Future CFO Talks Series: Wie führende Finanzverantwortliche KI wirkungsvoll einsetzen – und dabei stets die Kontrolle behalten

Vor zwei Wochen in Vilnius veranstaltete Payhawk die erste Ausgabe der Future CFO Talks im Jahr 2026 – ein exklusives Event für CFOs und Finanzverantwortliche, die vor derselben Herausforderung stehen: mehr Kontrolle, schnellere Entscheidungen und weniger Spielraum für Ineffizienz.

Diese Herausforderung zeigt sich oft in ganz alltäglichen Situationen. Eine Abteilungsleitung muss neue Laptops bestellen, bevor nächste Woche neue Mitarbeitende starten. Im Fokus stehen Liefertermine, Verfügbarkeit und ein reibungsloser Start. An Beschaffungsrichtlinien denkt dabei kaum jemand. Gleichzeitig muss die Finanzabteilung sicherstellen, dass Ausgaben genehmigt, transparent und unter Kontrolle bleiben.

Genau diese Lücke zwischen der tatsächlichen Arbeitsweise und den Anforderungen der Finanzabteilung wurde in Vilnius immer wieder thematisiert – unter anderem im Fireside Chat „Scaling Finance Operations: Lessons from Orbio World and NordSecurity“ mit Ieva Terminaite, Procurement Tech Lead bei NordSecurity, und Martynas Nenėnas, CFO bei Orbio World.

Im Mittelpunkt standen konkrete Ansätze, mit denen Finanzteams diese Lücke schließen – von klareren Prozessen rund um Purchase Orders bis hin zu Automatisierung, die manuelle Arbeit reduziert, ohne die Kontrolle zu schwächen.

Die Diskussion spiegelte zugleich ein übergeordnetes Muster wider, das sich auch in unserer aktuellen CFO-Studie zeigt. In einer globalen Studie mit 1.520 Finanzexpertinnen und -experten wurde deutlich: Der Einsatz von KI im Finanzbereich ist längst nicht mehr nur in der frühen Phase – er entwickelt sich jedoch unterschiedlich schnell. Viele Teams testen bereits erste Anwendungen. Deutlich weniger verfügen jedoch über die nötigen Kontrollen, klare Verantwortlichkeiten und durchdachte Workflows, um KI sicher und skalierbar im Finanzbereich einzusetzen.

Kontrolle beginnt beim Verhalten, nicht bei Systemen

Wenn es eine zentrale Erkenntnis aus Vilnius gab, dann diese: Bessere Kontrolle beginnt beim Verhalten.

Ieva Terminaite, Procurement Tech Lead bei NordSecurity, berichtete, was nötig war, um eine konsequente Purchase-Order-Disziplin bei über 2.000 Mitarbeitenden erfolgreich auszurollen – und warum passive Schulungen schnell an ihre Grenzen stoßen.

Wir haben es mit Videos versucht. Niemand hat sie angeschaut! Man muss sich mit den Menschen zusammensetzen und erklären, warum das wichtig ist.

Stattdessen setzte das Team auf direkten Austausch – persönliche Gespräche und Botschaften, die sich an den tatsächlichen Arbeitsweisen orientieren.

Parallel dazu wurde eine klare Regel eingeführt: Keine Purchase Order, keine Zahlung.

„Sobald klar ist, dass eine Rechnung ohne PO nicht bezahlt wird, verändert sich die gesamte Dynamik,“ erklärte Ieva Terminaite. „Die Planung beginnt deutlich früher.“

Innerhalb von sechs Monaten erreichte das Unternehmen eine PO-Abdeckung von 60 % – inklusive Nutzung in Bereichen wie Engineering und Marketing.

Genau hier scheitern viele Transformationsprojekte im Finanzbereich: Tools werden eingeführt, doch das Verhalten verändert sich nicht.

Die wichtigste Erkenntnis für CFOs ist klar: Automatisierung ist entscheidend – aber sie wirkt nur dort, wo Prozesse auch konsequent gelebt werden.

Warum Change Management weiterhin über den Erfolg entscheidet

Nikolay Pohlupkov, GM Accounts Payable bei Payhawk und Moderator der Session, betonte, dass die Einführung eines Tools allein keine nachhaltige Verhaltensänderung bewirkt. Finanzteams unterschätzen oft, wie viel Unterstützung Nutzer tatsächlich benötigen.

Neue Systeme scheitern selten an ihrer Funktionalität. Sie scheitern daran, dass sie nicht angenommen werden.

Unterschiedliche Teams reagieren unterschiedlich:

• Administrative Bereiche steigen häufig zuerst ein
• Marketing-Teams benötigen Flexibilität
• Engineering-Teams erwarten tiefere Einblicke und Erklärungen

Ein Ansatz, der sich für Ieva Terminaite besonders bewährt hat, ist ein gestuftes Vorgehen:
„Man baut Momentum mit den Teams auf, die offen sind. Danach zieht man die anderen nach.“

So lassen sich Reibungsverluste reduzieren und interne Erfolgsgeschichten schaffen, bevor die nächste Skalierungsstufe folgt.

Warum Ausgabenkontrolle früher im Prozess ansetzt

Für schnell wachsende Unternehmen, insbesondere mit hohen Marketingbudgets, kommt nachgelagerte Kontrolle oft zu spät.

Die Diskussionsteilnehmenden waren sich einig: Schlechte Ausgaben müssen verhindert werden, bevor sie entstehen – nicht erst im Nachhinein korrigiert.

Dieser Perspektivwechsel verändert die Arbeitsweise im Finanzbereich grundlegend:

• Freigaben erfolgen vor der Verpflichtung
• Budgets steuern Entscheidungen in Echtzeit
• Transparenz entsteht, bevor Geld das Unternehmen verlässt

Genau hier wird echte Finance Orchestration entscheidend. Es reicht nicht mehr, Systeme einfach zu verknüpfen. Finance muss Entscheidungen aktiv begleiten, während sie im Unternehmen entstehen.

Wo KI heute bereits echten Mehrwert schafft

Auch in der Diskussion rund um KI zeigte sich dieses Muster. Besonders relevant sind Anwendungsfälle, die repetitive Aufgaben eliminieren und sich nahtlos in bestehende Freigaben, Richtlinien und Audit-Anforderungen einfügen. Das ist entscheidend, denn in unserem zweiten CFO AI Readiness Report gaben nur 26 % der selbsternannten KI-Vorreiter an, über alle notwendigen Voraussetzungen zu verfügen, um KI im Finanzbereich sicher zu skalieren.

In der Praxis wurden drei Bereiche deutlich, in denen KI bereits heute spürbaren Mehrwert liefert:

Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Wenn Rechnungen mit genehmigten Purchase Orders und Budgets übereinstimmen, können sie automatisch verarbeitet werden.

„Nutzer schätzen es, weil sie keine Freigaben mehr nachverfolgen müssen. Finance schätzt es, weil alles innerhalb der Richtlinien bleibt,“ so Ieva Terminaite, Procurement Tech Lead bei NordSecurity.

Das reduziert manuellen Aufwand und stärkt gleichzeitig die Kontrolle.

OCR und Datenerfassung

Manuelle Dateneingabe ist in vielen Finanzteams ein unterschätzter Kostenfaktor.

Wie Martynas Nenėnas, CFO bei Orbio World, erklärte:

Es klingt simpel, aber der Wegfall manueller Dateneingabe spart jede Woche wertvolle Stunden in der Buchhaltung.

OCR ermöglicht die automatische Verarbeitung von Rechnungen und reduziert sowohl den Aufwand als auch die Fehlerquote.

Durchsetzung von Richtlinien

KI sorgt zudem für mehr Konsistenz bei der Anwendung von Regeln:

• Verspätete Rechnungen werden automatisch blockiert
• Nicht konforme Ausgaben werden frühzeitig erkannt
• Richtlinien werden systematisch statt manuell durchgesetzt

Diese Verbesserungen sind schrittweise – entfalten aber in großvolumigen Prozessen schnell eine spürbare Wirkung.

Warum Finance bei KI vorsichtiger vorgeht

Im Vergleich zu anderen Unternehmensbereichen geht Finance bewusster mit KI um – und der Grund liegt auf der Hand.

KI im Finanzbereich liefert nicht nur Ergebnisse. Sie beeinflusst Entscheidungen, die Audit-, Compliance- und Governance-Anforderungen standhalten müssen.

Auch die Payhawk-Studie zeigt diese Lücke: Selbst bei KI-Vorreitern sind nicht fehlende Fähigkeiten das Problem, sondern fehlende Regeln. Die Daten zeigen:

• 32,1 % der Vorreiter bewerten ihre Fähigkeiten als stark, verfügen jedoch nicht über grundlegende Regelwerke
• 21,7 % berichten von starker Umsetzung, jedoch ebenfalls ohne ausreichende Regeln

Mit anderen Worten: Know-how und Experimentierfreude sind vorhanden – belastbare Steuerungsmechanismen oft nicht.

Die eigentliche Herausforderung: Vertrauen und Delegation

Diese Unterscheidung wurde auch in Vilnius deutlich. Finanzverantwortliche stellen nicht mehr die Frage, ob KI funktioniert. Sie fragen, wo sie ihr vertrauen können.

Wie Nikolay Pohlupkov erklärte:

Die meisten Diskussionen über KI drehen sich darum, was die Technologie kann. Im Finanzbereich ist die entscheidendere Frage, was Sie ihr anvertrauen – und unter welchen Regeln.

Diese Frage bestimmt, wie weit KI im Finanzbereich gehen kann.

Aktuell setzen die meisten Teams KI vor allem ein, um:

• Trends zu analysieren
• Reports zu unterstützen
• Entscheidungen vorzubereiten

Bei autonomen Beschaffungs- oder Freigabeentscheidungen bleibt die Zurückhaltung jedoch groß.

Warum Skalierung von KI vom Operating Model abhängt, nicht vom Tool

Eine weitere Erkenntnis aus der Payhawk-Studie erklärt, warum viele Finanzteams erste Erfolge mit KI erzielen, diese aber nicht flächendeckend skalieren können: KI skaliert im Finanzbereich nicht, weil das Modell besser wird. Sie skaliert, wenn Kontrollen, Verantwortlichkeiten und Datenstrukturen stark genug sind.

Das ist die entscheidende Hürde. Skalierung hängt weniger vom Tool ab als vom zugrunde liegenden Operating Model. KI braucht klare Regeln, definierte Verantwortlichkeiten, konsistente Daten und Prozesse, die auch Ausnahmen sicher abbilden.

Ohne diese Grundlage kann KI zwar punktuell Zeit sparen – bleibt aber eine isolierte Produktivitätslösung, statt integraler Bestandteil der Finanzorganisation zu werden.

Ein Bereich mit großem Potenzial ist die Bankabstimmung. Wie Martynas Nenėnas betonte: „Wenn Abstimmungen vollständig automatisiert sind, sparen Sie jeden Monat viele Stunden Arbeit.“

Der Mehrwert geht dabei über Effizienz hinaus. Automatisierung schafft Freiräume für Planung, Analyse und Business Partnering. Langfristig entwickelt sich Finance weg von operativer Abwicklung hin zu einer strategischeren Rolle im Unternehmen.

Was das jetzt für Finanzverantwortliche bedeutet

Sowohl die Diskussionen vor Ort als auch die Studienergebnisse von Payhawk machen eines deutlich:

KI kommt im Finanzbereich ins Stocken, wenn sie nicht innerhalb von Regeln, Freigaben und Audit-Anforderungen arbeiten kann.

Deshalb befinden sich viele Organisationen in einer Zwischenphase – aktiv, aber noch nicht bereit, sicher zu skalieren.

Für CFOs ergeben sich daraus klare Prioritäten:

• Verhalten vor Automatisierung stellen
• Prozesse so gestalten, dass sie tatsächlich genutzt werden
• KI dort einsetzen, wo Regeln und Daten bereits greifen
• Klare Leitplanken definieren, bevor Automatisierung ausgeweitet wird
• Nur dort skalieren, wo Entscheidungen nachvollziehbar und prüfbar bleiben

So gelingt der Schritt von der Pilotphase zur echten Umsetzung.

Ihre nächsten Schritte

Die zentrale Erkenntnis aus Vilnius und unserer Studie lautet: Der nächste Schritt ist nicht, KI flächendeckend einzuführen. Entscheidend ist, gezielt dort anzusetzen, wo sie bereits heute Einfluss auf Finanzprozesse nimmt – und zu prüfen, ob diese Entscheidungen den bestehenden Anforderungen standhalten.

Wenn Sie den Status Ihrer Organisation bewerten möchten, beginnen Sie mit vier klaren Fragen:

1. Wo beeinflusst KI bereits heute finanzielle Entscheidungen?
2. Welche dieser Entscheidungen wären auditfähig?
3. Wo existieren noch manuelle Workarounds?
4. Was würde heute nicht skalieren?

Die Antworten zeigen, wo Sie ansetzen sollten – sei es bei Richtlinien, Datenqualität oder der gezielten Weiterentwicklung von Prozessen. So schaffen Sie eine belastbare Grundlage für den sicheren, konsistenten und verantwortungsvollen Einsatz von KI im Finanzbereich.

Für einen vertieften Einblick, wie Finanzteams KI erfolgreich skalieren, entdecken Sie den CFO AI Readiness Report von Payhawk.