAP, така че служителите да определят кода на разходите спрямо същата структура, която вече съществува в ERP системата.

Гъвкави опции за осчетоводяване. Прегледаните разходи могат да се осчетоводят в SAP като фактури от доставчици или записи в главната счетоводна книга в зависимост от конфигурацията на бизнеса. Уредените плащания могат да се синхронизират като разплащания към доставчици или записи на разплащания, като така се запазва структурата на документите в SAP, на която финансовите екипи разчитат.

Прикачени файлове и документация. Разписките, фактурите и придружаващите документи се синхронизират директно с Generic Object Services на SAP, така че всяка трансакция в ERP системата съдържа изходната си документация без никакво ръчно качване или кръстосани препратки.

Такси и равняване. Таксите за обмяна на валута, POS терминал и банкова обработка и равнителните ведомости се осчетоводяват като отделни документи в SAP, вместо да се обработват като единичен ред или извън системата.

Картови трансакции в реално време. Картовите трансакции се синхронизират в SAP S/4HANA в реално време, което дава на финансовите екипи актуален изглед на разходите, без да чакат информационни потоци или ръчни импортирания в края на периода.

Създадена и поддържана на вътрешно равнище. За интеграцията на Payhawk със SAP няма партньор трета страна по бекенда между Payhawk и SAP. Интеграцията е създадена и се поддържа на вътрешно равнище, което означава по-малко зависимости, по-бързи актуализации и концентриране на отговорността, когато нещо трябва да се промени.

Интеграцията е налице в SAP App Store, което я прави достъпна за екипите, които вече оперират в екосистемата на SAP.

Как работи интеграцията на практика

Разликата между ръчното осчетоводяване и нативната интеграция най-лесно се забелязва на ниво трансакция. Ето как изглежда процесът, когато Payhawk е свързан със SAP S/4HANA.

1. Служител плаща с карта Payhawk или подава фактура или разход. Данните за трансакцията се снемат незабавно, независимо дали тя се осъществява в офиса, на път или в различно дружество или валута.
2. Payhawk снема данните от разписката, за доставчика, категорията, ДДС, величините и контекста на одобрение. Всичко необходимо за правилно осчетоводяване на трансакцията се събира в точката на осъществяване на разхода, а не се реконструира по-късно.
3. Служителят избира правилните полета за определяне на кода, които се извличат директно от SAP. Кодовете от главната счетоводна книга, разходните центрове, приходните центрове, елементите от WBS и другите величини се извличат от актуалните основни данни в SAP, така че да няма повторно съпоставяне или догадки.
4. В процеса на одобрение се проверява и изчиства разходът преди осчетоводяването му. Разходът се проверява съгласно политиката, преди да достигне до счетоводната книга, което намалява риска от достигане на неправилни или неупълномощени записи до SAP.
5. След одобряването му Payhawk осчетоводява трансакцията в SAP S/4HANA като правилния тип документ. Независимо дали е фактура от доставчик, запис в главната счетоводна книга, разплащане към доставчик или запис на разплащане, документът се въвежда в SAP в правилния формат.
6. Прикачените файлове и придружаващите записи се синхронизират в SAP. Разписките, фактурите и документацията се прехвърлят с трансакцията в Generic Object Services на SAP, където са готови за проследяване, без да напускат ERP системата.
7. Данните за плащането и равняването се синхронизират автоматично. Таксите за обмяна на валута, банковите такси, тези за POS терминал и равнителните ведомости се осчетоводяват като отделни документи в SAP без необходимост от ръчна обработка.
8. Финансовият екип може да проследява трансакцията от SAP обратно до източника. Пълната одитна следа е налице в SAP – от първоначалното плащане през осчетоводения запис до съпътстващата документация.

Сравнете това с ръчен процес, при който стъпки от втора до осма се обработват от човек – търсене на разписки, изчистване на експортирания, проверка на кодове, коригиране на грешки и осчетоводяване на записи един по един. Нативната интеграция със SAP S/4HANA не само спестява време. Тя премахва цяла категория рискове.

Въпроси, които да си зададете, преди да изберете платформа за управление на разходите за SAP S/4HANA

Не всяка платформа за управление на разходи, която претендира за интеграция със SAP S/4HANA, осигурява едно и също качество на свързване. Преди да се ангажирате с решение, следва да се запитате правилните въпроси. Използвайте този контролен списък като отправна точка.

• Чрез интеграцията синхронизират ли се актуалните основни данни в SAP? Или се разчита на ръчни актуализации и периодични експортирания за актуалност?
• Поддържа ли вашите кодове на компанията, дружества, валути и величини? Добрата интеграция трябва да работи с вашата структура в SAP, а не с нейна опростена версия.
• Може ли да се осчетоводяват отделни документи вместо пакетни файлове? Отделните осчетоводявания осигуряват на финансовите екипи по-прилежна счетоводна книга и одитна следа от масовите импортирания.
• Поддържа ли фактури от доставчици, общи дневници, разплащания към доставчици и записи на разплащания? Гъвкавостта в осчетоводяването е важна за екипите с различни типове трансакции и счетоводни нужди.
• Прикачените файлове прехвърлят ли се в SAP? Документацията трябва да се придвижва с трансакцията, а не да стои в отделна система.
• Може ли да обработва ДДС, банкови такси, такива за обмяна на валута и данни за равняване? Тези подробности лесно се пренебрегват по време на оценката и са скъпи за ръчна обработка в голям мащаб.
• Отбелязва ли блокирани или невалидни елементи в SAP преди грешки в осчетоводяването? Откритите навреме грешки при проверка спестяват значително количество време в сравнение с незабележимите грешни записи или тези, които се проявяват при приключване.
• Предотвратява ли дублиращи се осчетоводявания? Това е особено важно за среди с група от дружества, където една и съща трансакция може да се покаже в различни информационни потоци.
• Интеграцията създадена ли е на вътрешно равнище или е зависима от доставчик трета страна? Бекендовете на трети страни внасят зависимости, забавяния и потенциални грешки между данните за разходите ви и SAP.
• Поддържа ли процеси с няколко дружества на ниво група? Финансовите екипи, управляващи няколко дружества, се нуждаят от хармонизирани процеси, а не от различни заобиколни решения за всяко дружество.
• Намалява ли работата в края на месеца или само я премества другаде? Целта на интеграцията на платформа за управление на разходи със SAP е да се премахнат ръчните усилия, а не да се преразпределят.

Отговорите на тези въпроси бързо ще разграничат нативна интеграция със SAP S/4HANA от такава, която само претендира за такава.

Интеграция със SAP S/4HANA: Пълното ръководство за управление на разходите

SAP S/4HANA осигурява на финансовите екипи основата, от която се нуждаят, за да управляват сложността, да контролират разходите и да правят отчети с увереност. Но тази основа е толкова стабилна, колкото данните, които попадат в нея.

Когато платформата за управление на разходи се свързва нативно със SAP S/4HANA – включително SAP S/4HANA Public Cloud – разликата между мястото на осъществяване и мястото на отчитане на разхода се стеснява. Одобрените разходи, плащания, документи, картови трансакции и счетоводни данни се въвеждат в SAP без CSV експортирания, междинен софтуер или наваксване с ръчен труд. Счетоводната книга е актуална през целия месец, а не само в края му.

За финансовите екипи това означава видимост на разходите в реално време, по-ясни одитни следи и по-бързо приключване. За бизнесите това означава решения въз основа на точни данни, а не приблизителни стойности, събрани под напрежение.

Нативната интеграция на Payhawk със SAP S/4HANA е създадена да осигури точно това. Тя работи със съществуващата ви конфигурация в SAP, синхронизира данните в момента на генерирането им и премахва ръчния слой, който забавя финансовите екипи. Ако екипът ви оценява платформи за управление на разходи за SAP S/4HANA, струва си да разгледа как интеграция на вътрешно равнище в реално време променя това, което може да свърши финансовият ви отдел. Насрочете демонстрация и вижте от първо лице.