16 may 2023
3 mins

Cómo contabilizar facturas intracomunitarias

Un empleado de empresa intentando averiguar cómo contabilizar facturas de su tarjeta corporativa
Resumen

Contabilizar facturas intracomunitarias no es complicado pero, igual que pasa con todo, hay que saber cómo se hace. En este artículo te lo explicamos de forma sencilla y con ejemplos, verás como te queda claro en poco tiempo.

Índice

    Planteamiento

    Las facturas intracomunitarias son aquellas que reflejan las operaciones comerciales que se realizan entre diferentes países de la Unión Europea.

    Así, por ejemplo, tu empresa recibirá una factura intracomunitaria si adquiere bienes o servicios a un proveedor de otro estado miembro.

    Este tipo de transacciones se caracterizan por estar exentas de IVA siempre que se cumplan unos requisitos: tanto proveedor como cliente tienen que ser empresarios o profesionales que actúen como tales y deben estar inscritos en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios), de forma que cuenten con un NIF intracomunitario.

    Si no se cumple alguno de estos requisitos la operación llevará el IVA que corresponda en el país de quien emite la factura. Por tanto:

    Habrá que comprobar si la otra parte está inscrita en el ROI (y eso hace consultando el VIES en la página de la Agencia Tributaria).

    Siempre que el cliente sea un particular la factura intracomunitaria llevará IVA.

    Esto es lo que tienes que tener claro para entender por qué hay facturas intracomunitarias con IVA y otras sin IVA. Pero también es importante que sepas que utilizamos esas expresiones (con IVA y sin IVA) porque son las que se suelen emplear de forma habitual y así ayudamos a que se entiendan mejor los conceptos, pero técnicamente (y de cara a Hacienda) son operaciones intracomunitarias solo las que están exentas de IVA.

    A continuación vemos cómo se contabilizan unas y otras, distinguiendo entre recibidas y emitidas.

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    Contabilizar factura intracomunitaria sin IVA (recibida)

    Al contabilizar una factura intracomunitaria recibida que no lleva IVA debes tener en cuenta lo siguiente:

    1. Hay que calcular el IVA que hubiera correspondido a la operación si el proveedor hubiera sido español.

    Por ejemplo: si has comprado ropa, el IVA aplicable sería el 21%. Si has comprado gafas graduadas corresponde el 10%.

    1. Al hacer el apunte contable se tiene que incluir ese importe de IVA calculado como IVA soportado y también como IVA repercutido, así el efecto contable es neutro.

    [Nota: si, por las circunstancias que sean, ese IVA soportado no resulta deducible al 100% habrá que ingresar el repercutido, pero no es lo que ocurre en la mayoría de los casos ni este es el momento de extenderse en ello].

    3.- Es recomendable, aunque no obligatorio, que se utilicen cuentas específicas para contabilizar las adquisiciones intracomunitarias porque así es más fácil comprobar los datos a la hora de incluir la información en las declaraciones tributarias que se ven afectadas y que son el modelo 303 y el 349. Nosotros, en este artículo, lo vamos a hacer de esta manera.

    Vemos, a continuación, unos ejemplos:

    Contabilizar factura intracomunitaria de adquisición de bienes

    Supongamos que la empresa se dedica a la venta de semillas y fertilizantes y realiza una compra a una empresa alemana por importe de 10.000 euros, que se pagan mediante transferencia.

    Teniendo en cuenta lo que hemos visto en el punto anterior y que los fertilizantes y semillas se gravan en España al 10% de IVA, el asiento contable de esta compra intracomunitaria sería el siguiente:

    Cómo contabilizar facturas - Un ejemplo nº 1 de nuestra guíaCómo contabilizar facturas - Un ejemplo nº 1 de nuestra guía

    Los importes de estas cuentas de compras e IVA específicas son los que tendrás que trasladar a las casillas correspondientes de las declaraciones.

    ¿Te interesa saber más sobre la factura simplificada? Tenemos estos artículos:

    Contabilizar factura intracomunitaria de servicios

    Las facturas intracomunitarias de servicios se facturan igual que las de bienes y solo cambiará la cuenta del gasto. Lo veremos con el siguiente ejemplo:

    La empresa contrata los servicios de una prestigiosa abogada holandesa cuyos honorarios ascienden a 20.000 euros. Se pagan mediante transferencia y el IVA que grava este tipo de operaciones en España es el 21%.

    El asiento a realizar sería:

    Segundo ejemplo de cómo contabilizar facturas de nuestra guía para profesionales de las finanzas.Segundo ejemplo de cómo contabilizar facturas de nuestra guía para profesionales de las finanzas.

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    Contabilizar facturas intracomunitarias con IVA

    Tu empresa recibirá una factura intracomunitaria con IVA o bien porque no está inscrita en el ROI o bien por no lo está el proveedor.

    En cualquiera de estos dos casos la factura llevará incluido el IVA aplicable a la operación en el país del proveedor y su tratamiento es el siguiente:

    • Se trata de un IVA no deducible pero que se puede recuperar solicitando su devolución mediante el modelo 360.
    • Cuando no se llegue al mínimo requerido por la normativa para solicitar dicha devolución o la empresa estime conveniente no llevarla a cabo se contabilizará como mayor importe de la compra (o del gasto o de la inversión, según se trate).
    • Las cuentas a utilizar son las propias de las operaciones interiores ya que no se incluyen en las declaraciones tributarias como operaciones intracomunitarias propiamente dichas, que como ya explicamos al principio, son las que no llevan IVA.

    La única particularidad está en la cuenta a utilizar para dejar constancia del IVA cuya devolución se solicita.

    Lo veremos con el siguientes ejemplo:

    La empresa se dedica a la fabricación de muebles y compra a un proveedor portugués una partida de tablones por importe de 30.000 euros. El IVA incluido en la factura intracomunitaria es de 6.900 euros y el importe total se paga por transferencia.

    El asiento contable a realizar sería:

    Ejemplo de gastos de empresa registrados en nuestra guía "Cómo contabilizar facturas" para profesionales de las finanzasEjemplo de gastos de empresa registrados en nuestra guía "Cómo contabilizar facturas" para profesionales de las finanzas

    Contabilizar facturas intracomunitarias en recargo de equivalencia

    Cuando la empresa está en el régimen especial de recargo de equivalencia y realiza una adquisición intracomunitaria es obligatorio que liquide el IVA y el recargo que no le cobra el proveedor extranjemo mediante la presentación del modelo 309.

    Pero en cuanto a la contabilización de las facturas intracomunitarias no existe ninguna particularidad: para este tipo de empresas ni el IVA ni el recargo de equivalencia es deducible en ningún caso, por lo que los importes que se paguen por estos conceptos serán siempre un mayor importe de la compra, independientemente de cómo se liquiden.

    Contabilizar factura de venta intracomunitaria

    Nos colocamos en el lado opuesto, es decir, ahora es nuestra empresa la que emite la factura de entrega intracomunitaria o de prestación de servicios.

    La premisa es la misma que hemos expuesto al principio:

    Si la empresa y el cliente están inscritos en el ROI la factura se emitirá sin IVA.
    Si no se cumplen los requisitos la factura se expedirá igual que si fuera una operación interior: con el IVA aplicable en España. Y su tratamiento contable y fiscal será el mismo de estas.

    Vemos ambas opciones por separado aunque, repetimos, la venta intracomunitaria propiamente dicha es la que está exenta de IVA.

    Asiento contable de venta intracomunitaria sin IVA

    A diferencia de como ocurre en el caso de las compras, en los asientos de ventas intracomunitarias no se incluye ninguna cuenta de IVA porque no es en España donde se liquida.

    Sí que el importe de la operación deberá reflejarse en una casilla específica del modelo 303 y también en el modelo 349, por lo que es recomendable utilizar una cuenta especial para facilitar su control.

    Ejemplo:

    La empresa vende mercancía a un cliente italiano por importe de 7.000 euros y se cumplen los requisitos para que la operación esté exenta de IVA.

    La factura emitida se contabilizará así:

    Cómo conciliar los gastos de los clientes - un ejemplo de nuestra guía "Cómo contabilizar facturasCómo conciliar los gastos de los clientes - un ejemplo de nuestra guía "Cómo contabilizar facturas

    Asiento contable de venta intracomunitaria con IVA

    Si no se cumplen los requisitos necesarios, la factura de venta intracomunitaria incluirá el IVA aplicable en España y su tratamiento contable y fiscal será el mismo que si de una operación interior se tratara.

    Ejemplo:

    La empresa vende un sofá a un particular que vive en Grecia por importe de 1.200 euros más el 21% de IVA.

    La factura en la que se refleje esta operación se contabilizará igual que si se tratara de un cliente de España:

    Reembolsos de clientes más fáciles con nuestra guía "Cómo contabilizar facturas” Reembolsos de clientes más fáciles con nuestra guía "Cómo contabilizar facturas”

    Si tu empresa realiza operaciones intracomunitarias en este artículo hemos explicado cada uno de los tratamientos contables que pueden tener lugar, pero no podemos darlo por terminado sin dejar claro lo útil que Payhawk puede resultar en este sentido.

    Para no extendernos demasiado solo vamos a destacar dos funcionalidades, de las muchas con las que cuenta, que seguro te van a interesar bastante:

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    Eva Zamora - Redactora de contenidos freelance en la sucursal española de Payhawk. Está especializada en contabilidad.
    Eva Zamora
    Redactora de Contenidos
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    Después de años asesorando a empresas, Eva descubrió su pasión por el SEO y la fusionó con su amor por la escritura. Es una de las mejores redactora SEO especializada en finanzas corporativas.

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