Fünf Rechnungsarten – und wann Sie sie optimal nutzen

Was ist eine Rechnung?

Kurz gesagt, eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung – ein rechtlich verbindliches Dokument, das angibt, wie viel zu zahlen ist, wofür, an wen und bis wann.

Oft wird fälschlicherweise behauptet, dass Bestellungen, Angebote oder Kontoauszüge Rechnungen sind. Buchhalterisch und rechtlich betrachtet trifft das jedoch nicht zu.

Wozu dient eine Rechnung?

Für den Rechnungsempfänger ist die Rechnung ein rechtlich durchsetzbares Mittel, um Zahlungen gemäß Ihren Geschäftsbedingungen und vertraglichen Vereinbarungen mit dem Kunden einzufordern. Gleichzeitig kann sie genutzt werden, um ausgeführte Leistungen aufzulisten oder den Fortschritt eines Projekts zu dokumentieren.

Solange die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind, können Sie auf der Rechnung praktisch alles angeben, was sinnvoll ist.

Es ist empfehlenswert, die Bestellnummer (PO) des Kunden sowie den Namen des zuständigen Einkaufsleiters anzugeben. Bei Abschlagszahlungen sollten Projekt-, Vertrags- oder Auftragsname bzw. -nummer klar ausgewiesen werden.

Ganz offensichtlich, aber entscheidend: Geben Sie unbedingt Ihre Bankverbindung oder die bevorzugte Zahlungsmethode an. Kann Ihr Kunde nicht sofort erkennen, wie er zahlen soll, wird die Zahlung oft verzögert.

Ziel ist es, alle Informationen bereitzustellen, die der Accounts Payable-Abteilung Ihres Kunden helfen und Zahlungsverzögerungen vermeiden.

Für den Zahlenden ist die Rechnung ein offiziell vereinbartes Dokument, das festhält, wer was zu zahlen hat. Jede Rechnung sollte idealerweise genau beschreiben, wofür gezahlt wird – möglichst detailliert, um die Ausgaben präzise zu überwachen.

Vergessen Sie nicht, die Zahlungsbedingungen zu prüfen, denn sie geben genau vor, wann die Zahlung fällig ist.

Die fünf wichtigsten Rechnungsarten mit Beispielen

Wenn Sie sich wieder mit den verschiedenen Rechnungsarten vertraut machen möchten, lässt sich für jedes Unternehmen ein guter Ausgangspunkt in zwei einfachen Kategorien: ins und outs unterteilen. „Ins“ sind Rechnungen, die Sie an Ihre Kunden senden, „outs“ sind Rechnungen, die Ihre Lieferanten an Sie schicken.

Beim Erstellen von Ausgangsrechnungen haben Sie großen Spielraum, wie Sie Ihre Kunden in Rechnung stellen. Gleichzeitig ergeben sich Möglichkeiten, wenn Sie von Ihren Lieferanten belastet werden.

Abgesehen von den rechtlichen Anforderungen (dazu weiter unten) sollten Ihre Ausgangsrechnungen immer zu Ihren vereinbarten Geschäftsbedingungen passen.

Beispielsweise führen einige Unternehmen Arbeiten nur nach vollständiger Zahlung aus, andere liefern Waren mit 30-, 45- oder 60-tägigem Zahlungsziel. Wieder andere stellen Teilrechnungen während eines Projekts aus und senden eine abschließende Rechnung nach Fertigstellung.

1: Proforma-Rechnung

Zunächst sollten Sie festlegen, wie Sie Ihr Geschäft führen möchten, welche Anforderungen Sie haben und welches Risiko Sie bereit sind zu tragen. Ihre Rechnungsrichtlinien sollten darauf abgestimmt sein.

Wenn Sie über herausfordernde Cashflows verfügen, Ihre Branche risikoreich ist und Sie Waren schnell bezahlen müssen, kann es sinnvoll sein, vor Lieferung oder Leistungserbringung eine Rechnung zu stellen – steuerlich als „point of supply“ bezeichnet. Dies erfolgt typischerweise über eine Proforma-Rechnung. Sie senden die Rechnung, und erst nach Zahlungseingang führen Sie die vereinbarte Leistung aus.

2: Kredit-Rechnung

Im B2B-Bereich ist es üblich, eine Rechnung nach Leistungserbringung zu stellen und dem Kunden Zeit zur Zahlung zu geben. Eine „Kredit-Rechnung“ geht davon aus, dass der Kunde innerhalb des vereinbarten Zahlungsziels bezahlt – dies können Sie selbst festlegen.

Bei Bar- oder Kreditkartenzahlungen zum Zeitpunkt der Lieferung, wie in Cafés oder Tankstellen, wird meist ein Beleg ausgestellt, der steuerlich als weniger detaillierte Rechnung gilt.

3: Teilzahlungsrechnungen

Unternehmen, die an längeren Projekten arbeiten oder Material im Voraus bezahlen müssen – etwa Bauunternehmen, Projektmanager oder Ingenieure – stellen häufig periodische Rechnungen während der Projektdauer aus. Teilzahlungsrechnungen listen die berechneten Leistungen genau auf, ordnen sie dem Gesamtprojekt zu und können eine laufende Summe der bereits geleisteten Zahlungen enthalten.

4: Wiederkehrende Rechnungen

Wiederkehrende Rechnungen eignen sich besonders für Dienstleistungen, die in regelmäßigen Abständen erbracht werden. Ein typisches Beispiel ist die Abonnementverwaltung für Software, bei der monatlich abgerechnet und wenige Tage später per Lastschrift eingezogen wird.

5: Sammelrechnung

Sammelrechnungen kombinieren Vorauszahlungen und Zahlungen nach Lieferung. Ein gängiges Beispiel ist die Stromrechnung mit Grundgebühr (Vorauszahlung) und Verbrauchskosten (Nachzahlung).

Auch wenn wir hier hauptsächlich Ausgangsrechnungen betrachtet haben, können Sie im Einkaufsprozess mit Lieferanten Ihre Lieferantenrechnungen individuell gestalten – etwa in Teilzahlungen oder mit längeren Zahlungszielen. Im schlimmsten Fall wird der Vorschlag abgelehnt.

Grundsätzlich bestimmen die Art der Abrechnung und die Geschäftsbedingungen die Art der Rechnung. Daher gibt es auch gesetzliche Vorgaben, welche Informationen auf einer Rechnung enthalten sein müssen.

Welche Angaben müssen Rechnungen enthalten? Rechtliche Anforderungen

Jede Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

• Eine eindeutige Rechnungsnummer
• Ihren Firmennamen, Ihre Adresse und Kontaktdaten
• Den Namen und die Adresse des Kunden
• Eine klare Beschreibung der berechneten Leistungen oder Waren
• Das Datum der Lieferung oder Leistungserbringung
• Das Rechnungsdatum
• Den Betrag oder die Beträge
• Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (falls umsatzsteuerpflichtig)
• Den Umsatzsteuerbetrag, falls zutreffend
• Den Gesamtbetrag

Einzelunternehmer:innen müssen ihren eigenen Namen sowie ggf. den Handelsnamen oder die Geschäftsbezeichnung und eine Dokumentenservice-Adresse angeben.

Kapitalgesellschaften müssen den bei Companies House registrierten Firmennamen auf der Rechnung angeben. Die Nennung der Geschäftsführer ist nicht verpflichtend, erfolgt sie, müssen alle aufgeführt werden.

Herausforderungen bei der Rechnungsverarbeitung im Mittelstand und bei KMU

Für KMU hängen die Herausforderungen im Rechnungsmanagement stark von Größe und Komplexität ab.

Größere und mittelständische Unternehmen mit klar definierten Bestellprozessen und Delegation von Zuständigkeiten haben oft mit fehleranfälligen und zeitaufwendigen Freigabeprozessen für Rechnungen zu kämpfen.

Für KMU kann die Rechnungsverarbeitung sehr mühsam und ineffizient sein, wenn keine geeignete, kosteneffiziente Methode zur Bearbeitung des hohen administrativen Aufwands besteht.

Accounts Payable vereinfachen mit Procure-to-Pay-Prozessen

Automatisierte Procure-to-Pay-Funktionen entlasten Ihr Unternehmen, indem sie Ausgaben proaktiv über Bestellungen freigeben, noch bevor diese entstehen.

Mit den Purchase-Order-Funktionen von Payhawk können Sie:

• Rechnungen mühelos erfassen und verarbeiten – minimaler manueller Aufwand
• Unnötiges Hin- und Herschicken vermeiden und gleichzeitig Kontrolle und Transparenz behalten
• Überausgaben und teure Fehler verhindern
• Alle Zahlungen zentral verwalten und bequem an einem Ort steuern
• Den Aufwand für das Zusammensuchen von Tabellen und Kontoauszügen reduzieren

Sehen Sie sich die vollständige Übersicht in unserem Video an. Das Video ist nur auf Englisch verfügbar.

Fazit: Rechnungsstellung ist vielfältig

Im Kern geht es bei der Rechnungsstellung darum, Zahlungen für erbrachte Leistungen zu erhalten – oder selbst pünktlich zu leisten. Gute Praxis bedeutet, dass Lieferanten alle Informationen angeben, die dem Kunden helfen, den Zweck und Inhalt der Rechnung eindeutig zu erkennen.

Darüber hinaus gibt es gesetzliche Pflichtangaben, die Lieferanten auf ihren Rechnungen ausweisen müssen – und die Sie als Zahlende:r immer prüfen sollten. Denken Sie auch daran: Wenn Sie von Ihren Lieferanten für Waren oder Dienstleistungen belastet werden, müssen Sie deren Zahlungsbedingungen nicht einfach übernehmen. Versuchen Sie, längere Zahlungsfristen zu verhandeln oder die Rechnungen so formatieren zu lassen, dass sie sich leichter verarbeiten lassen.

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