¿Cómo elegir el mejor programa para el control presupuestal​?

¿Cómo gestionan los presupuestos las empresas en España?

Imagina una empresa mediana que gestiona su presupuesto de forma manual. Cada departamento trabaja con hojas de Excel propias, los empleados entregan tickets en papel y los responsables financieros intentan consolidar la información al final de cada mes. ¿El resultado? Retrasos, errores y decisiones tomadas con datos desactualizados.

Este enfoque manual no solo es ineficiente, sino que conlleva riesgos importantes para la organización:

• Falta de visibilidad presupuestaria en tiempo real: Para tomar decisiones de gasto proactivas necesitas acceso inmediato a los datos presupuestarios.
• Datos presupuestarios inexactos o incompletos: Sin precisión en la información presupuestaria, es imposible tomar decisiones que tengan un verdadero impacto en el negocio. Cuando se trata de gestionar las finanzas de una organización, no hay espacio para las conjeturas.
• Datos aislados y fragmentados: Si los datos están repartidos en varias herramientas y departamentos, el seguimiento es casi imposible.
• Escasez de recursos: Cuando tu equipo financiero ya está al límite, es fácil que el control del presupuesto se convierte en la última prioridad. Este es algo que no se puede permitir, ya que la presupuestación debería ser la base de todas las decisiones.

¿Cómo se mejora el control de presupuestos?

Contar con un software inteligente de gestión presupuestaria como Payhawk cambia por completo el enfoque. En lugar de depender de hojas de cálculo y procesos manuales, tendrás una plataforma centralizada que recopila todos los datos de manera automática y los actualiza en tiempo real. Esto significa que podrás:

• Visualizar el uso del presupuesto al instante, sin esperar al cierre del mes.
• Aprobar gastos con información completa, sabiendo su impacto antes de comprometer fondos.
• Automatizar tareas repetitivas, como la conciliación, el seguimiento y la elaboración de informes.
• Reducir errores humanos derivados de la introducción manual de datos o la consolidación tardía.
• Facilitar la colaboración entre departamentos, evitando los típicos cuellos de botella en finanzas.
• Ahorrar tiempo y recursos, dedicando menos horas a tareas administrativas y más a la estrategia.

De esta manera, la presupuestación deja de ser un proceso rígido y opaco para convertirse en una herramienta dinámica que te ayuda a tomar decisiones rápidas, basadas en datos fiables, y adaptarte a cambios sin fricciones. Más aún, te permitirá utilizar el presupuesto como herramienta de planificación y control. Así lo explica Sergi Ribes Miquel, Tesorero de Tropicfeel:

Con toda la gente implicada, hay muchas tarjetas activas y el desviarse de cualquier presupuesto, puede llegar a tener un impacto muy grande en la empresa. Tener la información al momento en Payhawk y poder profundizar, nos ofrece mucha visibilidad y lo hace mucho más fácil.

Las 11 funcionalidades imprescindibles de una herramienta de seguimiento presupuestario

Ahora que ya conoces las limitaciones de la gestión manual y las ventajas de contar con un software inteligente, la pregunta es: ¿qué debes buscar en un software para control de presupuestos? No todas las soluciones son iguales, y elegir bien depende de identificar las funciones que te permitirán pasar de un control reactivo a una gestión proactiva y basada en datos. Si tu objetivo es evitar errores, ganar visibilidad y optimizar recursos, estas son las 11 funcionalidades que no pueden faltar:

Visibilidad presupuestaria en tiempo real

Tener visibilidad en tiempo real es fundamental para tomar decisiones rápidas y acertadas. Esto significa que puedes ver el uso del presupuesto al instante, sin esperar al cierre del mes ni a informes atrasados.

Busca un software que centralice todos los datos en un panel fácil de usar y que permita filtrar por departamento, categoría, periodo, empleado, etc. Así sabrás en todo momento dónde se está gastando el dinero y podrás reaccionar antes de que surjan problemas.

Impacto presupuestario durante las aprobaciones

En la mayoría de las empresas, los equipos descubren que se han pasado del presupuesto cuando ya es demasiado tarde, normalmente cuando llega una factura a Cuentas por Pagar.

Un buen software debe mostrarte cómo afectará cada gasto al presupuesto en el momento de la aprobación, antes de que el dinero salga de la empresa. Esto se traduce en aprobaciones más inteligentes, menos sorpresas y un control más estricto, aplicando la misma disciplina que se utiliza en los límites de las tarjetas, pero en todos los gastos.

Seguimiento integral de gastos

Para controlar los presupuestos, necesitas saber exactamente cómo se gasta el dinero en toda la empresa. Por eso, tu herramienta debe ofrecer un sistema de seguimiento integrado que incluya todos los tipos de gasto: pagos con tarjeta, órdenes de compra, facturas, reembolsos, suscripciones y solicitudes de fondos.

Dimensiones presupuestarias ilimitadas

Cada empresa gestiona sus presupuestos de forma distinta, así que tu software debe ser flexible. Asegúrate de que permita desglosar los presupuestos por múltiples dimensiones, como categorías, equipos, proveedores, regiones o cualquier campo personalizado. Cuantas más dimensiones puedas añadir, mejor será el análisis y el seguimiento.

Jerarquías presupuestarias personalizadas

No todas las organizaciones tienen la misma estructura y un buen software debe adaptarse a la tuya. ¿Necesitas un presupuesto global que se divida en departamentos, proyectos o eventos? Busca una herramienta que te permita crear jerarquías personalizadas que reflejen la realidad de tu empresa, por compleja que sea.

Importación sencilla desde Excel

El cambio no tiene por qué ser complicado. Elige un software que te permita importar todos tus presupuestos mediante una simple plantilla de Excel.
Con este sistema, puedes asignar responsables de presupuesto incluyendo sus correos electrónicos en la misma plantilla y, una vez cargada, tendrás visibilidad inmediata del estado y uso de cada presupuesto.

Presupuesto multidivisa

Si operas en varios países, no puedes limitarte a una sola moneda. Tu herramienta debe permitirte crear presupuestos en distintas divisas para mejorar la gestión financiera internacional y tener una visión global real.

Filtrado exhaustivo

Un buen software no solo centraliza datos, sino que te da herramientas para analizarlos. Elige uno que te permita filtrar por proveedor, equipo, empleado, proyecto y otros campos. Gracias a esto, sabrás dónde se va cada euro y aumentarás la responsabilidad individual y del equipo sobre el presupuesto asignado.

Gestión multientidad

Si tu empresa tiene varias filiales o sociedades, controlar los presupuestos puede ser un reto. Busca un sistema que te permita gestionar todos los presupuestos desde un único panel, manteniendo la coherencia financiera en toda la organización.

Seguimiento de devengo

La contabilidad de devengo (reconocer gastos cuando se incurren, no cuando se pagan) es clave para una visión real de tus compromisos financieros. Asegúrate de que tu herramienta vincule cada gasto al periodo en que se produjo, para calcular correctamente la utilización del presupuesto.

Previsiones ilimitadas

Los mercados cambian y tus presupuestos también. Por eso necesitas una herramienta que permita cargar y ajustar pronósticos ilimitados, guardando el historial de versiones para consultar cambios cuando lo necesites. Así podrás modificar previsiones en función de la estrategia, reasignar recursos y reaccionar rápido a nuevas condiciones.

Las mejores herramientas para hacer presupuestos

Tras repasar qué te debe ofrecer una herramienta para que realmente te ayude a controlar el presupuesto, toca aterrizarlo en ejemplos concretos. Hoy en día existen varias soluciones que cubren esas funcionalidades, aunque cada una lo hace de forma distinta y con características propias.

Algunas están pensadas para empresas que buscan simplicidad, otras para organizaciones que necesitan máxima personalización o integración con sistemas contables complejos. A continuación, verás una selección de softwares que destacan en este ámbito para que puedas compararlos y encontrar el que mejor se ajuste a los requisitos y características de tu empresa.

Payhawk, la herramienta para control de presupuestos elegida por empresas

Payhawk es una solución consolidada y de confianza para los equipos financieros de más de 30 países. Cuenta con excelentes valoraciones en plataformas como G2 y TrustPilot. Esta herramienta te ofrece una visibilidad y un control inigualables sobre los presupuestos de toda tu empresa, incluidas todas sus entidades. Payhawk forma parte de una plataforma integral de gestión de gastos que cubre pagos a proveedores, facturación, compras, tarjetas corporativas y mucho más.

Sobre su experiencia con Payhawk, Sergi Ribes Miquel, Tesorero de Tropicfeel, también destaca:

Con la subida de recibos por parte del empleado, el equipo de finanzas dispone de información muy detallada antes del cierre que les permite asegurar el cumplimiento de los presupuestos definidos.

Funciones de Payhawk

• Visualización de todos los presupuestos en un único panel de control.
• Seguimiento del uso del presupuesto en tiempo real.
• Decisiones más inteligentes y mayor responsabilidad en la gestión del presupuesto.
• Posibilidad de que los responsables de presupuesto gestionen sus propios gastos, liberando recursos del equipo financiero.
• Seguimiento de todos los tipos de gastos, desde pagos con tarjeta hasta órdenes de compra y facturas.
• Subida de presupuestos en cualquier moneda.
• Configuración de dimensiones ilimitadas y personalización de la jerarquía presupuestaria.
• Integración con herramientas líderes del mercado como QuickBooks, Xero y NetSuite ERP para una gestión fluida y completa.

2. QuickBooks
   QuickBooks, líder en software contable, ofrece soluciones para empresas de todos los tamaños, desde autónomos hasta sociedades limitadas. Sus diferentes planes permiten gestionar el IVA, el impuesto sobre la renta, declaraciones fiscales y mucho más.

Funciones de Quickbooks

• Creación de presupuestos de resultados y de balance (activos y pasivos).
• Configuración de presupuestos flexibles (anuales, mensuales, etc.).
• Calculadora de flujo de caja integrada.
• Simulación de escenarios, como cambios en los tipos de interés.
• Modelización financiera con la herramienta de plan de negocio.
• Integración con Payhawk para una gestión presupuestaria completa y sencilla.

3. Xero
   Xero es una solución de contabilidad en la nube ideal para pequeñas y medianas empresas, así como compañías en crecimiento. Automatiza tareas contables y mejora la transparencia financiera.

Funciones de Xero

• Creación de presupuestos personalizados por departamento o proyecto.
• Importación de presupuestos desde Excel.
• Consolidación de múltiples presupuestos mediante Xero Budget Consolidator.
• Generación de informes para el análisis del rendimiento presupuestario.
• Comparación entre datos reales y presupuestados.
• Integración con Payhawk para potenciar la gestión presupuestaria.

4. FreshBooks
   FreshBooks está orientado a empresas de servicios y profesionales independientes. Permite gestionar la facturación, los gastos y las horas trabajadas, aunque sus funciones presupuestarias son limitadas.

Funciones de Freshbooks

• Seguimiento del tiempo dedicado a cada proyecto.
• Creación de resúmenes de gastos por categoría.
• Informes financieros, incluidos flujo de caja y estado de resultados.

5. Expensify
   Expensify ayuda a las pymes a realizar un control de gastos y presupuestos sencillo.

Funciones de Expensify

• Notificaciones personalizadas al alcanzar límites presupuestarios.
• Creación de presupuestos por empresa, departamento o empleado.
• Planificación mensual, trimestral o anual.
• Seguimiento de categorías de gastos.
• Informes personalizados ilimitados.

BILL Spend & Expense (antes Divvy)

BILL Spend & Expense es un sistema automatizado para la gestión de gastos y presupuestos en tiempo real, orientado a pymes.

Funciones de Divvy

• Control del presupuesto mediante límites de gasto y flujos de aprobación.
• Creación de presupuestos por ubicación, proyecto, evento u otras categorías.
• Distribución del presupuesto antes de ejecutar los gastos.

6. Ramp
   Ramp centraliza pagos, compras y gestión de gastos para optimizar el control presupuestario.

Funciones de Ramp

• Integración con herramientas contables para previsiones.
• Separación de funciones en la gestión de gastos.
• Automatización de flujos de aprobación.
• Control total del acceso y seguridad de datos.
• Seguimiento exhaustivo para auditoría.

7. Airbase
   Airbase ofrece control integral de presupuestos, desde seguimiento hasta aprobaciones.

Funciones de Airbase

• Filtrado por miembro del equipo, proveedor o departamento.
• Informes en tiempo real para responsables.
• Creación de presupuestos por tarjeta, con límites y fechas de vencimiento.
• Control de cada gasto mediante aprobaciones integradas.

8. Coupa
   Coupa es una solución completa de gestión de gastos para empresas, con herramientas avanzadas de control presupuestario.

Funciones de Coupa

• Análisis de escenarios para evaluar impactos en el presupuesto.
• Integración con sistemas financieros para asegurar la precisión.
• Interfaz intuitiva y fácil de usar.
• Gestión presupuestaria centralizada para toda la organización.
• Seguimiento del gasto en tiempo real.

9. Zoho Expense
   Zoho Expense es ideal para pymes que buscan controlar presupuestos y gastos de forma sencilla.

Funciones de Zoho Expense

• Creación de presupuestos por tipo o categoría de gasto.
• Control del gasto individual mediante presupuestos personalizados.
• Informe "Presupuesto vs. Gastos reales" en el panel de control.
• Autocompletado de importes y notificaciones automáticas al acercarse al límite.

10. Precoro
    Precoro está orientado a la gestión de compras y control presupuestario, con integraciones contables avanzadas.

Funciones de Precoro

Seguimiento en tiempo real mediante gráficos y barras de progreso.
Configuración de límites presupuestarios.
Análisis de datos para informes y planificación.
Importación y gestión masiva de presupuestos.
Creación de presupuestos por proyecto, departamento o periodo.

11. Procurify
    Procurify centraliza el control de compras y gastos para evitar desviaciones presupuestarias.

Funciones

• Análisis detallado del presupuesto y previsiones.
• Visibilidad en tiempo real para prevenir sobregastos.
• Configuración personalizada de categorías presupuestarias.

12. NetSuite ERP (Oracle)
    NetSuite ERP ofrece un sistema robusto para la planificación y gestión financiera, con módulos avanzados de presupuestación.

Funciones

• Modelización de escenarios y análisis de desviaciones.
• Plantillas que se completan automáticamente con datos del libro mayor.
• Pronósticos en tiempo real en cuestión de minutos.
• Seguimiento del rendimiento y análisis del impacto en el flujo de caja.
• Integración nativa con Payhawk para una experiencia completa.

13. SAP Concur
    SAP Concur es una herramienta empresarial para la gestión de gastos y presupuestos con integración ERP.

Funciones de SAP Concur

• Visión global de los gastos antes y después de su ejecución.
• Seguimiento del presupuesto desde cualquier lugar mediante app móvil.
• Creación de jerarquías personalizadas y configuración de permisos.
• Acceso continuo a la información presupuestaria con paneles intuitivos.

Cómo elegir el mejor programa para hacer facturas y presupuestos

Implementar el software de gestión presupuestaria adecuado puede marcar la diferencia entre un sistema más y una herramienta que realmente impulse la eficiencia y el control financiero en tu empresa. Desde definir bien lo que necesitas hasta conseguir la implicación del equipo, seguir un enfoque planificado es clave para el éxito. Estos son los pasos que deberías seguir para elegir la solución que mejor se adapte a tu organización.

Evalúa tus necesidades

Antes de empezar a buscar, ten claro qué esperas del software. Analiza tus necesidades de gestión y seguimiento presupuestario. Esta reflexión inicial te permitirá seleccionar una solución que aporte valor desde el primer día.

Elige el mejor software

Cuando tengas claras tus necesidades, revisa las opciones disponibles. Es fundamental comprobar cómo el software se integrará con tus sistemas actuales: contabilidad, gestión de gastos, ERP… Añadir una herramienta que no pueda integrarse con el resto solo complicará el trabajo. Busca soluciones que combinen gestión presupuestaria y control de gastos. Así podrás ver el impacto real de cada gasto (pago con tarjeta, factura o reembolso) sobre el presupuesto en tiempo real, sin necesidad de cálculos manuales.

Capacita a tu equipo

Elegir el software es solo el primer paso. Para sacarle todo el partido, el equipo debe saber usarlo. Lo ideal es formar al personal incluso antes de la implantación, para que el cambio sea más sencillo. Aprovecha las guías, tutoriales y centros de ayuda que ofrecen los proveedores. Por ejemplo, Payhawk dispone de instrucciones paso a paso que facilitan la transición y resuelven dudas de forma rápida.

Revisa y ajusta los presupuestos periódicamente

Un buen software no solo te ayuda a definir presupuestos, también te permite ajustarlos sobre la marcha. Si detectas desviaciones o áreas con sobrecostes, podrás reasignar recursos en tiempo real. Esto hace que la gestión sea más dinámica y proactiva.
Cada empresa es diferente, por lo que una solución flexible y escalable será clave para adaptarse a tus necesidades hoy y mañana.

Cómo empezar con un software de control de presupuestos

Después de repasar los beneficios de automatizar la gestión del presupuesto y las opciones de las que dispones, centrémonos en un ejemplo real: Payhawk. Sus avanzadas opciones de personalización, la posibilidad de trabajar con múltiples pronósticos y la integración de gastos no pagados hacen que su funcionalidad de presupuestos sea especialmente útil para medianas y grandes empresas.

Con Payhawk, lo que consigues es:

• Más control presupuestario y toma de decisiones optimizada. Gracias al seguimiento del presupuesto en tiempo real, ya no tendrás que esperar al cierre de mes para conocer el estado actualizado de tus partidas presupuestarias.
• Flujos de aprobación más ágiles. La visualización de los presupuestos durante el proceso de aprobación permite que los gastos se validen con pleno conocimiento de su impacto, evitando sorpresas y errores.
• Gestión centralizada en un único panel de control. Payhawk contabiliza automáticamente todos los tipos de gasto que afectan al presupuesto de la empresa. Esto significa que ninguno se pasa por alto y toda la información está disponible en un solo lugar.
• Interfaz intuitiva y simplificada. Todo el sistema está diseñado para reducir la sobrecarga de mensajes y facilitar la gestión presupuestaria, haciendo que el equipo pueda trabajar de manera más eficiente y sin complicaciones.

Comenzar con un software como Payhawk implica no solo automatizar procesos, sino también dotar a tu empresa de visibilidad, control y agilidad en la toma de decisiones financieras, lo que marca la diferencia frente a los métodos manuales tradicionales.

Si quieres ver cómo funciona, solicita una demostración personalizada con nuestro equipo aquí.