Cómo un software de pago de facturas puede impulsar tu negocio

En un artículo reciente sobre la  automatización de la gestión de gastos, te presentamos un caso hipotético protagonizado por Tim, de Ventas, y Laila, del equipo de Finanzas. Allí comentamos como, gracias a Payhawk, Laila tenía una gestión de gastos sencilla y eficiente, así como una total visibilidad del presupuesto, todo al alcance de sus dedos.

Bueno, la suerte continúa para Laila, ya que ahora también ha comenzado a disfrutar de la funcionalidad de pago de facturas. Ella y todo el equipo financiero están encantados con decirle adiós a esos pagos puntuales de facturas, a través de la banca en línea. Ahora pagar las facturas pendientes es cosa de unos pocos clics.

Como gerente de Finanzas, una de las tareas de Laila es hacer los  reembolsos al equipo. Pero también debe pagar facturas y recibos a vendedores y proveedores a través de transferencias bancarias.

Gracias a la banca en línea y la  facturación electrónica, los pagos de empresa a través de transferencias bancarias son más fáciles, rápidos y eficientes que nunca. Pero, ¿cuántos sitios de banca en línea están integrados con el sistema de facturación o el ERP de tu empresa? Probablemente muy pocos o ninguno.

La gestión de pagos puntuales sin software de pago de facturas

Volvamos a nuestra historia. Antes de usar Payhawk, para realizar el pago de una factura Laila debía: 1. Obtener la información de la factura del ERP o de su base de datos; 2. Abrir el sitio web de su banco en línea; 3. Introducir sus credenciales o el token; y, 4. Ingresar manualmente el número de la cuenta bancaria, el nombre del banco, el nombre del proveedor y la cantidad a pagar. Finalmente, una vez que el pago estuviera en camino, tenía que: 5. Conciliar la transacción en los libros contables. Suena como un proceso tedioso, ¿verdad?

Adicionalmente, hay que tener en cuenta que muchas empresas imponen otras medidas de seguridad, restringiendo a los empleados el acceso a la banca en línea de la empresa. Este acceso restringido complica aún más el proceso que describimos, al agregar una persona más a la tarea.

Nosotros lo hemos comprobado. Preguntamos a nuestros clientes cómo era pagar una simple factura con una transferencia bancaria, antes de que utilizaran Payhawk. Nos contaron que les podía tomar hasta 15 minutos e involucrar a más de una persona. Y es que, aun aprovechando las ventajas de la banca en línea, una empresa puede estar desperdiciando más de una hora al día, solo porque sus sistemas no están  integrados.

Cómo Payhawk automatiza los pagos de facturas

Continuemos acompañando a los protagonistas de nuestra historia. Tim es el mejor vendedor de su empresa, está ocupado haciendo ventas a diestra y siniestra y, desde un evento corporativo, sube una factura pendiente a la plataforma de Payhawk. En ese momento, el proveedor lo llama solicitando el pago inmediato de la factura. Tim llama a Leila y ella le responde que no tiene que preocuparse por nada, ya que el pago estará en la cuenta del proveedor en sólo unos minutos.

Leila inicia sesión en Payhawk, filtra sus facturas por “pendientes” y rápidamente identifica la factura del proveedor de Tim. Revisa la factura y, gracias al sistema de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de Payhawk, obtiene automáticamente toda la información de la factura, incluidos los detalles del pago. Como se trata de un nuevo proveedor, Leila deberá verificar la información del pago, hacer clic en guardar y luego pagar.

Por razones de seguridad, inmediatamente recibirá una solicitud de confirmación en la aplicación móvil de Payhawk. Este sencillo proceso le permite a Leila evitar errores, ahorrar tiempo y agilizar los pagos de las facturas.

Transferencias SEPA Instant y Faster Payments

Leila puede asegurarle a Tim que el dinero estará en la cuenta del proveedor en unos minutos porque en Payhawk realizamos pagos a través de transferencias  SEPA Instant y Faster Payments. Ambos sistemas nos permiten gestionar pagos en euros y libras esterlinas, de forma rápida y segura entre cuentas bancarias de la Unión Europea y el Reino Unido, las 24 horas del día.

La automatización de la gestión de gastos y del pago de facturas presenta muchos beneficios en el flujo de caja y te permiten:

1. Eliminar la conciliación bancaria y la búsqueda de recibos y facturas;
2. Mejorar la gestión del gasto con flujos de aprobación adaptados a las necesidades de tu empresa;
3. Controlar los gastos empresariales y mejorar la transparencia con políticas de gastos integradas a las  tarjetas de empresa;
4. Eliminar los informes de gasto y empoderar a tus empleados;
5. Obtener un  reembolso o cashback por cada transacción pagada con una tarjeta Payhawk en POS (limitado al monto de la suscripción).

Una buena gestión del flujo de caja es crucial para todas las empresas, grandes o pequeñas. Según un estudio estadounidense, el 82% de las empresas fracasan, no por falta de ganancias, sino por una mala gestión del flujo de caja. Mejorar tus procesos empresariales e instalar las herramientas integradas adecuadas te permitirá convertirte en todo un experto en la gestión del flujo de caja de tu negocio. Y la automatización de la gestión de gastos es una de esas tareas que puedes empezar de inmediato.

En Payhawk, no solo hacemos tu vida más fácil automatizando los procesos empresariales; también contamos con uno de los mejores equipos de atención al cliente del mercado. Si surgiera algún problema al realizar un pago, cargar una factura o completar una integración, nuestro especialista de  Custumer Success te ayudará de inmediato.  Reserva una demo y comprueba cómo podemos ayudarte con un software fácil de usar y una atención al cliente de primer nivel.