La cuenta “Proveedores facturas pendientes de recibir” explicada bien

Qué se entiende por factura pendiente de recibir o formalizar de un proveedor

Hablamos de factura pendiente de recibir o de formalizar de proveedores cuando se hace efectiva una operación de compra de mercancía o de materia prima pero aún no ha llegado la factura.

El caso más habitual tiene lugar cuando, por ejemplo, se recibe el género en las instalaciones de la empresa pero la factura lo hace a final de mes.

Llamo tu atención sobre dos ideas importantes:

1.- Al tratarse de un proveedor estamos haciendo referencia siempre a la compra de productos que realiza la empresa para venderlos o a la de aquellos elementos que emplea en la fabricación. Es decir, todo aquello a lo que se refiere el plan contable en el Grupo 3 “Existencias”.

Si la operación se refiere a otros productos distintos de los anteriores o a servicios no estaremos relacionándonos con un proveedor sino con un acreedor y se contabiliza en una cuenta diferente.

2.- No se trata del caso de pagar por adelantado todo o parte de la mercancía si no de que esta entra en los almacenes de la sociedad y la factura se recibe en un momento posterior.

El pago a cuenta es un anticipo y se contabiliza en otra cuenta diferente que veremos algo más adelante.

Las facturas pendientes de recibir en el plan contable

En nuestro plan de contabilidad existen dos cuentas diferentes para reflejar los casos en los que la factura está pendiente de recibir y son:

• 4009 Proveedores, facturas pendientes de recibir o formalizar.
• 4109 Acreedores por prestación de servicios, facturas pendientes de recibir o formalizar.

Este artículo trata sobre la primera, pero te viene bien tener en cuenta que también existe la segunda (también hablaremos de ella al analizar las diferencias entre ambas).

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La cuenta 4009 Proveedores facturas pendientes de recibir o formalizar

Qué representa

La cuenta 4009 representa una deuda: la que la entidad ha contraído con el proveedor por la mercancía que ya ha recibido.

Cuando llegue la factura, esa cantidad pendiente de pago se traspasará a la cuenta de 400 Proveedores.

Cuándo se utiliza

Se utiliza para contabilizar la deuda que se ha generado con el proveedor por la mercancía que se ha recibido pero que está pendiente de facturar.

Dónde figura en el balance

En el balance de situación figura en el Pasivo corriente, junto con el resto de cuentas relativas a proveedores.

Lugar en el asiento contable

Al recibir la mercancía, su importe se anotará en la cuenta que corresponda del subgrupo 60 Compras y la deuda generada en la cuenta 4009.

El apunte sería este:

€ (60) Compras… a (4009) Proveedores, facturas pendientes de recibir o formalizar €

Cuando la empresa reciba la factura se cargará el importe de la misma junto con el IVA que incluya el documento y se anotará la deuda total en la cuenta 400 Proveedores:

€ (472) H.P. IVA soportado
€ (4009) Proveedores, fras. pendientes de recibir a (400) Proveedores €

Ejemplos

1.- La empresa, que se dedica a la venta de mobiliario de oficina, recibe una partida de estanterías por importe de 10.000 euros pero sin la factura correspondiente, que llega 20 días más tarde. Al mes siguiente se paga la totalidad por banco.

A la recepción del género hará:

10.000 (600) Compras de mercaderías a (4009) Proveedores, fras. pend. de recibir 10.000

Cuando reciba la factura, que incluirá el IVA, el asiento será:

2.100 (472) H.P. IVA soportado
10.000 (4009) Proveedores, fras. pendientes de recibir a (400) Proveedores 12.100

Y, finalmente, cuando se realice el pago, el asiento será:

12.100 (400) Proveedores a (572) Bancos 12.100

2.- No solo vende los muebles que compra ya terminados si no que también tiene una línea de producción propia. Por eso, a principios de mes, han llegado tablones de roble por valor de 20.000 euros que se facturarán el día 30 y se pagarán el 15 del mes siguiente.

Los asientos a realizar serán:

Por la entrada de la mercancía:

20.000 (601) Compras de materias primas a (4009) Proveedores, fras. pend. recibir 20.000

Por la recepción de la factura, que incluirá el IVA de la operación:

4.200 (472) H.P. IVA soportado
20.000 (4009) Proveedores, fras. pendientes de recibir a (400) Proveedores 24.200

Y al realizar el pago:

24.200 (400) Proveedores a (572) Bancos 24.200

Diferencia con otras cuentas del Plan General Contable (pgc)

Para evitar errores, es importante tener clara la diferencia de la cuenta 4009 con respecto a las siguientes:

• 4109 Acreedores por prestación de servicios, facturas pendientes de recibir o formalizar.
  Funciona igual que la cuenta 4009 pero se utiliza cuando lo que se recibe, y aún la factura está pendiente, son servicios o productos que no tienen la consideración de compras. También refleja una deuda pero con acreedores.

Por ejemplo, la adquisición de bombillas para las lámparas de la oficina. O la reparación de unas tuberías que ya ha tenido lugar pero sin facturar.

La diferencia estriba en que la cuenta 4009 siempre se va a referir solo y exclusivamente a la adquisición de mercancía para vender o de materiales que forman parte del proceso productivo.

• 407 Anticipos a proveedores

Se utiliza para contabilizar las entregas a cuenta de futuras compras, por tanto se emplea cuando hay una salida de dinero de la empresa.

La diferencia con la cuenta 4009 es que refleja un importe que ya se ha pagado y que, por lo tanto, se trata de un activo, mientras que la cuenta 4009 representa una deuda.

Preguntas frecuentes

Contabilizar el pago a un proveedor sin factura

Cuando se realiza un pago a un proveedor sin factura la cuenta a utilizar es la 407 Anticipos a proveedores, que se cargará por el importe entregado.

¿Es voluntario el contabilizar las facturas pendientes de formalizar?

No, no es voluntario el contabilizar las facturas pendientes de formalizar sino que es obligatorio.

Piensa que la contabilidad tiene que mostrar la imagen fiel del patrimonio de la empresa y si el total de lo que figura en la partida de deudas no es real se estaría conculcando ese principio.

¿Qué IVA llevan las facturas pendientes de recibir de proveedores?

Cuando se contabiliza una factura pendiente de formalizar no se registra ningún importe de IVA, sino que ese apunte tendrá lugar cuando se reciba la factura correspondiente.

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