Nos conseils pour simplifier et accélérer son bilan comptable

Le bilan comptable est un tableau qui représente la photographie du patrimoine d'une entreprise à un instant T, comprenant son actif (ce que l’entreprise possède) et son passif (ce que l’entreprise doit). Il doit obligatoirement être réalisé une fois par année fiscale. Incontournable pour tout dirigeant d’entreprise, il nécessite d’identifier dans sa comptabilité l’ensemble des éléments de l’actif et du passif. Le tableau qui en résulte permet ensuite d’évaluer la santé financière d’une entreprise et de rassurer les partenaires de celle-ci (banque, actionnaires, etc.) quant à sa solvabilité.

Comment établir son bilan comptable ?

Le bilan comptable d’une entreprise consiste en un tableau représentant sa situation patrimoniale et financière à un instant donné. Il est le plus souvent réalisé à la clôture de son exercice comptable. Le bilan comptable fait partie des tableaux qui composent les comptes annuels et qui se trouvent au sein de la liasse fiscale (compte de résultat, bilan, etc.).

Concrètement, le bilan comptable est un tableau à quatre entrées :

• Les actifs immobilisés : l’ensemble des actifs nécessaires à l’activité de l’entreprise (outils, logiciels, machines, brevets, licences…).
• L’actif circulant : l’ensemble des actifs détenus de manière provisoire par l’entreprise (créances, stocks, etc).
• Les dettes à long terme : les obligations financières qu’une entreprise détient vis-à-vis de ses créanciers, et qui ont une échéance supérieure à 12 mois.
• Les dettes à court terme : les obligations financières qu’une entreprise détient à l’égard des tiers et qu’elle doit payer dans l’année (dettes fournisseurs, dettes fiscales, etc).

Il repose sur un modèle précis, qui respecte la structure établie par le Plan comptable général (PCG). Cependant, chaque dirigeant d’entreprise peut établir son propre tableau de bord en fonction du secteur d’activité dans lequel il opère.

Pour faire son bilan comptable, il convient de classer puis d’évaluer les écritures comptables en fonction de l’actif et du passif.

La classification des éléments de l’actif et du passif

L’actif du bilan comptable

L’actif du bilan répertorie les éléments du patrimoine de l’entreprise.

On y retrouve deux catégories d’actifs :

• En haut, l’actif immobilisé qui comprend l’ensemble des biens destinés à être conservés de façon durable par l’entreprise. Ce sont les immobilisations incorporelles (brevet, fonds de commerce), les immobilisations corporelles (machine, logiciel) et les immobilisations financières (titres et possessions financières).
• En bas, l’actif circulant qui comprend l’ensemble des éléments détenus par l’entreprise à court et moyen terme, non destinés à rester durablement dans son patrimoine. Ce sont par exemple les créances, les stocks ou encore les liquidités (comptes bancaires, etc).

Le passif du bilan comptable

Le passif du bilan comptable répertorie l’ensemble des ressources de l’entreprise qui permettent de financer les éléments de l’actif. Les éléments du passif doivent être classés de haut en bas, en fonction de leur exigibilité. Par exemple, la dette dont l’échéance est la plus proche devra être placée en bas du passif, et inversement pour la dette dont l’échéance est la plus lointaine.

Le passif du bilan comprend deux catégories :

• En haut, les capitaux propres (apports des associés, bénéfices non distribués, résultat net) ;
• En bas, le passif circulant (ensemble des dettes de l’entreprise).

Un bilan comptable doit être équilibré : ainsi, le total de l’actif est toujours égal au total du passif.

Prenons un exemple pour bien comprendre. Lorsqu’une entreprise augmente ses liquidités (donc ses actifs) grâce à un emprunt bancaire, elle augmente également son passif puisqu’elle devra, à terme, rembourser l’argent emprunté. Elle parvient donc à un équilibre naturel.

Faute d’équilibre, il faut considérer que le bilan comptable est erroné.

Quelles sont les étapes pour accélérer son processus de bilan comptable ?

Accélérer le processus de bilan comptable peut permettre d’améliorer l'efficacité des opérations financières d'une entreprise. Pour y parvenir, on peut suivre les étapes suivantes :

1. Le maintien d’une organisation rigoureuse des données financières

Cela implique de tenir des registres précis et à jour, de classer les documents financiers de manière systématique et de numériser les informations pertinentes pour garantir leur accès rapide et facile.

2. L’automatisation des processus comptables

C’est une étape clé pour accélérer le bilan. Ainsi, l’utilisation de logiciels de comptabilité avancés permet de saisir automatiquement les transactions, de générer des rapports financiers, de surveiller les flux de données et de faciliter le rapprochement des comptes. Les solutions de gestion de dépenses, telles que Payhawk, permettent également de mieux gérer sa comptabilité, notamment dans le cadre d’une entreprise multi-entités.

3. L’établissement d’un calendrier pour les différentes étapes du processus de bilan comptable

Ce calendrier vise à définir des échéances précises pour la collecte des données, la préparation des états financiers et la revue des résultats. Cela permet d’améliorer l’organisation des équipes financières et de ne manquer aucune échéance.

4. La collaboration avec les autres départements de l'entreprise

Une collaboration étroite et régulière avec les autres services de l’entreprise (achats, stratégie, etc.) peut permettre d’accélérer la collecte de données pertinentes pour le bilan comptable, et de réduire les risques de pertes d’information.

5. La mise en place de contrôles internes solides

Cette dernière étape permet de détecter et de corriger rapidement les erreurs potentielles, mais aussi de réduire les retards.

Les outils nécessaires pour simplifier et accélérer le bilan comptable d’une entreprise

Pour simplifier et accélérer le processus d'établissement du bilan comptable d'une entreprise, l'utilisation d'outils numériques est souvent indispensable. À ce titre, les logiciels de comptabilité s’imposent comme des ressources essentielles, en offrant des fonctionnalités telles que la saisie automatisée des transactions, la génération de rapports financiers détaillés, et la possibilité d'être intégrés à d'autres systèmes de gestion.

Autres outils indispensables pour simplifier le bilan comptable d’une entreprise : les solutions de gestion de trésorerie et les solutions de gestion des dépenses. Celles-ci facilitent en effet le suivi des flux financiers en centralisant toutes les informations liées aux entrées et sorties de fonds, et l'identification des écarts entre ces données. Elles facilitent également la collecte des données nécessaires à l'établissement du bilan comptable, en fournissant des informations actualisées sur les liquidités disponibles, les investissements, les emprunts et les opérations bancaires.

Enfin, ces solutions automatisent de nombreuses tâches comptables liées à la trésorerie, telles que la saisie des données, le rapprochement bancaire et la gestion des flux de trésorerie. Cette automatisation accélère le processus de compilation des données nécessaires pour le bilan comptable, tout en réduisant les risques d’erreurs.

On citera également les outils de gestion des stocks, qui permettent de maintenir un suivi précis des biens de l'entreprise.

Grâce à l’association de ces différents outils, les entreprises peuvent simplifier et accélérer considérablement leur processus d'établissement du bilan comptable.

Quelles sont les bonnes pratiques à adopter pour optimiser son bilan comptable ?

Pour optimiser son bilan comptable, plusieurs bonnes pratiques sont recommandées.

En premier lieu, il est essentiel de maintenir des registres financiers précis et à jour afin de fournir des données fiables pour l'établissement du bilan.

Ensuite, la rationalisation des processus comptables (notamment par l’adoption d’outils technologiques) permet de limiter grandement les erreurs. Cela ne doit pas dispenser d’effectuer un suivi régulier, en identifiant et en corrigeant rapidement toute anomalie. Cela implique notamment d’assurer une bonne gestion des créances et des stocks pour maintenir une situation financière saine.

Enfin, la transparence et la conformité aux normes comptables en vigueur sont essentielles pour garantir la fiabilité du bilan comptable auprès des tiers.

À cet effet, l'automatisation des processus et le rapprochement des comptes jouent un rôle essentiel. L'automatisation permet ainsi de rationaliser les tâches redondantes et chronophages, en réduisant les risques d'erreurs et de retard dans la production des états financiers. Quant au rapprochement des comptes, il permet d'identifier rapidement les écarts et les irrégularités. Cela garantit l'exactitude des informations financières présentées dans le bilan et renforce la confiance des parties prenantes.

Nos conseils pour simplifier et accélérer son bilan comptable

Voici quelques conseils à appliquer pour simplifier l’établissement de son bilan comptable.

Conseil 1 : Utiliser un logiciel de comptabilité

La comptabilité manuelle est chronophage et augmente les risques d’erreurs. Les logiciels de comptabilité permettent d’éviter ces écueils, en automatisant entièrement le processus de bilan comptable. C’est aussi un moyen pour les équipes comptables de récupérer du temps, et de le réallouer à des tâches plus stratégiques pour l’entreprise.

Conseil 2 : Organiser les documents financiers

Classer minutieusement tous les documents financiers nécessaires à l’établissement du bilan comptable est un indispensable. On veillera également à ce qu’ils soient rapidement accessibles, quel que soit leur format, afin de faciliter la compilation des données.

Conseil 3 : Réconcilier régulièrement les comptes

La réconciliation fréquente des comptes (ce qu’on appelle aussi le rapprochement bancaire) permet d’identifier rapidement les écarts en comptabilité et de résoudre les problèmes avant l’échéance du bilan.

Conseil 4 : Faire appel à un expert-comptable

A moins d’être soi-même un professionnel de la comptabilité, il est généralement recommandé de faire appel à un expert-comptable pour réaliser le bilan comptable d’une entreprise. En plus d’offrir un véritable gain de temps, cette étape permet d’assurer la conformité du processus aux normes comptables en vigueur.

En conclusion, l’adoption de bonnes pratiques et d’outils numériques adéquats permet d’accélérer et de simplifier le processus de bilan comptable des entreprises. La mise en place de l’automatisation des tâches, l'utilisation d'outils technologiques avancés et un suivi régulier de la trésorerie sont des étapes simples mais efficaces, qui permettent d’accélérer le processus de bilan comptable en améliorant la précision et la fiabilité des données financières de l’entreprise.

Les équipes comptables peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, tout en assurant une gestion financière plus saine et plus efficace.

Avec Payhawk, la gestion multi-entités de votre entreprise est facilitée grâce à une visibilité complète et en temps réel sur l’ensemble de vos dépenses. Grâce à un tableau de bord centralisé, vous disposez d’une vue sur les données financières de votre entreprise, ce qui facilite les processus d’établissement de bilan comptable. Programmez dès maintenant une démo avec nos experts !