Stratégie de gestion des dépenses : pourquoi une solution dédiée est utile

En effet, un bon système de gestion des dépenses vous permet de contrôler vos finances, d’adapter votre stratégie en cas de besoin et de prendre des décisions éclairées, mais encore faut-il choisir le bon outil. Grâce à la bonne solution, votre entreprise peut automatiser une grande partie de ses processus de gestion des dépenses et bénéficier d’une visibilité en temps réel.

En quoi consiste une stratégie de gestion des dépenses ?

Une stratégie de gestion des dépenses permet de gérer les frais professionnels d’une entreprise pour maximiser l’efficacité des processus en place et ainsi réduire les coûts. Pour être payante, elle doit permettre de suivre les dépenses réalisées et de mettre en œuvre des règles, des limites et des plafonds. En outre, elle doit réduire ou éliminer les coûts superflus et établir des procédures d’approbation des dépenses, qu’elles soient habituelles ou non.

En adoptant une stratégie de gestion des dépenses complète, les entreprises peuvent se faire une meilleure idée des dépenses qu’elles engagent et s’assurer que les ressources mobilisées pour suivre et approuver ces coûts sont aussi efficaces que possible. Elles peuvent ainsi commencer par élaborer des politiques pour leurs différentes activités, équipes et personnes responsables avant de s’intéresser à la façon dont elles effectueront, enregistreront et rembourseront les paiements. Enfin, elles devront s’assurer que le rapprochement des paiements et dépenses effectué dans leur logiciel de comptabilité ne contient pas d’erreurs pour que leur flux de trésorerie soit correct en cas d’audit.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des dépenses ?

Un logiciel de gestion des dépenses est un outil qui permet aux entreprises d’automatiser et de rationaliser leurs processus de suivi et de gestion des dépenses. Ainsi, les employés peuvent facilement envoyer leurs reçus ou suivre et approuver les dépenses tandis que les responsables et les équipes financières disposent d’une visibilité en temps réel sur les frais engagés.

Quel est l’intérêt d’un logiciel de gestion des dépenses ?

Un tel logiciel facilite le suivi et la gestion des dépenses en temps réel.

Une solution telle que Payhawk conjugue, entre autres, les cartes d’entreprise et un logiciel de gestion des notes de frais pour permettre aux entreprises de conserver automatiquement une trace de tous les paiements effectués. Le suivi en temps réel leur offre un aperçu complet des habitudes de dépenses pour mettre en place les mesures nécessaires afin de faire des économies, de prendre des décisions éclairées et de clôturer plus rapidement leurs fins de mois.

Une solution de gestion des dépenses dotée de fonctions automatisées vous permet également de réduire les risques d’erreurs et de fraude résultant de la saisie manuelle des données.

Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion des dépenses ?

Un logiciel de gestion des dépenses aide les entreprises à :

• Automatiser le processus de suivi des notes de frais, gagner du temps et éliminer les erreurs. Grâce à des fonctionnalités de gestion des notes de frais, les employés peuvent envoyer leurs reçus au format électronique plutôt que papier. Une telle solution réduit également le risque de reçus perdus ou manquants, ce qui facilite le processus de rapprochement et permet de récupérer la TVA.
• Suivre les dépenses en temps réel. Avec une visibilité en temps réel, les entreprises sont en mesure d’identifier les domaines dans lesquels elles peuvent faire des économies. En outre, les rapports et analyses détaillés leur permettent de prendre des décisions plus éclairées en ce qui concerne leurs finances.
• Réduire les risques de fraude et d’utilisation abusive, et de mettre en œuvre des politiques de dépenses.
• Faire respecter les politiques de dépenses. Payhawk propose un logiciel de gestion des dépenses qui rejette ou signale automatiquement les demandes qui ne sont pas conformes aux politiques mises en place.
• Outre ces avantages, les logiciels de gestion des dépenses peuvent s’intégrer à d’autres systèmes financiers, comme des logiciels de comptabilité, pour offrir une vue plus complète des dépenses et des finances de l’entreprise.

Conclusion

Il est essentiel pour toute entreprise qui cherche à gagner en efficacité et à faire des économies d’adopter une bonne stratégie de gestion des dépenses. Les logiciels qui proposent des fonctions d’automatisation et d’apprentissage automatique intelligentes facilitent le suivi et la gestion des dépenses tout en fournissant de précieuses informations sur les habitudes de dépenses de l’entreprise.

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