Factura simplificada: una guía completa y súper útil

Qué es una factura simplificada

La factura simplificada o ticket es una tipo de factura que se caracteriza por incluir un contenido menos extenso y que solo se puede emitir en aquellos casos en los que así lo determina la normativa.

Y es que hay tipos de negocios en los que su propia dinámica hace que elaborar una factura completa para cada operación de venta sea tremendamente complicado. Piensa lo poco operativo que sería que en un bar o en un supermercado, por ejemplo, tuvieran que pedir los datos a todos los clientes, introducirlos en el programa informático y emitir una factura por cada venta. Se formarían unas colas interminables…

Por eso, en los casos que veremos más adelante, las ventas que se realicen se pueden reflejar en un documento más breve pero de la misma validez que la de la factura simplificada.

La idea a retener es la siguiente:

• Salvo en los casos en los que la ley exime expresamente de esta obligación, los empresarios y profesionales deben expedir factura por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad.
• En los supuestos previstos por la normativa esta obligación se puede cumplir mediante la emisión de una factura simplificada.

Cuál es la diferencia entre factura simplificada y ticket

No existe diferencia entre factura simplificada y ticket: ambos son sinónimos que se utilizan para designar el mismo documento.

En realidad, el término “factura simplificada” se acuñó en sustitución de “ticket” pero, en la práctica, este segundo aún se sigue utilizando. Cuando hablamos de gastos de empresa, tanto las facturas como las facturas simplificadas deben ser contabilizadas, y por ello deben ser accesibles por el equipo de finanzas.

Para muchos equipos financieros esto sigue siendo un reto, ya que deben invertir muchas horas en la recogida de facturas y, especialmente, de facturas simplificadas o tickets. Por suerte, existen sistemas de recogida de tickets automáticos que mejoran la recogida de documentos.

Sistemas de gestión de gastos como Payhawk, certificados por la AEAT, permiten al empleado subir el documentos de justificación de gastos (como tickets y facturas) para que el equipo financiero pueda acceder y contabilizarlos de forma inmediata.

Esto permite al equipo financiero ahorrar horas de trabajo manual, tanto en la recogida de documentos como en la introducción de la información al sistema. Gracias a la tecnología OCR, los datos de las facturas simplificadas o tickets quedan extraídos y registrados en el sistema automáticamente.

Además, es importante que un sistema de gastos esté certificado por la AEAT, de forma que se puede recuperar el IVA de los tickets o facturas simplificadas, y justificar y acceder a los documentos de gasto ante cualquier inspección.

Lo mismo pasa con las facturas. Vamos a ver cuál es la diferencia entre factura y factura simplificada o ticket, y cómo deben contabilizarse.

Diferencia entre factura y factura simplificada

La primera diferencia que salta a la vista entre una factura completa y una simplificada es referente al contenido porque en la segunda no consta ni los datos del cliente ni la base imponible del IVA (salvo en los casos en los que se aplica diferentes tipos impositivos en los que sí debe aparecer) ni la cuota repercutida.

Pero existen más diferencias entre estos dos tipos de documentos que afectan a otros aspectos y que son el importe máximo por el que se pueden emitir, las operaciones excluidas y la deducibilidad del IVA que contiene. Puedes verlo con detalle en el siguiente artículo:

Diferencia entre factura y factura simplificada.

Quién puede emitir una factura simplificada

La factura simplificada o ticket la puede emitir cualquier empresario o profesional que realice una entrega de bienes o prestación de servicios que estén dentro de los supuestos en los que la normativa contempla la posibilidad de expedir este tipo de documentos, tanto por tratarse de una operación que cumple los requisitos establecidos para las facturas simplificadas como por no estar entre los casos excluidos.

Y es que la normativa configura este documento haciendo referencia a las operaciones en sí pero no a los sujetos que las expiden. En este sentido, se excluyen de la posibilidad de emitir facturas simplificadas determinados hechos económicos pero no se hace ninguna referencia a tipos de empresarios o profesionales, formas jurídicas o cualquier elemento relativo a ellos.

Cuándo se puede hacer una factura simplificada

Los casos en los que se puede hacer una factura simplificada son los siguientes:

• Cuando se trate de operaciones que no superen el importe máximo que veremos a continuación.
• Cuando se trate de una factura rectificativa.
• Cuando el Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT lo haya autorizado para un sector económico concreto.
• Y, en todos los casos, siempre que no se trate de alguno de los casos que están expresamente excluidos de esta posibilidad (los explicamos algo más adelante).

¿Quiere esto decir que en estos supuestos es obligatoria la expedición de una factura simplificada?

No, su utilización es siempre opcional. La factura simplificada es un documento del que podrá hacer uso el empresario en sustitución de la factura normal cuando se dan las circunstancias previstas pero es muy libre de hacerlo o no. La norma lo que establece es la obligación de facturación y, además, ofrece la posibilidad de cumplirla de una forma más sencilla permitiendo la utilización de este tipo de documento si la empresa así lo desea y siempre que se cumplan los requisitos previstos.

Importe máximo

El importe de las facturas simplificadas no podrá ser superior a:

• 400 euros IVA incluido, como norma general.
• 3.000 euros IVA incluido cuando se trate de una serie de operaciones concretas, como pueden ser las ventas al por menor, los servicios de hostelería o el transporte de viajeros y sus equipajes.

Aquí tienes todos los supuestos:

Importe máximo de la factura simplificada

Casos en los que no se puede expedir factura simplificada o ticket

Como ya hemos dicho, hay una serie de operaciones que aunque se cumplan los requisitos anteriores están expresamente excluidas de la posibilidad de expedir una factura simplificada. Son las siguientes:

• En las entregas intracomunitarias de bienes
• En las ventas a distancia
• En las operaciones localizadas en el territorio de aplicación del IVA cuando el proveedor de los bienes o prestador del servicio no esté establecido en él, se produzca la inversión del sujeto pasivo y sea el destinatario el que la expida por cuenta de él.
• En las operaciones no localizadas en el territorio de aplicación del IVA cuando el proveedor de los bienes o prestador del servicio esté establecido fuera de la comunidad europea y también cuando la operación se localice en otro estado miembro y tenga lugar la inversión del sujeto pasivo.

Contenido de las facturas simplificadas

Para que sean válidas, las facturas simplificadas deben incluir una serie de menciones de forma obligatoria y que se refieren a:

• Datos del documento: número y, en su caso, serie, fecha de expedición y fecha de la operación si es distinta de la anterior.
• Datos del emisor: NIF, nombre y apellidos o razón social completa.
• Datos de la operación: identificación de los bienes entregados o de los servicios prestados y contraprestación total.
• Datos referentes al Impuesto sobre el Valor Añadido: tipo impositivo aplicado. En los casos en los que sean varios, deberán indicarse todos así como el importe de la base imponible que corresponde a cada uno. Opcionalmente se podrá incluir la expresión “IVA incluido”.

Todas las facturas simplificadas deben contener estos términos y, además, en determinados supuestos hay que añadir también otros específicos como, por ejemplo, los datos de la factura que se modifica si se trata de una factura rectificativa.

Aquí lo puedes ver con más detalle:

Contenido de las facturas simplificadas.

Consideraciones respecto al Impuesto sobre el Valor Añadido

En lo que se refiere al IVA en las facturas simplificadas hay que destacar los siguientes puntos:

1. La mención que obligatoriamente debe aparecer es el porcentaje aplicado a la operación, pero no es necesario que conste ni la base imponible ni el importe de IVA.

Esta regla tiene dos excepciones, que son:

• Cuando se aplican diferentes tipos de gravamen (lo que es muy habitual, por ejemplo, en los supermercados) sí que es necesario que aparezca la base imponible de cada uno de ellos.
• Cuando el cliente quiere deducir el IVA de la factura, que habrá que completarla como veremos en el punto 3.

Como no existe desglose de las distintas partidas se podrá incluir, opcionalmente, la mención “IVA incluido”.

2. Las facturas simplificadas no cumplen los requisitos necesarios para que quien la recibe pueda deducirse el IVA soportado en la operación. Este tema lo tratamos con detalle en el siguiente artículo:

Deducir el IVA de una factura simplificada

3. En los casos en los que el cliente sea un empresario o profesional que quiera deducirse el IVA soportado en la operación o un particular que necesite hacer valer cualquier derecho de naturaleza tributaria podrá exigir que se incluya la cuota de IVA repercutida en el documento (además de su NIF y domicilio).

Cómo hacer una factura simplificada

Nada impide que se puedan confeccionar a mano, pero la realidad es que la mayoría de las empresas cuentan con programas de facturación o máquinas expendedoras de tickets que emiten las facturas simplificadas de forma automática.

En estos casos, la herramienta ya tiene grabados los datos que no varían nunca (como por ejemplo, los datos de la empresa) y solo habría que introducir las operaciones realizadas y su importe, que en muchos casos ya figuran dentro de su base de datos también.

Pero si no se dispone de un dispositivo que realice esta labor el documento que se redacte a mano será perfectamente válido siempre que contenga todas las menciones que hemos señalado anteriormente. De hecho, existen en el mercado talonarios de facturas simplificadas que permiten entregar una copia al cliente y conservar la de la empresa.

Y por último, también se permite la expedición de facturas electrónicas además de en papel.

Si quieres ver como queda una factura simplificada o si necesitas una plantilla que te sirva como modelo, pásate por el siguiente artículo:

Ejemplos de facturas simplificadas.

Convertir una factura simplificada en factura normal

Para convertir una factura simplificada en una factura normal solo habría que añadir el contenido que falta y que es obligatorio en estas últimas. Se trata de lo siguiente:

• Datos identificativos del cliente: nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio.
• Domicilio de quien la expide.
• Base imponible de la operación y cuota de IVA repercutido.
• Cualquier otra mención especial que por el tipo de operación sea necesaria (por ejemplo, si se trata de una operación exenta o a la que le es de aplicación algún régimen especial de IVA).

Una vez incluya todas estas menciones estaremos ante una factura normal y surtirá los efectos propios de estas.

Por cierto, ¿sabías que Payhawk es un software que te permite controlar, gestionar y procesar todas las factura que recibas, sean del tipo que sean? Pues sí, así es… Con su tecnología OCR podrás extraer todos los datos de los documentos, lo que significa que tu archivo será digital y dirás adiós al tiempo y el espacio que es necesario para guardar todo en soporte papel.

Además, solo con un par de clics:

• Enviarás la información al sistema contable y al centro de elaboración de informes, con lo que al no tener que introducirla de forma manual ahorrarás tiempo y minimizarás el riesgo de cometer errores.
• Podrás aprobar cualquier tipo de gasto y también ordenar el pago.
• Gestionarás de manera mucho más eficiente los límites presupuestarios que establezcas y tendrás conocimiento de las desviaciones que se produzcan a tiempo real.
• Tus empleados podrán disponer de tarjetas para realizar el pago de los gastos en los que incurran, con lo que pondrás fin a las entregas de dinero previas y a los reembolsos a posteriori.

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