E-Rechnungsgesetz 2025 in Deutschland - Alles wichtige für Ihr Unternehmen

Das neue Gesetz zur E-Rechnung in Deutschland

Ab dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen im öffentlichen Beschaffungswesen Pflicht. Die beiden zugelassenen Formate, XRechnung und ZUGFeRD, sorgen für eine strukturierte und standardisierte Übertragung der Rechnungsdaten und bieten klare Vorteile: Sie ermöglichen schnellere Prozesse, verbessern die Datenqualität und erhöhen die Transparenz im Rechnungswesen. Die Digitalisierung von Rechnungen ist jedoch nicht nur eine gesetzliche Vorgabe, sondern auch eine große Chance, interne Prozesse zu optimieren.

Übergangsfristen und Zeitplan für die E-Rechnungspflicht bis 2028: Was Unternehmen beachten müssen

Mit der schrittweisen Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland stehen Unternehmen vor einer grundlegenden Veränderung im Rechnungswesen. Ziel ist es, den Rechnungsaustausch zu digitalisieren und transparenter zu gestalten. Die Umstellung erfolgt in mehreren Etappen, die Unternehmen die nötige Zeit geben, ihre Prozesse anzupassen und die geforderten technischen Standards zu erfüllen.

Rechnungsaussteller dürfen im Jahr 2025 und 2026 erbrachte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen oder nicht-standardisierte elektronische Rechnungen wie PDFs verwenden. Wichtig bleibt jedoch die Zustimmung des Empfängers für diese Formate.

Eine wesentliche Änderung ist allerdings, dass der Vorrang nun bei der E-Rechnung liegt. Ab dem 1. Januar 2025 sind daher alle Unternehmen verpflichtet, die Infrastruktur für den Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen bereitzustellen.

Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von höchstens 800.000 Euro im Jahr 2026 bleibt es weiterhin möglich, B2B-Rechnungen in Papierform oder als PDF zu versenden – vorausgesetzt, der Empfänger stimmt zu. Unternehmen, die diesen Umsatzschwellenwert überschreiten, haben bis Ende 2027 immerhin die Möglichkeit, Rechnungen per elektronischem Datenaustausch (EDI) zu übermitteln.

Von 2028 an müssen alle Unternehmen in Deutschland die neuen E-Rechnungsanforderungen für B2B-Transaktionen verpflichtend erfüllen und Rechnungen im standardisierten Format übermitteln.

Wie bereiten sich deutsche Unternehmen auf das E-Rechnungsgesetz vor?

1. Wahl des passenden E-Rechnungsformats
Unternehmen haben die Wahl zwischen XRechnung und ZUGFeRD, zwei Formaten mit spezifischen Vorteilen. Während XRechnung sich speziell an die Anforderungen des öffentlichen Sektors richtet, bietet ZUGFeRD eine hybride Lösung – die Rechnung ist sowohl maschinenlesbar als auch in einem für Menschen lesbaren PDF-Format verfügbar. Diese Flexibilität kann für Unternehmen mit vielfältigen Kundenstrukturen besonders hilfreich sein. Die Wahl des Formats sollte gut durchdacht sein und auf die Bedürfnisse der Geschäftsprozesse und der Partner abgestimmt werden.

2. Technische Integration der E-Rechnung in bestehende Systeme
Die Implementierung der E-Rechnung ist mehr als nur eine Formatfrage; sie erfordert eine Anpassung der internen IT-Landschaft. ERP- und Buchhaltungssysteme sollten an die neuen Anforderungen angepasst und für die elektronische Rechnungsverarbeitung gerüstet sein. Mit einem passenden E-Rechnungsmodul können Unternehmen Fehlerquellen minimieren, die Datenqualität erhöhen und Zeit sparen – ein entscheidender Faktor, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.

3. Mitarbeiterschulung und Prozessanpassungen
Die Einführung der E-Rechnungs-Gesetzgebung bringt technologische und prozessuale Veränderungen mit sich. Um Fehler zu vermeiden und die Effizienz zu steigern, sollten Mitarbeiter umfassend geschult werden. Schulungen zur korrekten Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen sind unerlässlich, damit die Umstellung reibungslos verläuft und alle Beteiligten die Vorteile der E-Rechnung nutzen können.

Wie können Unternehmen E-Rechnungen empfangen?

Im Idealfall sollten sich der Sender und der Empfänger einer E-Rechnung bereits im Vorfeld auf einen Übermittlungsweg einigen.

Für die Verarbeitung von E-Rechnungen kommen folgende Übertragungswege infrage:

• Über eine elektronische Schnittstelle
• Gemeinsamer Zugriff auf einen zentralen Speicherort
• Download via Internetportal
• Via E-Mail

Unternehmen können E-Rechnungen per E-Mail senden, über elektronische Schnittstellen übermitteln oder in einem zentralen Speicherort innerhalb eines Unternehmens hinterlegen. Alternativ können sie auch externe Dienstleister beauftragen. Die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen ist jedoch stets sicherzustellen, insbesondere in Bezug auf die Umsatzsteuer und Aufbewahrungspflichten.

Welche Aufbewahrungsfrist haben E-Rechnungen?

Für die Aufbewahrung gelten weiterhin die GoBD-Richtlinien und die zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Wichtig: Die E-Rechnung muss im ursprünglichen strukturierten elektronischen Format archiviert und vor nachträglichen Änderungen geschützt sein.

Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen

Nicht in jedem Fall ist die Ausstellung einer E-Rechnung erforderlich. Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Betrag von 250 Euro dürfen weiterhin als "sonstige Rechnungen" übermittelt werden, z. B. in Papierform. Darüber hinaus gilt die E-Rechnungspflicht nicht für Rechnungen, die Leistungen betreffen, die gemäß § 4 Nummer 8 bis 29 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind.

Die richtige Software für die Übermittlung von E-Rechnungen

Ein zuverlässiger Softwarepartner kann den Übergang erheblich erleichtern. Unternehmen, die Unterstützung für XRechnung und ZUGFeRD in ihren Prozessen integrieren möchten, profitieren von der Expertise eines Partners, der sowohl die technischen Anforderungen erfüllt als auch langfristig zur Effizienzsteigerung beiträgt. Eine passende Lösung hilft nicht nur bei der Umsetzung gesetzlicher Vorgaben, sondern ebnet auch den Weg für eine umfassende Digitalisierung des kompletten Rechnungsmanagements.

Payhawk als Lösung für die E-Rechnungsverarbeitung

Payhawk bietet eine umfassende Lösung, die die Anforderungen des neuen E-Rechnungsgesetzes erfüllt und Unternehmen bei der Umstellung unterstützt. Mit Unterstützung für XRechnung und ZUGFeRD macht Payhawk den Übergang zur E-Rechnung einfach, effizient und nahtlos.

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