Höhere Effizienz und volle Ausgabentransparenz - für die gesamte Unternehmensgruppe
Grupo Lacasa ist ein führendes Familienunternehmen, das hochwertige Schokolade, Kindersüßigkeiten, Nougat, Pralinen und Bonbons herstellt. Hinter dem Erfolg stecken Marken wie Lacasitos, Conguitos und Mentolin. Mit fünf Fabriken in ganz Spanien und Vertriebsniederlassungen in Portugal, Frankreich und Argentinien ist Grupo Lacasa international präsent. Wir haben mit David Longás gesprochen, der seit zehn Jahren als Finanzdirektor das Unternehmen maßgeblich begleitet.
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Payhawk-Kunde seit
Welche Herausforderungen hatte das Finanzteam vor der Einführung von Payhawk?
Vor Payhawk gab es viele unterschiedliche Wege, Ausgaben zu verwalten, je nach Abteilung, Unternehmen innerhalb der Gruppe oder Verantwortungsebene der Mitarbeitenden. Zwar war eine Kontrolle und Nachverfolgung möglich, doch die Prozesse verliefen manuell – für die Mitarbeitenden, die Ausgaben erfassten, ebenso wie für die Freigebenden und das Verwaltungsteam, das Buchhaltung und Erstattungen bearbeitete.
Zudem existierten verschiedene Zahlungsmethoden nebeneinander: Einige Mitarbeitende nutzten Firmenkarten, andere rechneten Ausgaben über Erstattungen oder Vorschüsse ab. Kontrolle war zwar vorhanden, doch ein einheitlicher Standard, der im gesamten Konzern für gleiche Effizienz und Transparenz sorgt, fehlte.
Wann fiel die Entscheidung für Payhawk?
Die Digitalisierung der Ausgabenverwaltung stand beim Finanzteam von Grupo Lacasa schon lange im Raum. Positive Erfahrungen von anderen Fachleuten und interne Vorschläge lagen vor, doch der Arbeitsalltag ließ nie ausreichend Zeit, das Thema wirklich anzugehen.
Schließlich entschied man sich bewusst für die Automatisierung. Die Verantwortlichen wussten, dass Veränderungen Aufwand bedeuten, zugleich aber deutliche Effizienzgewinne bringen würden. Nach der Prüfung verschiedener Lösungen überzeugte Payhawk vor allem durch seine Benutzerfreundlichkeit – sowohl für die Mitarbeitenden, die Ausgaben tätigen, als auch für das Verwaltungsteam. David Longás erläutert:
Wir stellten schnell fest, dass das Tool sehr einfach zu bedienen ist und sich dank der Anpassung von Richtlinien optimal an unsere Bedürfnisse anpassen lässt. Wir können festlegen, ob es online, am Wochenende oder in bestimmten Regionen oder Geschäften genutzt werden darf. Besonders wichtig für mich: die Integration mit SAP und die einfache Exportfunktion für die Buchhaltung.
Zudem war die flexible Nutzung von physischen, virtuellen und temporären Karten je nach Profil ein entscheidender Vorteil, der die Wahl von Payhawk zusätzlich erleichterte.
„Ich wünschte, wir hätten den Schritt schon früher gemacht, denn erst dann erkennt man die vielen Vorteile. Die Bedienung ist deutlich einfacher, die Nachverfolgbarkeit, Freigabeprozesse und Transparenz haben sich enorm verbessert. Es war ein echter Wendepunkt für uns.“
Wie Payhawk Grupo Lacasa im Arbeitsalltag unterstützt
Heute ist Payhawk ein fester Bestandteil des Finanzalltags bei Grupo Lacasa. Alle Mitarbeitenden mit regelmäßigen Ausgaben erhalten eine virtuelle Firmenkarte, während häufig reisende Mitarbeitende oder Führungskräfte physische Karten nutzen. Für einmalige Ausgaben werden zusätzlich temporäre Karten ausgegeben.
Letzte Woche etwa mussten zwei Mitarbeitende für eine Woche nach Asien reisen. Die zuständige Person erstellte die Karten sofort, sie wurden auf die Handys geladen, und nach der Rückkehr berichteten sie, dass alles reibungslos funktioniert hatte.
Payhawk hat dem Finanzteam ermöglicht, die Ausgabenrichtlinien zu überdenken und an die tatsächlichen Bedürfnisse der Gruppe anzupassen. Freigabeprozesse sorgen nun für klare Regeln je nach Art und Höhe der Ausgaben, sodass die Einhaltung der Richtlinien agil, übersichtlich und einfach gewährleistet ist – sowohl für die Mitarbeitenden als auch für die Freigebenden.
Die einfache Einrichtung von Teams und Verantwortungsebenen innerhalb der Plattform hat uns dazu gebracht, unsere bisherigen Ausgabenrichtlinien zu überdenken und in konkrete Parametrisierungen zu übertragen.
Die Digitalisierung aller Belege gleichzeitig mit der Ausgabe hat das Controlling und die Nachverfolgbarkeit grundlegend verbessert. Jedes Mal, wenn eine Zahlung erfolgt, erhält der Nutzer eine Benachrichtigung, den Beleg hochzuladen. Das System sperrt die Karte, wenn zu viele Belege fehlen. Wie David erklärt: „Die Digitalisierung aller Belege gleichzeitig mit der Ausgabe erleichtert jede nachträgliche Kontrolle oder Überprüfung enorm.“
Mit Payhawk lassen sich Daten deutlich schneller auswerten und analysieren, sodass Entscheidungen auf Grundlage hochwertiger Informationen getroffen werden können. Die direkte Integration mit SAP optimiert den Buchhaltungsprozess, reduziert Fehler und verkürzt Abschlusszeiten. Für das Finanzteam ist, wie David betont, „die Qualität der Daten besonders wichtig.“
Das wichtigste Merkmal von Payhawk ist die Zeitersparnis. Viele Aufgaben, die früher erledigt werden mussten, entfallen nun, sodass man sich anderen Themen widmen kann. Alles ist einfacher und besser kontrollierbar: man weiß genau, wo Geld ausgegeben wird und wo Verbesserungen möglich sind.
Payhawk ist so zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Kontrolle, Effizienz und kontinuierliche Verbesserung bei Grupo Lacasa geworden. Wenn auch Sie Ihre Ausgabenverwaltung optimieren möchten, vereinbaren Sie einen Termin mit einem Produktexperten und entdecken Sie, wie eine Ausgabenmanagement-Software Ihr Team unterstützen kann.