Frühjahr 2026 Produkt-Showcase: Ihre Fragen – unsere Antworten

Letzte Woche waren über 560 Finance- und Operations-Profis beim Produkt-Showcase Frühjahr 2026 dabei – und Sie kamen mit Fragen. Vielen Fragen.

Über 130 Fragen gingen im Q&A ein. Unser Team beantwortete so viele wie möglich live, aber nicht alle. Dieser Beitrag sammelt die häufigsten Fragen, geordnet nach Themen, und gibt jeder die Antwort, die sie verdient.

Agent Fetch – automatischer Abruf von Rechnungen und Belegen

Dies war das Thema der Stunde. Viele Teilnehmende sahen das Feature zum ersten Mal – und die Fragen, die folgten, hatten es in sich: Wie funktioniert es genau? Ist es sicher? Was passiert, wenn es fehlschlägt? Hier sind die Antworten.

1. Wie funktioniert Agent Fetch – muss ich mich bei jedem Lieferantenportal einloggen, und funktioniert es auf jeder Website?

Sie loggen sich einmalig in jedes Lieferantenportal ein. Dieser erste Login authentifiziert eine sichere Browser-Sitzung, die der Agent anschließend nutzt, um Rechnungen und Belege für alle zukünftigen Zahlungen und ausstehenden Ausgaben bei diesem Lieferanten automatisch abzurufen. Sie müssen den Browser nicht geöffnet lassen – der Agent übernimmt von dort. Läuft eine Sitzung ab (was vom jeweiligen Anbieter abhängt), werden Sie gelegentlich erneut zum Login aufgefordert.

Agent Fetch funktioniert auf jeder Website im Internet – einschließlich Portalen mit Zwei-Faktor-Authentifizierung. Den 2FA-Schritt erledigen Sie beim ersten Login; die Sitzung wird für die weitere Nutzung gespeichert. Viele Sitzungen bleiben wochenlang aktiv. Ein Teammitglied hat Trainline vor über acht Wochen eingerichtet – und Rechnungen sowie Belege werden bis heute automatisch angehängt.

2. Wie zuverlässig ist der Rechnungsabruf, und was passiert, wenn der Agent keinen Beleg findet?

Aktuell findet der Agent die richtige Rechnung in rund 70 % der Fälle über alle verbundenen Portale hinweg. Da das Feature auf KI basiert, verbessert sich diese Quote kontinuierlich. Die 70 % spiegeln die frühe Performance über ein breites Spektrum an Website-Typen wider – bei volumenstarken, strukturierten Portalen liegt sie deutlich höher.

Schlägt der Abruf fehl, wird die Ausgabe markiert, damit Sie die Rechnung manuell anhängen können – genau wie heute. Das Ziel: die Mehrheit automatisieren und Ausnahmen klar sichtbar machen.

3. Ist Agent Fetch sicher – speichert Payhawk meine Zugangsdaten?

Nein. Payhawk speichert Ihre Zugangsdaten zu keinem Zeitpunkt. Stattdessen delegieren Sie den Zugriff, indem Sie eine Browser-Sitzung in Ihrem Namen authentifizieren. Ihr Passwort verlässt Ihr Gerät nicht und gelangt nicht in Payhawk-Systeme. Der Agent nutzt ausschließlich diese Sitzung, um Rechnungen und Belege abzurufen – mehr nicht.

Auf Infrastrukturseite haben wir den Agent auf unseren eigenen EU-Servern aufgebaut. Cloudflare ist ausschließlich daran beteiligt, unseren Agent gegenüber Lieferantenwebsites als vertrauenswürdige, nicht-schädliche Instanz zu verifizieren. Keine Daten werden über Cloudflare geleitet, und Cloudflare spielt keine Rolle bei der Speicherung oder Verarbeitung von Rechnungsinhalten.

Wenn Sie Ihr IT- oder Compliance-Team vor der Aktivierung des Features briefen müssen, stellen wir ein schriftliches Sicherheitsdokument bereit. Wenden Sie sich dafür an Ihren Implementation Manager oder Account Executive.

4. Funktioniert es, wenn ich mehrere Konten beim selben Lieferanten habe – etwa separate Konten für Büro, HR und Finance?

Ja. Sie können den Agent mit mehreren Nutzerkonten desselben Lieferanten authentifizieren. Beim Abgleich von Rechnungen und Belegen mit Ausgaben nutzt der Agent den Ausgabenverantwortlichen, das Transaktionsdatum und den Betrag, um die richtige Rechnung zu identifizieren. So lassen sich auch Szenarien abbilden, bei denen verschiedene Konten unterschiedliche Rechnungsarten beim selben Anbieter erzeugen. Einzige Voraussetzung: Die Person, die den Dokumentenabruf beim Agent anfordert, muss der Karteninhaber der jeweiligen Transaktion sein.

5. Kann Agent Fetch auch Rechnungen abrufen, die per E-Mail oder in einem Rechnungspostfach eingehen – nicht nur über Lieferantenportale?

Noch nicht. Aktuell funktioniert der Agent ausschließlich über browserbasierte Lieferantenportale. Die Anbindung an ein gemeinsames Rechnungspostfach ist jedoch auf der Roadmap und wird aktiv entwickelt. Da viele Finance-Teams Rechnungen und Belege per E-Mail erhalten – insbesondere über gemeinsame Posteingänge – erwarten wir, diese Funktion bald bereitzustellen.

6. Funktioniert es mit Werbeplattformen wie LinkedIn und Google Ads?

Ja – und wir entwickeln gezielt einen erweiterten Support für genau diese Plattformen. Sie gehören zu den häufigsten Setups, die wir sehen: mehrere Karten, mehrere Werbekonten, hohes Rechnungs- und Belegvolumen. Deshalb haben wir der nahtlosen Fetch-Erfahrung hier Priorität eingeräumt. Wer LinkedIn- oder Google-Ads-Rechnungen bislang monatlich manuell herunterlädt, trifft mit Agent Fetch genau den richtigen Use Case.

7. Ist Agent Fetch im bestehenden Plan enthalten oder kostet es extra?

Keine zusätzlichen Kosten. Agent Fetch ist eine Funktion des Financial Controller Agent, der bereits in Ihrem Payhawk-Plan enthalten ist. Das Feature ist aktuell in Payhawk Labs verfügbar – Sie können es jetzt testen unter Payhawk Labs in Ihren Einstellungen.

8. Ruft Agent Fetch nur Rechnungen für Payhawk-Kartenausgaben ab?

Ja. Der Agent wird durch eine Payhawk-Kartentransaktion ausgelöst. Erkennt er eine Zahlung an einen bereits authentifizierten Anbieter, ruft er automatisch die entsprechende Rechnung oder den Beleg ab und hängt ihn an die Ausgabe an. Für Transaktionen mit privaten Karten oder anderen Zahlungsmitteln unternimmt er keinen Abrufversuch.

Das bedeutet auch: Gemischte Nutzungsszenarien werden korrekt behandelt. Nutzt ein Mitarbeitender sein privates Uber-Konto, zahlt aber mit der Payhawk-Karte, sucht der Agent ausschließlich nach Belegen und Rechnungen, die zur Payhawk-Kartentransaktion passen – private Fahrten werden nicht erfasst.

Sehen Sie sich die gesamte Finance Showcase Frühjahr '26 unten an.

Travel Agent

1. Wie bucht der Travel Agent Reisen – direkt bei Airlines und Hotels, und wie funktioniert die Rechnungsstellung?

Der Travel Agent bucht direkt bei Airlines und Hotels – über Aggregatoren, um stets den besten Preis zu sichern. Nach der Buchung erstellt Payhawk automatisch Rechnungen für Flüge oder im Voraus bezahlte Hotels und hängt sie an die entsprechende Kartenausgabe an. Für Hotels mit Zahlung beim Check-out prüfen wir derzeit die Möglichkeit, Rechnungen mit Ihren Unternehmensdaten direkt beim Hotel anzufordern – damit Sie nicht selbst nachfassen müssen.

2. Was passiert, wenn sich Reisepreise zwischen Buchungsanfrage und Genehmigung ändern?

Jede Buchungsanfrage enthält einen Puffer von 10 %. Kostet ein Flug oder Hotel zum Zeitpunkt der Anfrage 300 €, deckt die Genehmigung bis zu 330 € ab. Das fängt die natürlichen Preisschwankungen während des Genehmigungsprozesses zuverlässig ab.

Steigt der Preis über diesen 10%-Puffer hinaus – was bei Flügen kurz vor Abflug vorkommen kann – wird der Reisende gebeten, eine neue Option auszuwählen. In Ausnahmefällen eine kleine Unannehmlichkeit, die jedoch verhindert, dass genehmigte Budgets unbemerkt überschritten werden.

3. Können Reiserichtlinien und Ausgabenlimits über den Travel Agent durchgesetzt werden?

Ja. Sie können Ihre Reiserichtlinie direkt in Payhawk hochladen – der Agent setzt sie im Rahmen des Buchungsanfrageprozesses durch. Das umfasst Obergrenzen pro Flug, Nachtlimits für Hotels, bevorzugte Airlines oder Hotelketten sowie Buchungsklassen-Einschränkungen. Richtlinien greifen bereits bei der Anfrage: Mitarbeitende sehen vor der Einreichung, was richtlinienkonform ist – nicht erst danach.

4. Wann werden Züge im Travel Agent verfügbar sein, und sind Verpflegungspauschalen und Taggelder geplant?

Die Implementierung von Zugbuchungen hat bereits begonnen. Wir wissen, dass dies für europäische Teams eine hohe Priorität hat, wo die Bahn für kürzere Geschäftsreisen oft die erste Wahl ist. Rechnen Sie noch in diesem Jahr mit einem Update.

Automatisierung von Taggeldern steht ebenfalls auf unserer Agenda. In der Zwischenzeit können Reisende eine Allowance auf ihre Karte für die jeweilige Reise anfordern.

5. Entstehen zusätzliche Kosten für den Travel Agent, und wie ist die Buchungsgebühr strukturiert?

Der Travel Agent wird über eine SaaS-Gebühr basierend auf dem prognostizierten Reisebudget abgerechnet sowie eine Buchungsgebühr von 3 % pro Reise. Payhawk bietet jedoch Cashback auf Kartenausgaben – und für viele Kunden deckt dieser Cashback die Buchungsgebühr vollständig ab, sodass die Nettokosten bei null liegen. Wenn Sie verstehen möchten, wie sich die Kalkulation für Ihr Team konkret gestaltet, sprechen Sie mit Ihrem Account Executive.

Zahlungen und globale Zahlungen

1. Können mehrere Rechnungen in einem einzigen Batch-Lauf mit einer Genehmigung bezahlt werden?

Globale Batch-Zahlungen sind live. Sie können Zahlungen in über 119 Währungen durchführen – mit automatischer Konvertierung aus Ihrer Basiswährung als Teil des Zahlungslaufs. Die Batch-Verarbeitung ermöglicht es, mehrere Rechnungen in einem einzigen Lauf mit einer Genehmigungssignatur zu autorisieren.

2. Können FX- und Mehrwährungszahlungen geplant werden, und können wir von einem bestimmten Währungskonto zahlen?

Die Planung von FX-Zahlungen wird derzeit nicht unterstützt. Um Ihnen den bestmöglichen Wechselkurs zu bieten, nutzen wir Live-FX-Kurse – was eine vorausschauende Planung von Natur aus unzuverlässig macht. Wir empfehlen daher, Zahlungen am Fälligkeitsdatum durchzuführen statt im Voraus zu planen.

Zur Frage der Mehrwährungskonten: Wenn Sie Konten in GBP, EUR und USD führen, ist die Auswahl des Zahlungskontos etwas, das wir ermöglichen möchten. Dies steht auf der Roadmap unseres Payments-Teams.

3. Werden Lastschriften unterstützt, und können Rechnungen so markiert werden, dass sie die Zahlungswarteschlange umgehen?

Lastschriften auf Kontoebene sind noch nicht verfügbar. Als Übergangslösung können Sie in Payhawk ein lieferantenspezifisches benutzerdefiniertes Feld erstellen, diese Ansicht speichern und die entsprechenden Rechnungen dann als bezahlt markieren. Keine perfekte Lösung – aber sie hält Ihre Zahlungswarteschlange sauber, während wir einen vollwertigen Lastschrift-Workflow entwickeln.

Integrationen und ERP

1. Mit welchen ERP-Systemen integriert Payhawk heute, und was kommt als Nächstes?

Aktuelle native Integrationen umfassen NetSuite, Xero, Sage Intacct, SAP S/4HANA (demnächst verfügbar), Exact Online, MS F&O, MS BC und Pennylane (bereits live – kontaktieren Sie uns zur Einrichtung). Für Odoo besteht eine Integration abhängig von der verwendeten Version – wenden Sie sich an Ihren Payhawk-Ansprechpartner zur Kompatibilitätsprüfung. Holded verfügt heute über keine native API-Integration, Sie können jedoch unsere Datenexporte nutzen oder über die Payhawk Developer API unter developers.payhawk.com eine eigene Verbindung aufbauen.

Für alle ERP-Systeme, die nicht auf dieser Liste stehen, ist die Developer API der empfohlene Weg für eine individuelle Integration.

2. Wann geht die MS-Teams-Integration live, und werden Slack und Google Chat unterstützt?

Teams befindet sich aktuell im Testing. Wir erwarten die Bereitstellung im Laufe des Jahres 2026, können uns aber noch nicht auf ein konkretes Datum festlegen. In der Zwischenzeit können Sie alles, was über Teams möglich sein wird, bereits heute über die Payhawk Web- und Mobile-Apps erledigen.

Slack und Google Chat wurden von mehreren Kunden angefragt und stehen auf unserer Integrationsliste. Einen bestätigten Zeitplan gibt es noch nicht, aber beide werden aktiv verfolgt.

Rechnungen, Ausgaben und Genehmigungen

1. Können Gutschriften gegen Rechnungen abgeglichen und vor der Zahlung verrechnet werden?

Noch nicht – aber wir planen, diese Funktion in Payhawk Labs etwa Mitte Mai bereitzustellen. Sie kommt also bald!

2. Kann eine Ausgabe die erneute Genehmigung überspringen, wenn sie für eine kleine Korrektur an einen Mitarbeitenden zurückgesendet wird?

Aktuell setzt das Zurücksenden einer Ausgabe zur Korrektur den gesamten Genehmigungsablauf zurück – was zu unnötigen Verzögerungen führt, besonders bei kleinen Änderungen. Dieser Reibungspunkt wurde uns von mehreren Teams gespiegelt und wird von unserem Produktteam geprüft. Das angestrebte Verhalten: Wurde eine Ausgabe einmal genehmigt, sollte eine Korrektur, die weder Betrag noch Kategorie ändert, keine vollständige Neugenehmigung erfordern. Einen bestätigten Zeitplan gibt es noch nicht – aber das Thema steht auf der Liste.

Noch Fragen?

Wenn Ihre Frage hier nicht beantwortet wurde – oder Sie eines der Themen vertiefen möchten – sprechen Sie am besten direkt mit Ihrem Account Executive oder Implementation Manager. Sie erreichen uns auch unter payhawk.com.