Cómo contabilizar facturas intracomunitarias

Planteamiento

Las facturas intracomunitarias son aquellas que reflejan las operaciones comerciales que se realizan entre diferentes países de la Unión Europea.

Así, por ejemplo, tu empresa recibirá una factura intracomunitaria si adquiere bienes o servicios a un proveedor de otro estado miembro.

Este tipo de transacciones se caracterizan por estar exentas de IVA siempre que se cumplan unos requisitos: tanto proveedor como cliente tienen que ser empresarios o profesionales que actúen como tales y deben estar inscritos en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios), de forma que cuenten con un NIF intracomunitario.

Si no se cumple alguno de estos requisitos la operación llevará el IVA que corresponda en el país de quien emite la factura. Por tanto:

• Habrá que comprobar si la otra parte está inscrita en el ROI (y eso hace consultando el VIES en la página de la Agencia Tributaria).
• Siempre que el cliente sea un particular la factura intracomunitaria llevará IVA.

Esto es lo que tienes que tener claro para entender por qué hay facturas intracomunitarias con IVA y otras sin IVA. Pero también es importante que sepas que utilizamos esas expresiones (con IVA y sin IVA) porque son las que se suelen emplear de forma habitual y así ayudamos a que se entiendan mejor los conceptos, pero técnicamente (y de cara a Hacienda) son operaciones intracomunitarias solo las que están exentas de IVA.

A continuación vemos cómo se contabilizan unas y otras, distinguiendo entre recibidas y emitidas. También veremos cuáles son los desafíos actuales a la hora de gestionar y procesar este tipo de facturas.

Déjame adelantarte algo: Hoy en día más del 50% de las tareas de un equipo financiero se pueden digitalizar y automatizar. Ejemplo:

• Conciliaciones bancarias: se pueden realizar automáticamente y en tiempo real, lo cual reduce enormemente el cierre mensual.
• Ejecución de pagos de facturas: en Payhawk, por ejemplo, puedes elegir si pagarlas en la fecha de vencimiento o en un día específico del mes, así controlas mejor la liquidez
• Inserción de datos en sistemas contables o ERP: sin exportaciones ni importaciones manuales.
• Recolección de recibos, tickets y facturas de empleados: Payhawk a diseñado mecanismos para que el empleado adquiera el hábito de presentar sus gastos correctamente (vía app, ni email ni excel).

Y mucho más. Si te interesa reducir el trabajo manual del departamento financiero y los errores al tiempo que aumentas la productividad y el bienestar de tus empleados, échale un vistazo a esta guía sobre Cómo sacarle el máximo provecho a Payhawk en tan solo 30 días.

Los desafíos de los pagos transfronterizos

El principal desafío de los pagos transfronterizos es mejorar la velocidad, el acceso, la transparencia y el costo. Realizar un pago internacional suele ser más difícil y costoso que realizar uno doméstico, a veces hasta diez veces más caro. Los sistemas bancarios tradicionales a menudo tardan varios días en procesar pagos transfronterizos, causando retrasos frustrantes para las empresas.

Reconociendo la importancia de los pagos transfronterizos, el G20 se comprometió en 2020 a mejorar estos sistemas. Se enfocaron en identificar los puntos de fricción que causan problemas y se propusieron construir un sistema más cohesivo y eficiente.

Identificación de problemas

El G20 señaló varios problemas que hacen que los pagos transfronterizos sean complicados, como la complejidad, los altos costos y los retrasos en el sistema actual.

Formatos de datos

Un gran problema es el uso de formatos de datos tradicionales en los pagos transfronterizos. Diferentes países y sistemas utilizan estándares y formatos distintos, lo que dificulta la automatización del proceso. Esto lleva a retrasos y mayores costos.

Procesamiento de verificaciones de cumplimiento

Otro gran desafío es lidiar con las verificaciones de cumplimiento. La manera en que se aplican las regulaciones puede variar enormemente, lo que significa que algunas transacciones necesitan múltiples verificaciones antes de ser aprobadas. Los bancos a menudo usan diferentes fuentes para estas verificaciones, lo que puede generar problemas y causar todavía más retrasos. Esto hace que las verificaciones de cumplimiento sean costosas de implementar y difíciles de automatizar, lo que a menudo lleva a que los pagos sean retrasados o rechazados.

Horas de operación limitadas

Las horas de operación limitadas también causan problemas con los pagos transfronterizos. Los saldos solo se pueden actualizar cuando los sistemas de liquidación están abiertos, lo que lleva a retrasos.

Plataformas tecnológicas obsoletas

Las plataformas tecnológicas antiguas utilizadas para pagos transfronterizos suelen depender en gran medida del procesamiento por lotes y carecen de monitoreo en tiempo real. Estos sistemas no procesan los datos de manera eficiente, lo que causa retrasos en las liquidaciones. Este retraso afecta a la banca doméstica y es aún peor para los pagos transfronterizos.

Altos costos de financiamiento

Los altos costos de financiamiento son otro problema frecuente. Para permitir liquidaciones rápidas, los bancos necesitan proporcionar fondos por adelantado, a menudo en múltiples monedas. Esto crea un riesgo para los bancos porque deben asignar fondos para estas transacciones. La incertidumbre de recibir fondos entrantes puede llevar a un exceso de financiamiento, lo que incrementa los costos.

Cadenas de transacción largas

Las cadenas de transacción largas son comunes con los pagos transfronterizos, lo que aumenta los costos y los retrasos. Tradicionalmente ha habido poca competencia en este campo, por lo que los proveedores existentes han tenido poco incentivo para mejorar la asequibilidad o la eficiencia. Otros factores como los controles de capital, las solicitudes de documentación, los informes de balanza de pagos y los procesos de cumplimiento añaden más fricción, creando cuellos de botella y retrasos graves.

Simplificando los pagos internacionales con Payhawk

En Payhawk, nos dedicamos a simplificar la vida de los profesionales financieros.

Una forma en que lo hacemos es facilitando las transacciones internacionales y eliminando la necesidad de múltiples herramientas. Con nuestra tecnología rentable de gestión de gastos, obtienes tarjetas corporativas, captura automática de datos de recibos y conciliación, categorías de gastos personalizables y pagos internacionales, todo en un solo lugar.

Simon Shohet, Gerente Senior de Finanzas y Estrategia en Alma, dice:

La funcionalidad de pagos bancarios internacionales de Payhawk significa que ahora tenemos una plataforma para gestionar nuestros pagos, desde reembolsos a empleados hasta el pago a proveedores en diferentes monedas, incluido el USD. Nos encanta que no tengamos que cambiar entre diferentes proveedores para realizar pagos y tengamos una visión completa de los gastos en Payhawk.

Reduciendo costos con los pagos transfronterizos de Payhawk x Wise

Como profesional de finanzas, siempre buscas formas de reducir costos sin comprometer el rendimiento empresarial. Nuestra funcionalidad de pagos internacionales ofrece transferencias de bajo costo, lo que potencialmente te ahorra hasta 11 veces más en comparación con los bancos tradicionales. También puedes elegir la moneda al pagar a tus proveedores, haciendo que las transacciones sean fluidas y flexibles.

Steve Naudé, Director General de Wise Platform, dice:

Nos enorgullece asociarnos con Payhawk para proporcionar a las empresas una experiencia de pago internacional sin problemas. En la economía global actual, existe una creciente necesidad de que las empresas realicen pagos internacionales en múltiples monedas a múltiples ubicaciones de manera rápida y a bajo costo. Al integrar Wise Platform directamente en la plataforma Payhawk, los clientes de Payhawk se verán empoderados con capacidades de pago mejoradas que se adaptan a sus necesidades empresariales.

¿Ya eres cliente? Al realizar un pago dentro de nuestra plataforma, habilita la función de Pagos Internacionales cuando no puedas usar esquemas locales, incluyendo ACH, BISERA, FPS o SEPA. Puedes conectar una cuenta existente de Wise Business, o configuraremos una para ti en minutos, y si hay un esquema de pago local disponible, lo usaremos para minimizar costos.

Los cinco mayores beneficios de los pagos internacionales con Payhawk

• Mejor control y visibilidad: Gestiona todos tus pagos en una plataforma con conciliación en tiempo real a tu ERP o sistema contable, proporcionándote una visibilidad total de los gastos. Rastrea gastos, reembolsos y pagos de facturas fácilmente para mantener claras las auditorías y cumplir con las regulaciones.
• Simplifica los pagos globales: Utiliza una plataforma para supervisar pagos y gastos nacionales e internacionales, eliminando la necesidad de iniciar sesión en múltiples sistemas.
• Reembolsos globales sin esfuerzo: Procesa y reembolsa gastos en múltiples monedas y países sin complicaciones ni costos innecesarios.
• Elimina procesos manuales: Acelera los procesos de fin de mes con conciliación en tiempo real. Los flujos de aprobación automatizados y la ejecución de pagos directamente desde la plataforma hacen que todo sea más rápido y eficiente.
• Mueve más rápido: Realiza pagos internacionales más rápido que las transferencias bancarias tradicionales, con un 55% entregado instantáneamente y un 93% en 24 horas.

¿Próximos pasos?

Las transacciones internacionales son un pilar de nuestra economía global, pero los pagos transfronterizos aún presentan desafíos significativos. Tu empresa no debería tener que lidiar con numerosas herramientas, cubrir altas tarifas de transferencia o luchar con transacciones tanto domésticas como internacionales.

Y con Payhawk, no tendrás que hacerlo. Te ayudaremos a realizar pagos internacionales rápidos y de bajo costo, gestionar todo desde una plataforma y ahorrar tiempo y dinero en gastos empresariales globales.

Si quieres que un experto te muestre estas funcionalidades en una llamada, solo tienes que agendarla el día y a la hora que mejor te vengan.

Ahora veamos la parte más técnica de cómo contabilizar facturas intracomunitarias:

Contabilizar factura intracomunitaria sin IVA (recibida)

Al contabilizar una factura intracomunitaria recibida que no lleva IVA debes tener en cuenta lo siguiente:

1. Hay que calcular el IVA que hubiera correspondido a la operación si el proveedor hubiera sido español.

Por ejemplo: si has comprado ropa, el IVA aplicable sería el 21%. Si has comprado gafas graduadas corresponde el 10%.

2. Al hacer el apunte contable se tiene que incluir ese importe de IVA calculado como IVA soportado y también como IVA repercutido, así el efecto contable es neutro.

[Nota: si, por las circunstancias que sean, ese IVA soportado no resulta deducible al 100% habrá que ingresar el repercutido, pero no es lo que ocurre en la mayoría de los casos ni este es el momento de extenderse en ello].

3.- Es recomendable, aunque no obligatorio, que se utilicen cuentas específicas para contabilizar las adquisiciones intracomunitarias porque así es más fácil comprobar los datos a la hora de incluir la información en las declaraciones tributarias que se ven afectadas y que son el modelo 303 y el 349. Nosotros, en este artículo, lo vamos a hacer de esta manera.

Contabilizar factura intracomunitaria de adquisición de bienes

Supongamos que la empresa se dedica a la venta de semillas y fertilizantes y realiza una compra a una empresa alemana por importe de 10.000 euros, que se pagan mediante transferencia.

Teniendo en cuenta lo que hemos visto en el punto anterior y que los fertilizantes y semillas se gravan en España al 10% de IVA, el asiento contable de esta compra intracomunitaria sería el siguiente:

Los importes de estas cuentas de compras e IVA específicas son los que tendrás que trasladar a las casillas correspondientes de las declaraciones.

¿Te interesa saber más sobre la factura simplificada? Tenemos estos artículos:

• Diferencia entre factura y factura simplificada.
• ¿Se puede decidir el IVA en una factura simplificada?

Contabilizar factura intracomunitaria de servicios

Las facturas intracomunitarias de servicios se facturan igual que las de bienes y solo cambiará la cuenta del gasto. Lo veremos con el siguiente ejemplo:

La empresa contrata los servicios de una prestigiosa abogada holandesa cuyos honorarios ascienden a 20.000 euros. Se pagan mediante transferencia y el IVA que grava este tipo de operaciones en España es el 21%.

El asiento a realizar sería:

Contabilizar facturas intracomunitarias con IVA

Tu empresa recibirá una factura intracomunitaria con IVA o bien porque no está inscrita en el ROI o bien por no lo está el proveedor.

En cualquiera de estos dos casos la factura llevará incluido el IVA aplicable a la operación en el país del proveedor y su tratamiento es el siguiente:

• Se trata de un IVA no deducible pero que se puede recuperar solicitando su devolución mediante el modelo 360.
• Cuando no se llegue al mínimo requerido por la normativa para solicitar dicha devolución o la empresa estime conveniente no llevarla a cabo se contabilizará como mayor importe de la compra (o del gasto o de la inversión, según se trate).
• Las cuentas a utilizar son las propias de las operaciones interiores ya que no se incluyen en las declaraciones tributarias como operaciones intracomunitarias propiamente dichas, que como ya explicamos al principio, son las que no llevan IVA.

La única particularidad está en la cuenta a utilizar para dejar constancia del IVA cuya devolución se solicita.

Lo veremos con el siguientes ejemplo:

La empresa se dedica a la fabricación de muebles y compra a un proveedor portugués una partida de tablones por importe de 30.000 euros. El IVA incluido en la factura intracomunitaria es de 6.900 euros y el importe total se paga por transferencia.

El asiento contable a realizar sería:

Contabilizar facturas intracomunitarias en recargo de equivalencia

Cuando la empresa está en el régimen especial de recargo de equivalencia y realiza una adquisición intracomunitaria es obligatorio que liquide el IVA y el recargo que no le cobra el proveedor extranjemo mediante la presentación del modelo 309.

Pero en cuanto a la contabilización de las facturas intracomunitarias no existe ninguna particularidad: para este tipo de empresas ni el IVA ni el recargo de equivalencia es deducible en ningún caso, por lo que los importes que se paguen por estos conceptos serán siempre un mayor importe de la compra, independientemente de cómo se liquiden.

Contabilizar factura de venta intracomunitaria

Nos colocamos en el lado opuesto, es decir, ahora es nuestra empresa la que emite la factura de entrega intracomunitaria o de prestación de servicios.

La premisa es la misma que hemos expuesto al principio:

Si la empresa y el cliente están inscritos en el ROI la factura se emitirá sin IVA.
Si no se cumplen los requisitos la factura se expedirá igual que si fuera una operación interior: con el IVA aplicable en España. Y su tratamiento contable y fiscal será el mismo de estas.

Vemos ambas opciones por separado aunque, repetimos, la venta intracomunitaria propiamente dicha es la que está exenta de IVA.

Asiento contable de venta intracomunitaria sin IVA

A diferencia de como ocurre en el caso de las compras, en los asientos de ventas intracomunitarias no se incluye ninguna cuenta de IVA porque no es en España donde se liquida.

Sí que el importe de la operación deberá reflejarse en una casilla específica del modelo 303 y también en el modelo 349, por lo que es recomendable utilizar una cuenta especial para facilitar su control.

Ejemplo:

La empresa vende mercancía a un cliente italiano por importe de 7.000 euros y se cumplen los requisitos para que la operación esté exenta de IVA.

La factura emitida se contabilizará así:

Asiento contable de venta intracomunitaria con IVA

Si no se cumplen los requisitos necesarios, la factura de venta intracomunitaria incluirá el IVA aplicable en España y su tratamiento contable y fiscal será el mismo que si de una operación interior se tratara.

Ejemplo:

La empresa vende un sofá a un particular que vive en Grecia por importe de 1.200 euros más el 21% de IVA.

La factura en la que se refleje esta operación se contabilizará igual que si se tratara de un cliente de España:

Si tu empresa realiza operaciones intracomunitarias en este artículo hemos explicado cada uno de los tratamientos contables que pueden tener lugar, pero no podemos darlo por terminado sin dejar claro lo útil que Payhawk puede resultar en este sentido.

Para no extendernos demasiado solo vamos a destacar dos funcionalidades, de las muchas con las que cuenta, que seguro te van a interesar bastante:

1. Con nuestro programa se escanea la factura en un segundo y, a partir de ahí, se puede pagar, enviar a contabilidad, incluirla en informes, etc. solo con un par de clics. Y ello tanto en España como en otro país.

Imagínate el tiempo que el departamento de contabilidad ahorra y la cantidad de justificantes que no se pierden gracias a esta funcionalidad. Dinero que gana la empresa en ambos casos…

2. Nuestro sistema homologado por la AEAT permite que los documentos guardados digitalmente (como hemos dicho en el punto anterior) tengan plena validez, con lo que podrás decir adiós al espacio y tiempo que se dedica habitualmente al archivo en papel. Más ahorro de dinero…

Solicita ahora una demo gratuita a nuestros especialistas y ellos te explicarán con detalle estas y todas las demás funcionalidades con las que cuenta nuestro programa de gestión de gastos. También puedes descargarte nuestra guía gratuita para hacer el cierre mensual en la mitad de tiempo y sin errores.