La cuenta “Proveedores facturas pendientes de recibir” explicada bien

Qué se entiende por factura pendiente de recibir o formalizar de un proveedor

Hablamos de factura pendiente de recibir o de formalizar de proveedores cuando se hace efectiva una operación de compra de mercancía o de materia prima pero aún no ha llegado la factura.

El caso más habitual tiene lugar cuando, por ejemplo, se recibe el género en las instalaciones de la empresa pero la factura lo hace a final de mes.

Llamo tu atención sobre dos ideas importantes:

1.- Al tratarse de un proveedor estamos haciendo referencia siempre a la compra de productos que realiza la empresa para venderlos o a la de aquellos elementos que emplea en la fabricación. Es decir, todo aquello a lo que se refiere el plan contable en el Grupo 3 “Existencias”.

Si la operación se refiere a otros productos distintos de los anteriores o a servicios no estaremos relacionándonos con un proveedor sino con un acreedor y se contabiliza en una cuenta diferente.

2.- No se trata del caso de pagar por adelantado todo o parte de la mercancía si no de que esta entra en los almacenes de la sociedad y la factura se recibe en un momento posterior.

El pago a cuenta es un anticipo y se contabiliza en otra cuenta diferente que veremos algo más adelante.

Problemas actuales a la hora de gestionar las facturas

Los procesos ineficaces en el departamento financiero acaban trayendo errores costosos y profesionales desmotivados. Entre los problemas más comunes encontramos:

• Falta de digitalización: procesos obsoletos y muy manuales (como pueden ser las hojas de Excel) que dan pie a errores.
• Sistemas desconectados: Por muy buena que parezca una herramienta, si no es capaz de adaptarse a tu infraestructura tecnológica, tan buena no es. El trabajo que te ahorra en ciertas tareas, acaba apareciendo en forma de otras tareas. Conectar el software de gestión de gastos y pagos con el ERP o el software de contabilidad es prácticamente necesario en la actualidad.
• Procesos ineficientes: Este punto abarca un amplio abanico de casuísticas. Un problema muy común es la falta de cooperación o comunicación entre departamentos, especialmente con compras y marketing, por ser los que más dinero gastan.
• Flujos de aprobación que no se respetan: Aquí los motivos pueden ser varios: Las cadenas de emails infinitas por haber muchas personas en copia, la urgencia de ciertos proyectos, las vacaciones de algunos empleados... Seguro que en algún momento has vivido alguna situación parecida.

Payhawk soluciona todos estos procesos ineficientes, te lo contamos todo en esta guía sobre cómo sacarle el máximo provecho a Payhawk en tan solo 30 días.

Optimiza la gestión de facturas y pagos con Payhawk

Funcionalidad de gestión de compras

Payhawk ha lanzado un nuevo módulo que permite gestionar las compras dentro de la propia herramienta:

• Los empleados pueden enviar solicitudes de órdenes de compra (PO) y Payhawk los somete a un proceso de aprobación que tú mismo hayas diseñado, con los pasos y los aprobadores que quieras.
• La funcionalidad realiza una triple conciliación entre la orden de compra, el acuse de recibo y la factura.
• Es posible activar un nuevo flujo de aprobación si existe una discrepancia de 1%, 2%,... tú estableces el porcentaje.

Gestión de proveedores

Esta funcionalidad te permite:

• Tener una única fuente de datos fiables para evitar errores.
• Es posible vincular un proveedor a una categoría y hacer que los campos de gasto se auto-completen de forma automática.
• Registro de cambios: si algún administrador cambia la dirección del proveedor o la cuenta bancaria, por ejemplo, quedará reflejado en el historial.
• Añade los campos personalizados que quieras para adaptar la herramienta Payhawk a tus necesidades. Ejemplo: añadir una etiqueta si la empresa es una B-Corp.

Cuentas a pagar

Con Payhawk gestionar las cuentas a pagar es más rápido y eficaz. Te contamos por qué:

• Extrae los datos de las facturas de forma totalmente automatizada en más de 60 idiomas.
• Categoriza los gastos de forma automática gracias a la tecnología OCR y el aprendizaje automático.
• Crea flujos de aprobación personalizados para las facturas.
• Realiza pagos nacionales de forma gratuita y prácticamente instantánea.
• Realiza pagos a proveedores en más de 50 divisas y más de 160 países a un precio muy competitivo.
• Define diferentes roles en la gestión de facturas: una persona se encarga de revisar la factura y otra de ejecutar el pago.
• Automatiza el pago de facturas: puedes elegir una fecha específica (el día 30 del mes) o la fecha de vencimiento de la factura.

Cada una de estas funcionalidades por separado, son capaces de ahorrarte horas de trabajo manual y errores humanos. Pero todas ellas en una única herramienta, hacen que Payhawk sea un software de gestión de gastos y pagos único en el mercado capaz de aumentar la visibilidad y el control sobre el gasto. Lo que hace que tus informes sean más precisos y las previsiones de tu flujo de caja sean más certeras.

Además, Payhawk también es capaz de emitir tarjetas de crédito y débito. Si estás en un momento en el que la empresa quiere invertir en digitalización y automatización de procesos, pueden solicitar una llamada con uno de nuestros expertos. Ellos se encargarán de hacerte un tour personalizado por la herramienta.

Hablemos ahora de la contabilidad relacionada con las facturas pendientes de recibir, pero antes, déjame informarte de que Payhawk puede integrarse con los software de contabilidad líderes del mercado. Además, posee un creador de ficheros contables que te permite exportar los datos en el formato que tú hayas predefinido.

Las facturas pendientes de recibir en el plan contable

En nuestro plan de contabilidad existen dos cuentas diferentes para reflejar los casos en los que la factura está pendiente de recibir y son:

• 4009 Proveedores, facturas pendientes de recibir o formalizar.
• 4109 Acreedores por prestación de servicios, facturas pendientes de recibir o formalizar.

Este artículo trata sobre la primera, pero te viene bien tener en cuenta que también existe la segunda (también hablaremos de ella al analizar las diferencias entre ambas).

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La cuenta 4009 Proveedores facturas pendientes de recibir o formalizar

Qué representa

La cuenta 4009 representa una deuda: la que la entidad ha contraído con el proveedor por la mercancía que ya ha recibido.

Cuando llegue la factura, esa cantidad pendiente de pago se traspasará a la cuenta de 400 Proveedores.

Cuándo se utiliza

Se utiliza para contabilizar la deuda que se ha generado con el proveedor por la mercancía que se ha recibido pero que está pendiente de facturar.

Dónde figura en el balance

En el balance de situación figura en el Pasivo corriente, junto con el resto de cuentas relativas a proveedores.

Lugar en el asiento contable

Al recibir la mercancía, su importe se anotará en la cuenta que corresponda del subgrupo 60 Compras y la deuda generada en la cuenta 4009.

El apunte sería este:

€ (60) Compras… a (4009) Proveedores, facturas pendientes de recibir o formalizar €

Cuando la empresa reciba la factura se cargará el importe de la misma junto con el IVA que incluya el documento y se anotará la deuda total en la cuenta 400 Proveedores:

€ (472) H.P. IVA soportado
€ (4009) Proveedores, fras. pendientes de recibir a (400) Proveedores €

Ejemplos

1.- La empresa, que se dedica a la venta de mobiliario de oficina, recibe una partida de estanterías por importe de 10.000 euros pero sin la factura correspondiente, que llega 20 días más tarde. Al mes siguiente se paga la totalidad por banco.

A la recepción del género hará:

10.000 (600) Compras de mercaderías a (4009) Proveedores, fras. pend. de recibir 10.000

Cuando reciba la factura, que incluirá el IVA, el asiento será:

2.100 (472) H.P. IVA soportado
10.000 (4009) Proveedores, fras. pendientes de recibir a (400) Proveedores 12.100

Y, finalmente, cuando se realice el pago, el asiento será:

12.100 (400) Proveedores a (572) Bancos 12.100

2.- No solo vende los muebles que compra ya terminados si no que también tiene una línea de producción propia. Por eso, a principios de mes, han llegado tablones de roble por valor de 20.000 euros que se facturarán el día 30 y se pagarán el 15 del mes siguiente.

Los asientos a realizar serán:

Por la entrada de la mercancía:

20.000 (601) Compras de materias primas a (4009) Proveedores, fras. pend. recibir 20.000

Por la recepción de la factura, que incluirá el IVA de la operación:

4.200 (472) H.P. IVA soportado
20.000 (4009) Proveedores, fras. pendientes de recibir a (400) Proveedores 24.200

Y al realizar el pago:

24.200 (400) Proveedores a (572) Bancos 24.200

Diferencia con otras cuentas del Plan General Contable (pgc)

Para evitar errores, es importante tener clara la diferencia de la cuenta 4009 con respecto a las siguientes:

• 4109 Acreedores por prestación de servicios, facturas pendientes de recibir o formalizar.
  Funciona igual que la cuenta 4009 pero se utiliza cuando lo que se recibe, y aún la factura está pendiente, son servicios o productos que no tienen la consideración de compras. También refleja una deuda pero con acreedores.

Por ejemplo, la adquisición de bombillas para las lámparas de la oficina. O la reparación de unas tuberías que ya ha tenido lugar pero sin facturar.

La diferencia estriba en que la cuenta 4009 siempre se va a referir solo y exclusivamente a la adquisición de mercancía para vender o de materiales que forman parte del proceso productivo.

• 407 Anticipos a proveedores

Se utiliza para contabilizar las entregas a cuenta de futuras compras, por tanto se emplea cuando hay una salida de dinero de la empresa.

La diferencia con la cuenta 4009 es que refleja un importe que ya se ha pagado y que, por lo tanto, se trata de un activo, mientras que la cuenta 4009 representa una deuda.

Preguntas frecuentes

Contabilizar el pago a un proveedor sin factura

Cuando se realiza un pago a un proveedor sin factura la cuenta a utilizar es la 407 Anticipos a proveedores, que se cargará por el importe entregado.

¿Es voluntario el contabilizar las facturas pendientes de formalizar?

No, no es voluntario el contabilizar las facturas pendientes de formalizar sino que es obligatorio.

Piensa que la contabilidad tiene que mostrar la imagen fiel del patrimonio de la empresa y si el total de lo que figura en la partida de deudas no es real se estaría conculcando ese principio.

¿Qué IVA llevan las facturas pendientes de recibir de proveedores?

Cuando se contabiliza una factura pendiente de formalizar no se registra ningún importe de IVA, sino que ese apunte tendrá lugar cuando se reciba la factura correspondiente.

Payhawk y las facturas

Como herramienta de gestión y control de gastos, Payhawk es muy útil en todo lo relativo al ámbito financiero de la empresa pero también en lo referente al tema de las facturas. Y es que las podrás recopilar y procesar con un esfuerzo realmente mínimo.

Así, nuestra tecnología OCR extrae los datos de las facturas en más de 60 idiomas de forma automática y los categoriza por ti. Y una vez en el sistema podrán ser aprobadas, revisadas, pagadas… todo con solo un par de clic.

Esta funcionalidad crea un archivo digital que permite no tener que guardar los soportes físicos y facilita mucho la posterior localización. Por supuesto, gracias a nuestras integraciones, pasarán al ERP o programa de contabilidad de la empresa sin necesidad de mover documentos.

Como ves, con nuestra herramienta ganarás en eficiencia y comodidad y ahorrarás tiempo, dinero y espacio. ¿Se puede pedir más? Sí, sí que se puede y nosotros lo damos con gusto pero lo mejor es que te lo expliquen nuestros expertos. Programar demo. También puedes echarle un vistazo a esta guía sobre cómo sacarle el máximo provecho a Payhawk en 30 días.