Wat is het verschil tussen debiteuren en crediteuren?

Wat zijn debiteuren?

Een debiteur is een afnemer van jouw diensten, kortom je klant. Van een debiteur ontvang jij geld. Na levering van je producten en /of diensten stuur je de debiteur een factuur. Iedere klant die jou nog geld verschuldigd is, en dus een factuur bij jou open heeft staan, is een debiteur.

Je wilt als bedrijf goed op je debiteurenbeheer letten. Wanneer jij veel debiteuren hebt, dus veel openstaande bedragen, kan dit oplopen tot veel geld dat je nog moet ontvangen. Hierdoor kan het voorkomen dat er te weinig geld binnen komt en je cashflow gevaar loopt.

Wat zijn crediteuren?

Een crediteur is jouw leverancier. Jij betaalt de crediteur voor de geleverde producten en/of diensten die jij nodig hebt voor je bedrijfsvoering. Bijvoorbeeld software, huur van je kantoorpand en het inhuren van freelancers. Na levering van het product of dienst stuurt de crediteur jou een factuur op. Vaak hebben de facturen een betaaltermijn van twee weken.

Crediteuren zijn onderdeel van het uitgavenbeheer (expense management) van jouw bedrijf.

Verschillen debiteuren en crediteuren

Zowel debiteuren als crediteuren (accounts payable) spelen een belangrijke rol binnen het bedrijf. Het verschil is dat je van een debiteur geld moet ontvangen, en aan een crediteur geld moet betalen. Debiteuren en crediteuren zijn beide onmisbaar. Zonder debiteuren heb je geen inkomsten. Maar, zonder kosten te maken is het onmogelijk om de bedrijfsactiviteiten uit te voeren. Hoewel debiteuren en crediteuren dus twee verschillende onderdelen zijn van de bedrijfsvoering, zijn ze wel met elkaar verbonden.

Impact van achterstallig debiteuren- en crediteurenbeheer

Wanneer het debiteurenbeheer niet op orde is, kan dit grote impact hebben op de financiële gezondheid van je bedrijf. Het kan dan namelijk voorkomen dat er niet voldoende geld beschikbaar is om aan alle verplichtingen en crediteuren te voldoen.

En wanneer het crediteurenbeheer niet op orde is zorgt dit voor slecht inzicht in de uitgaven en openstaande facturen. Dat kan resulteren in extra kosten. Bijvoorbeeld dubbele kosten wanneer er een dubbele betaling wordt gedaan maar dit niet wordt opgemerkt. Maar ook andere kosten kunnen ontstaan in de vorm van incassokosten en aanmaningen. Deze extra kosten hebben een negatieve impact op de winstgevendheid van je bedrijf. Dit kan snel oplopen en kan vaak worden voorkomen.

Tips voor effectief debiteurenbeheer

Er is veel wat je zelf kunt doen om effectief je debiteuren te beheren. Zo kun je ten eerste duidelijke betalingsvoorwaarden hanteren en communiceren naar je klant. Daarbij kun je tijdig een herinnering versturen. Een verzonden factuur kan ook zomaar in de spam terecht komen of overheen worden gekeken.

Slimme software kan je hierbij ondersteunen. Je ziet in één oogopslag welke facturen er nog open staan, wanneer ze betaald moeten worden of sinds wanneer deze verlopen zijn. Met een druk op de knop stuur je direct een betalingsherinnering. Indien de betaling uitblijft kun je besluiten samen te werken met een incassobureau.

Door actief bezig te zijn met je debiteurenbeheer zorg je ervoor dat je eerder je betalingen binnenkrijgt, wat de financiële positie van je bedrijf verbetert. Door een consistente cashflow kun je makkelijker alle crediteuren voldoen.

Tips voor effectief crediteurenbeheer

Ook is het belangrijk om goed zicht te houden op je crediteuren om extra kosten te voorkomen. Daarbij zorgt een goed crediteurenbeheer voor een overzicht en een inschatting van de hoeveelheid cash dat er nodig is om aan alle crediteuren te voldoen. Mocht er te weinig cash zijn kun je op tijd actie ondernemen zonder in problemen te komen.

Hoe zorg je voor een effectief crediteurenbeheer? Ten eerste wil je zorgen voor een goed overzicht van de openstaande facturen. Hiervoor kun je slimme boekhoudsoftware gebruiken. Daarmee zie je in één keer welke facturen er betaald moeten worden en kun je rapporten uitdraaien om te zien welk totaalbedrag jij je crediteuren nog schuldig bent. Door software te gebruiken is de kans lager op handmatige fouten en het vergeten van het betalen van een factuur.

Daarnaast wil je altijd de inkomende facturen controleren. Klopt de factuur? Zijn alle producten geleverd? Zijn de tarieven correct? Mocht dat niet zo zijn dan kun je direct contact opnemen met de crediteur voor een correctie.

ERP en boekhoudsoftware

Goede boekhoudsoftware is cruciaal voor een goed debiteuren- en crediteuren beheer. Er worden niet zomaar facturen over het hoofd gezien en inkomende en uitgaande betalingen worden automatisch gematched aan de facturen.

Het gebruik van een ERP- en boekhoudsoftware bespaart veel tijd en geld vanwege de efficiëntie. Zo kun je met één druk op de knop een betalingsherinnering versturen en kun je in een keer je crediteuren betalen door een batchbetaling te doen.

Payhawk

Payhawk biedt slimme software voor crediteuren en factuurbeheer. Met Payhawk wordt het makkelijk om facturen te beheren en te betalen, omdat Payhawk integreert met de bekende ERP's. De software ondersteunt financiële teams bij hun crediteuren en debiteurenbeheer, dankzij de geautomatiseerde invoer van factuurgegevens via OCR, factuurbeheer, factuur betaling en reconciliaties met ERP- of boekhoudsoftware.

Slotopmerkingen

Zowel debiteuren als crediteuren spelen een belangrijke rol binnen het bedrijf. Wanneer je debiteuren- of crediteuren beheer niet op orde is kan dit impact hebben op de financiële gezondheid van je bedrijf. Door slimme software te gebruiken kun je dit efficiënt beheren. Benieuwd hoe Payhawk hierin kan helpen? Boek dan gauw een demo met één van onze experts.