Stratégie de gestion des dépenses : pourquoi une solution dédiée est utile

En effet, un bon système de gestion des dépenses vous permet de contrôler vos finances, d’adapter votre stratégie en cas de besoin et de prendre des décisions éclairées, mais encore faut-il choisir le bon outil. Grâce à la bonne solution, votre entreprise peut automatiser une grande partie de ses processus de gestion des dépenses et bénéficier d’une visibilité en temps réel.

En quoi consiste une stratégie de gestion des dépenses ?

Une stratégie de gestion des dépenses permet de gérer les frais professionnels d’une entreprise pour maximiser l’efficacité des processus en place et ainsi réduire les coûts. Pour être payante, elle doit permettre de suivre les dépenses réalisées et de mettre en œuvre des règles, des limites et des plafonds. En outre, elle doit réduire ou éliminer les coûts superflus et établir des procédures d’approbation des dépenses, qu’elles soient habituelles ou non.

En adoptant une stratégie de gestion des dépenses complète, les entreprises peuvent se faire une meilleure idée des dépenses qu’elles engagent et s’assurer que les ressources mobilisées pour suivre et approuver ces coûts sont aussi efficaces que possible. Elles peuvent ainsi commencer par élaborer des politiques pour leurs différentes activités, équipes et personnes responsables avant de s’intéresser à la façon dont elles effectueront, enregistreront et rembourseront les paiements. Enfin, elles devront s’assurer que le rapprochement des paiements et dépenses effectué dans leur logiciel de comptabilité ne contient pas d’erreurs pour que leur flux de trésorerie soit correct en cas d’audit.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des dépenses ?

Un logiciel de gestion des dépenses est un outil qui permet aux entreprises d’automatiser et de rationaliser leurs processus de suivi et de gestion des dépenses. Ainsi, les employés peuvent facilement envoyer leurs reçus ou suivre et approuver les dépenses tandis que les responsables et les équipes financières disposent d’une visibilité en temps réel sur les frais engagés.

Quel est l’intérêt d’un logiciel de gestion des dépenses ?

Un tel logiciel facilite le suivi et la gestion des dépenses en temps réel.

Une solution telle que Payhawk conjugue, entre autres, cartes d’entreprise et logiciel de gestion des dépenses pour permettre aux entreprises de conserver automatiquement une trace de tous les paiements effectués. Le suivi en temps réel leur offre un aperçu complet des habitudes de dépenses pour mettre en place les mesures nécessaires afin de faire des économies, de prendre des décisions éclairées et de clôturer plus rapidement leurs fins de mois.

Une solution de gestion des dépenses dotée de fonctions automatisées vous permet également de réduire les risques d’erreurs et de fraude résultant de la saisie manuelle des données.