Comptabilité : quels sont les différents types de factures ?

Découvrez dans cet article tous les modèles de factures existants, et dans quels cas les utiliser.

Facturation : définition et explications

Une facture est un document commercial, comptable et juridique qui permet d’attester d’un achat ou d’une vente de biens ou de services. Il détaille l’ensemble des conditions dans lesquelles cet achat ou cette vente est réalisée. La facture doit être établie quelle que soit la structure juridique de l’organisation : société commerciale, association, micro-entreprise, etc.

Quelles sont les exigences légales en matière d’émission des factures ?

Le Code de commerce définit dans son article L441-9 les mentions qui doivent obligatoirement figurer sur les factures. Citons notamment :

• Le numéro de la facture ;
• Les informations des deux parties contractantes (noms, adresses, coordonnées, SIRET, etc.) ;
• La date ;
• Les détails du produit ou du service (description, quantité, prix unitaire) ;
• Le délai de paiement et le taux de pénalités de retard ;
• Le montant total dû ;
• Pour certains biens : la garantie légale de conformité.

La facturation est obligatoire dès lors qu’une transaction a lieu entre deux professionnels. Dans ce cas, la facture doit être émise en deux exemplaires. Lorsqu’une vente de marchandises a lieu entre un professionnel et un particulier, l’émission d’une facture n’est obligatoire que dans les cas suivants :

• À la demande du client ;
• Lors d’une vente à distance ;
• Pour les livraisons intracommunautaires exonérées de TVA.

Dans tous les autres cas, le professionnel peut se contenter de remettre à l’acheteur un ticket de caisse.

Enfin, lorsqu’une prestation de services est réalisée entre un professionnel et un particulier, il est obligatoire d'établir une note :

• Dès lors que le prix est supérieur à 25 euros TTC ;
• Si le client le demande ;
• Pour certains travaux immobiliers.

La facture doit alors être établie en double exemplaire.

Le saviez-vous ? Depuis le 15 mai 2022, les entrepreneurs individuels (ce qui inclut les micro-entreprises) ont l’obligation de faire figurer la mention EI, pour entreprise individuelle, sur tous leurs documents professionnels. Cela comprend également les factures.

Pendant combien de temps doit-on garder ses factures ?

Les délais de conservation des factures varient selon la nature de ces dernières.

• Factures commerciales : Dans ce cas, les factures doivent être conservées pendant 10 ans (article L. 123-22 du Code de commerce). Le délai de 10 ans court dès la clôture de l’exercice. C’est le cas pour toutes les pièces comptables.
• Documents fiscaux (relevés d’impôt, TVA, etc.) : Le délai de conservation des documents fiscaux est de 6 ans. Celui-ci court dès l’instant où ils ont été émis (article L. 102 B du Livre des procédures fiscales).

À noter : les factures peuvent être conservées au format papier ou électronique.

Les cinq principaux types de factures à connaître

Il existe de nombreux types de factures. Vous vous posez donc peut-être la question suivante : laquelle dois-je choisir pour facturer la vente de mes biens ou de mes services ? En réalité, la facturation doit être établie en premier lieu en fonction des conditions commerciales de votre entreprise. Par exemple, certaines entreprises ne réalisent leurs prestations de services qu’après avoir été payées intégralement, quand d’autres préfèrent recevoir un acompte en amont d’une mission, puis un solde une fois l’ensemble du travail effectué.

Pour vous aider à faire le bon choix, nous vous proposons une liste des cinq principaux types de factures :

1. La facture pro forma

La facture pro forma tient son nom de la locution latine du même nom, qui signifie “pour la forme”. Une facture pro forma est donc une facture qui a la forme d’une facture commerciale, mais qui n’en a ni la valeur juridique, ni la valeur comptable.

Elle est utilisée dans certains secteurs d’activité (par exemple : l’import-export), ou pour remplacer un devis.

La facture pro forma se distingue d’une facture définitive par les éléments suivants :

• Elle n’est pas comptabilisée par l’entreprise,
• Elle est émise à titre informatif et n’engage pas les parties,
• Sa numérotation est différente des factures définitives,
• Elle doit porter le titre “Facture pro forma” de façon claire, pour ne pas être confondue avec une facture classique.
• En règle générale, la facture pro forma est envoyée à l’acheteur avant que tous les paramètres de la transaction ne soient connus. Elle est donc provisoire et modifiable, mais permet de dessiner les contours de la transaction à venir.

2. La facture rectificative (ou facture d’annulation)

Ce type de facture est émis lorsque le vendeur a commis une erreur en rédigeant sa facture, ou lorsque le client soumet une demande de remboursement. En effet, il n’est pas possible d’annuler une facture déjà émise, en vertu du principe de continuité de la numérotation des factures.

Le seul moyen de rectifier l’erreur est donc d'éditer une nouvelle facture en indiquant qu’elle annule et remplace l’ancienne. Il est également possible d’indiquer les références de la facture annulée ou corrigée.

La facture rectificative ne peut être émise que si la facture originale a déjà été envoyée au client, mais pas encore réglée.

Sur la forme, la facture rectificative se présente comme une facture classique, avec les mentions obligatoires dont nous avons parlé plus haut. Elle doit reprendre les éléments erronés (montant, quantités, etc.) et mentionner le numéro et la date de la facture non conforme qu’elle entend rectifier.

À noter : lorsque vous éditez une facture rectificative, vous devez obligatoirement en informer votre client.

3. La facture de situation

Aussi appelée facture intermédiaire ou facture d’avancement, la facture de situation permet d’étaler les paiements sur une période donnée.

Elle est couramment utilisée dans les secteurs du BTP et de l’artisanat, ou bien lorsqu’un professionnel réalise une prestation de services sur le long terme. Par exemple, lorsqu’une entreprise réalise des travaux, elle va éditer des factures de situation au fur et à mesure de l’avancement des travaux. Ce type de facture permet de ne pas payer l’intégralité de la somme en une seule fois, mais aussi de suivre l’avancée des prestations.

Pour calculer le montant de la facture de situation, on se base généralement sur le pourcentage de travaux (ou de prestations) réalisés par rapport à la réalisation finale attendue.

4. La facture d’acompte

Ce serait le type de facturation le plus utilisé en France.

La facture d’acompte a pour particularité de permettre de percevoir une partie du montant total du paiement, avant la livraison d’un bien ou d’un service. Elle est notamment utilisée dans les cas où le montant du règlement est important, où l’achat de matière première est nécessaire pour réaliser une commande, ou lorsqu’un projet s’étale sur une longue durée. Ce type de facture a l’avantage de sécuriser la transaction entre les parties.

Certaines mentions doivent obligatoirement figurer sur une facture d’acompte :

• La date d’émission de l’acompte ;
• Le montant de l’acompte ;
• Le délai de paiement.
• La mention de la quantité, du prix et de la nature du produit ou de la prestation n’est pas obligatoire sur ce type de facture. Lorsque la facture définitive est émise, l’acompte doit être mentionné.

À noter : Le paiement de l’acompte est effectué sans délai, contrairement au paiement d’une facture classique.

5. La facture d’avoir

La facture d’avoir permet de rectifier ou d’annuler une facture précédemment émise. Le vendeur la remet au client en vue de le rembourser d’une somme d’argent suite à la livraison défectueuse (ou à l’absence de livraison) d’un produit ou d’un service. Grâce à la facture d’avoir, le vendeur indique qu’il a une dette envers le client.

Ce type de facture doit comporter les mêmes mentions obligatoires que sur une facture classique. Cependant, la mention « avoir » doit figurer de manière claire. La plupart du temps, la facture d’avoir indique également les modalités de paiement du client : remise d’un bon d’achat, remboursement, remise sur le prochain achat, etc.

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Conclusion

Une facture est un document comptable et juridique qui atteste d'une transaction entre un vendeur et un acheteur. Pour être valable, elle doit comporter plusieurs mentions obligatoires comme la date, la désignation des produits ou services, le prix, ou encore les coordonnées des parties.

Comme nous l’avons vu dans cet article, plusieurs types de factures existent. De la facture classique à la facture rectificative, en passant par la facture d’acompte, il existe (presque) autant de documents comptables que de situations. Il est donc important de bien connaître les différentes possibilités. N’oubliez pas, également, de conserver vos factures : il s’agit d’une obligation légale, dont le non respect pourrait vous coûter cher en cas de contrôle. Comme c’est le cas pour toutes les pièces comptables, les factures doivent être conservées pendant au moins 10 ans.