Estado da gestão das despesas empresariais em 2024: Destaques do inquérito

Contexto e enquadramento da investigação

O relatório Pulse: Spend Management foi levado a cabo com a IFP e inquiriu mais de 100 profissionais seniores dos EUA e do Reino Unido em mais de 11 setores. Os resultados oferecem uma visão geral da gestão de despesas empresariais hoje e no futuro.
(Nenhum dos profissionais inquiridos é um cliente atual da Payhawk.)

Estes resultados são complementados por conclusões mais granulares de três inquéritos realizados com a YouGov, que visaram cerca de 800 profissionais financeiros nos Países Baixos, França e Espanha.

Erro humano, tempo de reconciliação e software ineficaz são apontados como os principais desafios da gestão de despesas

O erro humano é o desafio mais comum na gestão das despesas, de acordo com 106 profissionais financeiros seniores – 29% dos inquiridos de empresas de todas as dimensões afirma estar a lutar contra este problema.

Os problemas relacionados com erros humanos são seguidos de perto pelo tempo perdido na reconciliação e pelo software ineficaz, ambos com 28%.

Os três principais desafios mostram que há muito espaço para melhorias na forma como as empresas escolhem e aderem às soluções tecnológicas. As equipas financeiras podem facilmente combater o erro humano, eliminar software ineficaz e acelerar a reconciliação com ferramentas modernas de gestão de despesas.

Segue-se uma análise dos desafios da gestão de despesas por dimensão das empresas:

Da perspetiva dos colaboradores, as tarefas operacionais sobrecarregam as equipas financeiras, o que tem uma relação direta com os desafios acima mencionados. Nos Países Baixos, tarefas como o registo de faturas, a gestão de notas de despesas dos colaboradores, a reconciliação de cartões empresariais e a revisão de recibos ocupam 42% do dia de trabalho (em média). É revelador o facto de 90% destes profissionais acreditarem que o seu trabalho diário poderia ser simplificado com melhores soluções e processos digitais.

Em paralelo, os inquiridos espanhóis (72%) estimam que a sua empresa desperdiça até 30 horas por mês em tarefas manuais. Outros 24% estimam que o desperdício é superior a 30 horas, enquanto apenas 4% não vê qualquer perda de tempo neste âmbito.

Há preocupações com as despesas corporativas, mas confiança na gestão de despesas

Os colaboradores estão claramente preocupados com o montante das despesas empresariais: 36% dos inquiridos dos EUA e do Reino Unido estão muito ou extremamente preocupados com esta questão, enquanto apenas 8% não estão de todo preocupados. Ainda assim, 51% dos inquiridos classifica a eficácia da gestão das despesas da sua organização como muito boa.

Embora esta estatística seja relativamente positiva, ainda existe uma lacuna entre o controlo eficiente das despesas e não perder tempo a fazê-lo. É evidente que em 2024 muitas empresas querem continuar a dar prioridade ao controlo das despesas; no entanto, devem também dar prioridade a uma reconciliação mais rápida, sem erros e eficiente para que consigam poupar tempo, de forma a poderem focar-se na estratégia, no crescimento e nas iniciativas de redução de custos.

No que toca aos tipos de aprovação, observamos alguma disparidade entre os diferentes tipos de despesas. As empresas utilizam a verificação pré-aprovada pelos gestores para as despesas operacionais em 66% dos casos; ao mesmo tempo, o principal método de aprovação pós-despesa (ou reembolso de despesas dos colaboradores) continua a ser a aprovação manual (41%).

Atitudes perante as despesas

O relatório Pulse Spend Management mostra que atualmente as empresas ainda preferem que as despesas sejam aprovadas previamente, enquanto uma minoria autoriza os colaboradores a efetuar despesas utilizando apenas a sua própria "consideração".

• 50% das organizações exige que todas as despesas sejam aprovadas previamente
• 28% autoriza os colaboradores a gastar mais ou menos livremente
• 11% confia nos colaboradores para fazer despesas dentro do que é razoável
• 10% das equipas têm orçamentos fixos para gerir as suas despesas.

A digitalização dos processos financeiros está a progredir, mas ainda há caminho a percorrer

Em média, 70-75% dos profissionais de finanças dos Países Baixos, Espanha e França mencionaram progressos na digitalização dos processos financeiros. No entanto, existem líderes e adotantes mais lentos em cada mercado, e também existem diferenças entre países.

Nos Países Baixos, 39% dos inquiridos considera que 50-75% dos seus processos estão digitalizados; e 29% estão ainda mais avançados, declarando uma taxa de digitalização de 75% ou superior.

Em Espanha, os gestores financeiros estão mais avançados – ou pelo menos mais confiantes –, uma vez que as respostas se inclinam para o topo do espetro: 35% estima um grau de digitalização dos processos de 50-75% e 38% estima-o em 75% ou mais.

A imagem abaixo mostra a distribuição das respostas dos inquiridos espanhóis à seguinte questão: Até que ponto considera os seus processos financeiros digitalizados? (n = 257)

Espera-se que os investimentos aumentem o controlo e a eficiência das despesas e atenuem os riscos

Ao investir em novas ferramentas e iniciativas, as organizações dos EUA e do Reino Unido esperam conseguir um melhor controlo interno das despesas (43%), melhorar a eficiência (43%) e minimizar os riscos (40%). Em geral, o investimento na gestão das despesas é visto como uma forma de garantir um futuro financeiro mais sólido.

Os inquiridos concordam frequentemente que a simplificação dos processos financeiros com soluções tecnológicas como a automatização dos relatórios de despesas é uma forma eficaz de enfrentar vários desafios importantes da gestão de despesas. Os líderes mencionam as seguintes iniciativas relacionadas com tecnologia:

• Melhorar a integração com os sistemas existentes (40%)
• Ferramentas de controlo e análise de despesas (39%)
• Melhoria das capacidades de análise (37%)
• Adoção de soluções baseadas na Cloud (36%)
• Automatização de processos manuais (33%).

O que o futuro reserva para a gestão das despesas empresariais

Os nossos estudos mostram que as equipas financeiras estão no bom caminho e motivadas para ajudar a respetiva organização a manter-se competitiva, melhorando a gestão das despesas com soluções digitais. Os líderes empresariais e os profissionais de finanças concordam que a gestão de despesas é a) uma prioridade e b) algo que precisa de ser modernizado e melhorado pela tecnologia.

Um tema crítico que não surgiu explicitamente dos resultados do inquérito, mas que se relaciona com a história da tecnologia, é a segunda vaga de transformação digital para as equipas financeiras. Muitas equipas financeiras podem ter-se realizado a sua transformação digital em algum momento e, como tal, começaram a utilizar uma ferramenta para cartões empresariais, um software de gestão de despesas em separado, um software de POs diferente e muitas mais – sem se aperceberem de que podiam aceder a uma solução como a Payhawk para reunir todas estas funcionalidades numa só ferramenta.

A combinação de cartões empresariais e gestão de despesas nas soluções modernas de gestão de despesas é algo que pode trazer eficiência e estabilidade significativas, especialmente para as médias e grandes empresas, poupando tempo, reduzindo o esforço e melhorando o controlo e a visibilidade.

Outro fator essencial ligado à tecnologia para as equipas financeiras em 2024 é o ESG. Embora os nossos relatórios de despesas se centrem na gestão e no controlo das despesas, queremos realçar a forma que as equipas financeiras também podem acompanhar a pegada de carbono por despesa da sua empresa utilizando a tecnologia certa.

Com as novas regras e regulamentos ESG que estão a ser implementados globalmente em 2024, nunca foi tão importante como agora que nos foquemos neste aspeto. Leia mais sobre como a gestão de despesas pode ajudar a reduzir a sua pegada de carbono.

Para dados e insights mais detalhados, descarregue os relatórios dos inquéritos aqui:
The Pulse: Spend Management in the US and UK
Spend Management Survey – France

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