📧 Todas las novedades en finanzas e IA, directas a tu correo. Una vez al mes, sin ruido.
La cuenta "Proveedores facturas pendientes de recibir" es esencial en la contabilidad de una empresa, ya que cubre los casos donde la mercancía es recibida pero la factura aún no. Esta cuenta refleja una deuda con el proveedor, y al llegar la factura, el importe se transfiere a la cuenta de "Proveedores". Cada vez son más los CFOs que se preocupan por mejorar y optimizar la gestión de facturas. Si es tu caso, en este artículo te enseñamos cómo hacerlo con Payhawk, el software de gestión de gastos y pagos más completo.
Al enviar este formulario, aceptas recibir correos electrónicos sobre nuestros productos y servicios según nuestra Política de Privacidad. Puedes darte de baja en cualquier momento.
Antes de que una factura llegue, muchas veces ya existe un compromiso con el proveedor: un pedido aprobado o un servicio prestado. En esos casos, la empresa necesita reflejar ese gasto aunque aún no tenga la factura. Para eso sirve la cuenta “Proveedores facturas pendientes de recibir”. Entender cómo funciona este proceso es clave para llevar un buen control de facturas, evitar errores contables y tener una visión realista de las obligaciones de pago.
El control de facturas de proveedores es el proceso mediante el cual una empresa gestiona, valida, contabiliza y paga las facturas que recibe por la compra de productos o servicios necesarios para su operativa. Esto implica asegurar que cada factura corresponde a un pedido aprobado, que los importes son correctos y que se cumplen los plazos de pago acordados.
En la práctica, el control de facturas de proveedores es una de las tareas más sensibles del departamento financiero, ya que un error puede impactar directamente en el flujo de caja o en la relación con los proveedores. Automatizar este proceso con herramientas como Payhawk permite ganar visibilidad, evitar errores humanos y reducir los tiempos de revisión y aprobación gracias a flujos configurables, conciliación automática y pagos centralizados. Además, ayuda a cumplir con las obligaciones contables, simplifica las auditorías y mejora la previsión de tesorería.
Llevar un control riguroso de las facturas de proveedores es clave para evitar desajustes contables, retrasos en los pagos y tensiones en la tesorería. Cuando las facturas no se registran correctamente o no se reciben a tiempo, es fácil que se generen errores en el balance y que se pierda visibilidad sobre las deudas reales.
Esto puede provocar desde incumplimientos en los plazos de pago hasta previsiones de flujo de caja poco realistas. Además, una mala gestión puede afectar la relación con los proveedores, que pueden exigir condiciones menos favorables si detectan falta de fiabilidad.
Por eso, cada vez más empresas apuestan por herramientas como Payhawk, que permiten automatizar la recepción, aprobación y pago de facturas, asegurando un proceso más preciso, eficiente y transparente.
Hablamos de factura pendiente de recibir o de formalizar de proveedores cuando se hace efectiva una operación de compra de mercancía o de materia prima pero aún no ha llegado la factura.
El caso más habitual tiene lugar cuando, por ejemplo, se recibe el género en las instalaciones de la empresa pero la factura lo hace a final de mes.
Llamo tu atención sobre dos ideas importantes:
1.- Al tratarse de un proveedor estamos haciendo referencia siempre a la compra de productos que realiza la empresa para venderlos o a la de aquellos elementos que emplea en la fabricación. Es decir, todo aquello a lo que se refiere el plan contable en el Grupo 3 “Existencias”.
Si la operación se refiere a otros productos distintos de los anteriores o a servicios no estaremos relacionándonos con un proveedor sino con un acreedor y se contabiliza en una cuenta diferente.
2.- No se trata del caso de pagar por adelantado todo o parte de la mercancía si no de que esta entra en los almacenes de la sociedad y la factura se recibe en un momento posterior.
El pago a cuenta es un anticipo y se contabiliza en otra cuenta diferente que veremos algo más adelante.
Toma el control de compras, facturas y las cuentas a pagar en la empresa
Si decides gestionar el control de facturas de proveedores de forma manual, es importante que tengas en cuenta cada paso del proceso para evitar errores y mantener el orden. Para hacerlo correctamente debes:
Este proceso manual puede ser suficiente si el volumen de facturas es bajo y el equipo tiene capacidad para gestionarlo con cuidado. Pero a medida que la empresa crece, la carga de trabajo aumenta, los errores se acumulan y el seguimiento se vuelve cada vez más difícil. En ese punto, automatizar el proceso de facturas a proveedores con herramientas como Payhawk no solo ahorra tiempo, sino que mejora la trazabilidad, reduce errores y da mayor visibilidad sobre las finanzas.
Cuando el volumen de facturas empieza a crecer, gestionar todo el proceso de forma manual se vuelve insostenible: aumentan los errores, se pierde trazabilidad y se dedica demasiado tiempo a tareas repetitivas. En ese punto, automatizar el control de facturas no es solo una cuestión de eficiencia, sino de control y escalabilidad.
Este sería el proceso de gestión automático:
Soluciones como Payhawk permiten digitalizar todo el flujo de pago a proveedores, desde la recepción hasta el pago, de forma integrada y sin complicaciones. Si quieres saber cómo funciona, puedes agendar una llamada con un experto, sin compromiso.
Los procesos ineficaces en el departamento financiero acaban trayendo errores costosos y profesionales desmotivados. Entre los problemas más comunes encontramos:
Payhawk soluciona todos estos procesos ineficientes, te lo contamos todo en esta guía sobre cómo sacarle el máximo provecho a Payhawk en tan solo 30 días.
Payhawk ha lanzado un nuevo módulo que permite gestionar las compras dentro de la propia herramienta:
Esta funcionalidad te permite:
Con Payhawk gestionar las cuentas a pagar es más rápido y eficaz. Te contamos por qué:
Cada una de estas funcionalidades por separado, son capaces de ahorrarte horas de trabajo manual y errores humanos. Pero todas ellas en una única herramienta, hacen que Payhawk sea un software de gestión de gastos y pagos único en el mercado capaz de aumentar la visibilidad y el control sobre el gasto. Lo que hace que tus informes sean más precisos y las previsiones de tu flujo de caja sean más certeras.
Además, Payhawk también es capaz de emitir tarjetas de crédito y débito. Si estás en un momento en el que la empresa quiere invertir en digitalización y automatización de procesos, pueden solicitar una llamada con uno de nuestros expertos. Ellos se encargarán de hacerte un tour personalizado por la herramienta.
Toma el control de las facturas y automatiza el pago de tus cuentas a pagar
Hablemos ahora de la contabilidad relacionada con las facturas pendientes de recibir, pero antes, déjame informarte de que Payhawk puede integrarse con los software de contabilidad líderes del mercado. Además, posee un creador de ficheros contables que te permite exportar los datos en el formato que tú hayas predefinido.
En nuestro plan de contabilidad existen dos cuentas diferentes para reflejar los casos en los que la factura está pendiente de recibir y son:
Este artículo trata sobre la primera, pero te viene bien tener en cuenta que también existe la segunda (también hablaremos de ella al analizar las diferencias entre ambas).
Tal vez también te interese:
La cuenta 4009 representa una deuda: la que la entidad ha contraído con el proveedor por la mercancía que ya ha recibido.
Cuando llegue la factura, esa cantidad pendiente de pago se traspasará a la cuenta de 400 Proveedores.
Se utiliza para contabilizar la deuda que se ha generado con el proveedor por la mercancía que se ha recibido pero que está pendiente de facturar.
En el balance de situación figura en el Pasivo corriente, junto con el resto de cuentas relativas a proveedores.
Al recibir la mercancía, su importe se anotará en la cuenta que corresponda del subgrupo 60 Compras y la deuda generada en la cuenta 4009.
El apunte sería este:
€ (60) Compras… a (4009) Proveedores, facturas pendientes de recibir o formalizar €
Cuando la empresa reciba la factura se cargará el importe de la misma junto con el IVA que incluya el documento y se anotará la deuda total en la cuenta 400 Proveedores:
€ (472) H.P. IVA soportado
€ (4009) Proveedores, fras. pendientes de recibir a (400) Proveedores €
1.- La empresa, que se dedica a la venta de mobiliario de oficina, recibe una partida de estanterías por importe de 10.000 euros pero sin la factura correspondiente, que llega 20 días más tarde. Al mes siguiente se paga la totalidad por banco.
A la recepción del género hará:
10.000 (600) Compras de mercaderías a (4009) Proveedores, fras. pend. de recibir 10.000
Cuando reciba la factura, que incluirá el IVA, el asiento será:
2.100 (472) H.P. IVA soportado
10.000 (4009) Proveedores, fras. pendientes de recibir a (400) Proveedores 12.100
Y, finalmente, cuando se realice el pago, el asiento será:
12.100 (400) Proveedores a (572) Bancos 12.100
2.- No solo vende los muebles que compra ya terminados si no que también tiene una línea de producción propia. Por eso, a principios de mes, han llegado tablones de roble por valor de 20.000 euros que se facturarán el día 30 y se pagarán el 15 del mes siguiente.
Los asientos a realizar serán:
Por la entrada de la mercancía:
20.000 (601) Compras de materias primas a (4009) Proveedores, fras. pend. recibir 20.000
Por la recepción de la factura, que incluirá el IVA de la operación:
4.200 (472) H.P. IVA soportado
20.000 (4009) Proveedores, fras. pendientes de recibir a (400) Proveedores 24.200
Y al realizar el pago:
24.200 (400) Proveedores a (572) Bancos 24.200
Para evitar errores, es importante tener clara la diferencia de la cuenta 4009 con respecto a las siguientes:
Por ejemplo, la adquisición de bombillas para las lámparas de la oficina. O la reparación de unas tuberías que ya ha tenido lugar pero sin facturar.
La diferencia estriba en que la cuenta 4009 siempre se va a referir solo y exclusivamente a la adquisición de mercancía para vender o de materiales que forman parte del proceso productivo.
Se utiliza para contabilizar las entregas a cuenta de futuras compras, por tanto se emplea cuando hay una salida de dinero de la empresa.
La diferencia con la cuenta 4009 es que refleja un importe que ya se ha pagado y que, por lo tanto, se trata de un activo, mientras que la cuenta 4009 representa una deuda.
Cuando se realiza un pago a un proveedor sin factura la cuenta a utilizar es la 407 Anticipos a proveedores, que se cargará por el importe entregado.
No, no es voluntario el contabilizar las facturas pendientes de formalizar sino que es obligatorio.
Piensa que la contabilidad tiene que mostrar la imagen fiel del patrimonio de la empresa y si el total de lo que figura en la partida de deudas no es real se estaría conculcando ese principio.
Cuando se contabiliza una factura pendiente de formalizar no se registra ningún importe de IVA, sino que ese apunte tendrá lugar cuando se reciba la factura correspondiente.
Como herramienta de gestión y control de gastos, Payhawk es muy útil en todo lo relativo al ámbito financiero de la empresa pero también en lo referente al tema de las facturas. Y es que las podrás recopilar y procesar con un esfuerzo realmente mínimo.
Así, nuestra tecnología OCR extrae los datos de las facturas en más de 60 idiomas de forma automática y los categoriza por ti. Y una vez en el sistema podrán ser aprobadas, revisadas, pagadas… todo con solo un par de clic.
Esta funcionalidad crea un archivo digital que permite no tener que guardar los soportes físicos y facilita mucho la posterior localización. Por supuesto, gracias a nuestras integraciones, pasarán al ERP o programa de contabilidad de la empresa sin necesidad de mover documentos. Si quieres saber cómo una solución de gestión de facturación y cuentas a pagar puede ayudar a tu empresa, puedes agendar una llamada con un experto, sin compromiso) de producto aquí.
Después de años asesorando a empresas, Eva descubrió su pasión por el SEO y la fusionó con su amor por la escritura. Es una de las mejores redactora SEO especializada en finanzas corporativas.
Al enviar este formulario, aceptas recibir correos electrónicos sobre nuestros productos y servicios según nuestra Política de Privacidad. Puedes darte de baja en cualquier momento.
