Cómo reembolsar gastos de tu tarjeta personal

Pagar todos los gastos con las cuentas y tarjetas bancarias de empresa es lo más sano fiscal y contablemente para tu negocio. Sin embargo, por razones operativas y diferentes circunstancias, muchas veces el propietario y los empleados financian con sus tarjetas personales los gastos de representación. También pueden llegar a pagar pequeñas compras de oficina y otros consumos relacionados con su trabajo, en espera de un reembolso por parte de la compañía.

Aunque se trate de importes pequeños, si estos gastos pagados con fondos personales se multiplican, la gestión de reembolsos puede convertirse en un proceso verdaderamente pesado y laborioso. Además, tampoco suele dejar satisfechos a los trabajadores, al verse obligados a rellenar informes, recopilar recibos y esperar a que se haga efectiva la devolución.

En cualquier caso, si no se cuenta con tarjetas business o algún otro instrumento de pago para que el trabajador pueda encargarse de sus gastos profesionales, la gestión de este tipo de reembolsos será inevitable. ¿Cuál sería entonces la mejor manera de reembolsar estos gastos?

Todavía muchas empresas utilizan el método tradicional de papel y caja. El trabajador trae su ticket o factura y la empresa le devuelve el dinero, dándole un recibo en mano. Otras realizan el pago directamente en la cuenta del empleado, a través de una transferencia. Muchas otras incluyen el importe en la siguiente nómina, con el detalle de que, como no constituye salario, no debe considerarse en la liquidación de prestaciones, ni ser objeto de retenciones.

Todas estas opciones son viables. No obstante, ahora Payhawk cuenta con una nueva funcionalidad que facilitará significativamente la gestión de reembolsos. A través de la opción de transferencias SEPA, se puede reembolsar cualquier gasto de empresa realizado con una tarjeta de crédito o débito personal. Simplemente le ingresamos al empleado el importe incurrido directamente desde la plataforma de Payhwak, sin siquiera tener que ir a la web del banco.

¿Cómo podemos mejorar la gestión de reembolsos?

Independientemente de cómo realicemos el pago, nuestro objetivo debe ser optimizar la gestión de gastos. Si bien la opción ideal sería automatizar todo el proceso mediante un  sistema integral de gestión y control de gastos, existen otras medidas previas que podemos tomar desde ya.

Lo principal es que el proceso de generación, supervisión y administración de las notas de gastos tiene que ser lo más simple posible. De lo contrario se convertirá en una carga administrativa excesiva tanto para el trabajador, como para el equipo financiero. Aquí compartimos algunas buenas prácticas:

Definir gastos permitidos y límites

Cuando más claro mejor. Antes de que se produzca cualquier pago, debemos clarificar a cada miembro del equipo qué tipo de gastos o consumos son reembolsables. Más allá de las categorías generales, es importante también especificar si hay unos límites en los importes reembolsables, así como las condiciones en que pueden realizarse.

Establecer una política de gastos clara y funcional

En línea con el punto anterior, en la  política de gastos es donde debemos especificar cuáles son las condiciones para realizar cualquier pago o consumo cubierto por la empresa. Allí tendremos que clarificar de qué manera se deben finiquitar los importes, cómo presentar los reportes, qué documentación es necesaria y todas las reglas, requerimientos, plazos y pasos a seguir a la hora de realizar un gasto y solicitar su reembolso.

Digitalizar la captura de recibos

Si todavía no podemos implementar una plataforma integral de gestión, al menos deberíamos aprovechar las aplicaciones móviles. Existen muchas opciones para facilitar el escaneo de recibos y crear un registro digital que facilite las búsquedas. Ya no hace falta que el empleado acumule recibos, ni que el equipo financiero pierda tiempo conciliando facturas.

La aplicación móvil integrada a la plataforma de Payhawk, por ejemplo, permite que el trabajador fotografíe y envíe inmediatamente el recibo a través de su móvil. De esta manera, quedan automáticamente digitalizados todos los datos necesarios para la conciliación, en tiempo real.