Controle is een term die bij veel CFOs en andere finance professionals regelmatig over de tong rolt. Controle hebben en behouden is belangrijk en dat hebben ze dan ook graag. Maar hoe behoud je controle over uitgaven?
“Uitgaven horen erbij, als je maar controle en overzicht behoudt.”
Inzicht
Het begint eigenlijk bij inzicht. Het is van belang dat cijfers meteen inzichtelijk zijn zodat er gelijk op gereageerd kan worden wanneer dat nodig is. Met de huidige systemen, zoals software voor uitgavenbeheer, is dit ook mogelijk. Kijken we naar dit principe een aantal jaren geleden, dan kreeg je pas na 2 maanden een afschrift van betalingen gedaan met een zakelijke credit card. Dan was het kwaad al geschied en je kon niet tijdig inspelen op eventuele gevolgen. Vervolgens moest je als eindverantwoordelijke als een gek ervoor zorgen dat er nog wat klopte van de cijfers.
Ook hangt het deels af van de leeftijd van de onderneming. Bij relatief jonge startups, heerst er een andere mate van controle dan bij de reeds gewortelde bedrijven. Die rouleren al wat langer mee en weten waar de mogelijke risico’s zitten en hebben een beter inzicht in de mogelijkheden om bijvoorbeeld kosten te besparen. Bij jonge startups die door een funding een mooi bedrag hebben binnengehaald, is er de mogelijkheid dat dit wat minder hoog op de agenda staat en heerst er een iets andere mentaliteit.
Keuzes maken speelt verder een belangrijke rol. Vooral in combinatie met de juiste verantwoordelijkheden bij de juiste mensen. Een voorbeeld: de collega die verantwoordelijk is voor de dagelijkse boodschappen binnen de organisatie voor bijvoorbeeld de lunch koopt altijd alleen maar A-merken en houdt geen rekening met de wekelijkse aanbiedingen. Op deze kostenpost kan dus aardig wat bezuinigd worden.
En hoe ver wil je gaan als organisatie? Wil je voor elke mogelijke uitgaven een boekwerk aan regels opstellen of laat je je mensen juist wat vrijer omgaan met de uitgaven en reken je op common sense? En daarnaast, moet finance de rol als politie man op zich nemen? En zelfs sancties treffen als men zich niet aan de regels houdt? De praktijk leert wel dat hoe meer je dichttrekt met wet- en regelgeving rondom bedrijfsuitgaven, hoe meer mensen hun handen van bepaalde zaken aftrekken en dus niet de verantwoordelijkheid willen nemen. Echter ontkom je niet aan strengere regels naarmate je groeit als onderneming.
Communicatie
Waar het in de essentie uiteindelijk om draait is communicatie. Het delen van informatie vanuit de financiële afdeling is van belang om te zorgen voor transparantie, begrip en controle. Het is ook niet voor niets, dat het rapport dat wij in samenwerking met Harvard Business Review Analytic Services hebben opgemaakt heeft geconcludeerd dat 89% van de ondervraagde leidinggevenden heeft aangegeven dat financiële teams een uniek en waardevol perspectief kunnen bieden op de zakelijke uitdagingen van hun organisatie. Daarbovenop heeft 83% van de ondervraagden aangegeven dat er een serieus bedrijfsrisico bestaat als de financiele afdeling niet bijdraagt aan de strategie van de organisatie.
