Con Payhawk, di adiós al seguimiento manual de gastos

HeyCar es una plataforma donde los concesionarios publican su stock de vehículos de segunda mano, de ocasión y de km 0. Cualquier particular puede comprar un coche con garantía, recibirlo en menos de 10 días, probarlo durante dos semanas y, si no le convence, devolverlo sin compromiso.

La empresa tiene presencia activa en Alemania, Reino Unido, España, Francia y Holanda. Su objetivo es revolucionar la forma de comprar y disfrutar de los coches. Todos ellos deben cumplir estos requisitos: tener menos de 8 años, un kilometraje inferior a 150.000 km y pasar un riguroso control de calidad.

Hemos tenido la oportunidad de hablar con Claudia Llambrich, accountant y controller en HeyCar. Mientras que la empresa ayuda a los concesionarios a digitalizarse, ella ha vivido en primera persona la digitalización y la automatización del departamento financiero.

La gestión de gastos antes de Payhawk

Antes de comenzar a trabajar con Payhawk el proceso era manual y consistía en anotar todos los gastos de los empleados en un Excel, en ese mismo archivo se adjuntaban las facturas y los recibos. Para ser una empresa digital (un portal web), el proceso era muy tradicional.

Claudia nos comentó que los que más viajan son el CEO, el CFO y el equipo de ventas. De hecho, tenían su propia tarjeta para realizar gastos de empresa. Después los gastos se anotaban en una plantilla de Excel y desde el departamento de finanzas gestionaban todo.

El resto de los empleados se hacían cargo de los gastos ellos mismos, es decir, adelantaban el dinero y luego la empresa se lo reembolsaba lo antes posible. Ellos seguían el mismo modus operandi de adjuntar los recibos y facturas en hojas de cálculo. Luego, al finalizar el mes, se enviaba todo a la gestoría.

Antes de implementar Payhawk en HeyCar no habían utilizado ningún otro software de gestión de gastos, era todo más rudimentario y menos digitalizado.

Hasta que llegó un momento en el que decidieron automatizar y digitalizar los procesos para adaptarse a la actualidad. De ahí que se animaran a probar Payhawk.

¿Por qué se decidió implementar Payhawk en HeyCar?

“Siempre se buscó digitalizar y automatizar bien los procesos”, resalta Claudia Llambrich. Iñigo Aguirre, Director Comercial de Payhawk en España, conocía a parte del equipo de HeyCars y así empezó la conversación.

Lo primero que hicieron fue abrir la cuenta, y a continuación, dar de alta a los trabajadores y las tarjetas. Cada empleado tiene su usuario para acceder a la plataforma. Eso sí, hay diferentes niveles de permisos, accesos y configuración. Claudia nos comenta lo sorprendente que fue el poco tiempo que se necesita para empezar a utilizar una herramienta tan completa.

"El equipo de Payhawk mejora continuamente las funcionalidades de su herramienta, y además, está abierto a escuchar cambios y mejoras". Nos comenta Claudia que cuando han tenido alguna necesidad concreta, Payhawk ha buscado la manera de solventarla e implementarla, y eso se agradece mucho a nivel de empresa. "Detrás de uno de los mejores softwares de gestión de gastos, hay un gran equipo de personas que vale todavía más".

“Lo que me gusta de Payhawk es que podamos configurar la herramienta personalizándola a nuestro gusto y que toda la información esté accesible y ordenada. Los datos se recogen y se categorizan al instante. Ya no tienes que ir uno a uno añadiéndolos en Excels, sino que solo los revisas y validas. Cuando toca hacer el cierre mensual simplemente descargas el report, lo exportas en un Excel y se lo envías a la gestoría”, explica Claudia Llambrich.

Las tarjetas y la app son claves para HeyCar

"Tener la facilidad de crear una tarjeta, congelarla y cancelarla en poco tiempo es algo que resulta gratificante, sobre todo porque se puede crear sin tener que acudir a la banca tradicional que tarda al menos 15 días en emitirlas. En cambio, con Payhawk, la emisión de tarjetas lleva poco tiempo, y si se trata de tarjetas virtuales todo es instantáneo, en cuestión de segundos".

"Por ejemplo, el equipo de sales es el que más viaja. Por lo que cada miembro del equipo tiene una tarjeta con límite asociado a una política de gastos que se ha configurado. Cuando hay un onboarding enseguida se crea una tarjeta, y el trabajador la recibe en su casa a los 3 días, por si tiene que viajar en algún momento".

“A nuestros empleados les ha resultado fácil utilizar la app de Payhawk. Los tutoriales que les hemos dado y que nos habéis facilitado desde Payhawk han sido de mucha ayuda. Aunque a algunas personas aún les cuesta asociar lo de activar la tarjeta a través de una aplicación, puesto que están acostumbrados a hacerlo en el cajero automático”, comenta Claudia.

Cuando le preguntamos, si han tenido algún problema facilitando tarjetas a los empleados Claudia Llambrich responde: “Mira, hemos tenido mucha suerte con los trabajadores, porque no ha habido ningún mal uso de las tarjetas. La empresa ha puesto unos límites de uso asociados a nuestra política de gastos y así el riesgo es prácticamente inexistente."

"Si alguien quiere aumentar el presupuesto tiene que pasarlo por los flujos de aprobación que validan las personas responsables de ello, que son los jefes de departamento. Y si se extravía alguna tarjeta tenemos la posibilidad de cancelarla de forma rápida, y eso se agradece, sobre todo para que no haya un uso indebido o caiga en malas manos. En el departamento financiero estamos realmente tranquilos con el uso que se hace de los fondos empresariales”.

Control y visibilidad de todos los gastos

“Desde que utilizamos Payhawk hemos ganado control, trazabilidad y visibilidad: ahora sabemos lo que se gasta en general, cuánto se está gastando en cada departamento, qué persona ha realizado el gasto, en qué proyecto, cuál es el budget de viajes, cuáles son los pagos recurrentes o las suscripciones empresariales... Tenemos bajo control todos los gastos”.

"En cuanto a la recogida de datos, resulta muy visual e intuitivo. Solo hace falta revisar que esté bien categorizado, y eso supone un ahorro de tiempo sobre todo en el cierre de mes y así evitar que haya sorpresas desagradables".

Payhawk y Travelperk, el duo perfecto

HeyCar ha integrado TravelPerk con Payhawk. Tuvieron muy claro desde un primer momento que lo manual no tenía cabida, querían minimizar el riesgo en la gestión operativa.

“El hecho de que cada trabajador sea responsable de su propio viaje, que haya alguien que apruebe la solicitud según las políticas de gasto establecidas y, si se sale de la política, que cada responsable de departamento verifique la aprobación, a nivel finanzas resulta muy útil. Ten en cuenta que antes los empleados planificaban y organizaban sus viajes y nos pasaban los gastos una vez realizados. Ahora solo necesitan que se valide y que compartan las facturas a través de la app. Por lo que integrar Payhawk con Travelperk nos ayuda mucho a que los procesos estén digitalizados” confirma Claudia. "Además, TravelPerk aúna todos los gastos de viaje en una única factura".

Empoderamiento de los trabajadores y atención al cliente inmejorable

"Ahora, gracias a Payhawk, cada empleado o departamento de HeyCar puede administrar sus propios gastos, e importar facturas y recibos, todo en una misma plataforma y en tiempo real. Este proceso facilita que se disponga de la información de los gastos diarios de la empresa y que siempre estén disponibles."

Para una empresa como HeyCar que es una startup que tiene un ritmo frenético contar con un software todo en uno, que le permita tener un control de gastos, reportes en tiempo real y tarjetas con límites personalizables, es algo que valoran mucho.

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