Gestion des dépenses : les fonctionnalités préférées des scale-ups et ETI

Celles-ci cherchent en effet à optimiser leurs ressources pour maintenir une croissance soutenue, ce qui place la maîtrise des coûts en priorité stratégique. Mais en matière de gestion des dépenses, quels sont les bons processus à adopter ? De manière plus précise : au moment de la mise en place d’une solution de gestion des dépenses, quelles fonctionnalités faut-il absolument prioriser ?

Dans cet article, vous découvrirez les fonctionnalités les plus prisées par les ETI et les entreprises en phase de croissance pour gérer efficacement leurs dépenses, ainsi que nos meilleurs conseils pour une gestion des dépenses optimale. Suivez donc le guide.

De l'importance d’une gestion efficace des dépenses pour les entreprises de taille moyenne

Vous le savez sans doute : la gestion des dépenses est un levier essentiel pour les ETI et les scale-ups. En effet, ces entreprises sont généralement en phase de changement d’échelle et/ou cherchent à assurer leur pérennité. Cela ne peut pas se faire sans la mise en place de processus structurés en matière de dépenses.

Ainsi, la mise en place de solutions de suivi et d’analyse des dépenses va aider ce type particulier d’entreprises à identifier rapidement les domaines où il est possible de réaliser des économies. Mais ce n’est pas tout. Une gestion optimisée des dépenses va aussi leur permettre de prendre de meilleures décisions, en anticipant les besoins futurs et en ajustant les budgets avec précision.

Par ailleurs, la mise en conformité et de l’adhésion aux politiques internes constitue un autre bénéfice majeur d’une politique efficace de gestion des dépenses. En automatisant les processus de gestion des dépenses et en intégrant des contrôles rigoureux, les ETI peuvent s'assurer d’un meilleur respect de la conformité, grâce à la réduction des risques d’erreurs et de fraudes. Cette rigueur va non seulement protéger les finances de l'entreprise, mais aussi renforcer la transparence au sein de l'organisation, pour créer un environnement de confiance et d’efficacité.

Pour résumer, voici donc les avantages principaux que ces entreprises peuvent retirer d’une gestion efficace des dépenses :

• Le contrôle et l’optimisation des coûts ;
• L’amélioration de la prise de décision grâce à une connaissance fine des données ;
• Le renforcement de la conformité et de l’adhésion des salariés aux politiques de l’entreprise.

Les avantages de Payhawk pour votre gestion des dépenses

Se tourner vers Payhawk pour la gestion des dépenses d’entreprise, c’est profiter d’une multitude de fonctionnalités adaptées aux scale-ups et ETI.

Voici ce à quoi vous pouvez vous attendre :

• Des capacités d’automatisation pour un suivi transparent des dépenses,
• Une intégration transparente avec les systèmes financiers, comptables et SIRH de l’entreprise,
• Des rapports et analyses en temps réel pour une prise de décision éclairée,
• Une facilité d’implémentation et d’utilisation pour une adoption à l’échelle de l’entreprise,
• Une gestion multi-entités,
• Une gestion des fournisseurs et des paiements internationaux en cas de développement géographique de l’entreprise,
• La réduction du travail manuel, associée à une gestion unifiée des dépenses de l’entreprise pour permettre aux scale-ups de se concentrer sur les enjeux les plus stratégiques,
• Des workflows et des politiques de dépenses entièrement personnalisables,
• Un service client multilingue.

Scale-ups et ETI : notre guide pour une stratégie de gestion des dépenses efficace

Étape 1 : Évaluer vos processus actuels de gestion des dépenses

Vous cherchez à optimiser vos coûts et à améliorer votre performance financière ? La première étape consiste à évaluer vos processus actuels. Pour cela, il convient de réaliser un audit approfondi des pratiques et des solutions actuellement en place, afin d’identifier les points d’amélioration.

À ce titre, il est essentiel d’étudier les workflows associés à chaque étape du processus de gestion des dépenses. Cette analyse permet également de repérer les opportunités de rationalisation, comme l’automatisation des tâches répétitives et l’amélioration des outils de suivi des dépenses. Quelles sont les solutions technologiques les plus adaptées à l’entreprise ? Quelles seraient des politiques de gestion plus efficaces ?

Cette première étape est fondamentale pour poser les bases d’une gestion des dépenses plus efficace et plus stratégique.

Étape 2 : Identifier les domaines à améliorer et à automatiser

Après l'évaluation des processus existants, passons à l’étape suivante : le ciblage des domaines où des améliorations s’avèrent nécessaires.

Cette identification implique une analyse rigoureuse des points de friction, tels que les retards dans les approbations, les erreurs de saisie manuelle ou les dépenses non conformes aux politiques de l'entreprise.

En mettant en lumière ces points faibles, les entreprises peuvent non seulement envisager des ajustements pour simplifier les processus, mais aussi déterminer où l'automatisation peut apporter le plus de valeur. À cet égard, automatiser les tâches répétitives et chronophages, comme le traitement des factures, le suivi des dépenses ou la génération de rapports financiers, permet de réduire les erreurs humaines et de libérer du temps pour les salariés, qui peuvent alors se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

En outre, l’automatisation assure une meilleure conformité aux politiques internes et aux réglementations externes, grâce à des contrôles intégrés et des alertes automatiques.

Étape 3 : Rechercher et sélectionner la bonne solution logicielle de gestion des dépenses

Cette étape nécessite de mener une recherche approfondie pour identifier les solutions logicielles disponibles sur le marché qui répondent le mieux aux besoins spécifiques de l’entreprise. Dans le cas des scale-ups et des ETI, cela va être par exemple : le développement à l'international, la transformation numérique, ou encore l’optimisation des contrats commerciaux.

Faire le bon choix implique de définir des critères précis (et personnalisés), comme l’intégration avec les systèmes existants, la facilité d’utilisation, la capacité de personnalisation et les fonctionnalités spécifiques (suivi des dépenses en temps réel, approbations automatiques, etc). Et ce n’est pas tout : impliquer les utilisateurs dans le processus de sélection est tout aussi essentiel pour s’assurer que la solution choisie sera adoptée et utilisée efficacement par tous.

Enfin, n’oubliez pas : la bonne solution doit non seulement répondre aux besoins actuels de l’entreprise, mais aussi offrir la flexibilité nécessaire pour évoluer avec cette dernière.

Étape 4 : Former les salariés à l’utilisation du logiciel et aux meilleures

pratiques de gestion de dépenses

Une fois le logiciel sélectionné et implémenté, il est important d'investir dans une formation pour s'assurer que tous les utilisateurs, des salariés aux administrateurs, sont à l’aise avec ses fonctionnalités et les bénéfices qu’ils peuvent en retirer.

Cette formation doit couvrir non seulement les aspects techniques du logiciel, mais aussi les meilleures pratiques en matière de gestion des dépenses. Il peut s’agir d’ateliers pratiques, de sessions de formation, de webinaires, etc. L’important est que les utilisateurs puissent poser des questions en temps réel et se familiariser avec le logiciel progressivement.

Chez Payhawk, nous disposons d’une équipe Customer Success multilingue et expérimentée, qui travaille d'arrache-pied pour soutenir nos clients :

• 98% de taux de satisfaction client
• Un délai moyen de résolution des problèmes inférieur à 24h
• Un temps de réponse moyen de 36 secondes sur le chat

Étape 5 : Contrôler et optimiser l’utilisation du logiciel pour une efficacité maximale

Une fois le logiciel mis en place et les salariés formés, vient le moment de mettre en place des mécanismes de contrôle pour s’assurer que la solution est utilisée correctement.

Cela inclut la surveillance régulière des workflows pour identifier les éventuelles inefficacités. L’analyse des données générées par le logiciel permet de repérer les tendances et les éventuelles anomalies, et ainsi d’améliorer les pratiques en temps réel.

Par ailleurs, on pensera à rester à jour, en intégrant les nouvelles fonctionnalités du logiciel pour maintenir un niveau de performance élevé. L’objectif : optimiser de manière continue l’utilisation du logiciel pour assurer une gestion des dépenses plus précise, qui évolue avec les besoins de l'entreprise.

En ce sens, Payhawk fait évoluer constamment sa plateforme en dévoilant de nouvelles fonctionnalités chaque saison. Pour retrouver nos dernières innovations, rendez-vous sur notre page dédiée.