Inzicht in vijf verschillende factuur soorten en hun gebruik

Wat is een factuur?

Kort gezegd is een factuur een betalingsverzoek. Een juridisch afdwingbaar document waarin staat wat iemand waarvoor moet betalen, wie hij moet betalen en wanneer.

Mensen vertellen je misschien ten onrechte dat inkooporders, offertes en verklaringen facturen zijn, maar in boekhoudtermen, en nog belangrijker, wettelijk gezien zijn ze dat niet.

Waar wordt een factuur voor gebruikt?

Voor de begunstigde wordt een factuur gebruikt om een wettelijk verzoek om geld in te dienen volgens de zakelijke voorwaarden en het contract dat je met je klant hebt. Maar ze kunnen ook worden gebruikt om de verrichte werkzaamheden te specificeren of om de voortgang van een project te rapporteren.

Zolang je aan de wettelijke vereisten hebt voldaan, kun je vrijwel alles wat je wilt op je factuur zetten.

Het is het beste om het inkoopordernummer van je klant en de naam van de inkoopmanager te vermelden. Als je gefaseerde betalingen doet, vermeld dan het project, het contract, de naam van de opdracht of het nummer.

Het ligt voor de hand, maar vergeet niet je bankgegevens of betaalmethode te vermelden. Als je klant niet weet hoe hij moet betalen, zal hij dat normaal gesproken ook niet doen.

Je moet proberen alle informatie te vermelden die de crediteuren afdeling van je klant kan helpen en die vertragingen in de betaling kan voorkomen.

Voor de betaler is de factuur een officieel overeengekomen document waarin staat wie en wat je moet betalen. Je mag verwachten dat elke factuur ook precies beschrijft waarvoor je betaalt, idealiter gespecificeerd om je uitgaven beter te kunnen beheren.

Vergeet niet om altijd de betalingsvoorwaarden te controleren, want deze laten je precies weten wanneer je moet betalen.

Wil je uitgaven goedkeuren voordat ze plaatsvinden, tijd besparen met slimme procure-to-pay-processen (inkooporderprocessen) en gebruikmaken van vooraf gemaakte inkooporders? Ontdek meer over procure-to-pay van Payhawk.

Vijf hoofdtypen facturen met voorbeelden

Als je jezelf opnieuw vertrouwd wilt maken met factuurtypes, dan is een goed uitgangspunt voor elk bedrijf om te zeggen dat ze in twee eenvoudige categorieën vallen: ins en outs. Met andere woorden, de "ins" zijn facturen die jij naar je klanten stuurt en de "outs" zijn facturen die je leveranciers naar jou sturen.

Je hebt veel speelruimte wanneer je bedenkt hoe je je klanten gaat factureren, maar je hebt ook een aantal mogelijkheden wanneer je kosten in rekening worden gebracht door je leveranciers.

Laten we de wettelijke vereisten even buiten beschouwing laten (die worden hieronder behandeld) en denken aan al je facturen die "naar buiten" gaan. Je moet je facturering afstemmen op de zakelijke voorwaarden die jij bepaalt.

Sommige bedrijven zullen bijvoorbeeld pas werken als ze volledig betaald zijn, andere sturen goederen op 30-, 45- of 60-dagen krediet en weer andere doen wat werk voor een project, sturen een factuur voor wat af is en sturen dan nog een factuur voor het saldo als het werk af is.

1: Pro Forma Factuur

Het uitgangspunt hier is om te beslissen hoe je je bedrijf wilt runnen, wat je behoeften zijn, welk risico je bereid bent te accepteren en vervolgens je factureringsbeleid daarop af te stemmen.

Als je een uitdagende cashflow hebt, als je een risicovolle bedrijfstak hebt en als je snel voor je goederen moet betalen, kun je ervoor kiezen om te factureren voordat je goederen overhandigt of werk uitvoert (door de fiscus het 'punt van levering' genoemd). Meestal gebeurt dit met een pro forma factuur. Met andere woorden, je verstuurt de factuur en maakt pas af wat je moet doen voor de klant als deze betaald is.

2: Creditfactuur

Als je veel in B2B werkt, zul je vaak merken dat het gebruikelijk is om een factuur te sturen na het punt van levering en mensen de tijd te geven om te betalen. Een 'Creditfactuur' gaat ervan uit dat de klant binnen of op de krediettermijn betaalt. Ook dit kun je zelf kiezen.

Als je voornamelijk contant of met creditcard verkoopt op de plaats van levering, zoals in een café of benzinestation, dan geef je waarschijnlijk een factuur af die de meeste mensen kennen als kassabon, maar die de fiscus een minder gedetailleerde factuur noemt.

3: Facturen voor gefaseerde betaling

Bedrijven die aan lange projecten werken of die vooraf moeten betalen voor materialen, zoals aannemers, projectmanagers of ingenieurs, kunnen periodiek facturen sturen naarmate het werk vordert. Facturen voor gefaseerde betaling tonen de exacte items die in rekening worden gebracht en op welke algemene taak deze betrekking hebben en kunnen een lopend totaal van gedane betalingen bevatten.

4: Terugkerende facturen

Terugkerende facturen zijn geliefd bij bedrijven die dezelfde service op gezette tijden leveren. Een goed voorbeeld hiervan is software abonnementenbeheer, waarbij maandelijks wordt gefactureerd en een paar dagen later een automatische incasso plaatsvindt.

5: Samengestelde factuur

En als dat nog niet genoeg factuurtypes voor je zijn, kun je uiteindelijk een samengestelde factuur sturen die een aantal vooraf betaalde posten bevat en een aantal posten nadat ze zijn ontvangen. Het meest voorkomende voorbeeld hiervan is een elektriciteitsrekening met een vast bedrag (voorschot) en een verbruikselement (achterstallig).

Hoewel we hierboven voornamelijk hebben gekeken naar uitgaande verkoopfacturen, kun je, als je in een verkoopproces zit met potentiële leveranciers, ook vragen of je het factuurbeheer van je lopende leverancier kunt aanpassen.

Je kunt hen bijvoorbeeld vragen om gefaseerd te factureren, of om je langer de tijd te geven om te betalen. Het ergste wat ze kunnen doen is nee zeggen.

Het komt er dus op neer dat verschillende soorten rekeningen leiden tot verschillende soorten facturen. Het zal je dan ook niet verbazen dat er een aantal wettelijke vereisten zijn met betrekking tot wat er op een factuur moet staan.

Wettelijke vereisten voor factuurverwerking

Voor elke factuur moet je het volgende vermelden:

• Naam en adres van de leverancier (jouw bedrijfsnaam en adres)
• Naam en adres van de afnemer (de naam en het adres van de klant)
• Jouw btw-identificatienummer (btw-nummer) en het btw-identificatienummer van de afnemer (indien van toepassing)
• Een uniek factuurnummer
• Datum waarop de factuur is uitgereikt (datum van uitgifte)
• Datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd (indien anders dan de datum van uitgifte)
• Een omschrijving van de geleverde goederen of diensten
• Het aantal geleverde goederen of de omvang van de verleende diensten
• De eenheidsprijs exclusief btw
• Het toegepaste btw-tarief
• Het bedrag aan btw dat in rekening wordt gebracht
• Het totaalbedrag inclusief btw
• Indien van toepassing, een verwijzing naar een eventuele vrijstelling van btw

Bron: Wet op de Omzetbelasting 1968

Uitdagingen voor factuurverwerking in het middensegment en het mkb

Voor het MKB hangen de uitdagingen in factuurbeheer grotendeels af van de grootte en complexiteit.

Bij grotere bedrijven en bedrijven in het middensegment met een meer gedefinieerde inkooporder verwerking en delegatie van bevoegdheden kan de workflow rondom het goedkeuren van facturen vol fouten zitten en enorm veel tijd kosten.

En tot slot kan factuurverwerking voor het MKB ongelooflijk vermoeiend en inefficiënt zijn als je geen geschikte en kosteneffectieve methode hebt om de enorme hoeveelheid administratie af te handelen.

Crediteurenadministratie vereenvoudigen met procure-to-pay processen

Geautomatiseerde procure-to-pay functies geven je bedrijf meer mogelijkheden (en besparen je tijd) door proactief uitgaven goed te keuren via inkooporders nog voordat ze worden gedaan.

Met onze inkooporderfuncties bij Payhawk kun je:

• Moeiteloos facturen vastleggen en verwerken met minimale handmatige inspanning
• Afscheid nemen van onnodig heen-en-weergeloop met behoud van controle en overzicht
• Overbesteding en dure fouten voorkomen
• Betalingen centraliseren en overzichtelijk beheren op één plek
• Gedoe met verschillende spreadsheets gedag zeggen

Bekijk hieronder een volledige review:

Samenvatting: Facturering is een uitdagende taak

Facturering komt neer op het proces van betaald krijgen - of op tijd betalen - voor voltooid werk. Best practice schrijft voor dat leveranciers informatie moeten opnemen die nuttig is voor klanten, zodat ze kunnen zien waar ze om gevraagd worden en waarom.

Er is ook een lijst met dingen die leveranciers wettelijk verplicht op je facturen moeten vermelden en waar jij als betaler op moet controleren. Bovendien moet je niet vergeten dat wanneer leveranciers je goederen of diensten in rekening brengen, je hun factureringsvoorwaarden niet zomaar hoeft te accepteren. Kijk of je niet kunt onderhandelen over extra tijd om te betalen of om de facturen naar je toe te laten sturen op een manier die het voor jou gemakkelijk maakt om ze te verwerken.

Wil je meer weten over het vereenvoudigen van factuurbeheer, het benutten van inkooporders en meer. Boek vandaag nog een gepersonaliseerde demo.